提高企業(yè)檔案管理工作效率對策研究

康鵬

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)處理日常事務(wù)的重要組成部分，對于企業(yè)行政職能的發(fā)揮具有重要的作用。在現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作中存在一系列的問題，已經(jīng)嚴(yán)重影響到企業(yè)行政效率的發(fā)揮，所以急需改變這種現(xiàn)狀。首先應(yīng)該提高地方企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)，加大資金的投入力度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)設(shè)施，充分利用現(xiàn)代化的管理理念和管理方式，制定完善的檔案管理制度，并且落到實處。只有全面改善企業(yè)檔案管理工作，才能夠充分的發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，為地方企業(yè)的高效發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞：企業(yè)職能;檔案管理;管理理念;管理方法;效率

在企業(yè)行使職能處理日常事務(wù)的過程中，對于各種業(yè)務(wù)活動以及值得保存的文件，會以檔案的形式保存下來。企業(yè)檔案管理工作不僅是對企業(yè)以往工作的記錄，也為后期的執(zhí)政工作提供了重要的信息和依據(jù)，所以企業(yè)檔案管理工作至關(guān)重要。隨著時代的快速發(fā)展，以前的企業(yè)檔案管理工作以及無法適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需求，急需得到創(chuàng)新和改革，充分利用先進(jìn)的管理理念和管理方法，提高檔案管理的效率。對于當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，然后提出了改進(jìn)的措施，對于提高企業(yè)檔案管理的效率具有重要的意義。

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不夠。

部分地方企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，沒有意識到檔案管理的重要性。從正常的角度來講，企業(yè)的檔案管理應(yīng)該分為絕密、機(jī)密以及秘密等等級來劃分，對于不同保密級別的檔案要給予不同的處理和存放。但是由于缺乏足夠的重視，所以很多地方企業(yè)在檔案管理工作中隨意性較強(qiáng)，檔案的存放沒有分類，隨意堆放，對于檔案的搜集也缺乏科學(xué)性，很多都是依靠口頭敘述以及回憶的方式來整理，缺乏真實性，這是目前地方檔案管理工作中存在的重要問題。

1.2 檔案管理人員不專業(yè)。

企業(yè)檔案管理是一項嚴(yán)肅而認(rèn)真的工作，直接關(guān)系到行政職能的發(fā)揮，所以需要專業(yè)人員來管理檔案。但是由于地方企業(yè)不夠重視檔案管理工作，所以大多數(shù)的檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，有些甚至是以兼職的形式來管理。這就造成了檔案管理工作的效率不高，失去了檔案管理的價值，不利于企業(yè)行政水平的提升。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，管理技術(shù)落后。

由于很多地方企業(yè)的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，所以對于檔案存放的環(huán)境有較高的要求，為了保證紙質(zhì)檔案的保存質(zhì)量，需要檔案室具有防潮、防火、通風(fēng)良好等條件。但是由于重視程度不夠，所以資金投入有限，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，造成很多檔案發(fā)霉、丟失，不利于地方企業(yè)的高效發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的形式下，很多部門的檔案管理工作都已經(jīng)實行了電子化，但是部分地方企業(yè)由于受到資金和技術(shù)條件的限制，還使用紙質(zhì)檔案的保存方式，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的發(fā)展。

1.4 檔案管理制度不完善。

因為企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)處理日常事務(wù)的一部分，所以需要制定嚴(yán)格的管理制度，以科學(xué)的方法對其進(jìn)行管理，從檔案的收集、保管、借閱到存檔等，應(yīng)該建立完善的管理制度。但是很多地方企業(yè)的檔案管理制度不夠完善，有些甚至沒有建立，在檔案的整個管理流程中，并沒有遵照管理制度執(zhí)行，導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。在缺乏檔案管理制度的情況下，導(dǎo)致檔案體系的不健全，很多的檔案記錄不真實、不完整，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，對于企業(yè)正確的行使行政職能造成了很大的困擾。

