淺談檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

王蕾

摘 要：對于事業(yè)單位而言，檔案信息化建設(shè)水平將直接影響其能否可持續(xù)發(fā)展。在本文中，筆者對檔案信息化建設(shè)所涉及到的工作內(nèi)容進(jìn)行介紹，總結(jié)其存在的問題，并提出了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效路徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；數(shù)據(jù)庫建設(shè)

1 檔案信息化建設(shè)相關(guān)的工作內(nèi)容

1.1 檔案信息資源建設(shè)

從實(shí)際情況看，檔案信息資源建設(shè)具體包括檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。為了提高電子文件管理的規(guī)范化程度，有必要積極改革傳統(tǒng)檔案管理，持續(xù)提高檔案信息資源的利用程度，令檔案信息資源有更多的種類，能夠滿足不同用戶的使用需求。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對于檔案信息化建設(shè)工作而言，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是不可或缺的前提條件，是開發(fā)與利用檔案信息的關(guān)鍵。做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，能夠令檔案信息得到充分交換，這對資源共享具有深遠(yuǎn)意義。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的過程中，相關(guān)部門應(yīng)加大標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度，規(guī)范各項(xiàng)工作流程，比方說查詢檔案信息資源、管理及應(yīng)用檔案信息資源等。這些均需要被明確規(guī)定，只有這樣，電子檔案管理的規(guī)范化程度才能夠得到提升。

2 檔案信息化建設(shè)存在的不足之處

2.1 數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

通常，檔案館內(nèi)的電子檔案來自多方面，這些單位自有的數(shù)據(jù)庫間存在巨大的差異。這導(dǎo)致電子檔案在內(nèi)部結(jié)構(gòu)、屬性等方面都存在顯著不同。這些異構(gòu)性突出的數(shù)據(jù)給檔案管理的信息化建設(shè)工作帶來不小的挑戰(zhàn)。

2.2 分散性突出

在檔案管理的過程中，同一種類的檔案往往散落在不同部門。檔案館是信息資源的所有者，在信息量日益龐大的情況下，如何有效地應(yīng)用與管理信息、深挖與篩選信息成為了難點(diǎn)。為了充分彰顯檔案的價值，其必須要妥善保管好檔案實(shí)體。比方說，建設(shè)局和稅務(wù)局都有大量的財(cái)務(wù)報(bào)表，在單位移交中也有很多財(cái)務(wù)報(bào)表，這會導(dǎo)致入館時信息重復(fù)，部分?jǐn)?shù)據(jù)資料是相同的。檔案館在判斷檔案價值的過程中往往摻雜一定的主觀意識，最終的判斷結(jié)果并不是特別準(zhǔn)確，僅僅為主觀、客觀轉(zhuǎn)化與調(diào)和的結(jié)果。

3 電子文件鑒定方面存在矛盾

在我國各項(xiàng)改革工作不斷深化的過程中，電子文件鑒定也不斷創(chuàng)新。當(dāng)前，電子文件鑒定有了新的表現(xiàn)形式，加之電子文件出現(xiàn)，令部分檔案在鑒定價值時出現(xiàn)矛盾。在進(jìn)行檔案鑒定的時候，需要在文件轉(zhuǎn)換前就開始。從某種程度上講，這相當(dāng)于令文件檔案鑒定工作前置。針對此，有必要在電子文件形成之前而進(jìn)行鑒定，設(shè)置相應(yīng)的鑒定環(huán)境，由系統(tǒng)直接截獲電子文件，并展開鑒定工作。相關(guān)部門應(yīng)在這一環(huán)節(jié)中加大控制力度，杜絕因惡意或無意的刪改而造成的信息失真情況出現(xiàn)。這一能夠令有價值的檔案文件得到充分的保護(hù)，令其真實(shí)性得到保證。

