漫談乳品企業(yè)采購管理的學問

趙艷豐

（大連交通大學工商管理學院）

近些年，乳制品行業(yè)內的市場競爭越發(fā)激烈。在企業(yè)外部，乳制品廠家之間的價格戰(zhàn)不斷升級，企業(yè)的利潤被逐漸削減；在企業(yè)內部，人力資源成本持續(xù)上升，企業(yè)的組織結構逐漸不能配合行業(yè)快速發(fā)展的腳步?，F(xiàn)階段，廣大乳品企業(yè)只有深入地挖掘自身潛力才能在激烈的市場競爭中脫穎而出。從生產(chǎn)層面來講，原料采購在成本控制、內部業(yè)務單元協(xié)同、上下游供應鏈的戰(zhàn)略合作方面，起到至關重要的作用，所以如何做好采購管理，就成為業(yè)內企業(yè)獲取市場競爭力的有效途徑。本文以Z公司為例來談談乳品企業(yè)在采購管理方面所遇到的問題，并給出相應的解決對策，希望給業(yè)內人士帶來啟示。

Z乳制品有限公司是一家專門研發(fā)乳飲料、固態(tài)乳制品的產(chǎn)銷型企業(yè)，雖然已經(jīng)運營了十幾年，但其公司的采購模式依然比較原始，仍處在與供應商詢比價格簽訂單階段，這與當今乳制品行業(yè)注重供應鏈的利益分享及訂單快速反應的理念背道而馳。這種原始的采購模式已經(jīng)嚴重不能滿足Z公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求，急需變革。

Z公司采購管理存在的問題

通過近一個月調查，筆者對Z公司的經(jīng)營狀況有了深入了解，作為1 家生產(chǎn)研發(fā)系列乳制品的業(yè)內知名廠商，其生產(chǎn)采購模式卻是非常的傳統(tǒng)、原始，即公司一直沿襲著拉動式采購的運作模式，圍繞著確定采購需求、供應商詢價、議價、下訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進行采購日常工作，其并未與現(xiàn)代供應鏈采購相融合，這種粗放式的采購體系已經(jīng)不能跟上行業(yè)發(fā)展步伐，具體問題有如下幾方面。

多品種、小批量的生產(chǎn)模式使采購成本居高不下

Z公司的產(chǎn)品線比較豐富，企業(yè)管理者依據(jù)各種訂單進行牽引，讓各部門進行配合，致使采購管理常進行小批量、多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強度。這同時也對供應商交貨期提出了較為嚴格的時效性要求，造成供應商無法進行相應的預測和配送計劃，同時也會造成供應商多品種、小批量的送貨，使得相關系統(tǒng)成本增加（物流費、倉儲費、倉庫檢查、收料費用等），間接造成采購成本的增加，雙方在其中都沒得到好處，不利于乳品廠商與供應商間的戰(zhàn)略合作。

采購流程模糊，容易滋生腐敗

在走訪調查中筆者發(fā)現(xiàn)，Z公司的采購流程有很多詬病，在營銷部下達采購訂單后，公司采購部人員根據(jù)訂單需求，在SAP系統(tǒng)（一種企業(yè)管理信息系統(tǒng)）導出原料需求，采購員再根據(jù)原料需求與多家供應商議價確定供貨。在整個過程中，其公司的采購分配管理流程非常不清晰，采購分配比例由采購員確定，采購員按照供應商提供的價格、服務、交期等評判標準來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導。

對于乳制品行業(yè)內供應商來說，在自身產(chǎn)品的市場銷量不理想時，他們?yōu)榱朔謹偣潭ǔ杀径坏貌坏蛢r競單，在市場需求量火爆時，供應商則會先滿足于利潤較高的客戶，導致交貨不及時，這對Z公司的生產(chǎn)配套帶來很大影響，同時也傷害雙方戰(zhàn)略合作關系。另外，Z公司并未制定物資采購比例的相關管理辦法，采購員分配訂單權限過大，極易滋生腐敗現(xiàn)象，導致采購員和供應商暗地勾結，謀取私利。