2 解決企業(yè)檔案管理中存在問題的措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識。

企業(yè)檔案管理工作一項長期而艱巨的任務(wù)，需要得到企業(yè)全體工作人員的高度重視，從思想意識上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，然后才能夠為實際行動提供有利的條件。首先要加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識程度，從根本上解決對檔案管理的輕視、監(jiān)督不到位的現(xiàn)象，讓他們把此項工作列入企業(yè)工作計劃。提升檔案管理者對自己的崗位重視程度，知道自己崗位的特殊性和重要性，更知道自己在此崗位的責(zé)任之重大。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。

企業(yè)的檔案記載著企業(yè)過去重要的工作，是過去重要工作留下的痕跡，所以企業(yè)的檔案管理工作也顯得尤為重要，那么加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，首先讓檔案管理人員知法、懂法，讓檔案管理人員明確自己的業(yè)務(wù)職責(zé)，嚴(yán)格地按照檔案管理的規(guī)章制度要求自己，樹立較強(qiáng)的責(zé)任心和使命感。檔案管理人員都必須持證上崗，專崗專人管理檔案，尤其是在職檔案管理人員的任免與調(diào)動必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查與批準(zhǔn)，杜絕檔案管理工作表面上看是兼并帶實際上是無人管理的混亂狀態(tài)。

2.3 加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

企業(yè)部門應(yīng)該加大資金的投入力度，改善目前的工作現(xiàn)狀，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理設(shè)施。如果要進(jìn)行信息化檔案管理，首先要做好相關(guān)的基礎(chǔ)硬件建設(shè)。在電子信息產(chǎn)品性能提高而價格下降的大潮流下，進(jìn)行檔案管理的硬件建設(shè)相對于傳統(tǒng)方法需要的資源仍舊占有優(yōu)勢。其所需空間較小，但是工作效率較高。在實行檔案信息化管理后，最好使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并相同軟件，這樣不僅易于日常管理，也方便各個部門之間的溝通以及檔案信息交流。傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)量大，差錯率高，效率低，保密性低，使一些人有可趁之危。隨著社會的發(fā)展，信息現(xiàn)代化已攝入我們工作里的各個方面，檔案管理信息化更顯得重要，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達(dá)到信息共享，同時也給企業(yè)的其他工作帶來方便。所以與檔案管理有關(guān)的軟硬件的投入，加強(qiáng)專業(yè)人員的上機(jī)操作水平培訓(xùn)應(yīng)該是刻不容緩的，也只有這樣才真正地體現(xiàn)企業(yè)采購預(yù)算中原則之一的遵循緩、急、輕、重原則。

2.4 完善檔案管理制度的制定與落實。

制度是約束人們行為的準(zhǔn)則，企業(yè)檔案管理制度是檔案管理人員在實際工作中行為依據(jù)，所以檔案管理工作制度制定要詳細(xì)全面，并在實際工作中逐步完善;企業(yè)檔案管理工作的制度落實是管理制度的體現(xiàn)與升華，二者有機(jī)地結(jié)合才能體現(xiàn)科學(xué)管理檔案的意義。監(jiān)督工作對檔案管理工作起到了不可缺少的補(bǔ)充作用。只有制度、落實、監(jiān)督相互制衡相互制約，企業(yè)檔案管理工作才能與現(xiàn)代化的社會發(fā)展相適應(yīng)，才能避免那些企業(yè)檔案管理中不應(yīng)該發(fā)生的亂、丟、霉、篡改現(xiàn)象。

3 結(jié)論

企業(yè)檔案管理工作是單位在生產(chǎn)和社會活動中發(fā)生的真實記錄，以文字、圖像以及聲音的方式被保存起來，以供查閱和考察。這些檔案資料的記錄對于企業(yè)機(jī)關(guān)行使職能，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的作用，要加強(qiáng)檔案管理效率。由于地方的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同，在思想意識領(lǐng)域也存在差異，在企業(yè)檔案管理方面存在一些問題，影響到行政職能的發(fā)揮，要對影響原因進(jìn)行分析，進(jìn)而找出解決問題的方法，對于提高當(dāng)?shù)仄髽I(yè)檔案管理工作會起到積極的促進(jìn)作用。

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