高校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探析

赤光春

【摘要】檔案管理工作是高校管理工作的重點(diǎn)之一，不僅是各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史留底，也集中體現(xiàn)了整個(gè)高校管理工作情況，為日后的工作方向提供了資料支撐?，F(xiàn)階段高校的檔案管理工作依舊存在不足，并沒(méi)有將檔案的全部作用發(fā)揮。因此，加強(qiáng)高校的檔案管理工作，對(duì)于高校的管理工作，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)積極的意義。本文通過(guò)論述高校檔案管理的重要作用，分析了現(xiàn)階段存在的不足，并提出了相應(yīng)的解決策略。

【關(guān)鍵詞】高校檔案 檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

隨著高等院校的不斷發(fā)展，學(xué)校的各項(xiàng)資料和檔案的數(shù)量和種類呈現(xiàn)井噴式發(fā)展，過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理理念和工作已經(jīng)嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也制約著高校各項(xiàng)工作的進(jìn)行。與時(shí)俱進(jìn)的提高檔案管理的意識(shí)，改進(jìn)工作方式，已經(jīng)成為趨勢(shì)。

一、高校檔案管理的重要作用

（一）是高校管理工作的重要資料

檔案管理工作是各項(xiàng)工作完成后留下的原始憑證，是各種信息的匯集，資料來(lái)源真實(shí)可靠，從資料來(lái)源上劃分屬于一手資料。檔案管理工作能夠?qū)Ω咝＜韧黜?xiàng)工作做出詳實(shí)的記錄，不僅反映了高校的發(fā)展歷程，同時(shí)為日后的發(fā)展方向提高歷史資料。檔案管理工作的開(kāi)展，為高校管理工作推進(jìn)的過(guò)程中提供歷史經(jīng)驗(yàn)，避免在決策上犯相同的錯(cuò)誤。

（二）為人文建設(shè)提供資料

現(xiàn)代化的高校管理應(yīng)采用現(xiàn)代化的手段和理念，團(tuán)結(jié)職工的凝聚力能夠有效的推動(dòng)組織的良性發(fā)展和循環(huán)。而提高員工的凝聚力，最有效的手段則是加強(qiáng)組織的人文建設(shè)。高校的檔案管理工作，記錄著高校發(fā)展的歷程，更是一部創(chuàng)業(yè)史，是全體員工共同完成的，記錄著全體職工的辛勤工作，以及取得的輝煌成就。以歷史為鑒認(rèn)可全體職工的付出和成就，從內(nèi)部增長(zhǎng)的推動(dòng)力能夠強(qiáng)有力的推動(dòng)職工的工作積極性，對(duì)于員工對(duì)于組織的認(rèn)同感也能夠發(fā)揮巨大的推動(dòng)力。

（三）推進(jìn)高校的科學(xué)管理工作

隨著教育改革的不斷深入化，對(duì)于高校不僅要有高水平的教學(xué)工作，也要求整個(gè)高校組織能夠科學(xué)高校的運(yùn)行。高校的管理工作科學(xué)化、個(gè)性化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但必須通過(guò)自身不斷的實(shí)踐，因此自身發(fā)展過(guò)程中留存的資料極為重要。大量的原始一手材料，通過(guò)科學(xué)的分析總結(jié)，能夠反映出管理工作推進(jìn)過(guò)程中，取得的成果或是失敗的原因，具有規(guī)律可循，是管理工作推進(jìn)到更高層次的原始累積。

二、高校檔案管理存在的不足

（一）檔案工作人員對(duì)于工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

由于歷史發(fā)展的原因，很多高校的檔案管理人員并不是專業(yè)出身，對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理只是紙質(zhì)記錄、電子文檔等，對(duì)于工作疏懶倦怠，工作積極性不高，由此造成檔案管理工作成效不高，一些細(xì)微的資料容易缺失或是缺損，影響到整個(gè)檔案資料內(nèi)容的真實(shí)度和完整度。

（二）高校管理者對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

高校的管理層在很大程度上，對(duì)于檔案資料能夠發(fā)揮的作用認(rèn)識(shí)不足，往往只注重科研和教學(xué)水平的建設(shè)，忽略了檔案資料能夠反映的歷史問(wèn)題，對(duì)于科學(xué)管理的推進(jìn)缺乏深入認(rèn)識(shí)。

（三）檔案管理工作薄弱

檔案管理工作是對(duì)海量的資料內(nèi)容進(jìn)行歸檔整理，若想深入的進(jìn)行內(nèi)容提取，離不開(kāi)現(xiàn)代信息化技術(shù)的支持。現(xiàn)階段，很多高校對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案資料的內(nèi)容利用不足，只是停留在表面而已。深究其原因，很大一部分是因?yàn)闄n案信息化的建設(shè)落后，軟件硬件投入不足，不足以支撐資料內(nèi)容的深度提取利用。即便有較為先進(jìn)的信息化軟硬件建設(shè)，也沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)人員與之相配，造成各方面的人力和資源的浪費(fèi)。

（四）檔案管理與相關(guān)科室對(duì)接不暢

多數(shù)高校建立了檔案管理工作，但工作內(nèi)容只停滯在檔案資料的存儲(chǔ)上，相關(guān)業(yè)務(wù)科室需要查找資料的時(shí)候，不能夠及時(shí)提供有效的檔案信息，導(dǎo)致同業(yè)務(wù)科室的工作銜接不暢，大大降低了檔案的真正作用。

