淺談醫(yī)院檔案的目標(biāo)管理工作對(duì)人事檔案管理的促進(jìn)作用

何曉薇

[摘要] 隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，中國(guó)醫(yī)院的建設(shè)也在朝著規(guī)范化方向快速發(fā)展。人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，人事檔案對(duì)于社會(huì)和企業(yè)來說，關(guān)系重大，它關(guān)系到單位保守檔案秘密，也屬于單位機(jī)密的一部分。因此，醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，并加強(qiáng)人事檔案的管理，及時(shí)研究和解決管理工作中出現(xiàn)的問題，提高人事檔案管理水平，為醫(yī)院人力資源管理工作和發(fā)展提供保障和服務(wù)。加強(qiáng)人事檔案的科學(xué)化管理，以適應(yīng)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，成為醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案;目標(biāo)管理工作;人事檔案;相關(guān)影響

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）03（b）-0194-02

Talking about the Promotion of the Management of Personnel Files by the Target Management of Hospital Archives

HE Xiao-wei

Dandong Health and Health Service Center， Dandong， Liaoning Province， 118000 China

[Abstract] With the continuous development of the economy， the construction of Chinese hospitals is also rapidly developing towards standardization. Personnel file management is an important part of hospital management. Personnel files are of great importance to society and enterprises. It is related to the confidential archives of units and is also part of unit secrets. Therefore， hospital personnel file management personnel should fully recognize the importance of personnel file management， strengthen the management of personnel files， timely research and solve problems in management， improve the management of personnel files， and provide protection and services for the work and development of hospital human resources management. Strengthening the scientific management of personnel files to meet the needs of hospital health development has become an important part of hospital management.

[Key words] Hospital archives; Target management work; Personnel files; Related influences

在醫(yī)院進(jìn)行了檔案目標(biāo)管理的制度后，相信各醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)一直致力于將醫(yī)院檔案管理工作打造成為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。在進(jìn)行檔案室的管理中，根據(jù)檔案的不同，將檔案分為了文書、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、人事等不同的管理類別，并且根據(jù)不同類別的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行了不同的目標(biāo)管理工作。醫(yī)院進(jìn)行檔案室的分類管理，能夠在很大程度上提高醫(yī)院的管理工作效率。

1? 醫(yī)院檔案的目標(biāo)管理工作對(duì)人事檔案的影響

1.1? 檔案管理人員素質(zhì)對(duì)人事檔案的影響

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行醫(yī)院發(fā)展的過程中，始終將醫(yī)院的檔案管理工作放在重要的位置，并且在醫(yī)院的發(fā)展過程中將檔案的管理列入了醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃[1]。特別是在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過程中，建立了檔案管理小組，管理小組組長(zhǎng)一般由院長(zhǎng)直接擔(dān)任，而組員在進(jìn)行選擇的過程中，也是選擇醫(yī)院中責(zé)任心強(qiáng)，具有較強(qiáng)工作能力的人員進(jìn)行擔(dān)當(dāng)。通過檔案管理小組的建立，為全面做好醫(yī)院人事檔案的管理以及收集工作奠定了基礎(chǔ)。

醫(yī)院在對(duì)檔案室進(jìn)行目標(biāo)管理的過程中，也對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了專門的政治業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的作用，不斷提高檔案管理人員自身的工作素質(zhì)，提高檔案管理室的綜合管理水平。而檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)于人事檔案的管理來說至關(guān)重要。

1.2? 醫(yī)院檔案目標(biāo)管理對(duì)人事檔案管理的約束機(jī)制

任何一個(gè)單位在發(fā)展的過程中，都應(yīng)當(dāng)依據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀，制定符合自身發(fā)展的目標(biāo)管理制度，以促進(jìn)發(fā)展。同樣醫(yī)院在發(fā)展的過程中，也有相當(dāng)數(shù)量的目標(biāo)管理制度，其中檔案室的管理也不例外，特別是人事檔案的管理工作，各單位都有相當(dāng)嚴(yán)密的管理體系[2]。醫(yī)院為了使得人事檔案管理人員能夠?qū)n案管理的相應(yīng)制度有相應(yīng)的了解，可以在檔案管理區(qū)域設(shè)置相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度欄，張貼相關(guān)的檔案管理制度，督促檔案管理人員和查閱人員共同嚴(yán)格遵守相關(guān)制度以加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理，確保達(dá)到制度的約束目的。

1.3? 完善檔案管理設(shè)備增強(qiáng)了人事檔案管理的安全性

檔案室的管理不應(yīng)當(dāng)是僅僅依靠人力資源進(jìn)行管理，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案室中所儲(chǔ)存的檔案也越來越多，這些不斷增多的檔案如果單單依靠管理人員可能會(huì)在檔案管理的過程中，造成檔案的損壞或者檔案的丟失。醫(yī)院檔案目標(biāo)管理過程中，應(yīng)根據(jù)人事檔案管理數(shù)量大的特點(diǎn)適當(dāng)增加對(duì)檔案安全防護(hù)措施的投入[3]。首先醫(yī)院的檔案室為了方便人事檔案的查找，設(shè)置檔案室密集架，同時(shí)為了保證醫(yī)院檔案室的安全，在檔案室中也依據(jù)其易于發(fā)生火災(zāi)的特性設(shè)置一些滅火器存放點(diǎn)。這些措施的應(yīng)用既能夠保障檔案室在進(jìn)行檔案管理的過程中不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、損壞的現(xiàn)象，又能夠減少醫(yī)院檔案室意外情況的發(fā)生。適當(dāng)?shù)臍w檔方式促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展

醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大使得醫(yī)院護(hù)理人員的數(shù)量不斷增加，并且在醫(yī)院的發(fā)展過程中，對(duì)于新入職以及離職的醫(yī)護(hù)人員都要進(jìn)行相應(yīng)的人事檔案管理，這樣就在無形中加大了對(duì)于人事檔案管理的難度。隨著醫(yī)院對(duì)于檔案的目標(biāo)管理策略不斷的發(fā)展，醫(yī)院對(duì)于人事檔案的管理也推出了新的檔案管理方式[4]。為了能夠?qū)n案進(jìn)行更好的管理，將不同年份的檔案進(jìn)行不同位置的存放，并且在檔案管理的過程中采取定期進(jìn)行檔案整理的方式，避免在檔案管理的過程中，將不同年份的檔案放錯(cuò)位置，為以后的檔案使用增加難度[5]。同時(shí)這種依據(jù)年度進(jìn)行整理的檔案管理方式，也能夠方便相關(guān)科室對(duì)于檔案的查詢。

2? 檔案室在進(jìn)行管理的過程對(duì)于問題改進(jìn)的措施

2.1? 加強(qiáng)醫(yī)院制度建設(shè)，完善匯編題材

檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，在進(jìn)行管理的過程中難免會(huì)出現(xiàn)較多的問題，這些問題的出現(xiàn)會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案的目標(biāo)管理工作對(duì)于人事檔案管理的促進(jìn)作用，為了能夠更好的促進(jìn)人事檔案管理制度的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理中的不足之處進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。首先，醫(yī)院檔案室在發(fā)展的過程中離不開醫(yī)院相應(yīng)管理制度的支持，所以醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理制度的完善，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展[6]。其次就是在醫(yī)院管理的過程中完善醫(yī)院重要人員對(duì)醫(yī)院影響的編纂工作，醫(yī)院人事檔案的管理，對(duì)于醫(yī)院進(jìn)行相關(guān)人事的調(diào)動(dòng)以及職位人才的選擇具有重要的作用，因此檔案管理部門在對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行記錄的過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的檔案進(jìn)行完整的記錄，避免影響醫(yī)院相關(guān)決定的執(zhí)行[7]。

2.2? 對(duì)于醫(yī)院的檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)

醫(yī)院檔案室關(guān)于人事檔案管理的不足，主要是因?yàn)楣芾砣藛T不具備完善的檔案管理素質(zhì)，這樣就有可能會(huì)使得檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，無法依據(jù)檔案性質(zhì)的不同，進(jìn)行不同性質(zhì)的檔案分類，這種情況就會(huì)嚴(yán)重影響人事檔案的管理，降低醫(yī)院對(duì)于人事檔案的利用效率。為了能夠?qū)@種現(xiàn)狀進(jìn)行一定的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院在檔案日常管理過程中，應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高管理人員對(duì)于人事檔案的管理效率[8]。

2.3? 建立信息化人事管理檔案室

在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，不應(yīng)當(dāng)固步自封，僅滿足于中國(guó)傳統(tǒng)的管理方式，而應(yīng)當(dāng)在人事檔案管理的過程中積極改變自身的管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，使得人事檔案在進(jìn)行管理的過程中能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化?，F(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，眾多人事檔案的轉(zhuǎn)換和相關(guān)項(xiàng)目的添加都可以在計(jì)算機(jī)中完成[9]。如果在檔案室中進(jìn)行必要的數(shù)字化建設(shè)，能夠減少檔案查詢所消耗的時(shí)間，提高人事檔案管理的整體效率。同時(shí)能夠促進(jìn)檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，提高工作效率。

3? 目標(biāo)管理下綜合檔案室對(duì)于人事檔案的作用

檔案室在日常的管理過程中能夠多渠道、多層次的為人事工作提供相應(yīng)的檔案信息。檔案室的性質(zhì)就是檔案的保存以及必要文件的完善，最終被醫(yī)院所利用。醫(yī)院在進(jìn)行檔案目標(biāo)管理過程中形成綜合檔案室管理體系，并且使其成為檔案信息管理的核心。統(tǒng)一的檔案管理使得醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，不必要再進(jìn)行跨科室查詢，減少了不必要的檔案管理麻煩，提高了醫(yī)院人事檔案調(diào)用時(shí)的效率[10]。

4? 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案的管理是醫(yī)院在發(fā)展過程中必須要不斷完善的一個(gè)部分，因?yàn)闄n案的管理能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展提供相應(yīng)的保證。醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行了目標(biāo)管理后，人事檔案的管理變的更加有序，使得醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案的查詢時(shí)效率更高。但是醫(yī)院在對(duì)檔案的管理過程中也出現(xiàn)了眾多的不利于人事檔案管理的現(xiàn)象，例如：檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低、檔案室的信息化建設(shè)水平不高等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)會(huì)嚴(yán)重降低醫(yī)院對(duì)于人事檔案的管理效率，不利于醫(yī)院管理制度的進(jìn)一步發(fā)展，為了解決這種現(xiàn)狀，醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理人員專業(yè)管理素質(zhì)的提升，并且加大資金投入進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，以此來提高醫(yī)院對(duì)于人事檔案的管理。

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