教務(wù)管理系統(tǒng)在高校的現(xiàn)狀分析研究

摘要：如今高等院校的教務(wù)管理軟件里面，正方教務(wù)系統(tǒng)性能較為優(yōu)異，所占的比例比較大。多年來，通過各個高校的實際使用，該系統(tǒng)不斷改進，它的可靠性與易用性均變得更加優(yōu)異，但是仍存在一些有待優(yōu)化的地方。文章分析了正方教務(wù)系統(tǒng)的特點、運行中發(fā)生的常見問題，使用文獻分析法，以蘇州某高校為例，提出建議。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理;高校;分析研究

中圖分類號：G642? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）14-0125-02

如今，互聯(lián)網(wǎng)、5G、大數(shù)據(jù)、云平臺等信息技術(shù)手段不斷發(fā)展，不同公司的教務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)日趨完善和便利[1]。對系統(tǒng)的開發(fā)基于用戶的實際需求，最終目標是實現(xiàn)高效的管理。但是，因為各個學(xué)校的實際情況復(fù)雜，這些開發(fā)往往并不能完全跟上時代的節(jié)奏，不能同學(xué)校的需求完全匹配。

作為教務(wù)信息化的載體，教務(wù)系統(tǒng)開創(chuàng)了教學(xué)管理的新局面。但是，隨著教務(wù)系統(tǒng)的逐漸鋪開和IT行業(yè)的發(fā)展，教務(wù)系統(tǒng)的管理逐漸暴露出一些問題，表現(xiàn)出落后于教學(xué)的傾向。

高校體量不斷擴大以后，教學(xué)管理任務(wù)與日俱增。多校區(qū)、公民辦混合上課等問題出現(xiàn)后，教務(wù)系統(tǒng)需要承受更高的分布式網(wǎng)絡(luò)要求。受招生規(guī)模增加、學(xué)校合并等影響，在校學(xué)生數(shù)量急速增加，數(shù)據(jù)成倍增長，對系統(tǒng)和管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。

正方教務(wù)系統(tǒng)是教務(wù)系統(tǒng)中較具代表性的，因為它擁有高校用戶比例非常大。本文以正方系統(tǒng)為例，結(jié)合蘇州某高校實際，討論了教務(wù)管理系統(tǒng)的特點，技術(shù)與管理方面的問題點，并提出一些改進建議。

1 正方教務(wù)系統(tǒng)特點

正方教務(wù)系統(tǒng)是面向?qū)W校所有部門的一種管理系統(tǒng)，其中包括很多種類的教務(wù)信息。具體的教務(wù)信息包含學(xué)生信息、課程安排、教室調(diào)配、調(diào)停課、考試組織排考、教師信息、教材需求、收費情況、實驗配置等相關(guān)內(nèi)容。系統(tǒng)支持學(xué)籍注冊、學(xué)籍變更、第二學(xué)位申請、社會實踐報名、畢業(yè)論文申請;支持學(xué)生個人信息和培養(yǎng)方案修改;支持課程選擇、課程評價、學(xué)期課表查詢以及所有與學(xué)生成績、考試信息等學(xué)習情況相關(guān)的內(nèi)容。教師可以在規(guī)定時間內(nèi)解答學(xué)生的疑問，保證教學(xué)質(zhì)量，并為接下來的教學(xué)計劃打好基礎(chǔ)。這個系統(tǒng)可以管理和總結(jié)所有的教務(wù)信息。系統(tǒng)按照角色主要分為三個部分：學(xué)生、教師和管理者[2]。正方系統(tǒng)登錄界面如圖1。

2蘇州某高校運用正方教務(wù)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

在十多年前開始使用此版本教務(wù)系統(tǒng)時，由于課程數(shù)和學(xué)生人數(shù)都有限，所以基本上可以滿足學(xué)校的實際需求。該校進入快速發(fā)展期后，無論是教職工水平還是教學(xué)設(shè)施等硬件均大大提升，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教務(wù)系統(tǒng)也給予了更多關(guān)注。近些年，該校提出以人為本的觀念，要求以學(xué)生為本，一切工作圍繞學(xué)生，對學(xué)生的教學(xué)規(guī)范標準化管理提出了更嚴格的要求。學(xué)校擴招，學(xué)生人數(shù)的激增導(dǎo)致了課程數(shù)量的增加。公共選修課的選課的過程是更復(fù)雜的，特別是多個教師需要在不同的時間和地點進行公共課教學(xué)，以及學(xué)生需要根據(jù)自己的學(xué)分情況選擇不同類型的通識教育選修課。通常遇到集中選課時間段，由于選課人數(shù)過多，服務(wù)器時常超負荷而出現(xiàn)崩潰。因為服務(wù)器承受了很多壓力，所以很多功能都被限制，不能正常運行。在這種情況下，系統(tǒng)的運行可靠性和功能完整性都不能得到保證。由于過去的十年正是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的十年，再加上學(xué)校的飛速發(fā)展，老版本的教務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)越來越無法適應(yīng)新時代的需要。

