中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制有關(guān)問題及措施

王博 金花玉

一、存貨內(nèi)部控制的概述

（一）中小企業(yè)的內(nèi)涵

中小企業(yè)，是指在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的，人員規(guī)模、經(jīng)營規(guī)模相對較小的企業(yè)，包括中型企業(yè)、小型企業(yè)和微型企業(yè)。

（二）存貨內(nèi)部控制的內(nèi)涵

存貨是企業(yè)日常經(jīng)營中以出售為目的而持有的、在生產(chǎn)活動中所耗用的各項物資。通常情況下，存貨在企業(yè)資產(chǎn)中所占比例通常為40%-60%，因此，存貨內(nèi)部控制在企業(yè)的日常經(jīng)營中就顯得十分重要了。

存貨內(nèi)部控制主要包含兩個部分，一是控制存貨的實物流轉(zhuǎn)程序，按照存貨的來源和去向具體拆分為如采購、驗收、保管、發(fā)出、備案等等的步驟，對每一個步驟設(shè)置其職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容、職責(zé)規(guī)范、追責(zé)及監(jiān)督程序;二是控制存貨的價值流轉(zhuǎn)記錄程序，以財務(wù)部門為核心，在到賬賬相符、賬證相符、賬實相符的基礎(chǔ)上，從原材料的采購、庫管、領(lǐng)用、盤存等方面配合管理層進行相應(yīng)制度的設(shè)計。

（三）存貨內(nèi)部控制的意義

一個企業(yè)存貨的多少體現(xiàn)著一個企業(yè)的運轉(zhuǎn)效率，甚至關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，因此存貨內(nèi)部控制意義非凡：一是可以應(yīng)對市場需求的變化，按照經(jīng)濟規(guī)律、市場走勢實施準(zhǔn)確生產(chǎn)，例如企業(yè)對JIT的學(xué)習(xí)與運用;二是有利于保護或維持企業(yè)現(xiàn)金流的安全，因為大多數(shù)中小企業(yè)的死亡都與現(xiàn)金流斷裂有關(guān);三是加速了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，減少了存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)，使得企業(yè)增加獲利。

二、中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

通過深入的市場調(diào)研與審慎的研究，本文選取了DH鋼鐵有限公司和KW醫(yī)療機械有限公司作為案例，通過對比研究，能夠得到中小企業(yè)的通病。

（一）DH公司與KW公司存貨內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

DH公司存貨內(nèi)部控制包含控制存貨的實物流轉(zhuǎn)程序與控制存貨的價值流轉(zhuǎn)記錄程序。因為該企業(yè)的主營業(yè)務(wù)是鋼材銷售，所以控制存貨的實物流轉(zhuǎn)程序涉及存貨的采購、驗收、存儲、發(fā)出，而控制存貨的價值流轉(zhuǎn)記錄程序主要是依據(jù)財務(wù)部門獲得的收發(fā)憑證，人員報銷費用等與存貨有關(guān)的、記錄在案的單據(jù)為主。

KW公司內(nèi)部控制同樣包含控制存貨的實物流轉(zhuǎn)程序與控制存貨的價值流轉(zhuǎn)記錄程序。該公司負責(zé)心腦血管疾病所需醫(yī)療器械的生產(chǎn)制造，所以控制存貨的實物流轉(zhuǎn)程序與DH公司相比在儲存環(huán)節(jié)之后多了生產(chǎn)環(huán)節(jié)，而在控制存貨的價值流轉(zhuǎn)記錄程序基本一致。

（二）DH公司與KW公司存貨內(nèi)部控制存在的問題

1.存貨內(nèi)部控制環(huán)境

（1）內(nèi)部控制機構(gòu)尚未設(shè)立或無實質(zhì)權(quán)力。DH公司管理的層次主要分為三層，公司是典型的垂直管理結(jié)構(gòu)，未設(shè)立內(nèi)控部門，僅由由部門經(jīng)理行使部分內(nèi)控職權(quán);KW公司采用矩陣制的公司結(jié)構(gòu)，在部門建設(shè)方面相對全面，但在部門權(quán)力方面，內(nèi)控部門基本被架空，形同虛設(shè)。

