醫(yī)院科研檔案的保密管理

[摘要] 醫(yī)院科研檔案是科研人員從事科學研究過程中形成的具有保存價值的原始記錄材料，是科研活動的真實記錄和反映，也是其智慧和汗水的結晶。它蘊含了科研人員具有知識產權的新技術、新發(fā)明、新思路、新經驗等創(chuàng)新性的科研信息，對醫(yī)院不斷提升診療和科研水平、確保其在醫(yī)學某些研究領域的優(yōu)勢地位等方面均起到重要作用。因此，要加強醫(yī)院科研檔案的保密管理，處理好科研檔案保密和開發(fā)利用的平衡關系，切實發(fā)揮好科研檔案的積極作用，從而推動醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展。該文對目前醫(yī)院科研檔案保密管理中存在的問題和安全隱患進行了分析，并提出做好醫(yī)院科研檔案保密管理的具體應對措施。

[關鍵詞] 醫(yī)院;科研檔案;檔案管理;保密;策略

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）02（c）-0119-04

Confidential Management of Hospital Scientific Research Files

PAN Xiao-hui

The First People's Hospital of Yunnan Province/Kunming University of Science and Technology， Kunming， Yunnan Province， 650032 China

[Abstract] The research archives of hospitals are the original record materials with preservation value formed by scientific researchers in the process of scientific research. They are the true records and reflections of scientific research activities， and also the crystallization of their wisdom and sweat. It contains innovative scientific research information such as new technologies， new inventions， new ideas， and new experiences of scientific research personnel. It is constantly improving the level of diagnosis and treatment and research， and ensuring its superior position in certain medical fields. Therefore， it is necessary to strengthen the confidential management of hospital scientific research files， handle the balance between scientific research archives confidentiality and development and utilization， and effectively play the positive role of scientific research archives， so as to promote the healthy and sustainable development of hospitals. This paper analyzes the existing problems and hidden dangers in the confidential management of hospital scientific research files， and puts forward specific countermeasures for the confidential management of hospital scientific research files.

[Key words] Hospital; Scientific research archives; File management; Confidentiality; Strategy

醫(yī)院科研檔案作為醫(yī)學科技知識的載體，是醫(yī)院全部檔案的重要組成部分。它是醫(yī)院科研人員從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科學研究活動的真實記錄和反映，也是科研人員智慧和汗水的結晶[1]。它集中體現了科研人員在從事科學研究過程中形成的具有自主知識產權的新技術、新發(fā)明、新思路、新經驗、新成果、高新技術專利等科研信息，對本單位科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定、為本單位制定科技決策、規(guī)劃發(fā)展方向及總體目標、加強和促進本單位學科建設、人才培養(yǎng)以及確保其在醫(yī)學某些研究領域的優(yōu)勢地位等核心競爭力培育方面都發(fā)揮了重要作用[2-3]。因此，確保醫(yī)院科研檔案的信息安全，維護科研人員知識產權和本單位的切身利益，以促進其提升醫(yī)療技術水平和加快醫(yī)學學科健康、可持續(xù)發(fā)展，在科研檔案得到充分、合理利用的前提下，加強醫(yī)院科研檔案的保密管理具有十分重要的意義。

1? 目前醫(yī)院科研檔案保密管理中存在的問題

1.1? 保密意識淡薄

在醫(yī)院內部，由于部分領導、科研檔案管理人員和科研人員對保密管理的重要性缺乏正確的認識，因此放松了對科研檔案信息安全隱患的警惕，容易造成失泄密事件的發(fā)生，以致損害本單位的正常利益，具體表現在：①醫(yī)院部分領導對科研檔案保密管理不夠重視，在科研管理方面多強調立項率、項目級別、經費資助額度與成果產量、成果級別等，不注重科研檔案所蘊含的高新技術成果轉化所帶來的經濟效益和社會效益[4]。在提供利用過程中，無償提供給應用單位或部門，且不簽署保密協議，而這些單位或部門因為是無償獲取到這些新技術、新經驗、新方法等，不會引起足夠的重視和保護，因此造成高新技術成果的隨意流失[5];②部分科研檔案管理人員由于每天忙于檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，對經手的科研檔案信息見多不怪、習以為常，在認識上會產生職業(yè)倦怠，放松對其的高度重視，疏于保密，因而對科研檔案信息的安全保管和利用埋下隱患[6];③醫(yī)院對科研人員制定了考核標準，將科研立項數、立項級別、獲成果數量和級別等與個人職稱晉升、崗位競聘、評優(yōu)評先掛鉤。因此部分科研人員只把申報項目、寫文章、報獎、評職稱放在第一位，缺乏對科研項目全周期材料的歸檔和保密意識，不注重科研信息資料的收集、整理，或延遲甚至不交相關科研資料，因此造成檔案材料的不完整、散落失控而致失密、泄密事件發(fā)生;還有部分科研人員在發(fā)表文章時，詳細描述關鍵技術的研究過程、方法，不分場合、不分對象地談論科研設計和初步進展、在國內外學術技術交流活動中毫無保留的詳細講述研究思路、實驗設計和研究成果等等，這些都會在無意間泄露本人和單位的核心醫(yī)學機密。

