新形勢下企業(yè)檔案管理工作的探討

田甜

摘 要：新形勢下的檔案管理工作對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有關(guān)鍵性意義，更是企業(yè)管理中至關(guān)重要的一部分。新的時(shí)期，企業(yè)面臨更加復(fù)雜的新的環(huán)境，為了緊跟時(shí)代步伐，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和檔案管理人員必須更加重視檔案管理工作，并不斷在工作中創(chuàng)新，使檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行過程中發(fā)揮其真正的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；措施

1 新形勢下企業(yè)檔案管理的意義

傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理，是把在企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營工作中產(chǎn)生的原始工作記錄保存下來歸檔，以實(shí)現(xiàn)工作記錄在必要時(shí)刻的能夠查證。這種檔案管理形式的產(chǎn)生在原來的企業(yè)管理中不僅重要，而且可行。但在新形勢下，自動化的管理工具現(xiàn)在已經(jīng)普遍使用，企業(yè)對在經(jīng)營過程中信息的控制，正在向資源管理模式改變，這種改變也決定了檔案的管理模式必須有所創(chuàng)新來適應(yīng)企業(yè)的需求。新形勢下檔案管理工作正從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識管理模式，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)的價(jià)值管理模式。新的檔案管理模式是通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息規(guī)范整理，信息流動環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)等各項(xiàng)具體工作，借助信息自動化管理平臺，規(guī)范化檔案管理，提高檔案管理工作的效率、減少檔案管理者不必要的勞動，從而降低企業(yè)管理成本。而大數(shù)據(jù)時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更加提高了工作效率，使用電子軟件可以隨時(shí)隨地對檔案進(jìn)行歸檔、檢索、查閱，讓檔案管理工作達(dá)到了事半功倍的效果，降低了人力成本，降低了檔案的保管中存在的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也提高了檔案信息利用的效率，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息在企業(yè)經(jīng)營活動中的積極作用。

2 新時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）對檔案工作認(rèn)識和重視不夠。一是部分企業(yè)只重視人事檔案、文書檔案等，對其它種類的檔案如照片、聲像等的重要性認(rèn)識不足，甚至這類資料還沒能上升到檔案的角度。二是部分單位對檔案應(yīng)有的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案工作對主業(yè)工作的作用不直接，檔案工作只是檔案管理員的事，因此存在檔案工作管理和規(guī)劃嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象。另外，還存在檔案材料收集不及時(shí)、不齊全、不規(guī)范，業(yè)務(wù)部門對應(yīng)歸檔資料內(nèi)容和范圍不明確等問題。

2）檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高。一是檔案人員的專業(yè)化水平不高，部分企業(yè)檔案人員素質(zhì)還停留在傳統(tǒng)檔案的管理水平，展現(xiàn)出的專業(yè)水平不符合新時(shí)代檔案工作的新要求，不具備互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代先進(jìn)的信息化檔案管理能力；二是檔案人員變動頻繁，檔案人才隊(duì)伍儲備不足，導(dǎo)致檔案工作交接不到位，且持續(xù)性得不到保證。

3）檔案管理環(huán)境條件有限。目前大部分企業(yè)單位檔案室還是以儲藏柜為主的配置，完全沒有與信息化相配套的先進(jìn)設(shè)施。還有部分檔案室環(huán)境不合格，存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環(huán)境問題。

4）檔案安全跟不上時(shí)代要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，檔案信息安全是新時(shí)代檔案管理工作面臨的一個(gè)重要安全因素。然而部分企業(yè)和檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念影響，認(rèn)為檔案安全管理就是對實(shí)際檔案安全保管，對如何保障檔案信息不流失、不泄密、保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識不夠，重視不足，很多企業(yè)的檔案室網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備也跟不上時(shí)代要求。

5）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。由于企業(yè)缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，導(dǎo)致企業(yè)不在檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)上投入太多資源，檔案管理部門工作環(huán)境較差，有的企業(yè)甚至沒有專門的檔案管理部門，沒有專門放置檔案的檔案室，或者為了經(jīng)營的需要一再縮減檔案室的空間。有的雖然有檔案室，但是沒有分門別類的整理擺放，把各種檔案堆積在一起。

