辦公室業(yè)務管理工作探究

田新軍

[摘 要] 隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高，我國各單位、公司與機構已經(jīng)顯現(xiàn)出巨大的生機與活力，在經(jīng)濟社會中也占據(jù)重要地位。其中，辦公室作為組成單位整體的重要一部分，在單位中起到的作用和履行的責任都是不可替代的。辦公室辦事效率的高低也決定著整個單位的整體實力和工作質量，因此，完善辦公室的管理工作對現(xiàn)階段各單位不斷加強內部管理工作，邁上一個更高的臺階具有深遠意義。

[關鍵詞] 辦公室業(yè)務 管理工作 工作人員

中圖分類號：F272.9 文獻標志碼：A

辦公室是一種具有多項管理職能并為單位提供綜合性服務的部門，是鏈接各個部門、各領域工作的中間橋梁，也是整個單位組織中的重要潤滑器和穩(wěn)定器。辦公室的管理工作是促進各部門之間關系，整合單位內部各種任務的重要一環(huán)，對單位內部順利進行管理，統(tǒng)籌工作任務分配及完成成果都有著重要意義[1]。但隨著時代的發(fā)展和辦公室職能的不斷多元化，辦公室管理人員在管理工作中逐漸出現(xiàn)了很多變數(shù)與不足，制約著整個單位的協(xié)調發(fā)展和工作效率。本文主要從這個重要課題入手，探究辦公室業(yè)務管理工作中的不足和障礙，并結合筆者自身實際及實踐經(jīng)驗提出一些相對應的解決措施，希望能夠為辦公室內的業(yè)務管理人員提供更多有效的方法，提高工作效率，提升工作質量。

一、辦公室業(yè)務管理工作現(xiàn)狀

（一）辦公室氛圍和風氣存在提升空間

由于辦公室的業(yè)務眾多，管理工作自然十分繁瑣，在這種高強度的辦公環(huán)境下，許多辦公室的工作人員就會衍生出一種無形的壓力，對自己的工作也會產(chǎn)生一種職業(yè)懈怠和消極態(tài)度，長此以往，就會使辦公室的整體氛圍變得十分壓抑，沒有一種積極向上的整體風氣，從而對辦公室業(yè)務管理過程產(chǎn)生消極影響。筆者在工作中時?？梢园l(fā)現(xiàn)一些年紀較輕、工作經(jīng)驗不足的員工總是出現(xiàn)消極態(tài)度，對于分配給自己的工作任務和工作量不滿意，從而產(chǎn)生工作壓力和怨天尤人的心情，這就容易導致一種惡性循環(huán)，致使他們在工作完成過程中無法發(fā)揮出個人真實水平，不利于個人的職業(yè)生涯發(fā)展及提高辦公室的辦事效率，也無法對自己的單位產(chǎn)生歸屬感和認清自我價值。因此，一種積極向上的辦公室氛圍和樂觀開朗的辦公室風氣是十分必要的，對辦公室業(yè)務管理工作也有著重要影響。辦公室的管理者必須轉變思路，除了實質性的管理，也要重視精神方面的建設和辦公室文化的傳播。

（二）辦公室工作人員能力與素質還需提升

辦公室是各個單位和機構進行外部競爭的內部基礎力量，也就是說，辦公室的辦事質量和辦事能力決定著其組織在外部行為中的表現(xiàn)。而辦公室是由各種工作人員組成的，他們的專業(yè)素養(yǎng)和理論知識的高低，代表了辦公室的整體水平和整體能力。從現(xiàn)階段來看，很多工作人員的業(yè)務水平僅僅停留在一些基礎事務上，當面臨一些困難復雜的任務時，大家往往都退避三舍，不愿意承擔[2]。另外，在組織人員開會或是交流的過程中，很多工作人員鮮少為領導建言獻策，即使是從實踐經(jīng)驗中得出的一些創(chuàng)新方法，也選擇默默留在自己心里，不愿意告訴領導，這是因為，在他們眼里，一旦說出了一些創(chuàng)新策略，就必然會得到實際應用與改革，就會隨之增加自己的工作量和改變工作流程，給自己徒增壓力。種種原因導致辦公室工作人員在業(yè)務管理中仍采用很多老舊的方法和手段，不學習新東西，把自己封閉起來，停留在一個原始的知識層面，得不到進步和發(fā)展。

（三）辦公室管理體制落后，監(jiān)督手段缺乏

一套完善合理的管理體制是保障辦公室業(yè)務管理工作有效落實的基礎，管理體制也是辦公室工作中遵循的思路與準繩，必須得到不斷更新與完善。然而，現(xiàn)階段很多的辦公室在管理體制方面存在不合理之處。其中，管理體制的落地較為困難，很多辦公室工作人員在業(yè)務管理過程中并不能做到完全遵守相應的管理體制，管理體制僅僅成為一種“面子工程”發(fā)揮不出實際的效果。同時，隨著時代的進步，相應的管理體制也必須得到不斷更新，而辦公室內的領導干部和工作人員并沒有培育起根據(jù)形勢把握管理體制的能力，造成管理體制的老化和喪失效力[3]。另外，監(jiān)督機制的缺乏也是管理體制缺乏生命力的重要原因，沒有監(jiān)督，就無法規(guī)范辦公室工作人員的行為和日常工作質量，而實施監(jiān)督的上層領導也會因為害怕與執(zhí)行層關系惡化或是沒有精力管理而忽略了這方面的工作。

