數(shù)字化背景下對聲像檔案管理的思考

杜燕娜

[摘 要] 聲像檔案是一種特殊的檔案，具有直觀性、形象性，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，很難對其進行有效管理，而數(shù)字化信息技術的發(fā)展為聲像檔案管理提供了有利條件。本文以聲像檔案管理中的照片檔案管理為研究出發(fā)點，對其在數(shù)字化背景下的具體管理途徑進行了詳細研究。

[關鍵詞] 數(shù)字化 聲像檔案 檔案管理

中圖分類號：G276 文獻標志碼：A

聲像檔案是檔案中的一種特殊形式，如錄像、照片等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，聲像檔案主要是利用聲音、圖像等方式，將事物直觀地、形象地呈現(xiàn)在人們面前?？梢哉f，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案更加精準，因此必須要加強聲像檔案的管理工作。在這種情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式很難滿足聲像檔案管理的需求，而隨著信息技術的發(fā)展及大數(shù)據(jù)時代的到來，其為聲像檔案管理提供了必要的基礎條件。

一、大數(shù)據(jù)與聲像檔案管理

（一）大數(shù)據(jù)時代與照片檔案數(shù)字化管理

隨著信息技術的發(fā)展，人類已經(jīng)正式進入大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代，任何人在互聯(lián)網(wǎng)上瀏覽的任何網(wǎng)頁，都會被大數(shù)據(jù)所收集，而這種海量數(shù)據(jù)又經(jīng)過專業(yè)軟件的分析、統(tǒng)計，被應用到各個行業(yè)、各個領域內(nèi)，成為最重要的生產(chǎn)因素。

在大數(shù)據(jù)時代，照片檔案屬于聲像檔案的一種，作為一種特殊的檔案，必須要改變傳統(tǒng)的照片檔案管理模式，通過對一些褪色、失真等存在諸多問題的照片進行數(shù)字化掃描，并對其進行保存，以實現(xiàn)照片檔案的價值。可以說，在大數(shù)據(jù)時代，照片的數(shù)字化檔案管理更高效、更便捷、更具有安全性，已經(jīng)成為各類企事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢。

（二）數(shù)字化背景下照片檔案管理優(yōu)勢

隨著信息技術的不斷發(fā)展，照片檔案作為檔案的一個重要組成部分，必須逐步實現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化管理[1]。具體來說，實現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化管理，具有三方面優(yōu)勢。

首先，照片檔案的數(shù)字化管理可以進行照片的修改和編輯。在照片檔案數(shù)字化管理過程中，各個企事業(yè)單位可以根據(jù)自身對照片的需求，對攝影人員所拍攝出的照片進行編輯和刪減，使其保持最佳的拍攝效果，并充分體現(xiàn)出自身的價值。

其次，照片檔案數(shù)字化管理使得存檔和檢索更為方便。在各大企事業(yè)單位中，照片數(shù)量較大，且存放難度較大，在這種情況下，經(jīng)過數(shù)字化管理之后，可以對其進行刻盤保存，并將其上傳到局域網(wǎng)中，方便了用戶的檢索和利用。

最后，照片檔案數(shù)字化提升了照片檔案的保存質(zhì)量。照片檔案在保存的過程中受多種因素的影響，常出現(xiàn)褪色、損失等現(xiàn)象，而通過數(shù)字化之后，可有效避免這一現(xiàn)象，使其得到長期保存。

二、數(shù)字化背景下照片檔案管理過程中的難點

目前，一些企事業(yè)單位已經(jīng)開始實施照片檔案的數(shù)字化管理，但其中仍存在一定的問題，集中反映在以下五方面。

（一）對照片檔案管理重要性認識不夠

目前，一些單位的領導、檔案管理人員并未正確認識到照片檔案管理的重要性。在這種形式下，雖然一些單位保存了大量的圖片、照片等聲像資料，但沒有對其進行有效地分類和處理，致使不少照片檔案、照片資料無法及時歸攏，甚至分散到各個部門、個別人手里，沒有將其歸納到檔案中，并對其進行有效管理。一些照片檔案在長期存放過程中，由于管理意識不夠，出現(xiàn)了損壞、褪色、失真及丟失等現(xiàn)象，嚴重影響了照片檔案的價值。

