淺議如何加強企業(yè)招標內(nèi)控管理工作

白淼

【摘要】本文按照招標前期準備階段、招標階段、開標評標定標階段及資格規(guī)定階段四個招標基本流程，詳細提出了企業(yè)加強招標內(nèi)控管理的具體措施。

【關鍵詞】招標 內(nèi)控管理 規(guī)范

招投標制度是社會主義市場經(jīng)濟體制的重要組成部分。《招標投標法》頒布14年來，我國招投標事業(yè)取得了長足發(fā)展，招投標市場不斷壯大，行政監(jiān)督管理體制逐步完善，招投標制度日趨完備，對規(guī)范招標投標活動，優(yōu)化資源配置，提高采購質量效益，預防懲治腐敗，發(fā)揮了重要作用。隨著實踐的不斷發(fā)展，招投標領域出現(xiàn)了許多新情況、新問題。一些依法必須招標的項目規(guī)避招標或者搞“明招暗定”的虛假招標;有的領導干部利用權力插手干預招標投標活動，搞權錢交易，使公共采購領域成為腐敗現(xiàn)象易發(fā)多發(fā)的重災區(qū);一些招標投標活動當事人相互串通，圍標串標，嚴重擾亂招標投標活動正常秩序，破壞公平競爭;有的專家評標不公正。國有企業(yè)招標從業(yè)者應該深刻認識到形勢刻不容緩，必須不斷加強內(nèi)部管控和監(jiān)督，全面提升自身綜合管理能力，進一步規(guī)范招標采購工作。面對不斷出現(xiàn)的新情況、新問題，國有企業(yè)招標從業(yè)者必須逐步規(guī)范招標活動各個環(huán)節(jié)的程序，力爭使每個招標項目公開、公平、公正的進行，力爭實現(xiàn)“招標資料支撐招標結果”。

1加強招標前期準備階段內(nèi)控管理

在接到生產(chǎn)部門招標申請后，招標部門按照項目性質和復雜程度，選用資質較高、技術力量較強的招標代理機構，并要求招標代理機構指定一名注冊招標師，對招標過程中形成的招標方案、招標公告、資格預審文件、招標文件、澄清函件、中標通知書等所有成果性文件進行把關，并加蓋執(zhí)業(yè)印章，確保質量。

1.1實施項目負責制

為保證招標質量，招標部門實行項目責任制，建立《招標項目責任人審核表》和《招標項目進度計劃推進表》，實行招標項目包干負責，將招標任務、時間進度計劃落實到專人，將責任夯實，將進度明確。

1.2具備招標的基本條件

招標申請一般分工程、貨物、服務三種類型，其內(nèi)容應達到編制招標方案所具備的條件，主要包括：

1.2.1工程類：項目概況、項目名稱、計劃批準文件、工程內(nèi)容與范圍、標段劃分、工期要求、預算/概算/估算、工程量清單及控制價、質量執(zhí)行標準、圖紙、擬設定的投標人資格條件、擬采用的付款方式等主要合同條款、擬采用的招標方式等;

1.2.2貨物類：標的名稱、計劃批準文件、數(shù)量或估算數(shù)量、規(guī)格型號、預算/概算/估算、標包劃分、質量執(zhí)行標準、技術要求、交貨方式、交貨期、包裝方式、驗收標準與檢驗方法、擬設定的投標人資格條件、擬采用的付款方式等主要合同條款、擬采用的招標方式等。技術復雜的應提供相應的技術規(guī)格書或采購技術文件;

1.2.3服務類：項目名稱、計劃批準文件、服務內(nèi)容與服務范圍、交付的成果與數(shù)量、交付時間、標段劃分、預算/概算/估算、質量執(zhí)行標準、技術要求、擬設定的投標人資格條件、擬采用的付款方式等主要合同條款、擬采用的招標方式等。技術復雜的應提供相應的技術要求文件。

1.3規(guī)范編制招標方案

在編制招標實施方案時，實行層層把關，組織生產(chǎn)部門、招標代理機構進行會審，后報相關政府審批部門審批，確保招標實施方案的合法性和可操作性。

1.3.1招標方案的主要內(nèi)容應包括：項目名稱，立項、可研、基礎設計及概算審核批復文件的名稱與文號，招標內(nèi)容、范圍和數(shù)量，標段劃分，概算/預算，招標方式，資格審查方式，投標人資格條件，評標辦法，評委會組成，是否設置最高限價等事項。

1.3.2招標方案的編制要求：

（1）招標方案編制必須符合現(xiàn)行的招標相關法律法規(guī)的規(guī)定;

（2）依據(jù)下列因素，擬定合理的投標人資格條件和科學的評標辦法：仔細閱讀招標申請以及相關附件信息（包括技術、經(jīng)濟、管理、合同要求等內(nèi)容），分析招標項目特點;充分了解市場競爭態(tài)勢和潛在投標人的情況;招標人對項目的實際需求和管理要求。

