基于PDCA模式的人力資源信息管理系統(tǒng)實(shí)踐助推醫(yī)院精細(xì)化管理

張彤　朱虹　錢玉琪

[摘要] 該文通過(guò)分析人力資源信息管理所面臨的問(wèn)題，以興化市人民醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)為依托，運(yùn)用PDCA循環(huán)方法就人力資源信息管理系統(tǒng)在實(shí)踐中反饋的問(wèn)題進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，將精細(xì)化的要求逐漸貫徹在各個(gè)環(huán)節(jié)之中，促進(jìn)人力資源管理規(guī)范化、信息化，從而助推醫(yī)院精細(xì)化管理。

[關(guān)鍵詞] PDCA循環(huán);人力資源信息管理系統(tǒng);精細(xì)化管理

[中圖分類號(hào)] R197.34 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）03（a）-0089-04

Human Resource Information Management System Practice Based on PDCA Mode Promoting Hospital Refined Management

ZHANG Tong， ZHU Hong， QIAN Yu-qi

Xinghua People's Hospital， Xinghua， Jiangsu Province， 225700 China

[Abstract] This paper analyzes the problems faced by human resources information management， and relies on the construction of human resources information management system platform of Xinghua People's Hospital. The PDCA circulation method is used to continuously improve the feedback of human resources information management system in practice. The requirements of refinement will be gradually implemented in all links to promote the standardization and informationization of human resources management， thus promoting the refined management of hospitals.

[Key words] PDCA cycle; Human resource information management system; Refined management

隨著醫(yī)療體制再造，醫(yī)院管理由過(guò)去粗放型管理模式逐步向精細(xì)化管理邁進(jìn)。人力是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要因素，是醫(yī)院管理的核心內(nèi)容，該院現(xiàn)行的人力資源管理流程已經(jīng)初步規(guī)范，但仍留有傳統(tǒng)人事的管理痕跡。從醫(yī)院總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃來(lái)看，信息化程度正是人力資源管理工作進(jìn)一步開展的薄弱環(huán)節(jié)，面對(duì)當(dāng)前現(xiàn)狀醫(yī)院管理者以此為契機(jī)，將信息技術(shù)引入到人力資源管理中，構(gòu)建人力資源信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，以信息技術(shù)作為驅(qū)動(dòng)力探索人力資源精細(xì)化管理，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的精細(xì)化管理[1]。

1? PDCA循環(huán)方法

①美國(guó)質(zhì)量管理學(xué)家戴明（W.EdwardsDeming）根據(jù)管理工作中的客觀規(guī)律總結(jié)出來(lái)的PDCA循環(huán)，由計(jì)劃（P）、實(shí)施（D）、檢查（C）、處理（A）組成的管理周期反復(fù)循環(huán)，是對(duì)持續(xù)改進(jìn)、階梯式上升的科學(xué)總結(jié)[2]。

②人力資源信息管理系統(tǒng)PDCA循環(huán)模型，如圖1 所示。

2? 制定人力資信息管理系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃（P階段）

2.1? 醫(yī)院人力資源信息管理存在的主要問(wèn)題

2.1.1 醫(yī)院人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確? 醫(yī)務(wù)工作人員不斷擴(kuò)招，不同科室、部門人員流動(dòng)較大。人員分類卻沒(méi)有統(tǒng)一劃分標(biāo)準(zhǔn)，員工個(gè)人信息錯(cuò)錄、漏錄情況較多，這些都增加了醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)信息管理的難度，導(dǎo)致人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

2.1.2 人員數(shù)據(jù)處理以靜態(tài)為主? 人員數(shù)據(jù)信息主要以Excel形式儲(chǔ)存，其他部門對(duì)數(shù)據(jù)修改更新，人力資源部的數(shù)據(jù)不卻能聯(lián)動(dòng)變化。靜態(tài)處理數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確反映人員變動(dòng)情況，不能有效地對(duì)人力資源各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，管理工作缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

2.1.3 科室人員流動(dòng)、考勤上報(bào)問(wèn)題? 近年來(lái)醫(yī)院新進(jìn)人員、進(jìn)修實(shí)習(xí)人員不斷增多，其中多數(shù)人員都需要輪轉(zhuǎn)科室，人力資源部不能及時(shí)掌握醫(yī)院人員動(dòng)態(tài)，不能對(duì)科室人員做出合理的調(diào)動(dòng)及配置。