（2）缺乏橫向監(jiān)督制度。DH公司采購部門除了負責(zé)存貨采購以外，還兼有銷售存貨的任務(wù)，采購經(jīng)理不僅是采購經(jīng)理，還肩負銷售經(jīng)理的責(zé)任，這種狀態(tài)不符合企業(yè)內(nèi)部控制制度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)單獨設(shè)置銷售部門，從而使采購部與銷售部形成相互牽制，相互監(jiān)督的關(guān)系。反觀KW公司，各部門雖然各司其職，但對于關(guān)聯(lián)部門如采購部與生產(chǎn)部，一榮俱榮，一損俱損，兩部門勾結(jié)在一起，無法形成部門間的牽制。

2.存貨流轉(zhuǎn)

（1）存貨采購過量。DH公司存貨采購沒有計劃性，只是根據(jù)行業(yè)狀況來斷定企業(yè)經(jīng)營需要，往往預(yù)先留存大量存貨;KW公司采購渠道狹窄，采購時只多不少，加之存貨訂單訂貨量少，銷售速度較為緩慢，造成了存貨積壓。

（2）存貨存儲體系不健全。DH公司在日常經(jīng)營中缺乏存貨存儲方面的認識。具體來說：一是倉儲設(shè)施投入不足。公司的存貨全部為鋼材，企業(yè)存儲設(shè)施相對簡陋，采取純?nèi)斯す芾淼姆绞?，沒有配備電子化的辦公設(shè)施，防火、防潮等必要全措施設(shè)置相對簡單。對于KW公司來講，倉儲保管人員短缺，庫管人員的工作量較大，而人數(shù)相對較少，不能形成相互監(jiān)督機制，不利于存貨相關(guān)工作的進行。

三、加強存貨內(nèi)部控制的措施

多方研究發(fā)現(xiàn)，綜合上述案例的研究，較大程度上體現(xiàn)了中小企業(yè)所具備的問題，對此，本文列出了中小企業(yè)在改善存貨內(nèi)部控制上的具體措施，以便企業(yè)度過難關(guān)，增強效益。

（一）建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境

公司應(yīng)創(chuàng)建一個符合企業(yè)長遠發(fā)展的企業(yè)文化，讓全體員工從內(nèi)心深處樹立內(nèi)部控制觀念，這有利于企業(yè)內(nèi)部控制的實施與執(zhí)行。

（二）設(shè)置專人對存貨情況進行風(fēng)險評估

企業(yè)面對市場激烈的變化，只依靠個別管理者來判斷并指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營行為具有風(fēng)險性，因此，企業(yè)可以通過聘任首席風(fēng)險官等具有類似功能的人才幫助企業(yè)判斷風(fēng)險走向，以趨利避害。

（三）采取科學(xué)合理的存貨內(nèi)部控制制度

1.存貨的采購控制

（1）采購計劃。存貨的采購必須建立采購的計劃，確保存貨數(shù)量符合日常經(jīng)營行為的需要，避免存貨的積壓、損耗、浪費。

（2）采購合同?？傮w上，在采購計劃的框架下訂立采購合同;具體上，有采購員按照采購合同上的內(nèi)容上計劃采購存貨的類型、規(guī)格、數(shù)量、價格、日期等內(nèi)容嚴格執(zhí)行，不得為簽訂合同而擅自做出超越其職權(quán)的決定。

（3）存貨的驗收和入庫。為了滿足倉儲工作的順利完成，公司應(yīng)當(dāng)增加倉儲人員數(shù)量，按崗位職責(zé)，賦予每個人不同的工作內(nèi)容，保證存貨的采購數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、類型滿足采購合同的內(nèi)容。