3 檔案管理的建議

1）提高企業(yè)職工對于檔案管理工作的認(rèn)識。一個(gè)企業(yè)要真正做好檔案管理工作，必然需要企業(yè)所屬職工的配合和支持。要加強(qiáng)職工對檔案管理重要性的認(rèn)識，讓他們積極配合企業(yè)檔案管理工作。提高認(rèn)識可以采用的方法有，開設(shè)檔案管理知識講座，介紹我國檔案管理制度和相關(guān)法律法規(guī)，開展檔案管理知識講座，進(jìn)行問卷調(diào)查等。

2）充分利用檔案資源調(diào)動員工積極性。有些單位不能正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不能為企業(yè)帶來高額利潤，過多投入財(cái)力物力是極大的浪費(fèi)。殊不知對于職工而言，自己的檔案就是自己工作經(jīng)歷的展現(xiàn)。隨著檔案管理工作的改革，檔案也是對自身權(quán)益的一種保障。當(dāng)職工意識到自己受到重視自然會提高工作積極性，為企業(yè)帶來更多的效益。因此，為了企業(yè)的長久發(fā)展，企業(yè)必須要把眼光放的長遠(yuǎn)一些。除了收集、整理、保存好員工的檔案，還要做到不丟失、不破損，給每個(gè)員工建立一份全面的檔案資料。

3）充分發(fā)揮檔案作用。積極開發(fā)利用檔案的信息資源，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，單位應(yīng)主動出擊，開展檔案應(yīng)用研究。既可根據(jù)本單位的需求，編寫單位的發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革、先進(jìn)集體與優(yōu)秀個(gè)人匯編等，也可圍繞中心工作與建設(shè)需要，宣傳和總結(jié)單位改革的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績，為領(lǐng)導(dǎo)決策做參謀。檔案資料編研成果還可為社會提供有效的信息服務(wù)。推動檔案管理在服務(wù)上由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。新時(shí)期檔案工作的覆蓋面更寬、受眾面更廣，體現(xiàn)出更強(qiáng)的社會性、全民性和公益性。檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護(hù)自身合法權(quán)益利用檔案。建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是這幾年檔案工作的重要內(nèi)容，也是我們國家檔案工作區(qū)別于國外檔案工作的一個(gè)重要內(nèi)容。檔案管理事業(yè)只有走出神秘象牙塔，融入社會、根植于大眾、服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，才能有廣闊的發(fā)展空間。

4）加大企業(yè)對檔案管理工作的資金投入。企業(yè)不能只關(guān)注于眼前的經(jīng)濟(jì)利益，要把目光放長遠(yuǎn)，能夠看到檔案管理對企業(yè)未來發(fā)展的重要意義和作用，加大對檔案管理工的資金投入，完善企業(yè)內(nèi)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。比如，建立檔案管理所必需的檔案室或檔案庫房，完善檔案管理工作人員的相關(guān)工作設(shè)備包括電腦，辦公室等。這其中也包括上面提到的對工作人員的培養(yǎng)，公司和企業(yè)只有將這些最為基礎(chǔ)的地方做好，做到位，才能從根本上確保檔案管理工作的執(zhí)行。另外，企業(yè)也可以從外界引進(jìn)先進(jìn)的管理人員或管理辦法，或者加大對管理制度的創(chuàng)新獎勵等措施。

5）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。新形勢下，信息社會對檔案工作的要求時(shí)檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化，這也是檔案管理人員發(fā)展的必然方向。在這種大趨勢下，就要求企業(yè)的檔案管理人員必須具備扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，以及運(yùn)用新興的科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的技能，在不斷提高自身專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，并且注重信息文化方面的理論知識的學(xué)習(xí)，努力使自己成為新形勢下的綜合性的現(xiàn)代檔案管理人才。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及經(jīng)濟(jì)全球化的日趨明顯，極大地促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但也給企業(yè)檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，已無法滿足現(xiàn)代化工作模式的需要。因此，在新時(shí)代背景下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代步伐，改變企業(yè)檔案管理模式，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益，推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展顯得尤為重要。

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