1.2? 保密制度不健全

醫(yī)院沒有建立健全有關科研檔案保密管理的制度及辦法，管理體系待完善，以致科研檔案保密管理落實力度不夠：①雖然建立了《醫(yī)院科研檔案管理辦法》，但有關保密方面的內容編制不具體、不完善，缺乏可實施性;②沒有建立科研檔案查借閱分級管理制度、科研成果轉化管理制度、科研檔案管理人員保密工作職責以及相關的激勵、監(jiān)管和獎懲機制，使得科研檔案保密管理不規(guī)范：科研人員未能及時、完整地提交歸檔材料或未能及時歸還借閱的檔案材料，均使重要科研信息有散落、遺失以致失密、泄密的可能;科研檔案管理人員未能嚴格按照規(guī)章制度履行保密工作職責，工作流于形式，使得檔案信息泄露，造成重要科研成果被他人復制拷貝、實驗設計方案和科研數據遭到剽竊、重復發(fā)表學術論文和申報成果專利等一系列科研不端行為的發(fā)生。

1.3? 科研檔案管理人員素質有待提高

醫(yī)學科研檔案多依據基礎醫(yī)學和臨床醫(yī)學的專業(yè)不同來進行科研信息材料的收集、整理和歸檔，體現其專業(yè)性特征;同時醫(yī)學科研活動又是一項復雜的研究工作，一些重大的科研項目往往需要多個交叉學科和邊緣學科聯合攻關，因此又體現出學科交叉綜合的特征;近年來，隨著醫(yī)學科學研究的進步，外文科研檔案也逐年增多[7]。因此，醫(yī)院科研檔案管理對管理人員有較高的要求，除了具備較強的政治素質、檔案專業(yè)知識和熟悉保密管理法律法規(guī)外，還需要掌握一定的醫(yī)學專業(yè)知識、計算機信息網絡知識和外語水平。然而目前，多數科研檔案管理人員資歷水平較低、專業(yè)知識水平不高，不能對科研資料進行完整的收集和準確的分類歸檔;同時在工作中缺乏積極主動性和責任感，對科研檔案的保密和開放利用界限辨別不清：一方面，管理工作謹小慎微，將科研檔案束之高閣，保而不用，使得大量有價值的科研檔案失去其應有的價值，造成資源浪費;另一方面，又疏于對科研檔案的保密管理，無時間、地點、范圍限制地提供利用服務，導致大量科研信息泄露，繼而損害科研人員和本單位的切身利益。上述問題的存在，均使科研檔案的保密管理難以正常開展。

1.4? 信息網絡時代，保密管理防范失泄密能力較弱

醫(yī)院科研檔案管理的信息化、數字化和利用網絡化已成為檔案管理的必然趨勢。然而信息話、網絡化是一把“雙刃劍”，一方面大大提高了科研檔案管理的工作效率，實現檔案信息資源利用的最大化;另一方面，由于網絡的開放和共享的特征，決定了網絡信息的脆弱性。

科研檔案信息在網絡上傳輸，容易被中介站點攔截、讀取甚至受到病毒的侵襲和破壞;以計算機硬盤、軟盤、磁盤、光盤等磁性材料為載體的電子文件，如不采取訪問控制、數據加密等有效措施，也會導致電子文件被復制、篡改、破壞或丟失[8]。

2? 加強醫(yī)院科研檔案保密管理的對策

科研檔案管理的最終目的是利用，以實現科研檔案應有的價值;加強保密管理，確?？蒲袡n案信息的安全性和完整性，也是為了更好地提供利用服務。檔案利用是目的，保密措施是手段，保密工作固然重要，但是利用價值更具有現實意義，因此兩者是對立統(tǒng)一的辯證關系。一方面要提高醫(yī)院科研檔案的利用率，為醫(yī)院規(guī)劃決策、確保其在某些研究領域的優(yōu)勢地位等核心競爭力培育方面發(fā)揮重要作用;另一方面，科研檔案信息又是有時間、地點、范圍限制的利用，在提供利用服務時，要嚴格執(zhí)行保密管理的規(guī)章制度，以防止檔案信息的丟失和泄密，從而損害科研人員和本單位的切實利益。因此，正確處理保密和利用的關系，使科研檔案真正發(fā)揮科研價值，體現經濟效益和社會效益，規(guī)避科研成果外泄問題的出現，應采取合理、可行的保密管理對策，具體如下。

