新聞紙消耗管理存在的問(wèn)題
——從內(nèi)部審計(jì)的視角

付小妮

關(guān)鍵字：新聞紙消耗；假退庫(kù)；定額管理

一、引言

對(duì)印刷企業(yè)來(lái)說(shuō)，新聞紙非常重要。以某企業(yè)2018年數(shù)據(jù)為例，當(dāng)年新聞紙存貨約占原材料的92%，采購(gòu)新聞紙的資金支出約占當(dāng)年資金支出的30%，新聞紙成本約為生產(chǎn)成本的55%。近幾年，多家報(bào)刊?？＾k，加上報(bào)業(yè)廣告經(jīng)營(yíng)的下滑以及發(fā)行量下降等因素，報(bào)紙出現(xiàn)減張、縮版、減量的情況，致使印刷企業(yè)的印量不斷下降，規(guī)模效應(yīng)逐年遞減。于此同時(shí)，印刷企業(yè)人員開(kāi)支、機(jī)器設(shè)備廠房等運(yùn)行維護(hù)成本卻逐年增加，在這種背景下，加強(qiáng)新聞紙消耗的管理對(duì)于印刷企業(yè)成本控制意義重大。

新聞紙消耗的管理是一門(mén)系統(tǒng)工程，與采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、人事、設(shè)備維護(hù)等部門(mén)都密切相關(guān)，需要多部門(mén)協(xié)作。采購(gòu)不嚴(yán)新聞紙質(zhì)量差、保管不善新聞紙受潮、機(jī)器設(shè)備沒(méi)有及時(shí)維護(hù)故障多等原因都會(huì)導(dǎo)致印刷過(guò)程斷紙頻繁，廢角料多，增加新聞紙的消耗量。

二、相關(guān)概念

新聞紙消耗管理要清楚代印、承印、節(jié)紙、外部定額、內(nèi)部定額的概念。代印是指由印刷業(yè)務(wù)委托方提供新聞紙，印刷企業(yè)只收取印刷費(fèi)；承印是指印刷企業(yè)提供新聞紙，向印刷業(yè)務(wù)委托方收紙款和印刷費(fèi)，兩者的區(qū)別在于供紙方式的不同。節(jié)紙是指代印模式下，新聞紙理論用紙量（理論用紙量=印量*合同定額）與實(shí)際消耗量之間的差額。內(nèi)部定額是生產(chǎn)車(chē)間各班組新聞紙用量的標(biāo)準(zhǔn)，主要用于班組的考核。外部定額是代印模式下與印刷業(yè)務(wù)委托方結(jié)算新聞紙用量的標(biāo)準(zhǔn)，在雙方印刷合同中做出規(guī)定。

三、新聞紙消耗管理存在的問(wèn)題及原因

（一）生產(chǎn)車(chē)間管理方面

1.剩余新聞紙沒(méi)有辦理退庫(kù)。印刷結(jié)束后剩余新聞紙沒(méi)有辦理退庫(kù)，以新聞紙出庫(kù)量作為實(shí)際消耗量，虛增了新聞紙消耗量，易造成浪費(fèi)。例如當(dāng)月領(lǐng)用10卷45g781的華泰紙印刷大眾日?qǐng)?bào)，剩下不到一卷，如果不進(jìn)行退庫(kù)，物資部新聞紙出入庫(kù)明細(xì)賬上，大眾日?qǐng)?bào)新聞紙用量為10卷，而不是估算后的9.4卷。

2.生產(chǎn)車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)管理隨意。印前領(lǐng)用的新聞紙由物資部提前擺放到生產(chǎn)車(chē)間、剩余新聞紙也在生產(chǎn)車(chē)間存放，生產(chǎn)車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)管理的標(biāo)準(zhǔn)寬松，或者標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不嚴(yán)格，地面臟亂衛(wèi)生沒(méi)有及時(shí)打掃、人員隨意進(jìn)出等，很容易造成新聞紙外皮刮擦等，形成廢紙，虛增新聞紙消耗量。

