高校人物檔案資源體系建設(shè)初探

侯英杰

摘要：本文在明確高校人物檔案基本內(nèi)容和重要意義的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案建設(shè)過(guò)程發(fā)展現(xiàn)狀以及存在問題，諸如缺少法規(guī)、收集途徑單一和編研力量不足等，提出建設(shè)高校人物檔案資源體系的發(fā)展對(duì)策與途徑，力求促進(jìn)高校人才強(qiáng)校戰(zhàn)略進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校人物檔案資源體系

高等學(xué)校是國(guó)家培養(yǎng)人才的最高學(xué)府，具有強(qiáng)大的人力資源潛力，是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家富強(qiáng)的重要基石。2018年習(xí)近平總書記在出席全國(guó)組織工作會(huì)議時(shí)指出：“要加快實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，確定人才引領(lǐng)發(fā)展的戰(zhàn)略地位。”在這一綱領(lǐng)指引下，各高校檔案館作為學(xué)校無(wú)形資產(chǎn)的永久保管地，開始貫徹人才強(qiáng)校戰(zhàn)略，開展人物檔案資源建設(shè)，以進(jìn)一步傳承高校精神，凝練校園文化，助力人才發(fā)展。

一、高校人物檔案概述

高校人物檔案是指在某一領(lǐng)域貢獻(xiàn)突出并在一定范圍內(nèi)具有影響力的人物，在其個(gè)人成長(zhǎng)和社會(huì)生活中直接形成的歷史記錄。它能夠保存和記錄學(xué)校特定時(shí)期某一領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r，在一定程度上反映了學(xué)校的教學(xué)、科研及管理水平。

高校人物檔案對(duì)象比較廣泛，既包括高校中教師、科研人員、管理者，也包括學(xué)校培養(yǎng)出來(lái)的杰出畢業(yè)生等，甚至還包括一些與學(xué)校重要?dú)v史發(fā)展階段相關(guān)、具有一定影響力的人物。高校人物檔案內(nèi)容十分豐富，包括生平、傳記、論文、專著、譯著、筆記、日記、手稿、獎(jiǎng)狀、聘書、專題報(bào)道等。與此同時(shí)，檔案形式極具多樣性，包括文字、圖表、聲音、影像、實(shí)物等多種形式。

習(xí)近平總書記指出，要深化人才發(fā)展體制改革，應(yīng)最大限度把廣大人才的報(bào)國(guó)情懷、奮斗精神、創(chuàng)造活力激發(fā)出來(lái)。建立和完善人物檔案，對(duì)于高校提升自身影響、可持續(xù)發(fā)展并推動(dòng)社會(huì)文化發(fā)展都具有深遠(yuǎn)意義。

首先，建立高校人物檔案，有利于進(jìn)一步開展科學(xué)研究。高校人物檔案中包括很多手稿、論著，其中蘊(yùn)含著很多學(xué)術(shù)思想和個(gè)人論述，具有較高的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值。其次，利用人物檔案資源來(lái)舉辦專題展覽，出版?zhèn)饔?、專著、回憶錄等，能夠展現(xiàn)杰出人物的時(shí)代風(fēng)貌和精神品質(zhì)，傳遞榜樣力量，弘揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)，激發(fā)廣大師生的愛國(guó)情懷，爭(zhēng)創(chuàng)世界雙一流大學(xué)。最后，高校人物檔案資源能夠反映學(xué)校一定時(shí)期的辦學(xué)歷史和發(fā)展成就，傳承校園文化，提高學(xué)校知名度和影響力。

二、高校人物檔案建設(shè)存在問題

近幾年，各高校紛紛建立起了人物檔案，并取得一定成果。但是由于缺少統(tǒng)一法規(guī)和人員編制缺乏等，各高校人物檔案建設(shè)和管理水平參差不齊，普遍存在缺少系統(tǒng)性和整體性、可持續(xù)發(fā)展?jié)摿Σ蛔愕葐栴}。

（一）缺少法規(guī)建設(shè)與指導(dǎo)

