事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究

張明慧

摘 要：目前，為了提升工作效率，業(yè)內(nèi)人士開(kāi)始考慮將兩者的工作進(jìn)行融合，但在實(shí)際融合過(guò)程中依舊面臨一系列困難，導(dǎo)致不斷出現(xiàn)重復(fù)工作及資源浪費(fèi)的情況，既增加了工作量，也降低了工作效率，因此研究事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合問(wèn)題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公系統(tǒng)；智能檔案

1 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合現(xiàn)狀

1.1 格式規(guī)范不統(tǒng)一

通常情況下，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，其包含信息存儲(chǔ)格式、數(shù)據(jù)類型結(jié)構(gòu)、信息算法等，與智能檔案管理工作相比，二者差別較為明顯。其中，主要的差別體現(xiàn)在文本的格式方面，兩者格式的差異極大，妨礙了相互間信息交流與轉(zhuǎn)換。因此，兩者在進(jìn)行融合時(shí)，要實(shí)現(xiàn)格式規(guī)范化。通過(guò)統(tǒng)一化的格式標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成一致的數(shù)據(jù)算法，建立同一個(gè)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)，具體在格式、實(shí)際操作及相關(guān)程序方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)，從而使兩者間的操作規(guī)范趨于統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)融合的效果。

1.2 信息共享化緩慢

目前，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能化檔案管理融合，開(kāi)始向信息共享化轉(zhuǎn)變，然而兩者信息共享化較為緩慢。實(shí)現(xiàn)信息共享方面的工作流程大致分為資源搜集、分析、整理及歸類幾個(gè)方面，特別是事業(yè)單位的智能檔案管理，在達(dá)成信息交流共享的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化歸類與整理，做好相應(yīng)的保密分級(jí)差異，在系統(tǒng)保密級(jí)別范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化流轉(zhuǎn)，但是，兩者信息性質(zhì)存在差異，導(dǎo)致兩者信息共享化極為緩慢，難以找到有效共享的結(jié)合點(diǎn)。

1.3 操作流程不統(tǒng)一

事業(yè)單位工作范圍廣，相應(yīng)的工作量也明顯增多，在辦公工具的運(yùn)用上，對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越成熟，比如OA軟件，工作人員對(duì)該軟件的操作已經(jīng)非常熟練。目前，為了促進(jìn)事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理實(shí)現(xiàn)融合，為了實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)，事業(yè)單位開(kāi)始促使兩者融合。但是，兩者在操作流程上還不夠統(tǒng)一，因此，要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，事業(yè)單位必須要求整個(gè)操作過(guò)程堅(jiān)持統(tǒng)一化原則，在應(yīng)用程序?qū)用嫔暇S持統(tǒng)一，實(shí)施簡(jiǎn)單、明確、統(tǒng)一的操作流程，最終發(fā)揮出兩者融合的作用與價(jià)值。

2 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合存在的問(wèn)題

2.1 辦公軟硬件存在差異

盡管我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)早已實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化操作，但辦公系統(tǒng)和智能檔案管理仍屬于兩個(gè)不同的工作類型。所采用的辦公操作設(shè)備雖然都無(wú)外乎計(jì)算機(jī)、服務(wù)器及相關(guān)掃描設(shè)備等，但在設(shè)備的型號(hào)、功能及內(nèi)設(shè)軟件上存在明顯差異，導(dǎo)致兩者始終處于不同的工作條線。因此，要想實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的融合，事業(yè)單位要解決辦公操作設(shè)備的差異問(wèn)題，這是實(shí)現(xiàn)兩者融合的開(kāi)端。

2.2 人才專業(yè)發(fā)展存在差異

事業(yè)單位需要聘請(qǐng)專業(yè)人才開(kāi)展辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合工作，由于兩者屬于不同工作類型，不管是檔案管理還是辦公操作都要求工作人員必須掌握相應(yīng)的技術(shù)，從而導(dǎo)致兩者對(duì)人才需求的專業(yè)偏向相差甚遠(yuǎn)，相關(guān)人才在專業(yè)發(fā)展方面呈現(xiàn)出明顯的差異性。因此，在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合工作中，人才的個(gè)人專業(yè)素質(zhì)水平呈現(xiàn)兩極分化，導(dǎo)致兩者的融合出現(xiàn)人才緊缺的情況，主要體現(xiàn)為缺少綜合性人才。

2.3 管理制度方面存在差異

由于事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理工作的具體性質(zhì)存在顯著差異，比如辦公系統(tǒng)工作性質(zhì)通常為公開(kāi)性，而智能檔案管理者則一般為保密性。因此，由于工作性質(zhì)的不同，所制定和實(shí)施的管理制度也存在明顯的差異，這種差異主要體現(xiàn)在工作開(kāi)展的規(guī)范要求、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定、操作流程及監(jiān)督事項(xiàng)等方面。因此，制度差異導(dǎo)致事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理難以深度融合，很難繼續(xù)構(gòu)建一套統(tǒng)一的管理制度。