3.定額管理效果弱化。定額管理有效與否關(guān)鍵在于定額是否合理，定額制訂是需要多部門(mén)博弈、協(xié)商，受多個(gè)因素的影響，例如印量、新聞紙質(zhì)量、人員技能水平的不同都會(huì)影響定額。印刷企業(yè)制訂的新聞紙消耗定額考慮到因素變動(dòng)的影響，以及人員積極性的調(diào)動(dòng)，標(biāo)準(zhǔn)都相對(duì)寬松，且長(zhǎng)期內(nèi)相對(duì)穩(wěn)定，后續(xù)即使調(diào)整，也是微調(diào)，上調(diào)的多下調(diào)的少，隨著時(shí)間推移，定額失去了在成本控制、成本分析方面的作用。另外定額節(jié)支的獎(jiǎng)勵(lì)力度小，定額超支也總以各種借口解釋，定額管理的結(jié)果失去了權(quán)威性，造成定額管理流于形式，成為了企業(yè)宣傳的噱頭。

4.新聞紙消耗量沒(méi)有按照印刷的報(bào)紙分別統(tǒng)計(jì)。目前各班組多按照新聞紙規(guī)格、新聞紙生產(chǎn)廠家統(tǒng)計(jì)新聞紙消耗量，沒(méi)有按報(bào)紙分別統(tǒng)計(jì)。例如大眾日?qǐng)?bào)和光明日?qǐng)?bào)都用781mm的紙，在內(nèi)部定額相同的情況下，各班組沒(méi)有分別統(tǒng)計(jì)。但大眾日?qǐng)?bào)是代印，光明日?qǐng)?bào)是承印，如果不分開(kāi)統(tǒng)計(jì)就導(dǎo)致光明日?qǐng)?bào)的成本核算不準(zhǔn)確。

（二）會(huì)計(jì)核算方面

新聞紙消耗會(huì)計(jì)核算方面的問(wèn)題主要有兩個(gè)：一是新聞紙成本不完整，二是新聞紙節(jié)紙形成賬外資產(chǎn)。這兩個(gè)問(wèn)題的產(chǎn)生源于新聞紙印刷有代印和承印兩種模式，源于印刷企業(yè)采用外部定額（也稱為合同定額）、內(nèi)部定額進(jìn)行新聞紙用量的管理。新聞紙成本不完整是因?yàn)閷⒋?bào)內(nèi)部定額與實(shí)際消耗的差額沖減了承印報(bào)的印刷成本，主要原因是生產(chǎn)車(chē)間沒(méi)有將代印報(bào)和承印報(bào)的實(shí)際消耗情況區(qū)分開(kāi)，導(dǎo)致物資部提供的新聞紙用量的明細(xì)賬無(wú)法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)出各報(bào)的實(shí)際消耗量，進(jìn)而會(huì)計(jì)核算難以統(tǒng)計(jì)出承印報(bào)的內(nèi)部定額與實(shí)際消耗的差額。賬外資產(chǎn)是指代印報(bào)形成的節(jié)紙沒(méi)有確認(rèn)資產(chǎn)和收入。

（三）人員管理方面

人員管理對(duì)新聞紙消耗的影響主要表現(xiàn)在印刷工人技術(shù)操作水平高低，技術(shù)水平高，操作上紙、接紙、機(jī)器設(shè)備運(yùn)行規(guī)范，能減少新聞紙浪費(fèi)。目前印刷企業(yè)人員管理存在的問(wèn)題，主要是印刷工人流失率高（離職人數(shù)/離職前總?cè)藬?shù)），且上崗前未經(jīng)嚴(yán)格培訓(xùn)，導(dǎo)致操作不規(guī)范，加上責(zé)任心不強(qiáng)，在處理上紙、接紙時(shí)，出現(xiàn)了上錯(cuò)規(guī)格、對(duì)接縫隙大等問(wèn)題，進(jìn)一步分析主要原因是一線工人工資低、不同身份人員工資待遇差別大，挫傷了積極性，難以培養(yǎng)并留住技能嫻熟的人員。以2018年某印刷企業(yè)人員工資為例，在編人員125人，工資1169萬(wàn)元，人均工資9.35萬(wàn)元/年；合同招聘人員112人，工資總額509萬(wàn)元，人均工資4.54萬(wàn)元/年。從2018年人員在各部門(mén)的分布情況可以看出，招聘人員主要分布在業(yè)務(wù)部門(mén)，如印前、印刷事業(yè)部及市場(chǎng)部，印刷事業(yè)部招聘人員占71%。在編人員則多分布在行政管理部門(mén)，如企管中心、考評(píng)委等。