2加強招標階段內(nèi)控管理

2.1嚴格資格預審

在資格預審文件編制時，建立招標代理機構、生產(chǎn)部門、招標部門三方審查機制，準確把握項目建設需要，合理編制投標人資格要求。既不降低資格要求給項目建設帶來潛在風險，也不抬高資格要求排斥潛在投標人，保證機會公平。在發(fā)售資格預審文件、接收資格預審申請文件時，對申請人進行單獨登記，并對申請人的數(shù)量、名稱等有關信息嚴格保密，預防投標人之間相互串通投標和圍標。在資格預審環(huán)節(jié)，應著重規(guī)范了資格預審委員會組建和預審結果檢查。從省級評標專家?guī)斐槿≡u標專家，組建資格預審委員會，專家結構更加合理，專家專業(yè)水平較高。而且，還應增加復審環(huán)節(jié)，在資格預審工作即將結束，匯總、整理資料時，由項目負責人與招標代理機構對資格預審報告進行檢查，發(fā)現(xiàn)明顯錯誤的，現(xiàn)場予以糾正。

2.2規(guī)范編制招標文件

編制招標文件環(huán)節(jié)，實行多部門會審機制。招標代理機構編制招標文件初稿，由生產(chǎn)進行初審，招標部門復審后，組織財務、審計、工程、法務、造價等部門進行會審，從多個專業(yè)角度審查招標文件的完整性、合法性和可行性，招標文件質量進一步提高。其中：招標部門在復審時，應特別注重對評標辦法的科學性進行審查。如：在技術標評審方面注重審查分值設置權重及賦值范圍，盡量壓縮評委自由裁量空間;在商務標評審方面，注重審查投標總價、分部分項綜合單價、項目措施費的評分標準，保證評標辦法公正、科學，防止惡意競爭。

2.2.1招標文件內(nèi)容應包含：招標公告，投標人須知前附表，投標人須知，合同專用條款，合同通用條款，合同格式，評標辦法，貨物需求及技術要求等內(nèi)容。

2.2.2編制招標文件的總體要求

（1）招標文件必須符合法律法規(guī)要求，符合招標項目的實際特點，編制時應認真審核、仔細推敲，確保邏輯嚴密。

（2）招標文件內(nèi)容應當完整，文字應當嚴謹、規(guī)范，避免出現(xiàn)文件前后不一致、條款存在歧義或者重大漏洞等現(xiàn)象。

（3）應充分掌握招標項目的市場競爭情況，針對招標項目實際特點，在保證充分競爭、科學擇優(yōu)的基礎上，擬定申請人需滿足的資格條件和資格審查辦法。

（4）招標文件的編制不得存在不公平、不公正的條款;避免出現(xiàn)招標文件發(fā)售、澄清或者修改、申請文件準備時限少于法定時間;避免出現(xiàn)通過設定與招標項目具體特點和實際需求不相適應的資格條件以排斥潛在投標人問題。

3適當召開投標答疑會

招標文件發(fā)售后，召開投標答疑會，公開解答潛在投標人提出的疑問，幫助其深入了解項目特點，吃透招標文件精神，掌握投標要求。將法律法規(guī)規(guī)定的圍標串標情形、視為圍標串標情形，向投標人交代清楚，強調(diào)在評標過程中一旦發(fā)現(xiàn)類似情形，評標委員會將會否決其投標。

4加強開標、評標、定標階段內(nèi)控管理

4.1開標前準備工作

4.1.1召開標前會議

開標前l(fā)天，由組長組織召開標前準備會，檢查和落實開評標的各項準備工作，分派工作任務，制定可能出現(xiàn)的突發(fā)情況的應對預案，主要內(nèi)容如下：編制開評標會議議程;分派開評標工作任務;安排專人抽取評標專家;制定可能出現(xiàn)的突發(fā)情況的應對預案;強調(diào)開標、評標中的注意事項及紀律。

4.1.2做好標前準備

（1）落實開評標會議室現(xiàn)場布置情況，包括座椅、桌簽擺放等;

（2）檢查和調(diào)試開評標用辦公設備，包括電腦、打印機、投影儀、話筒等;

（3）檢查和落實開評標所需各種文件資料的準備工作，包括：開評標用的各種表格、文件及其他所需資料;

（4）落實出席開標會議的行政監(jiān)督部門的領導、來賓及招標人代表等參會人員名單;

（5）查詢投標保證金的繳納情況;

（6）接標人合理安排接標時間，提前到崗，固定位置接收投標文件。

4.1.3接收投標文件

（1）接標工作人員在招標文件規(guī)定的地點，按規(guī)定程序接標;