3正方教務(wù)系統(tǒng)運行中的缺陷

3.1 專業(yè)培訓(xùn)不足，工作人員計算機水平有限

由于時間成本等原因，軟件公司一般在簽署和高校的合同后會特別注重系統(tǒng)的驗收工作。待驗收后，軟件公司對于合同的履行不像以前那么嚴格，往往忽視了對系統(tǒng)管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。教務(wù)管理人員想要熟悉他們?nèi)粘I(yè)務(wù)中相關(guān)的操作方法，多數(shù)情況下是通過查看系統(tǒng)操作手冊，遇到實在無法解決的困難，需要求助系統(tǒng)公司管理員。因此，在使用正方教務(wù)系統(tǒng)的初期，教務(wù)管理人員對各模塊的相關(guān)操作不熟悉，難免存在操作失誤等問題，這大大影響了使用效率和用戶滿意度。正方教務(wù)管理系統(tǒng)有不少功能模塊，它們緊密聯(lián)系。如果初始數(shù)據(jù)不正確，或與系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)字段不一致，則數(shù)據(jù)通常不能輸入到系統(tǒng)。另外，教務(wù)相關(guān)的工作煩瑣復(fù)雜，和學(xué)校其他工作相比，其工作人員經(jīng)常有很大的變化，其中很多人因為計算機操作水平不足，不能很快上手工作[3]。

3.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確度不高，系統(tǒng)匹配困難

由于各種因素影響，對市場和企業(yè)的人才需求的研究不夠充分。其結(jié)果是，人才培養(yǎng)計劃和模式與社會的人才需求有偏差，課程體系不成熟。與此同時，為了更好適應(yīng)社會需要，在人才培養(yǎng)的實施過程中，課程名稱、類型、內(nèi)容都有一定的調(diào)整。由于系統(tǒng)是綜合性、多層次功能模塊，各模塊相互關(guān)聯(lián)，基本數(shù)據(jù)的精度要求非常高。因此，管理者在獲取和導(dǎo)入初始數(shù)據(jù)時工作非常困難，很難通過系統(tǒng)進一步操作、處理和分析數(shù)據(jù)。

3.3 系統(tǒng)更新不及時，問題解決有所滯后

正方系統(tǒng)是一種具有成熟功能模塊的系統(tǒng)架構(gòu)。但是，各個學(xué)校根據(jù)自己的學(xué)校實際需求，提出了具有自身特色的想法，這需要軟件開發(fā)企業(yè)積極合作。另外，在與企業(yè)的客戶服務(wù)人員取得聯(lián)系時，教務(wù)管理人員往往是通過公司提供的固定電話或電子郵件，面對突發(fā)狀況，沒有準確描述情況或者客戶服務(wù)人員不熟悉學(xué)校的定制功能，他們就需要反復(fù)溝通，浪費了很多寶貴的時間。問題不能在短時間內(nèi)解決。同時，針對一些學(xué)校，系統(tǒng)公司僅安排了一位專門的軟件工程師。人手有限造成了不必要的問題，許多時候因為出差、開會等情況，教務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題無法得到及時有效地解決。

3.4 標準化的系統(tǒng)有部分功能無法滿足學(xué)校實際需要

系統(tǒng)公司針對高校的整體情況，模塊化、標準化地開發(fā)了教務(wù)系統(tǒng)軟件。但因各個學(xué)校的管理模式、教學(xué)設(shè)施、人員組成等實際情況各不相同。系統(tǒng)有時無法有效地滿足學(xué)校的實際需要。實際操作工作中，如教室資源的調(diào)配功能，學(xué)校對于審核權(quán)限的設(shè)置要求，各不相同。由于教室資源緊張以及為了有效規(guī)范教室的合理使用，我校采取教室資源審批二級審核制度，即由教師提出申請后，學(xué)院先一級審核，后教務(wù)處二級審核。但由于系統(tǒng)功能受限，目前我校版本的教務(wù)系統(tǒng)還未能夠?qū)崿F(xiàn)教室資源調(diào)配的二級審核。同樣的，在安排考試、自動智能排課、教材訂購統(tǒng)計等功能方面，系統(tǒng)內(nèi)置的功能模塊，無法滿足學(xué)校的實際需要。在日常工作中，這些功能實際處于不用的狀態(tài)。

