房產(chǎn)檔案信息化管理探討

林春芳

摘要：本文探討了新時(shí)期房產(chǎn)檔案信息化管理的特點(diǎn)，探討了房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀和弊端，以此為基礎(chǔ)研究了房產(chǎn)檔案信息化管理的方法和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;信息化管理;策略

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的特點(diǎn)闡述

第一，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和動(dòng)態(tài)性的結(jié)合。房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的價(jià)、重要目標(biāo)就在于實(shí)現(xiàn)信息即時(shí)傳遞和交流，并建立信息資源共享機(jī)制。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用使得檔案查詢和利用的效率大大提升，檔案管理人員可以足不出戶地進(jìn)行檔案信息的收集、整理、歸檔和移交，大大提升檔案管理工作效率，減少時(shí)間的浪費(fèi)。當(dāng)所有業(yè)務(wù)都在網(wǎng)上完成的時(shí)候，信息的價(jià)值能夠得到最大限度的挖掘。房產(chǎn)檔案形成之后，會(huì)隨著房屋的繼承、贈(zèng)與、買(mǎi)賣而不斷地發(fā)生變化，房地產(chǎn)檔案管理呈現(xiàn)出高度的動(dòng)態(tài)性。

第二，實(shí)現(xiàn)了智能化和圖檔的結(jié)合。信息技術(shù)和移動(dòng)通訊技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案管理呈現(xiàn)出高度的智能性特征。計(jì)算機(jī)軟件、檔案管理app正在快速普及和應(yīng)用，人們可以便捷地在網(wǎng)上進(jìn)行智能化信息檢索和瀏覽，提升工作效率和查詢效果。房產(chǎn)檔案管理可以借著這股東風(fēng)，形成以圖、檔、簿為主的檔案管理體系，這樣智能化應(yīng)用可以和圖檔有機(jī)融合在一起，形成高效的檔案管理工作模式。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

第一，數(shù)字化建設(shè)力度不足。部分單位檔案管理工作停留在原始資料的收集上，僅僅將房產(chǎn)基礎(chǔ)信息錄入到了檔案管理系統(tǒng)，卻沒(méi)有將房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍等資料的掃描信息更新進(jìn)去，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中一直沒(méi)有建成完善的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，使得房產(chǎn)檔案管理呈現(xiàn)出一定的漏洞和弊端。

第二，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。信息技術(shù)和檔案管理工作的融合對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能提出了更高的要求。新時(shí)期檔案管理工作和紙質(zhì)化檔案管理模式有著本質(zhì)區(qū)別，需要檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)操作手段、計(jì)算機(jī)技術(shù)有足夠的把握和了解，房產(chǎn)檔案管理中的時(shí)代特征儼然已經(jīng)成為了一個(gè)新的特點(diǎn)。因此檔案管理人員一方面要具備檔案管理專業(yè)技能和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，另一方面還要熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。當(dāng)前，我國(guó)部分房產(chǎn)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)上表現(xiàn)出力不從心的態(tài)勢(shì)，在工作中遇到問(wèn)題的時(shí)候難以找到有效的解決辦法，不能針對(duì)性地提出解決措施，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的步伐受到阻礙。

第三，管理手段和管理效率有待提升。很多單位都已經(jīng)成立了專屬于自身的檔案管理系統(tǒng)，但是這些檔案管理系統(tǒng)大多是分散的、各自為政的，對(duì)信息統(tǒng)一管理帶來(lái)一定的阻礙和障礙，這樣就導(dǎo)致了在各個(gè)部門(mén)和單位之間需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的審批和審查步驟，極大地影響了房產(chǎn)檔案工作效率。各個(gè)單位對(duì)房產(chǎn)檔案管理的重視程度參差不齊，使得部分單位的房產(chǎn)管理信息化還停留在登記、查閱、存儲(chǔ)層面，并沒(méi)有在數(shù)據(jù)挖掘、信息整合、分析利用上投入足夠的時(shí)間和精力。

三、房產(chǎn)檔案信息化管理的對(duì)策

第一，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)。一方面，要對(duì)原有的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，另一方面則要盡快地實(shí)現(xiàn)對(duì)所有處于管理范圍內(nèi)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的電子掃描，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，構(gòu)建全方位、多角度的檔案管理系統(tǒng)，讓產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)揮更強(qiáng)大的功能，讓實(shí)物影像數(shù)據(jù)庫(kù)能夠彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理上的不足和缺陷，逐步構(gòu)建網(wǎng)上操作、數(shù)據(jù)共享、管理規(guī)范、以圖管房的檔案管理機(jī)制，使得房產(chǎn)檔案管理在存取安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)調(diào)用方便。

第二，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。新時(shí)期檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)包含了專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)多方面的內(nèi)容。為了能適應(yīng)檔案管理工作新的要求，檔案管理人員需要時(shí)刻提升自身理論技能知識(shí)和數(shù)字化操作能力，根據(jù)房產(chǎn)檔案管理信息化趁勢(shì)的特點(diǎn)和檔案規(guī)范管理的要求，努力實(shí)現(xiàn)工作方法、工作手段的創(chuàng)新。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核，將其自主學(xué)習(xí)、主動(dòng)創(chuàng)新的因素納入到考核范圍。

第三，提升工作效率、整合管理系統(tǒng)。各個(gè)單位和部門(mén)之間需要加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)的力度，同時(shí)要將房產(chǎn)登記部門(mén)登記的信息整合成為一個(gè)綜合的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理效率，增強(qiáng)檔案管理手段。信息的整合和數(shù)據(jù)的挖掘讓房產(chǎn)檔案信息的利用效率大幅度提升，讓檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

第四，建立和房產(chǎn)所有人之間的信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。房產(chǎn)檔案信息化管理要將產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理和房產(chǎn)交易結(jié)合在一起，漸漸地將產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)交易、產(chǎn)權(quán)變更、產(chǎn)權(quán)抵押等事項(xiàng)轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)電腦操作上來(lái)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理。一方面，房產(chǎn)所有人可以根據(jù)自身需要?jiǎng)討B(tài)地獲取所需房產(chǎn)信息，另一方面還可以將自身的疑問(wèn)和問(wèn)題留在網(wǎng)頁(yè)上，房產(chǎn)檔案管理人員可以根據(jù)使用者的需求和疑問(wèn)來(lái)針對(duì)性解答，在提升工作效率的同時(shí)提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量。

第五，加大房產(chǎn)檔案安全體系的建設(shè)力度。房產(chǎn)檔案信息管理制度中必須包含安全管理制度，該制度必須能夠覆蓋房產(chǎn)檔案管理的每山個(gè)環(huán)節(jié)，在很大程度上提升房產(chǎn)檔案管理抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。為此，我們需要強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，并將檔案信息化管理的安全防護(hù)職責(zé)落實(shí)到具體的工作崗位和具體的人，進(jìn)而樹(shù)立良好的職業(yè)道德理念，嚴(yán)格地遵守工作崗位要求。同時(shí)，要禁止任何形式的對(duì)操作流程的篡改和省略，將檔案泄露、被盜、被不法利用的可能性降到最低。房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)要配備相應(yīng)的安全技術(shù)和計(jì)算機(jī)檢測(cè)技術(shù)，根據(jù)檔案信息的保密程度來(lái)設(shè)置訪問(wèn)和查看權(quán)限。與此同時(shí)，要做好房產(chǎn)檔案信息管理的備份，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失和被篡改可能帶來(lái)的損失

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