醫(yī)院考勤模式是各部門于每個(gè)月月底填報(bào)考勤數(shù)據(jù)通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)送到人力資源管理部門，再由人力資源管理專員匯總，結(jié)合工資、獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)核發(fā)待遇，這種考勤方式降低了工作效率也易出錯(cuò)。

2.1.4 人力資源管理子模塊功能未整合? 目前關(guān)于人力資源部的相關(guān)信息系統(tǒng)，如工資核算系統(tǒng)、職稱崗位系統(tǒng)、績(jī)效考核模塊都是相互獨(dú)立、系統(tǒng)分離。各子系統(tǒng)相互不兼容，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)口徑多樣化，經(jīng)常重復(fù)手工錄入，導(dǎo)出數(shù)據(jù)格式不一致，信息化效率低下嚴(yán)重影響了人力資源管理整體功能的發(fā)揮。

2.2? 總體實(shí)施計(jì)劃

根據(jù)以上人力資源信息管理存在的問(wèn)題，興化市人民醫(yī)院自主研發(fā)并構(gòu)建了具有針對(duì)性和操作性的人力資源信息管理系統(tǒng)。

①?gòu)拈L(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展視角將人力資源管理信息系統(tǒng)建立分為4個(gè)階段，如圖2所示。

②因人力資源信息管理系統(tǒng)目前還處于試用、探索、完善階段，在實(shí)踐過(guò)程中將系統(tǒng)建設(shè)的著力點(diǎn)放于前3個(gè)階段：資料庫(kù)階段、獨(dú)立功能階段、功能整合階段。以實(shí)現(xiàn)人力資源管理系統(tǒng)的功能整合為基礎(chǔ)，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合[3]。

③人力資源信息管理系統(tǒng)平臺(tái)初步計(jì)劃構(gòu)建框架，如圖3所示。

3? 人力資源信息管理系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀（D階段）

3.1? 建立精細(xì)化的數(shù)據(jù)信息庫(kù)

3.1.1 收集人員基本信息? 從粗放型數(shù)據(jù)收集向精細(xì)型數(shù)據(jù)收集轉(zhuǎn)變，不再局限于人事管理事務(wù)中某一方面的信息收集，而是從學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱情況、繼續(xù)教育、論文、獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目、年度考核、個(gè)人薪資等多個(gè)方面收集整理信息。

3.1.2 建立標(biāo)準(zhǔn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)? 由于人員基數(shù)過(guò)大、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成信息零亂現(xiàn)象。各部門有獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，同一個(gè)名稱有不同的叫法，如南京醫(yī)科大學(xué)又叫南醫(yī)大。我們將所有的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總篩選，參照通用標(biāo)準(zhǔn)建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)字典，形成規(guī)范的人員信息庫(kù)。這全面提高基礎(chǔ)性信準(zhǔn)確率，縮短信息傳遞鏈條。

3.2? 人員信息更新維護(hù)

系統(tǒng)初次錄入原始數(shù)據(jù)，按照規(guī)范格式統(tǒng)一導(dǎo)入，在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時(shí)，亦可省去大量信息錄入的工作量。后期信息數(shù)據(jù)的維護(hù)，主要以個(gè)人填寫信息、人力資源部統(tǒng)一審核方式為主。開通員工自助登錄平臺(tái)，設(shè)置員工權(quán)限自助修改更新信息，相比于傳統(tǒng)單向的人員信息管理模式保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。

后期將在人員基礎(chǔ)信息中加入上傳相關(guān)證明材料掃描件的窗口，逐漸將紙質(zhì)化材料轉(zhuǎn)為電子檔材料備案。

3.3? 科室人員調(diào)轉(zhuǎn)模塊

通過(guò)分配賬號(hào)與設(shè)置權(quán)限，將科室人員輪轉(zhuǎn)調(diào)配權(quán)限分配給各部門，部門根據(jù)當(dāng)月人員流動(dòng)情況在系統(tǒng)中進(jìn)行科室的人員調(diào)轉(zhuǎn)，這種方式打破了以往信息靜態(tài)管理的弊端，實(shí)現(xiàn)人員動(dòng)態(tài)管理[4]。

