科學(xué)化檔案管理研究

王嬋

【摘 要】 檔案是在工作會(huì)議和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有保存價(jià)值的記錄的原始記載。檔案的管理和保護(hù)能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展留下有價(jià)值的信息記錄。因此檔案的科學(xué)化管理能夠有效地促進(jìn)管理的高效化和規(guī)范化。本文分析了現(xiàn)階段檔案管理工作的不足，并針對(duì)問(wèn)題提出科學(xué)管理檔案的解決辦法，希望對(duì)檔案管理工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 科學(xué)高效

引言：檔案是最具參考價(jià)值的信息材料，它通過(guò)對(duì)日常工作形態(tài)和相關(guān)大事的記錄來(lái)反映單位在歷史發(fā)展中的真實(shí)實(shí)踐活動(dòng)。檔案的管理工作也是單位日常常規(guī)管理的重要組成部分，只有檔案的管理規(guī)范科學(xué)，才能提高單位管理高效快捷的工作效率。因此在檔案的管理中，要善于發(fā)現(xiàn)管理中的不足加以改進(jìn)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的高效化。

1. 科學(xué)管理檔案工作的重要意義

1.1 為后續(xù)工作提供參考價(jià)值

檔案的管理是單位的重要部門，其中涉及的人事檔案、單位合作協(xié)議以及日常重要會(huì)議等都需要檔案管理人員做好記錄，在管理過(guò)程中要嚴(yán)格保密，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全和準(zhǔn)確。檔案的管理工作為后續(xù)工作提供重要的參考價(jià)值。檔案具有歷史性，只有準(zhǔn)確科學(xué)地做好檔案管理工作，后續(xù)相關(guān)管理工作才能有據(jù)可查。

1.2 是管理工作的重要基石

管理工作包括對(duì)人員及部門事宜的管理，其中對(duì)檔案的管理是最基礎(chǔ)的，可見(jiàn)檔案管理的重要性。檔案中記錄了大量的工作人員基本資料，涉及單位發(fā)展的重要決策和發(fā)展歷史，這些都為單位的日常工作提供重要的參考依據(jù)。單位管理工作的有序開(kāi)展離不開(kāi)檔案中記錄的重要信息資源。同時(shí)檔案記錄也是單位發(fā)展的重要憑證；它能直觀地反映單位日常工作的形式和情況，也是反映單位內(nèi)部管理是否高效的重要參考。因此，檔案管理工作對(duì)于管理工作來(lái)說(shuō)是基礎(chǔ)性的鋪墊。

2. 檔案管理工作中的不足之處

2.1 檔案管理意識(shí)淡薄，管理人員專業(yè)程度不高

單位管理工作的開(kāi)展中，檔案管理沒(méi)有引起足夠重視。很多單位只是注重現(xiàn)階段的發(fā)展，忽略了檔案記錄的重要性，這也使得單位的管理人員對(duì)于檔案管理松懈，無(wú)法為單位的日常管理提供有力的決策參考價(jià)值，影響單位的管理工作。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位很少招收專門的檔案管理人員來(lái)從事檔案管理。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，很多檔案信息都是上傳設(shè)備進(jìn)行永久留檔，但很對(duì)單位的檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且多是其他文職員工兼職檔案管理，對(duì)于檔案的網(wǎng)絡(luò)化操作不熟悉，致使對(duì)于檔案缺乏系統(tǒng)專業(yè)的管理，檔案管理工作不能適應(yīng)現(xiàn)代單位的發(fā)展。

2.2 檔案管理制度不完備

很多單位都設(shè)有檔案管理部門，但是由于單位自身對(duì)檔案的記錄和管理比較松散，只是檔案管理部門難以形成規(guī)范化的檔案管理體系，對(duì)于記錄的檔案資料缺乏整理和歸類。長(zhǎng)此以往，堆積的檔案就會(huì)越來(lái)越多，不加以整理和歸檔，后續(xù)管理查閱將會(huì)十分復(fù)雜和麻煩。沒(méi)有完善的制度體系，日常的檔案管理工作就無(wú)法正常有序地進(jìn)行。很多單位對(duì)于檔案管理還是采用傳統(tǒng)的方式，極易造成檔案的缺失和遺漏，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，降低了管理的效率。

3. 科學(xué)化管理檔案的有效措施

3.1 加強(qiáng)檔案日常管理，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)自身工作的性質(zhì)，要記錄好當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的發(fā)展沿革，注重自身素質(zhì)的提高，不斷加強(qiáng)自身專業(yè)技能提升，以高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求自己。檔案管理人員還需深化對(duì)管理檔案工作的認(rèn)知，有效地促進(jìn)單位管理工作的綜合發(fā)展，為單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供重要的參考依據(jù)和重要憑證。只有檔案管理工作做到位，才能在單位管理中形成良好的基礎(chǔ)作用，有利于日常工作的開(kāi)展。對(duì)于檔案管理人員，可以在不擾亂整體管理工作形式下實(shí)行整頓工作。對(duì)于一些思想陳舊、專業(yè)不匹配的人員進(jìn)行適當(dāng)裁減。而對(duì)于新招的檔案管理人員，相關(guān)部門要嚴(yán)格按照管理的人才培養(yǎng)要求，注意選拔專業(yè)的人才來(lái)充實(shí)機(jī)關(guān)單位薄弱的檔案管理環(huán)節(jié)。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方式，提高單位管理效率

在單位管理層內(nèi)部，要建立并完善相應(yīng)的檔案管理制度，使單位內(nèi)部的檔案管理人員的日常管理工作能在制度體系內(nèi)進(jìn)行。檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作要做到位，不能身居管理職位而不對(duì)檔案進(jìn)行日常的規(guī)整和記錄。在新時(shí)期，檔案管理的日常工作，要借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)創(chuàng)新管理方式，要充分利用技術(shù)來(lái)為檔案管理工作服務(wù)，要將檔案管理工作擴(kuò)大，既包含現(xiàn)階段的檔案管理，還包括對(duì)其他管理工作的有效配合。單位也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，為其提供充足的資金支持和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，使檔案管理科學(xué)化和信息化，有效地服務(wù)于單位管理工作。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，檔案的記載是對(duì)單位所有人事活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)單位管理和決策提供重要的參考價(jià)值。單位要重視檔案管理工作，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)管理技能，完善檔案管理制度，為檔案管理提供有利的制度保障。只有做好檔案管理工作，才能促進(jìn)單位的管理高效化，為單位的未來(lái)發(fā)展做好基礎(chǔ)工作。