四、新聞紙消耗管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)生產(chǎn)車(chē)間管理

1.推行新聞紙假退庫(kù)。假退庫(kù)是指退庫(kù)時(shí)新聞紙實(shí)物不移動(dòng)，只在物資部出入庫(kù)明細(xì)賬上記錄。這主要考慮到新聞紙移動(dòng)可能造成的外皮破損，以及減少工作量。假退庫(kù)需要估算剩余新聞紙數(shù)量，并且要區(qū)分承印和代印分別統(tǒng)計(jì)。另外，為了避免出入庫(kù)明細(xì)賬記錄混亂，可考慮每月月末一次假退庫(kù)，不是每天的剩余新聞紙都進(jìn)行假退庫(kù)。假退庫(kù)后，物資部的新聞紙出庫(kù)量就是各報(bào)新聞紙的實(shí)際消耗量。

2.制訂現(xiàn)場(chǎng)管理標(biāo)準(zhǔn)，并確保標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行結(jié)果的權(quán)威性。例如印刷企業(yè)推行6S精細(xì)管理，制定現(xiàn)場(chǎng)管理評(píng)價(jià)考核表，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境管理、現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)管理、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備設(shè)施管理、現(xiàn)場(chǎng)定置管理進(jìn)行打分考核，并將考核結(jié)果納入生產(chǎn)車(chē)間對(duì)班組的總體考核中。需要注意的是，標(biāo)準(zhǔn)不在于規(guī)范程度的高低，指標(biāo)的多少，關(guān)鍵是標(biāo)準(zhǔn)要符合實(shí)際業(yè)務(wù)管理的需要，對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)具有導(dǎo)向性，即可操作性要強(qiáng)。

3.對(duì)機(jī)器設(shè)備正常檢修，降低設(shè)備故障率。要定期進(jìn)行檢修，尤其是印刷任務(wù)重時(shí)，不可為了多攬外活，減少檢修頻次。而且機(jī)器設(shè)備的檢修要選擇正規(guī)廠家，零配件的采購(gòu)也要正規(guī)渠道，最好是選擇印刷機(jī)原產(chǎn)廠家的質(zhì)檢和零配件。另外要鼓勵(lì)印刷工人對(duì)機(jī)器設(shè)備進(jìn)行改進(jìn)，根據(jù)印刷量、工人技能水平和熟練程度、工人數(shù)量等因素優(yōu)化印刷工序，改進(jìn)機(jī)器設(shè)備的操作管理，以降低廢報(bào)率等。

4.強(qiáng)化定額管理。定額管理是指利用定額來(lái)合理安排和使用資源的一種管理方法，定額是指資源的分配、使用所應(yīng)遵守的標(biāo)準(zhǔn)或者應(yīng)達(dá)到的水平。定額管理的關(guān)鍵是定額，定額受多種因素的影響，而且隨著各因素的變化，定額要及時(shí)修正，否則定額就失去了約束和指導(dǎo)作用。所以強(qiáng)化定額管理，要做好兩個(gè)工作，一是協(xié)調(diào)好相關(guān)部門(mén)。定額制訂時(shí)要考慮多方利益，需要多個(gè)部門(mén)協(xié)作制定，定額只有得到各部門(mén)的認(rèn)可和支持才能到執(zhí)行到位；二是挖掘定額制定的影響因素，掌握各因素間的相互關(guān)系。印刷企業(yè)制訂定額時(shí)，要考慮實(shí)際成本、業(yè)務(wù)規(guī)模、人員技術(shù)水平、紙張質(zhì)量、機(jī)器設(shè)備的使用情況等因素，而且隨著各因素的變化，以及因素間此消彼長(zhǎng)的關(guān)系，定額要適時(shí)調(diào)整。