2.1? 加強宣傳和教育工作，增強保密管理意識

對一個單位來講，在競爭日趨激烈的環(huán)境中，誰掌握了有價值的信息、技術和管理經驗，誰就能在競爭中占有優(yōu)勢地位，立足長遠發(fā)展。如果泄密、失密，損失可能是無法估量甚至是致命的。保密宣傳教育工作是筑牢思想防線的基礎工作，加強保密宣傳教育是做好科研檔案保密管理的必要手段。因此，應重點加強對各級領導、科研檔案管理人員和科研人員的保密宣傳教育，如深入開展以科普科研檔案保密管理法律法規(guī)常識為主要宣講內容的宣傳活動;組織學習《檔案法》《保密法》《科學技術保密規(guī)定》《知識產權法》等各項規(guī)章制度;舉辦保密知識和失泄密案例教育講座;觀看失泄密警示教育電影等等，以此不斷增強科研檔案管理層和科研人員的保密自覺性和責任感，提高對檔案信息失泄密的防范能力，在工作中始終保持清醒的頭腦，并嚴格遵守科研檔案保密管理的各項規(guī)章制度，以此確保在科研檔案信息安全的前提下為科學研究提供有效的利用服務。

2.2? 建立健全保密管理規(guī)章制度

建立完善的科研檔案保密管理規(guī)章制度會使保密管理工作的各個環(huán)節(jié)有章可循，有制可依，從而實現保密管理的標準化、規(guī)范化，它也是強化科研檔案保密管理的前提和基礎：①醫(yī)院應依據國家《檔案法》《保密法》《科學技術保密規(guī)定》《知識產權法》等法律法規(guī)建立健全適合本單位實際情況的《科研檔案管理辦法》《科研檔案保密工作制度》《科研檔案庫房管理制度》《科研檔案利用制度》《科研成果轉化管理辦法》《科研檔案管理人員工作職責》等等規(guī)章制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查借閱利用、科研成果轉化等每個環(huán)節(jié)的工作流程和工作制度都做出明確規(guī)定;并且明確崗位職責，使科研檔案的保密管理責任到崗、到人;②建立檢查制度，不定期對科研檔案保密管理的各個環(huán)節(jié)進行安全專項檢查，通過檢查，及時發(fā)現安全隱患并督促整改，及時堵塞失泄密渠道。③建立激勵和獎懲制度，對認真履行科研檔案保密管理崗位職責，工作中表現突出的人員給予績效上的肯定，并在職稱晉升、崗位競聘、評優(yōu)評先等活動中優(yōu)先考慮;而對于工作中出現較大失誤，以致損害科研人員和本單位切實利益的人員，則給予通報批評及相應的處罰，以此提高科研檔案管理層和科研人員的積極性、敬畏心和責任感。④建立科研誠信制度，將其與保密管理制度相結合，以此規(guī)范學術道德和學術行為，防止因偽造、篡改他人科研數據、抄襲科研設計方案和內容、剽竊他人學術成果等一系列科研不端行為的發(fā)生。⑤制定合作協議制度：在與國內外其他機構科研人員開展合作研究時，務必簽署科研合作協議，以此規(guī)范雙方的合作行為。協議中應就項目成果，如論文、論著、專利、關鍵核心技術，以及由此帶來的經濟效益和社會效益等確定各自享有比例，并在協議中就應屬保密的研究內容、數據和成果等明確雙方的保密義務和責任，以此防范失泄密事件的發(fā)生[9]。

2.3? 提升科研檔案管理人員的保密素質

完善的保密規(guī)章制度最終落實到人員的執(zhí)行上。醫(yī)院科研檔案管理人員是科研檔案保密與利用管理的執(zhí)行者和主要參與者，對檔案材料的安全性與完整性負有直接的責任，同時對科研檔案利用工作的效率和效果也有直接的影響。因此，科研檔案管理人員要不斷提升自身的政治素質和業(yè)務素質：在工作中，要始終保持正確的政治方向，樹立全心全意服務的政治態(tài)度，要具備較強的事業(yè)心、責任感、較強的保密意識和嚴謹細致的工作作風;要加強對業(yè)務管理新知識、新理論、新技術的學習，除具備檔案學、管理學方面的知識，還需要掌握一定的醫(yī)學方面知識、計算機信息網絡知識和一定級別的外語;科研檔案管理人員只有不斷提升自身的保密素質，才能堅持“在保密的前提下開展利用”“在利用的基礎上加以保密”的工作方針，做到保、用結合[10]，正確處理好保密和利用的關系，更好地識別和防范失泄密事件的發(fā)生，從而實現醫(yī)院科研檔案的合理利用和開發(fā)。