（五）高效檔案管理人才匱乏

我國(guó)高校對(duì)于高校檔案管理人員的重視程度不足，認(rèn)識(shí)不到檔案管理專業(yè)人員的重要性，在崗位人員配備時(shí)，經(jīng)常成為學(xué)校的“清閑崗位”、“養(yǎng)老崗位”，人為不過(guò)是將檔案整理保管、錄入電腦，導(dǎo)致這些管理人員不僅管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)都相對(duì)不足，工作精力和工作熱情更無(wú)從談起，嚴(yán)重制約著高效檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的策略

（一）建立科學(xué)的檔案管理理念

加強(qiáng)高校檔案管理的工作，首先要開(kāi)拓眼界，接受科學(xué)的現(xiàn)代管理理念，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流。首先，充分認(rèn)可檔案資料所具有的深刻價(jià)值，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作可以從不同的方面為學(xué)校財(cái)務(wù)、人事、教學(xué)、后勤管理等各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)和文字資料的支持，為高校各項(xiàng)工作的決策提供幫助。其次，檔案管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，高效檔案管理工作應(yīng)該不斷吸取國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，時(shí)刻與最先進(jìn)的檔案管理工作接軌，在收集和正理檔案時(shí)，應(yīng)該對(duì)收集時(shí)間和檔案時(shí)間明確，方便使用者利用。最后，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，改變以往的工作理念，將檔案管理作為產(chǎn)品呈現(xiàn)給使用者，只有這樣才能將檔案的用途充分釋放，而不再是庫(kù)中的紙張。

（二）加強(qiáng)資源的原始累積工作

由于檔案資料關(guān)系著高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，檔案材料的收集就顯得尤為關(guān)鍵。首先，檔案資料收集和整理工作應(yīng)該分開(kāi)同步進(jìn)行，日常的收集與階段性的總結(jié)整理可以實(shí)行并行管理，日常的檔案收集與初步整理工作在每天應(yīng)該完結(jié)，另一部分檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)一個(gè)階段的資料和檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類、歸檔，并在信息系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)報(bào)表工作，及時(shí)更新信息系統(tǒng)中的檔案內(nèi)容。其次，檔案也分為重點(diǎn)檔案和普通檔案，兩類檔案的管理應(yīng)該分開(kāi)進(jìn)行并同時(shí)開(kāi)展，對(duì)于重點(diǎn)檔案，無(wú)論保存條件、閱覽權(quán)限、閱覽地點(diǎn)等都要有明確的規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行;對(duì)于一般檔案，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在資料收集階段應(yīng)該將重要資料與一般資料區(qū)分，保證重要資料的收集質(zhì)量。最后，加強(qiáng)科室文書人員的檔案整理意識(shí)，通過(guò)對(duì)文書人員檔案管理知識(shí)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，可以在進(jìn)入檔案室之前就形成預(yù)收集整理，大大減輕了檔案室工作人員的前期工作壓力，可以將更多的精力放在檔案的詳細(xì)分類整理和應(yīng)用工作中，提高工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)的投入

隨著社會(huì)信息化飛速發(fā)展，將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理，已經(jīng)成為了必然的趨勢(shì)，高效領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)意識(shí)到信息化對(duì)于高校檔案管理的重要性，為高校的檔案室的信息化投入了大量的資金，購(gòu)置了大量的電腦、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，還購(gòu)買了相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)，提高了檔案的管理和利用效率。但是值得關(guān)注的是，目前高校檔案管理的信息化進(jìn)程仍停留在硬件投入階段，但是對(duì)于信息化檔案管理的人才投入不足，導(dǎo)致專業(yè)的信息化檔案管理人才嚴(yán)重不足，制約著高校檔案管理信息化的進(jìn)程和發(fā)展。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展檔案的深度利用

近幾年互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得使用者擁有更佳的使用體驗(yàn)，也能充分挖掘檔案資料的價(jià)值，為高校各項(xiàng)工作提供借鑒和支持。學(xué)校可以利用專門的檔案查詢網(wǎng)站或者與軟件信息公司合作，制作符合本校特點(diǎn)的互聯(lián)網(wǎng)閱讀與資料分析網(wǎng)站，不僅為使用者提供了專業(yè)化的數(shù)據(jù)分析和資料檢索工作，還能讓使用者隨時(shí)隨地的查閱資料，打破了時(shí)間和地點(diǎn)的制約，真正體現(xiàn)出檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平

高效的管理離不開(kāi)人的參與，因此提高高校檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平是必然之舉。首先，要求檔案管理人員極強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，只有有了理論的支持，才能夠?qū)n案的價(jià)值發(fā)揮處理，才能夠開(kāi)拓檔案管理部門業(yè)務(wù)的深度和廣度。其次，應(yīng)將強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平學(xué)習(xí)，現(xiàn)代檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持，最好能夠?qū)W習(xí)SQL語(yǔ)句，以便能夠應(yīng)對(duì)日常的檢索使用。最后，檔案管理人員應(yīng)牢固掌握與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，在工作的過(guò)程中不違規(guī)，不泄密，保證檔案的使用和保管安全，設(shè)置不同級(jí)別的保密規(guī)定。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作在推進(jìn)高?？茖W(xué)管理的過(guò)程中，能夠起到重大的作用，不僅能夠提高歷史資料的回歸，同時(shí)還蘊(yùn)含了豐富的信息。因此，應(yīng)充分重視檔案管理工作，做好原始資源的累積，做好檔案的分類存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，還必須正視檔案管理工作存在的問(wèn)題，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)水平，以便能夠發(fā)揮檔案的真正作用，推進(jìn)高校的管理工作跟進(jìn)一步。