2018年部分部門(mén)人員分布情況

（二）規(guī)范會(huì)計(jì)核算

規(guī)范會(huì)計(jì)核算的關(guān)鍵是區(qū)分承印報(bào)和代印報(bào)的新聞紙實(shí)際消耗量，并調(diào)整會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。承印報(bào)的新聞紙成本先按照內(nèi)部定額核算，即新聞紙成本=各承印報(bào)印量*內(nèi)部定額，再根據(jù)物資部月末的新聞紙出入庫(kù)明細(xì)賬中承印報(bào)的出庫(kù)量調(diào)整成本，調(diào)整后的成本就是承印報(bào)的實(shí)際成本。代印報(bào)節(jié)紙的核算首先要計(jì)算節(jié)紙的數(shù)量和金額，節(jié)紙數(shù)量=合同定額-實(shí)際消耗量，節(jié)紙金額=節(jié)紙數(shù)量*最近一批新聞紙的采購(gòu)金額，再進(jìn)行賬務(wù)處理，借：原材料貸：營(yíng)業(yè)外收入，在原材料的輔助賬中不記錄數(shù)量，在物資部的出入庫(kù)明細(xì)賬中不予增加，因?yàn)榇?bào)的節(jié)紙?jiān)谖镔Y部已經(jīng)做了入庫(kù)。例如代印報(bào)委托方發(fā)送了新聞紙20噸，按照合同定額本月新聞紙消耗量是18噸，根據(jù)生產(chǎn)車(chē)間的統(tǒng)計(jì)該代印報(bào)的實(shí)際消耗量是16噸，2噸的節(jié)紙?jiān)谖镔Y部已經(jīng)做了入庫(kù)。如果在進(jìn)行賬務(wù)處理的同時(shí)，在辦理入庫(kù)，造成重復(fù)入庫(kù)，虛增新聞紙庫(kù)存量。另外，計(jì)算節(jié)紙金額時(shí)新聞紙價(jià)格有多種選擇，僅定價(jià)方法中就有成本導(dǎo)向、需求導(dǎo)向和市場(chǎng)導(dǎo)向三種，這里采用最近一批新聞紙的采購(gòu)金額，一是基于公平透明的原則，以降低人為調(diào)節(jié)的影響；二是為了簡(jiǎn)便操作，減少工作量。

（三）完善人員管理

人員管理的完善可從兩個(gè)方面著手：一是完善績(jī)效評(píng)價(jià)體系。要修訂績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)和方法，應(yīng)遵從三個(gè)原則，要與組織目標(biāo)一致，起到導(dǎo)向作用，例如設(shè)置廢報(bào)率、節(jié)紙率等，可激勵(lì)員工提高技能增強(qiáng)責(zé)任心，以提高報(bào)紙印刷質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)拓展市場(chǎng)增加收入的目標(biāo)；要簡(jiǎn)單易行，指標(biāo)計(jì)算所需要的數(shù)據(jù)要方便獲取，計(jì)算的結(jié)果要具有現(xiàn)實(shí)意義；要增加量化指標(biāo)的數(shù)量和權(quán)重，盡可能減少定性指標(biāo)，確?？?jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果更公平公正。印刷企業(yè)的考核指標(biāo)要向生產(chǎn)一線傾斜，要實(shí)現(xiàn)同崗?fù)?，，消除身份差別。二是提高員工福利待遇，包括給員工繳納五險(xiǎn)一金，提供員工提升技能的平臺(tái)等，讓員工尤其是印刷工人的工資待遇在行業(yè)中具有競(jìng)爭(zhēng)性。

五、結(jié)語(yǔ)

新聞紙消耗管理對(duì)印刷企業(yè)非常重要，但目前新聞紙消耗的管理粗放、不精細(xì)。新聞紙消耗管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，與采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、人事、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)等都密切相關(guān)，需要多部門(mén)協(xié)作。要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，需要通盤(pán)考量。為了推動(dòng)新聞紙消耗的管理，文中分析了實(shí)務(wù)中存在的問(wèn)題，也提出了對(duì)應(yīng)措施。但更應(yīng)該注意到，機(jī)器設(shè)備智能化、信息系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)新聞紙印刷前后的精細(xì)化管理將是重要推動(dòng)力。