采購信息系統(tǒng)落后

每天早晨，Z公司采購部門的工作人員根據(jù)銷售部下達的生產(chǎn)訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將原料需求導出，針對每個生產(chǎn)訂單，采購員都必須手動制定原料分配表。這對大型的乳制品生產(chǎn)廠商來說，每天都有繁多的生產(chǎn)訂單要下達，采購員必須日復一日重復地做同一件事情，導致采購員整體效率降低，更無從在采購專業(yè)知識方面取得突破。

采購管理的戰(zhàn)略作用被忽視

在市場調查中筆者發(fā)現(xiàn)，很多乳制品企業(yè)的管理者非常重視市場端的銷售工作，將銷售工作推到公司戰(zhàn)略的最高處，但往往忽視采購管理環(huán)節(jié)所帶來的重要影響，他們認為銷售才是企業(yè)的利潤源泉，只要做好了銷售，就能獲得利潤。這些管理者的想法是極其片面的，要知道采購部只要將采購成本下降1%，就可以給公司帶來5%～8%的利潤增加，事實告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采購、研發(fā)、銷售三者是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標最為關鍵的因素，三者缺一不可，只有相互配合，才能發(fā)揮產(chǎn)品在市場上的競爭力，增強公司的盈利能力。

采購管理問題的解決對策

努力推進采購信息化建設

為了提升采購的工作效率，Z公司應積極地完善采購管理信息系統(tǒng)，這樣既能使企業(yè)管理更加科學規(guī)范，同時也為廠商與供應商間搭建了高效、快捷的溝通平臺。

一方面，引入SRM系統(tǒng)。SRM系統(tǒng)（供應商關系管理系統(tǒng)）的作用是通過信息化手段與供應商建立戰(zhàn)略合作關系，重新構建企業(yè)與供應商間新型的管理模式。該軟件能實現(xiàn)訂單管理、排程管理、對賬管理、供應商績效評估四大功能。訂單管理的功能可以實現(xiàn)乳品廠商采購訂單的網(wǎng)上發(fā)布、交流溝通，供應商也可以通過這套信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)采購訂單的確認工作。排程管理功能同樣是將配送指令在網(wǎng)上發(fā)布，并積極指導供應商如何依據(jù)廠商的生產(chǎn)計劃安排進行有序配送。對賬管理功能實現(xiàn)對賬數(shù)據(jù)、發(fā)票入賬情況的網(wǎng)上查詢。供應商績效評估則是對供應商技術能力、質量水平、交貨響應、成本狀況、合同執(zhí)行情況這幾個關鍵方面進行綜合評估，也是對一個時間段雙方合作的情況進行評價，同時也是供應商引入或淘汰的判斷根據(jù)。借助這種先進的信息技術平臺，既節(jié)約了與供應商間的溝通成本、減少了信息傳遞失誤所帶來的損失，也讓信息傳遞更加及時有效。

另一方面，啟用供應商網(wǎng)上報價。在Z公司經(jīng)常出現(xiàn)采購人員將采購價格泄露給供應商的這種情況發(fā)生，而供應商網(wǎng)上報價系統(tǒng)能有效保障供應商在公平的環(huán)境下競爭，打破了傳統(tǒng)的溝通方式，有效杜絕了價格泄露問題。傳統(tǒng)報價主要是通過郵件或傳真的方式參與報價，很可能會出現(xiàn)采購人員將其他原料供應商報價告知行賄供應商，導致不公平競爭。在引入供應商網(wǎng)上報價系統(tǒng)后，采購人員只能在報價結束后才能在系統(tǒng)中查看價格，有效地控制內外部勾結風險，同時提升了乳品企業(yè)的運營效率、縮短了審批流程、降低了采購成本。

對不同類別供應商采取不同的采購策略

在乳制品行業(yè)里，不同類別原料的需求差異性較強，譬如說某些關鍵原料的品質、交期重要，某些原料的價格重要，而有些原料的交期較長等。若對于所有的原料采用同樣的采購思路，必定不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求。