20世紀(jì)80年代，國(guó)內(nèi)部分高校就開始嘗試人物檔案建設(shè)。1984年1月，南京大學(xué)率先通過(guò)征集方式組建“名人全宗檔案”。此后，很多歷史悠久的綜合性院校也開始制訂了人物檔案管理辦法，開展相關(guān)收集整理工作。例如北京師范大學(xué)建立了原校長(zhǎng)王梓坤教授、外文學(xué)院劉寧教授、管理學(xué)院康仲遠(yuǎn)教授等一批人物檔案，天津大學(xué)也收集了大量教授級(jí)以上的人物檔案。這些高校開展人物檔案收集工作起步較早，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校挖掘校史文化、開展校情教育提供了資源，也為制訂統(tǒng)一的人物檔案指導(dǎo)性規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。

但是經(jīng)歷了30多年的發(fā)展，高校人物檔案建設(shè)一直缺少統(tǒng)一的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。1994年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》都將高校檔案劃分為黨群、行政、教學(xué)、科研等11大類，其中并沒有涵蓋人物檔案，僅在第一章《編制說(shuō)明》的第五部分“關(guān)于實(shí)體分類中幾個(gè)問題的處理”中指出“關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型檔案的列類問題由各高校根據(jù)本辦法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定”。2008年出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也沒有涉及人物檔案這一類別。直至今日，國(guó)家相關(guān)部門一直也沒有出臺(tái)過(guò)關(guān)于人物檔案建設(shè)的相關(guān)管理辦法。在這種長(zhǎng)期缺少法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，建立人物檔案多出于各高校的自發(fā)行為，導(dǎo)致人物檔案建設(shè)缺乏體系規(guī)劃，人力、物力和財(cái)力等基礎(chǔ)設(shè)施和配備條件不足，缺少發(fā)展動(dòng)力。

（二）檔案收集途徑單一

目前高校人物檔案收集主要通過(guò)公開宣傳、個(gè)人捐贈(zèng)的方式開展，收集渠道比較單一，檔案數(shù)量和內(nèi)容也就相應(yīng)比較少。究其原因，主要是個(gè)人成果榮譽(yù)多是多年心血所得，來(lái)之不易，受傳統(tǒng)觀念的束縛，個(gè)人對(duì)捐贈(zèng)心存顧慮，不愿捐贈(zèng)個(gè)人相關(guān)物品。

在這種收集環(huán)境下，捐贈(zèng)者本人及家屬對(duì)人物檔案認(rèn)識(shí)需要很長(zhǎng)時(shí)間，檔案征集過(guò)程比較漫長(zhǎng)。每次捐贈(zèng)都是經(jīng)歷了溝通、采訪、征集等很多環(huán)節(jié)，大部分人物檔案經(jīng)歷了多次反復(fù)征集才能全面獲得。以對(duì)外經(jīng)貿(mào)大學(xué)收集著名國(guó)際經(jīng)貿(mào)學(xué)家姚曾蔭教授人物檔案為例，檔案館最早在2010年開始與其家人接觸，征集相關(guān)實(shí)物，并在校史館中進(jìn)行展覽。2011年9月，校史館建成開館后展出了姚先生的塑像，以及姚先生生前手稿、證書、獎(jiǎng)?wù)?、鋼筆、眼鏡等實(shí)物。姚先生家人參觀后也深受感動(dòng)，又主動(dòng)進(jìn)行了兩次捐贈(zèng)，最終形成了較為豐富的人物檔案資源。

（三）后續(xù)編研傳播不足

高校檔案人員編制有限，普遍缺少人物檔案建設(shè)專職的機(jī)構(gòu)和人員，這種狀況導(dǎo)致編研傳播缺乏后續(xù)力量。目前高校檔案機(jī)構(gòu)一般按照兩種方法設(shè)置，一種是按照檔案類別劃分，如中國(guó)人民大學(xué)檔案館設(shè)置了綜合辦公室、學(xué)生檔案證明辦理中心、人事檔案室、科技檔案室、文書檔案室五個(gè)科室；另一種按照檔案工作流程劃分，如北京師范大學(xué)檔案館設(shè)置了收集指導(dǎo)室、保管利用室、人事檔案室、信息技術(shù)室等四個(gè)科室。不論何種方式，都很少有高校設(shè)置專門的人物檔案編研科室，更談不上設(shè)置專職的編研崗位和人員。檔案館只能把主要精力投入到檔案的收集和保管上，編研活動(dòng)多是利用工作之余展開，進(jìn)展緩慢，成果也較為匱乏，人物檔案的后期開發(fā)利用力量明顯不足，嚴(yán)重影響檔案的編研、傳播。