二、完善辦公室業(yè)務管理工作的策略

（一）運用激勵機制，增強辦公室工作人員工作熱情

激勵機制是一種有效促進辦公室氛圍和風氣朝著正面、積極的方向前進的一種有效辦法，也是效率最高的一種辦法，通過進行物質激勵和精神激勵，工作人員能夠產(chǎn)生更大的積極性對待生活，通過業(yè)績考核制度能夠不斷加強辦公室內的競爭氛圍，讓工作人員對自身工作產(chǎn)生動力，從而激勵自己不斷進步。創(chuàng)設一種利于工作的辦公室環(huán)境是一種十分有效的手段。從人類行為與社會環(huán)境領域的“人在環(huán)境中”理論可以得知，環(huán)境對人的影響比外力強制人去改變更加有效，一個有意營造的環(huán)境甚至可以很快改變一個人的習慣，在辦公室創(chuàng)設一個熱情積極的環(huán)境，能讓工作人員從潛移默化中產(chǎn)生一種自我認同感，從而用一種快樂的心態(tài)面對工作和生活，確保業(yè)務管理工作的正常進行。

（二）加快創(chuàng)新型人才培育

創(chuàng)新是進步的重要驅動力，在人才培育方面也是一樣?，F(xiàn)有的對辦公室人才培訓的成果中，培養(yǎng)方案與模式大致都是千篇一律，按照傳統(tǒng)古板的方式進行，沒有新意和獨創(chuàng)性。時間久了，這樣的培育作用也就越來越小。這樣的現(xiàn)象歸根究底還是創(chuàng)新度不足。想要將正確的創(chuàng)新手段運用到辦公室人才培育中，就要改變現(xiàn)階段不正確的人才培育模式，從源頭入手，結合時代的特點和辦公室業(yè)務管理的特點進行[4]。而創(chuàng)新型人才更是人才中的重點，不僅能夠提升辦公室工作效率，還能夠發(fā)揮適當?shù)膭?chuàng)造力和創(chuàng)新力，加強對辦公室工作流程的優(yōu)化和簡化，促使辦公室的整體實力上升。而在享受之風席卷的現(xiàn)代生活中，辦公室工作人員也大多不注重自身素質的加強及理論水平的提升，而是安于現(xiàn)狀，混混度日。所以，管理者要加強相關培養(yǎng)機制，通過為工作人員提供學習機會和培訓，促進其能力素質的提高。

（三）加大管理體制的與時俱進，加強監(jiān)督力度

時代在進步，人們對辦公室業(yè)務管理的要求也在不斷更新，辦公室要想獲得更大的發(fā)展和光明的未來，就必須提高其與時俱進的能力。在具體的工作中，工作人員要有一個長遠的眼光和發(fā)展的思維，在不斷變化的時代要求中找到適合自身的發(fā)展模式，并順應時代發(fā)展潮流，改善變革不合理的管理體制，保障辦公室管理體制始終處于時代前沿。另外，在監(jiān)督力度上，辦公室的負責人一定要負起責任，做好自己的監(jiān)督和督促工作，用一種平等的態(tài)度對待自己的下屬和同事，并在面對一些嚴肅問題時能夠做到不退卻、不怕得罪人，而是能夠用自身的威信力和強制力確保業(yè)務順利完成。

三、結語

辦公室業(yè)務管理工作逐漸成為一個重要的時代課題，對很多公司、企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，人們對于這個課題的研究也是永無止境的。本文分析了現(xiàn)階段大多數(shù)辦公室內部在業(yè)務管理上存在的問題，但很多優(yōu)秀辦公室的成功案例也使得我們不能忽視這個領域的進步和發(fā)展。總而言之，辦公室要想不斷提升自身工作能力，獲得一個更大、更快的發(fā)展，就不能安于現(xiàn)狀，而是要加快進取的步伐，逐漸走上一條寬廣無限的康莊大道！

參考文獻：

[1]秦妍，林海濱.電力企業(yè)辦公室工作精細化管理探析[J].辦公室業(yè)務，2018（22）：20.

[2]李垚，剛申坤，黃晨陽.推進精細化管理 提升辦公室工作效能[J].辦公室業(yè)務，2018（22）：14.

[3]劉燕.提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑探索[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（11）：5- 6.

[4]夏慧慧.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作優(yōu)化策略研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（11）：27- 28.