2.4? 加強科研檔案信息網絡系統(tǒng)的保密管理

醫(yī)院科研檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，一方面節(jié)省了科研檔案的存儲空間，實現了科研檔案信息的便捷查閱和共享利用，提高了科研檔案管理人員的工作效率;另一方面也帶來了一些檔案信息的安全隱患，如電子文件數據丟失或被破壞、病毒侵害、黑客入侵、載體霉變等等。因此，必須重視科研電子檔案的安全防護：①科研檔案專用計算機只能連接單位內部的局域網，并對檔案信息進行分級管理，即對訪問者進行身份認證授權和存取控制權限管理，同時將訪問情況形成數據日志，以了解訪問者進行的所有操作，從而確保檔案信息被安全、合理的利用;②做好科研電子檔案數據的備份工作，若原始數據受到攻擊、丟失或破壞時，可以利用備份數據，保證科研檔案信息網絡系統(tǒng)的正常運行;③可以對電子檔案數據庫中的重要數據進行加解密處理，一方面可以保護電子檔案信息傳輸的安全性和保密性，另一方面可以確保電子檔案不被非法閱讀、篡改、竊取，防止失泄密事件發(fā)生;④對移動硬盤、U盤、磁盤、光盤等移動存儲介質和打印機等設置使用權限，只有通過授權的移動存儲介質和打印機才能在專用計算機之間使用;⑤安裝防病毒和防火墻軟件，進一步對電子檔案數據和信息系統(tǒng)程序提供有效的保護[8]。

2.5? 將知識產權工作納入科研活動的全過程

對醫(yī)學科研活動中產生的創(chuàng)新成果要及時申請專利、注冊商標和登記軟件著作權等，科研人員和單位只有加強對創(chuàng)新性科研成果的保密意識，依法取得知識產權專利，才能在醫(yī)學某些研究領域占有優(yōu)勢地位和市場主動權;另外，單位可以利用自身的研究成果建立實體經濟或有償提供給其他需求單位，合作發(fā)展，以取得經濟效益和社會效益，這也是做好科研檔案保密管理的一條重要途徑。

綜上，醫(yī)院科研檔案是科研人員從事科學研究活動中形成的勞動結晶和智慧成果，是醫(yī)院重要的科研信息資源儲備形式，對于決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展方向及目標、不斷提升醫(yī)院的診療水平和加快醫(yī)學學科的健康發(fā)展等核心競爭力培育方面均起到重要作用。因此，要重視醫(yī)院科研檔案的保密管理，不斷完善保密管理措施，做好確保其完整性和安全性的工作，同時正確處理好保密和利用的關系，不斷提高保密管理的效率和質量，從而使醫(yī)院科研檔案的價值得到最大限度的發(fā)揮。

[參考文獻]

[1]? 胡桂周，吳志華，魯鴻，等.醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案，2013，14（1）：17-19.

[2]? 白永紅，陳美娟.談醫(yī)學科研檔案的歸檔與管理[J].新疆醫(yī)學，2015，7（7）：948-951.

[3]? 楊光.加強醫(yī)院科研成果檔案管理工作的探索和實踐[J].檔案管理理論與實踐，2017：143-147.

[4]? 潘曉輝.醫(yī)院科研檔案管理現狀分析及創(chuàng)新策略[J].衛(wèi)生軟科學，2017，31（12）：44-47.

[5]? 李娟.農業(yè)科技檔案中成果保密管理的現狀與措施[J].辦公室業(yè)務，2014（9）：58.

[6]? 張建銘，徐敏，董慧，等.淺談涉密科技檔案管理保密對策[J].辦公室業(yè)務，2014（17）：102，106.

[7]? 潘曉輝.如何做好醫(yī)院科研檔案信息化管理[J].蘭臺世界，2017（22）：56-58.

[8]? 仇月紅.淺議科技檔案管理的保密安全[J].機電兵船檔案，2014（1）：38-40.

[9]? 鄭富豪.淺析臨床醫(yī)學科研檔案保密與利用[J].辦公室業(yè)務，2015（6）：26，34.

[10]? 鮑向榮.論科技檔案的保密與開放管理[J].科技資訊，2014（9）：231.