4 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的有效路徑

4.1 做好檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作

在實(shí)現(xiàn)資源共享這一目的的過程中，相關(guān)部門應(yīng)重點(diǎn)做好資源建設(shè)工作。資源建設(shè)工作是檔案工作開展的重要前提。當(dāng)前，從我國信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，檔案管理工作的關(guān)鍵是提高資源的共享程度與數(shù)字化程度。在實(shí)際操作中，可從如下幾方面入手：一是穩(wěn)步提高檔案管理的數(shù)字化水平。基于各項(xiàng)原則，健全工作方案，做好監(jiān)管工作，改善檔案管理的數(shù)字化狀況。相關(guān)部門應(yīng)從用戶的日常需求入手，持續(xù)優(yōu)化文件目錄，投入更多的人力與物力。此外，相關(guān)部門還應(yīng)該健全紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理，令兩方面有機(jī)結(jié)合起來，構(gòu)建起雙歸檔管理模式。針對部分圖片類文件，應(yīng)基于現(xiàn)有的存儲制度而加以保管，令其能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索。二是采取多種措施提升檔案資源的貢獻(xiàn)程度。在實(shí)際操作中，相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格依照國家政策與法律要求，構(gòu)建起高效的檔案新管理體系，并持續(xù)優(yōu)化這一體系。在該體系之下，有關(guān)部門應(yīng)將辦公應(yīng)用體系與管理體系充分融合起來，從而令信息更合理地生成、分類與歸檔等。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)遵循先易后難的原則，認(rèn)真履行各項(xiàng)職責(zé)，借助條塊結(jié)合的辦法，令檔案資源能夠及時更新，健全檔案信息系統(tǒng)的文件目錄，從而全面提高檔案管理的信息化程度。

4.2 改善檔案信息化的工作體系

在檔案信息化工作之中，工作系統(tǒng)發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用。這種情況下，相關(guān)部門必須先對檔案信息化的工作系統(tǒng)進(jìn)行革新。一是構(gòu)建起合理的管理機(jī)制。管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)是明確的，能夠?yàn)檎麄€工作系統(tǒng)的運(yùn)行而提供必要的保障。相關(guān)部門應(yīng)采取有效的檔案管理辦法，制定出合理的電子檔案管理制度，提高各個部門的協(xié)作程度，共同提升電子檔案管理水平。二是相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格遵照國家政策及相關(guān)法規(guī)而開展工作，另外其還應(yīng)當(dāng)重視行政管理職能，在工作中引入科學(xué)的辦法，提高信息技術(shù)的應(yīng)用程度，以此來改善各個部門的配合程度，從而構(gòu)建起完善的合作系統(tǒng)。三是進(jìn)一步完善各項(xiàng)法律與法規(guī)。項(xiàng)目部門應(yīng)做好立法工作，令檔案信息化建設(shè)工作有章可循。完善的法律法規(guī)能夠令檔案管理工作更具科學(xué)性。比方說相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)就信息化建設(shè)工作而展開策劃工作，健全各項(xiàng)工作的目標(biāo)，明確相應(yīng)的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制度，建立起績效評價體系，從而保證整個檔案信息化建設(shè)工作能夠穩(wěn)步開展。

4.3 加強(qiáng)檔案信息服務(wù)手段的創(chuàng)新

之所以要開展檔案信息化建設(shè)工作，根本目的是改善檔案資源的使用效率，令檔案資源充分發(fā)揮價值。針對此，相關(guān)部門應(yīng)構(gòu)建起完善的信息體系，令用戶能夠借助終端操作系統(tǒng)而查閱所需要的信息。在服務(wù)方面，相關(guān)部門應(yīng)對服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，建立其高效的檔案信息網(wǎng)上公平評估系統(tǒng)。各級檔案部門應(yīng)有效對接，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，并運(yùn)用多種手段而有效整合信息資源，令一站式信息查閱功能得以實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)束語

檔案管理具有一定的復(fù)雜性?，F(xiàn)階段信息化是檔案管理的重要發(fā)展方向。本文從當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的相關(guān)工作內(nèi)容入手，指出了相關(guān)部門應(yīng)做好檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作，改善檔案信息化的工作體系，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)手段的創(chuàng)新，從而全面提升檔案的信息化水平，令檔案資源的價值得到最大限度的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

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