4正方高校教務(wù)管理系統(tǒng)改進的方法

4.1 加強調(diào)研工作，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確

在一定程度上，準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對于正方教務(wù)系統(tǒng)的正常運行非常重要。制定人才培養(yǎng)計劃之前，高等院校需要經(jīng)過有效的調(diào)查論證，并進行充分討論，提出科學(xué)的人才培養(yǎng)計劃，形成優(yōu)良的教學(xué)體系，確保教學(xué)原始數(shù)據(jù)的可靠，以免在系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)導(dǎo)致數(shù)據(jù)整改這類反復(fù)多余的操作[4]。

4.2 加強與院校溝通，個性化定制解決實際問題

各個學(xué)校的實際情況均有所不同，系統(tǒng)公司應(yīng)加強與客戶院校的溝通協(xié)調(diào)，針對各自的實際情況，適當調(diào)整系統(tǒng)的相關(guān)功能。在標準化系統(tǒng)軟件的基礎(chǔ)上，增加部分個性化定制內(nèi)容。

4.3加強培訓(xùn)與管理

教學(xué)是普通高等院校的核心工作，而教務(wù)管理又是一項內(nèi)容復(fù)雜、工作量巨大的任務(wù)，這使院校在制定相關(guān)人員崗位條件時對學(xué)習工作歷程等方面提出了較高要求，并且在錄用之后還需要對教務(wù)管理人員進行系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們可以盡快熟悉教務(wù)系統(tǒng)的運行過程。因為教務(wù)管理工作的專業(yè)性很強，所以需要管理者有很強的責任感。在平時的工作中，教務(wù)管理人員和系統(tǒng)開發(fā)公司需要經(jīng)常進行溝通和討論，共同面對發(fā)生的問題。此外，定期組織教務(wù)管理人員前往軟件開發(fā)公司進行實地參觀交流也是很好的方式。

4.4 加強教務(wù)管理投入，改善系統(tǒng)運行環(huán)境

正方教務(wù)系統(tǒng)，需要以穩(wěn)定高速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及良好的計算機硬件為基礎(chǔ)，才能正常運行。高等院校需要加大在教務(wù)管理方面的經(jīng)濟支出，對維持系統(tǒng)正常運行的網(wǎng)絡(luò)和計算機硬件進行升級改造，確保系統(tǒng)運行的兼容性和高效性[5]。及時對教務(wù)管理系統(tǒng)進行升級，使得它能夠適應(yīng)新的要求。此外，應(yīng)引入專業(yè)能力強的網(wǎng)絡(luò)管理人員，為教務(wù)系統(tǒng)的正常運行提供全面技術(shù)保障。教務(wù)管理任務(wù)重，事務(wù)煩瑣，時常遇到無法解決的問題。系統(tǒng)管理員應(yīng)及時溝通，協(xié)助學(xué)校教務(wù)管理人員解決問題。

5結(jié)語

總體來說，正方教務(wù)管理系統(tǒng)是一款綜合性能優(yōu)異的軟件。對系統(tǒng)來說，由于高校的快速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速升級更新，出現(xiàn)問題很正常，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決，有利于系統(tǒng)更好地使用，也更有活力[6]。因此，從蘇州某高校正方教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用中的問題來看，我們需要軟件開發(fā)方和學(xué)校之間進行緊密合作，多同基層教務(wù)員溝通，因地制宜，優(yōu)化軟件的相關(guān)內(nèi)容。同時需要根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)實情況適當修改，這會使系統(tǒng)更加完善，減少教務(wù)管理人員的工作復(fù)雜性，讓他們能夠?qū)⒆銐虻木ν度氲浇虅?wù)系統(tǒng)的運行與改進之中，以推進教務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、智能化、效率化，從而全面提高高等院校的教學(xué)管理能力，更好地適應(yīng)新時代高校的飛速發(fā)展。

參考文獻：

[1] 沈本焱.教務(wù)管理系統(tǒng)在我校的現(xiàn)狀分析與研究[J].城市地理，2016（24）：214.

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[3] 顧鍵萍，王梅亮.學(xué)分制環(huán)境下正方教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化與完善[J].電腦知識與技術(shù)，2015，11（26）：64-66.

[4] 馮傳蕾.正方教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用問題及對策——以陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（24）：118，120.

[5] 李青，張燕玲.正方教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題及應(yīng)對策略——以保山學(xué)院為例[J].保山學(xué)院學(xué)報，2014，33（2）：84-86.

[6]吳旭. 正方教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題及應(yīng)對策略——以四川航天職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J]. 絲路視野，2017（3）：144.

收稿日期：2021-07-09

作者簡介：沈鐿武（1995—），男，江蘇蘇州人，碩士，蘇州科技大學(xué)教務(wù)處，研究實習員，研究方向為高等教育研究。