（4）對記賬憑證所記載事項進行審核并留痕。財務(wù)部門收到供應(yīng)商提供的發(fā)票后不僅要確認發(fā)票所記載內(nèi)容是否與采購合同相符，還有與倉儲部門所記錄的商品驗收單進行對比，確保真實。

2.存貨的入庫控制

（1）嚴格執(zhí)行驗收程序。庫管人員根據(jù)供貨方提供的供貨清單與其收到的驗收清單相對比，對質(zhì)量合格、種類和規(guī)格符合要求的存貨進行驗收，對于質(zhì)量有瑕疵、規(guī)格與種類不符合驗收清單序列的，應(yīng)及時辦理退貨或索賠，對于超過計劃數(shù)量和時間的存貨一律禁止入庫。

（2）協(xié)商取得供應(yīng)商定時送貨。由于公司倉儲部門工作人員人數(shù)有限，管理工作又各不相同，按時收到存貨有利于工作人員工作任務(wù)的分配。

3.存貨發(fā)出的控制

（1）存貨銷售審批。銷售部門向倉儲部門做出通知要求發(fā)出存貨之前，要得到上級主管人員的簽字以取得發(fā)貨許可，之后倉儲部門收到許可通知書后方可辦理發(fā)出存貨，就發(fā)出存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格填制材料卡片，并經(jīng)材料會計記賬后隨匯總表定期送到財務(wù)部門。

（2）存貨稽核。財務(wù)部門會不定期對倉儲部門的資料管理處進行核查，審核采購單、領(lǐng)料單、核對收發(fā)單據(jù)和庫存臺賬，檢查庫管人員是否按照企業(yè)制度、程序進行收發(fā)存貨。

4.存貨的盤點狀況

倉儲部門要定時定點地完成存貨盤點工作，內(nèi)控部門通過對企業(yè)經(jīng)營活動的監(jiān)控，制定出每月的存儲量。

5.加強存貨的不相容職務(wù)控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨的來源與去向，分別設(shè)立多個職位，職權(quán)各不相同，避免一身兼多職的現(xiàn)象產(chǎn)生。

（四）建立存貨管理的信息溝通制度

企業(yè)推進ERP存貨管理子系統(tǒng)的運用，可以實現(xiàn)存貨采購、存儲、出庫等信息在供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)參與者之間的資源共享，提高了工作效率。

（五）加強存貨內(nèi)部控制的檢查與監(jiān)督

設(shè)置存貨監(jiān)管部門，有了監(jiān)管部門，存貨的管理就擺脫了以往一人獨大的管理狀況，企業(yè)管理體制得到了進一步完善，內(nèi)部控制擁有了組織的保障。

1.內(nèi)控部門不受任何部門管轄

存貨內(nèi)部控制部門對董事會負責(zé)，該部門對存貨的采購、倉儲、出庫有權(quán)進行控制、監(jiān)督和管理。

2.專職內(nèi)部控制工作

（1）制定存貨內(nèi)部控制的方案和計劃，并組織實施。

（2）定期向管理層報告內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，對存在的問題提供建議。

（3）監(jiān)督與存貨相關(guān)的部門內(nèi)控程序的執(zhí)行情況。

（4）根據(jù)內(nèi)部控制程序的變化，及時對員工進行培訓(xùn)。

四、結(jié)語

存貨內(nèi)部控制對企業(yè)經(jīng)營管理者來說具有重大的意義，它的好壞關(guān)乎企業(yè)的運行成本與效率。只有建立科學(xué)的、高效的存貨內(nèi)控制度，全員共同努力，嚴格遵守內(nèi)控制度，存貨的管理水平才能到達一個新臺階;只有借助量身打造的存貨內(nèi)控制度，合理使用內(nèi)部資源，充分利用外部資源，才能使企業(yè)創(chuàng)造更大的價值和效益。（作者單位：山西大華通匯文化交流有限公司、長春工業(yè)大學(xué)）