三、建設(shè)高校人物檔案資源體系的途徑

高校檔案館應(yīng)建立人物檔案工作機(jī)制，擴(kuò)展收集范圍和渠道，不斷豐富人物檔案內(nèi)容，通過(guò)信息化手段整合各類檔案材料，形成數(shù)字化檔案資源并進(jìn)行深度開發(fā)和利用。

（一）推動(dòng)建立檔案工作辦法，規(guī)范各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)

在構(gòu)建人物檔案過(guò)程中，高校檔案部門應(yīng)先行制訂合理可行的規(guī)劃方案，加強(qiáng)管理工作建設(shè)。首先，高校檔案館應(yīng)將建設(shè)人物檔案納入年度常規(guī)工作，制訂人物檔案構(gòu)建工作的管理辦法。其次，建立健全人物檔案工作機(jī)制，投入必要人力、物力和財(cái)力，確保人物檔案建檔工作順利開展。最后，隨著人物檔案收集工作的展開，對(duì)其中各項(xiàng)整理工作步驟做出明確規(guī)定，并針對(duì)人物檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和編研等問題制訂相關(guān)規(guī)范細(xì)則，確保各項(xiàng)工作有規(guī)可依。在具備一定經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，逐步構(gòu)建人物檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，促進(jìn)各高校人物檔案資源共享，提升檔案構(gòu)建工作的內(nèi)涵與價(jià)值。

（二）拓寬人物檔案收集范圍和收集方式

高校人物檔案的范圍不僅包括知名教授、學(xué)者、校友，還應(yīng)該包括行政管理者、在校生等。學(xué)校行政管理者，其個(gè)人發(fā)展、職業(yè)生涯與學(xué)校發(fā)展緊密相連，對(duì)于高校發(fā)展至關(guān)重要。當(dāng)代大學(xué)生更是學(xué)校人才培養(yǎng)的重要成果，是今后重要的校友資源。因此，應(yīng)將學(xué)校行政管理者和優(yōu)秀學(xué)生納入人物檔案的收集范圍，將他們的事跡、照片、資料等收集起來(lái)，不斷擴(kuò)充人物檔案資源。

在人物檔案收集過(guò)程中，可通過(guò)時(shí)間和空間兩個(gè)維度開展。在時(shí)間層面，可圍繞人物成長(zhǎng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)開展，即通過(guò)查閱人事簡(jiǎn)歷，確立檔案收集重點(diǎn)時(shí)期，如上大學(xué)、出版重要著作、當(dāng)選重要職務(wù)等關(guān)鍵點(diǎn)，有重點(diǎn)和針對(duì)性地開展相關(guān)資料的征集。在空間層面，可圍繞人物成長(zhǎng)所在地開展。將其長(zhǎng)期生活的地點(diǎn)確立為收集的空間維度，例如家、就讀學(xué)校、工作單位、圖書館等，然后以其他地方的材料為補(bǔ)充。

人物檔案的收集不能只等待捐贈(zèng)者主動(dòng)上門捐贈(zèng)，檔案工作者應(yīng)通過(guò)感情溝通維系關(guān)系，如到訪名人故居、就讀學(xué)校、工作單位等，主動(dòng)開展相關(guān)采訪與收集。近幾年來(lái)，海外征集逐漸成為一條重要渠道。很多高校知名教授、學(xué)者都有早年留學(xué)經(jīng)歷，在海外著名大學(xué)的圖書館、檔案館、其他機(jī)構(gòu)以及個(gè)人手中都散存著大量珍貴的史料資源。例如，中國(guó)第二歷史檔案館為拓展館藏資源，2004年奔赴美國(guó)接收美籍華人、美國(guó)加州圣迭戈大學(xué)朱葆瑨教授無(wú)償捐獻(xiàn)的我國(guó)民國(guó)時(shí)期知名的外交活動(dòng)家郭泰祺個(gè)人檔案，共計(jì)1700卷，25000件，照片1300張。這些經(jīng)驗(yàn)都值得借鑒學(xué)習(xí)，高校在開展人物檔案建設(shè)過(guò)程中可以通過(guò)接收捐贈(zèng)、抄錄、翻拍等不斷拓展海外征集渠道，積累豐富的檔案資源。