3.4? 人員考勤模塊

對(duì)各部門考勤員開放權(quán)限，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端直接登錄人力資源信息管理系統(tǒng)，填報(bào)科室內(nèi)部人員出勤情況。人力資源管理部當(dāng)月月底在系統(tǒng)上直接審批，系統(tǒng)自動(dòng)匯總考勤報(bào)告用于工資獎(jiǎng)金發(fā)放、員工出勤率考核等工作。

計(jì)劃在人力資源信息管理系統(tǒng)開發(fā)第二階段擴(kuò)展考勤模塊功能，添加值班、休假、事假等信息的登記統(tǒng)計(jì)模塊，建立自動(dòng)銷假報(bào)警功能[5]。

3.5? 績(jī)效考核模塊

在績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)中將定量指標(biāo)與定性指標(biāo)相結(jié)合，兼顧員工的行為表現(xiàn)、工作成果，再根據(jù)工作重點(diǎn)、難度，設(shè)置不同的權(quán)重[6]。系統(tǒng)從以下5個(gè)方面進(jìn)行上報(bào)考核：手術(shù)、工作質(zhì)量、工作量、工作強(qiáng)度、行為規(guī)范，如圖4所示。在考慮了工作量、工作強(qiáng)度、工作質(zhì)量等硬性指標(biāo)的同時(shí)，又將醫(yī)務(wù)工作人員醫(yī)德行為納入核心指標(biāo)，每季度由人力資源部與院黨委辦公室聯(lián)合進(jìn)行考察。

通過(guò)信息系統(tǒng)上報(bào)方式，縮短了績(jī)效考核的周期，由過(guò)去的季度考核變?yōu)樵露瓤己?。科室?fù)責(zé)人也逐步轉(zhuǎn)換觀念，變被動(dòng)考核為主動(dòng)考核，主動(dòng)對(duì)照考核標(biāo)準(zhǔn)糾偏改錯(cuò)，讓績(jī)效考核真正幫助員工改進(jìn)工作。

3.6? 人員統(tǒng)計(jì)查詢、圖表模塊

登入人力資源信息管理系統(tǒng)可以進(jìn)行個(gè)人信息數(shù)據(jù)的整體瀏覽，也可根據(jù)需要信息篩選導(dǎo)出。系統(tǒng)可以根據(jù)性別、學(xué)歷、職稱、科室等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)生成簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、圖表分析。

4? 人力資源信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的反饋意見(jiàn)（C階段）

人力資源信息系統(tǒng)試運(yùn)行一段時(shí)間后，該院對(duì)平時(shí)接觸系統(tǒng)較多的128名工作人員進(jìn)行了使用訪問(wèn)，系統(tǒng)運(yùn)行反饋表現(xiàn)如下。

4.1? 人力資源信息錄入評(píng)分機(jī)制缺失

信息數(shù)據(jù)的錄入更新是人力資源信息系統(tǒng)良好運(yùn)行的基礎(chǔ)。在建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)階段，頻繁出現(xiàn)不報(bào)、延遲上報(bào)的情況，在后期數(shù)據(jù)維護(hù)階段此類現(xiàn)象依然嚴(yán)重，加大人力資源管理系統(tǒng)建立的工作難度嚴(yán)重拖后工作進(jìn)度。缺乏機(jī)制對(duì)不報(bào)、遲報(bào)、漏報(bào)人員進(jìn)行約束。

4.2? 數(shù)據(jù)信息沒(méi)有形成結(jié)構(gòu)化

目前醫(yī)院人力資源信息共享是通過(guò)分配賬號(hào)與設(shè)置權(quán)限，醫(yī)務(wù)部、科教科、護(hù)理部、財(cái)務(wù)部等部門均可自行登陸系統(tǒng)管理相應(yīng)模塊人員信息，暫時(shí)解決信息共享問(wèn)題。但在實(shí)際工作中把某個(gè)工作人員的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行完整挖掘和展現(xiàn)，需要多個(gè)界面整合分散在不同的系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，各系統(tǒng)間缺乏有機(jī)整合，不利于從戰(zhàn)略高度進(jìn)行人力資源的全面管理。