因此，Z公司必須對原料進行分析，明確不同原料的各自特性，根據(jù)這些獨有特性進行分類分級，制定不同的采購策略。Z公司應通過原料的價值量與供給風險兩個維度，可將原料分為杠桿原料、瓶頸原料和關鍵原料三種進行綜合分析。這三種原料在供應商數(shù)量、市場供給的情況、采購金額、采購風險方面都有不同的特點，如表1所示。

對于瓶頸原料的操作策略：主要是控制缺貨帶來的運營風險，在價格方面不做過多要求隨行就市即可，同時加快推進采購部門尋找替代或可操作性方案，定期搜集原料的市場動態(tài)，開發(fā)新供應商，提前與供應商做好需求預測，配置適當安全庫存。

對于關鍵原料的操作策略：主要還是控制原料缺貨及原料跌價帶來的運營風險。抓住對方的利益訴求點，與供應商建立長效的共贏機制并在價格上爭取更大的主動權。

表1 三種原料特點對比表

表2 采購人員績效考核的指標表

對于杠桿原料的操作策略：明確以供應原料的質量、交貨及共同降低成本為主要訴求，保持與供應商緊密的合作關系。由于該類原料的供應商數(shù)量較多，供給情況也不太緊張，可將采購量集中到一家供應商。

完善采購人員的績效考核體系

正所謂“有規(guī)矩才能成方圓”，Z公司應積極地完善采購人員的績效考核體系，通過完善采購人員的績效考核體系，對采購人員實行定量考評。這樣才能避免摻入主觀的感情色彩，客觀地將被考評者與既定的標準進行比較，也有利于針對不同的采購人員在工資、晉升上進行差別對待，激發(fā)出采購人員學習業(yè)務、積極進取的上進心，讓公司采購隊伍能在公平、上進的環(huán)境中逐步得到發(fā)展。其中采購人員績效考核應從兩個維度出發(fā)：采購業(yè)績和供應商管理，表2為具體的績效考核指標。

考核的總得分為各項考核得分相加，Z公司采購部門應每月對采購人員進行考核，年度考核結果根據(jù)月度考核進行加權平均，并按照考核結果進行排序，將考核等級分為A、B、C、D、E五類，其中A級占10%，B級占15%，C級占30%，D級占35%，E級占10%?？荚u結果對采購人員薪資調整、采購人員培訓、獎金發(fā)放提供客觀依據(jù)。

建立S&OP銷售與運營計劃小組

Z公司每年都會產(chǎn)生大量的積壓原料，給企業(yè)經(jīng)營帶來了很大的資金損失。為此，企業(yè)急需成立S&OP（Sales and Operation Plan）銷售與運營計劃小組，更緊密地將各部門連接在一起，重新梳理了銷售與運營間關系，加強各部門間協(xié)同，減少積壓原料的產(chǎn)生。

在具體操作上，Z公司需要征集客戶未來2～3 個月的訂單需求，經(jīng)過詳細地評估后制定銷售計劃并將計劃提交給S&OP小組。隨后，S&OP小組根據(jù)銷售計劃，組織各業(yè)務部門召開聯(lián)席會議，根據(jù)會議議程逐個檢查每項內容，達成一致后確定主生產(chǎn)計劃，采購部門根據(jù)主生產(chǎn)計劃對供應商進行下單采購原料。高效的溝通機制的建立，能有效保證采購部按照計劃進行采購，避免了采購部門自由發(fā)揮進行采購訂單的下達，確保了整個組織在高效的機制中得以良好地運行。

結語

總之，一套完整、可行的采購管理制度能大大提升乳企的運營效率，對企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)、質量保障、供應鏈管理起到極其重要的作用，同時采購活動也是企業(yè)獲取利潤的重要源泉。廣大乳品企業(yè)一定要適時變革原始粗放的采購管理模式，充分利用信息化工具來優(yōu)化企業(yè)流程和制度，將采購人員從日常繁雜的事務性工作中解放出來，著重培養(yǎng)采購人員在業(yè)務領域內的專業(yè)性，提升企業(yè)的市場競爭力。