（三）以信息化為手段，深入開展人物檔案編研

檔案文化價(jià)值體現(xiàn)在從眾多檔案資料中挖掘出有價(jià)值的材料，通過(guò)深層次加工形成編研成果，使蘊(yùn)含在其中的檔案文化得以傳播。因此，要發(fā)揮人物檔案資源的價(jià)值，必須對(duì)其進(jìn)行開發(fā)和利用。目前信息化發(fā)展為人物檔案資源體系的建設(shè)和挖掘提供了有力的技術(shù)支持。高校檔案館應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，建立全面、立體化的人物檔案資源體系；應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人物檔案資料的整理和著錄，通過(guò)全文掃描、數(shù)碼錄入、翻拍等方式將檔案材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，形成完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便檢索和利用。

首先，應(yīng)從眾多的檔案材料中挖掘有價(jià)值的材料，通過(guò)深層次研究形成新的學(xué)術(shù)成果。對(duì)外經(jīng)貿(mào)大學(xué)也曾特邀薛榮久教授對(duì)收集到的姚曾蔭教授手稿等檔案資料進(jìn)行研究，編輯出版了《姚曾蔭著述文集》三卷，115萬(wàn)字，共收錄姚先生著述和文章60多篇，成為傳承姚曾蔭先生學(xué)術(shù)思想和理念的重要載體?？梢钥闯觯宋餀n案的深度挖掘可以推動(dòng)學(xué)科領(lǐng)域進(jìn)一步發(fā)展，具有重要的學(xué)術(shù)價(jià)值。

其次，利用人物檔案資源，配合學(xué)校的重大活動(dòng)和中心工作，通過(guò)舉辦專題展覽、建立人物紀(jì)念館等多種形式，傳承檔案文化和學(xué)校人文精神。展覽能夠傳遞檔案材料的豐富內(nèi)涵、引起參觀者思考，具有感染力和教育意義。例如中國(guó)政法大學(xué)檔案館經(jīng)過(guò)多年的史料挖掘、實(shí)物收集，最終歷時(shí)近十年建成錢端升紀(jì)念館，較為完整地展示了我國(guó)當(dāng)代著名政治學(xué)家、法學(xué)家、中國(guó)政法大學(xué)創(chuàng)始人錢端升先生的人生經(jīng)歷、畢生理想和學(xué)術(shù)才華，成為政法大學(xué)重要文化景觀和育人基地。

綜上所述，高校檔案部門應(yīng)在規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，擴(kuò)展人物檔案收集范圍和途徑，利用信息化手段開展深層挖掘和編研，最終形成系統(tǒng)化、特色化的人物檔案資源體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲.檔案管理概要[M].北京：中國(guó)勞動(dòng)出版社，1990.

[2]朱文祥.群星閃爍[M].南京：南京大學(xué)出版社，1993：1-2.

[3]唐慧雯.面向用戶的內(nèi)容與方式：美國(guó)高校名人檔案網(wǎng)絡(luò)傳播現(xiàn)狀分析[J].檔案與建設(shè)，2018（5）.

[4]王立偉.關(guān)于人物檔案基本問題的思考[J].山西檔案，2012（3）.

[5]宋夢(mèng)青.著名人物檔案的構(gòu)建研究——以申紀(jì)蘭人物檔案構(gòu)建為例[J].中國(guó)檔案，2016（8）.

[6]張倩.高校人物專題檔案大數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值與挖掘利用[J].檔案天地，2017（1）.

作者單位：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)檔案館/校史館