4.3? 人力資源信息分析決策功能薄弱

分析決策功能可以充分利用大量的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行在線分析處理，有效幫助決策者提高決策水平和質(zhì)量。目前的人力資源部信息管理系統(tǒng)可以根據(jù)簡(jiǎn)單的人員數(shù)據(jù)信息，形成條形圖、餅圖表，但這離完成系統(tǒng)信息分析決策功能還有很大差距。

4.4? 數(shù)據(jù)輸出功能單一

人力資源部每年有大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表需要上報(bào)，但人力資源信息系統(tǒng)中只能導(dǎo)出簡(jiǎn)單的人員信息電子表，還需通過(guò)逐項(xiàng)統(tǒng)計(jì)匯總才能上報(bào)，耗費(fèi)人力時(shí)間。信息數(shù)據(jù)利用率不高，降低了工作效率。

5? 人力資源信息管理系統(tǒng)持續(xù)改進(jìn)（A階段）

結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，將使用人力資源信息系統(tǒng)的反饋意見(jiàn)與信息科對(duì)接，根據(jù)系統(tǒng)可操作性進(jìn)行模塊調(diào)整與功能添加，做好人力資源信息管理系統(tǒng)持續(xù)改進(jìn)工作，同時(shí)將未解決的問(wèn)題或者新出現(xiàn)的問(wèn)題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)。

5.1? 建立人力資源信息錄入評(píng)分機(jī)制

計(jì)劃建立人力資源信息錄入評(píng)分系統(tǒng)，按照個(gè)人填寫信息得分標(biāo)準(zhǔn)分為“填寫是否為正常值域”和“填寫是否審核通過(guò)”兩個(gè)部分，并將員工填寫信息的考評(píng)得分作為個(gè)人考核的一部分，激勵(lì)員工按時(shí)完成基礎(chǔ)信息的錄入工作。

5.2? 打造信息集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交換

信息集成平臺(tái)的建立可以解決數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化問(wèn)題。如財(cái)務(wù)部門需要對(duì)醫(yī)院成本進(jìn)行分析，需要人員薪資、人力成本等數(shù)據(jù);人力資源部在薪酬管理方面需要與財(cái)務(wù)科、審計(jì)科配合。信息集成平臺(tái)的建立可以使人力資源信息管理系統(tǒng)與多部門管理系統(tǒng)部分模塊相互關(guān)聯(lián)，通過(guò)局域網(wǎng)以實(shí)現(xiàn)有關(guān)數(shù)據(jù)的共享與交換[7]。

5.3? 擴(kuò)展人力資源信息分析決策功能

能夠根據(jù)往年退休人員、可控因素離職人員，預(yù)測(cè)醫(yī)院未來(lái)人員流失數(shù)據(jù)。依據(jù)科室人員流動(dòng)情況及各部門工作強(qiáng)度、工作質(zhì)量的變化趨勢(shì)等情況分析，為人力資源需求預(yù)測(cè)提供數(shù)據(jù)支持。自動(dòng)生成科室人員配置合理性數(shù)據(jù)報(bào)表，為管理者分析決策提供有效依據(jù)。

5.4? 提高數(shù)據(jù)輸出功能

加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸出功能模塊建設(shè)，形成多途徑多式樣輸出功能。系統(tǒng)能夠根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)生成報(bào)表，滿足上級(jí)主管部門不同形式的報(bào)表要求。從數(shù)據(jù)庫(kù)提煉生成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、圖形分析可導(dǎo)出再次利用，只有加強(qiáng)數(shù)據(jù)的輸出功能才能充分發(fā)揮出人力資源數(shù)據(jù)信息庫(kù)的作用。

6? 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)該院自主研發(fā)人力資源信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)用，不僅提高了醫(yī)院人力資源管理日常工作的效率，也實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息化與精細(xì)化的同步運(yùn)行。醫(yī)院精細(xì)化管理不是一蹴而就的事情，也不是通過(guò)某一部門的精細(xì)化管理就能完成的，它必然是依靠多部門聯(lián)合協(xié)作形成完整的精細(xì)化管理體系，應(yīng)遵循PDCA循環(huán)的理念，“苦練內(nèi)功，持續(xù)改進(jìn)”，才是醫(yī)院贏得發(fā)展的有效途徑，也才能真正將醫(yī)院精細(xì)化管理落到實(shí)處。

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