2.4 工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

一般情況下，事業(yè)單位開(kāi)展辦公系統(tǒng)和智能檔案管理相關(guān)工作，都是以相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)為前提。盡管我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了《電子文件名詞術(shù)語(yǔ)》《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》等標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)，為我國(guó)事業(yè)單位交流信息提供了標(biāo)準(zhǔn)，但其中的多數(shù)標(biāo)準(zhǔn)都屬于推薦類標(biāo)準(zhǔn)，并不符合事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際。因此，事業(yè)單位很容易出現(xiàn)擅自修改標(biāo)準(zhǔn)以符合自身發(fā)展實(shí)際的情況，一些單位工作人員甚至對(duì)標(biāo)準(zhǔn)一無(wú)所知。

2.5 安全級(jí)別不對(duì)等

由于事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理工作性質(zhì)的差異，使兩者在信息安全級(jí)別設(shè)定上存在明顯差異。比如，與辦公系統(tǒng)相比，檔案管理的保密級(jí)別明顯更高，因此針對(duì)電子檔案的安全保障成為開(kāi)展工作的重點(diǎn)，而辦公系統(tǒng)雖然也存在一定的安全范圍，但安全級(jí)別明顯沒(méi)有檔案管理高。相比之下，事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)在安全級(jí)別上呈現(xiàn)出明顯的不對(duì)等情況，勢(shì)必會(huì)影響兩者的融合。

3 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的對(duì)策

3.1 優(yōu)化整合辦公軟硬件

目前，國(guó)內(nèi)事業(yè)單位中早已普及辦公系統(tǒng)，相應(yīng)的智能檔案管理系統(tǒng)也隨之實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級(jí)。因此，要想實(shí)現(xiàn)兩者融合，事業(yè)單位需要在基礎(chǔ)設(shè)施層面加以整合，像服務(wù)器、計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備等，均屬于此類基礎(chǔ)設(shè)施類型，此類基礎(chǔ)設(shè)計(jì)融合是開(kāi)展整個(gè)融合工作的重要基礎(chǔ)。在基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)方面，事業(yè)單位具體可借助技術(shù)、設(shè)備的優(yōu)化升級(jí)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一融合，通過(guò)更新和升級(jí)基礎(chǔ)設(shè)施，為建設(shè)信息交流平臺(tái)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為信息安全傳輸提供保障。此外，事業(yè)單位應(yīng)積極借助相關(guān)專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)真正符合自身發(fā)展的融合系統(tǒng)，并借助技術(shù)升級(jí)和補(bǔ)充的形式最終實(shí)現(xiàn)資源有機(jī)融合。

3.2 加大人才整合力度

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的融合發(fā)展，就必須借助人才的力量來(lái)實(shí)現(xiàn)，在整個(gè)過(guò)程中，不管是檔案管理還是相應(yīng)的辦公操作，都要滿足相應(yīng)的技術(shù)性。目前，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，對(duì)于人才的要求越來(lái)越嚴(yán)格，要求其必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公理論知識(shí)及檔案管理水平及相關(guān)法律知識(shí)等，從而才能勝任檔案管理工作。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好培訓(xùn)工作，通過(guò)外出學(xué)習(xí)、同行溝通及培訓(xùn)班學(xué)習(xí)等方式切實(shí)提升工作人員的個(gè)人素質(zhì)，達(dá)到提升工作效率的目的。

3.3 制定完善的管理制度

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案的融合，需要將兩者的資源信息加以融合。單位內(nèi)的辦公系統(tǒng)資源一般是以一種公開(kāi)的形式呈現(xiàn)的，而單位的檔案管理則具備明顯的保密性。因此，要想實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)化融合，事業(yè)單位必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定完善的管理制度。其中，制度融合的內(nèi)容具體為統(tǒng)一制定兩者的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及操作流程，從而才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)兩者的深度融合。

3.4 建設(shè)統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合，就必須建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。雖然我國(guó)對(duì)檔案管理格式和電子文件術(shù)語(yǔ)做了明確規(guī)定，給大多數(shù)事業(yè)單位進(jìn)行信息建設(shè)交流時(shí)提供了參考，但是仔細(xì)查看可以發(fā)現(xiàn)，其中羅列的諸多標(biāo)準(zhǔn)更多屬于推薦類標(biāo)準(zhǔn)，單位內(nèi)不同部門(mén)之間都可結(jié)合部門(mén)發(fā)展實(shí)際進(jìn)行修繕調(diào)整，部門(mén)員工可能對(duì)此標(biāo)準(zhǔn)一無(wú)所知，嚴(yán)重削弱了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的推行約束力。因此，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合，必須要實(shí)施統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容。

3.5 全面增強(qiáng)安全意識(shí)

保護(hù)電子檔案安全，不但需要設(shè)置訪問(wèn)攔截防火墻，同時(shí)還需設(shè)定相應(yīng)的管理約束制度，主要針對(duì)系統(tǒng)病毒、黑客攻擊及人為、自然破壞，等等。因此，事業(yè)單位在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)高度重視辦公及檔案信息的安全工作，促使兩者協(xié)調(diào)安全級(jí)別，增強(qiáng)安全意識(shí)，保障兩者互為融合。

參考文獻(xiàn)

[1]于晶.淺談事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理[J].通訊世界，2018（12）.

[2]張娜，王斌.基于智能搜索的電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].通訊世界，2018（9）.

[3]李欣欣.現(xiàn)代高效檔案系統(tǒng)智能管理構(gòu)建[J].價(jià)值工程，2015（36）.