（2）出現(xiàn)下列情形之一的投標文件不予受理：逾期送達的或者未送達指定地點的;未按招標文件要求密封的;未通過資格預審的申請人或未購買招標文件的潛在投標人提交的投標文件;

（3）現(xiàn)場準備剪刀、膠帶、印泥等工具，提醒未按招標文件要求密封投標文件的潛在投標人進行補正;

（4）因密封不合格被拒絕的投標文件，經(jīng)潛在投標人再次封裝，并在招標文件規(guī)定的遞交截止時間前遞交的，工作人員應當重新檢查并接收符合要求的投標文件;

（5）指導投標人認真填寫投標文件遞交登記表格;

（6）對已接收的投標文件做好標記和分類碼放。

3.2規(guī)范開、評標現(xiàn)場管理

在開標、評標階段，按要求從省級評標專家?guī)熘谐槿＜?，組建評標委員會，并主動邀請政府監(jiān)管部門派人監(jiān)督開標、評標全過程。評標前，要求評標委員會成員簽署《評標專家承諾書》，保證其在該項目評標過程中不存在法定應該回避的情形，保證公正評審。在評標室內(nèi)醒目位置擺放提示牌，載明法律法規(guī)關于圍標、串標情形和視為圍標、串標情形的規(guī)定，方便評標專家對照評審。在評標即將結束，代理機構匯總整理資料時，生產(chǎn)部門、招標部門、監(jiān)督人員分別進行檢查，發(fā)現(xiàn)未按評標辦法評審、未按規(guī)定否決投標、計算錯誤、打分涂改等問題的，要求進行重新評審，防止因一些低級錯誤影響評標結果的準確性、嚴肅性。

4.2.1開標現(xiàn)場管理

（1）主持人按照招標文件規(guī)定的投標文件遞交截止時間，宣布截標;

（2）至投標文件遞交截止時間，提交投標文件的投標人少于3個的，不得開標;現(xiàn)場工作人員應當告知招標人及遞交投標文件的投標人，并將接收的投標文件原封退回投標人，并要求投標人在《投標文件退回登記表》上簽字確認;

（3）主持人按照開標會議議程、程序組織開標，開標程序一般如下：介紹參加開標大會的領導、來賓及工作人員;介紹參加開標大會的投標單位;由監(jiān)標人宣讀開標紀律;組織各投標人授權代表檢查投標文件密封;監(jiān)標人宣布投標文件密封性檢查結果;按招標文件規(guī)定的開標順序開啟投標文件;公開唱標、記標;公布最高投標限價（如有）;投標人授權代表、招標人代表、監(jiān)標人、唱標人、記標人等有關人員在開標記錄表上簽字確認;工作人員將投標文件送至評標室;宣布開標會后注意事項;開標結束。

4.2.2評標現(xiàn)場管理

開啟評委會名單信封，核對評委身份信息;宣讀評標紀律，包括應回避事項、保密要求等;組織評委在《評標專家簽到表及承諾書》上簽字;組織評委推選評標委員會組長;組織評委學習評標辦法、原則及注意事項;發(fā)放招標文件、投標文件、評標用表格和其他資料;由招標人代表介紹招標項目背景情況及技術特點;協(xié)助評委詢標，接收投標人的書面澄清文件;協(xié)助評標委員會評標，完成以下工作：協(xié)助評委會對各投標人的投標報價進行復核，計算投標報價得分;對評委所有打分表分值進行復核、匯總。協(xié)助評委會撰寫評標報告;檢查評審表格、材料、評標報告上的評委簽字是否齊全;評標報告應當由評標委員會全體成員簽字。對評標結果有不同意見的評標委員會成員應當以書面形式說明其不同意見和理由，評標報告應當注明該不同意見。評標委員會成員拒絕在評標報告上簽字又不書面說明其不同意見和理由的，視為同意評標結果。對所有評審資料、評審意見及評標表格進行收集整理;收回評標過程所有草稿資料（包括廢掉的資料），確認無用后及時銷毀;

4.3定標管理

在定標環(huán)節(jié)，應堅持會議研究、集體決策的機制，確定每周例會研究確定，確保及時定標。

5加強資料歸檔階段內(nèi)控管理

招標部門可根據(jù)本企業(yè)實際特點編制本單位《招標資料歸檔目錄》，要求招標活動前期準備階段、招標階段和開標、評標、定標階段所有原始資料按照邏輯順序進行歸檔。資料收集上應注重及時性和質量，要求招標代理機構在定標后盡快收集、整理并交回招標資料，項目負責人系統(tǒng)地進行檢查后，交其他招標員交叉檢查，匯總列出問題清單。招標代理機構根據(jù)問題清單進行第二次收集、整理，項目負責人對照問題清單進行復查，合格的移交專職資料員按照《歸檔文件整理規(guī)則》排列、編號、編目、裝盒，最后移交公司檔案館保存。