（二）缺乏完善的聲像檔案管理制度

完善的照片檔案管理制度是確保照片檔案管理的重要保障。但就目前而言，多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理部門只對實物檔案、紙質(zhì)檔案的管理工作制定了健全的管理制度，忽視了照片檔案管理制度，從而無法對照片檔案進行行之有效的管理。一些單位雖然制定了相關的照片檔案管理制度，但由于內(nèi)容缺乏針對性，具體管理過程中沒有明確的標準，以至于一些重要照片資料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，無法充分發(fā)揮其價值，影響了企事業(yè)單位的未來發(fā)展。

（三）照片檔案管理人員素質(zhì)較低

在照片檔案管理過程中，相關工作人員素質(zhì)的高低直接影響了管理的質(zhì)量，尤其是在大數(shù)據(jù)時代，人們對照片檔案管理人員提出了更高的要求。在這種背景下，相關工作人員不僅要掌握較強的管理業(yè)務能力，還要具有較高的信息技術能力。但就目前而言，我國多數(shù)企業(yè)單位照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，許多工作人員專業(yè)知識有限，在管理工作中僅僅憑借以往的工作經(jīng)驗。一些照片檔案管理人員在管理工作中，由于對工作的片面認識，僅僅將一些珍貴的照片檔案進行簡單地存放、記錄，而沒有對其進行有效保護，以至于出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，嚴重降低了照片檔案的開發(fā)價值[2]。

（四）照片檔案保管環(huán)境較差

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，照片檔案對保管環(huán)境要求更高、更為嚴格。但就目前而言，我國多數(shù)企事業(yè)單位在進行照片檔案管理過程中，常將其與紙質(zhì)檔案管理混合進行，忽視了照片檔案的保管環(huán)境，以至于在保管過程中照片檔案常出現(xiàn)不同程度的損害。

三、數(shù)字化背景下加強照片檔案管理的有效途徑

（一）正確認識照片檔案管理工作的重要性

加強照片檔案管理工作，對企事業(yè)單位的發(fā)展具有重大意義，各個企事業(yè)單位的領導、工作人員要充分認識到照片檔案管理的價值和重要性。首先，企事業(yè)單位的領導要給予高度的重視，不斷完善照片檔案管理的相關制度，并投入一定的人力、物力加強照片檔案管理工作。其次，要通過宣傳等方式，使相關工作人員充分認識到照片檔案管理的重要性[3]。

（二）實現(xiàn)照片數(shù)字化

目前，聲像檔案中的圖片主要有數(shù)碼照片、已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)照片兩種類型。在具體管理過程中，數(shù)碼照片只需要將其上傳到電腦或相關硬盤中，并將電子文檔進行保存，根據(jù)實際需求對其進行打印。而對于已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)照片來說，必須要利用掃描儀，對其進行分批掃描，并與照片相關的信息。

（三）健全管理制度，進行統(tǒng)一的規(guī)范化管理

健全的管理制度是確保照片檔案管理工作有效開展的基礎。因此，企事業(yè)單位必須要制定、健全照片檔案管理制度，對其進行嚴格、規(guī)范化管理，從而保證照片檔案管理工作能夠有條不紊地進行。

（四）加強培訓，提高照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)

照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響了照片檔案管理工作的質(zhì)量，因此，針對目前照片檔案管理人員參差不齊的情況，必須要加強培訓，不斷提升其工作人員的綜合素質(zhì)。具體來說，應包括以下三方面。第一，加強培訓，不斷提升現(xiàn)有隊伍人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)。通過開展各種培訓活動，提高工作人員的業(yè)務能力，還應采取定期考核的方式，加強工作人員專業(yè)能力和管理能力的考核。第二，引進高素質(zhì)人才。對于現(xiàn)代管理能力較強的人才，應給予足夠的重視，并為其提供良好的工作環(huán)境，設定相應的獎勵措施等，以達到吸引人才、留住人才的目的。第三，加強崗前培訓。相關工作人員在進入崗位之前，應加強崗前培訓工作，以確保其盡早熟悉相關工作流程、工作內(nèi)容，從而確保后續(xù)工作的順利開展。

（五）加強照片數(shù)字化管理

首先，在信息化時代，照片檔案保管工作逐步進入數(shù)字化階段，其中最為重要的就是安全問題，一定要確保數(shù)字化照片的存放環(huán)境，避免其在存放過程中出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。其次，在存放過程中，要盡可能做好信息系統(tǒng)的維護工作，以免不法分子利用互聯(lián)網(wǎng)信息漏洞對照片進行非法竊取。最后，在使用照片過程中，可通過光盤、打印輸出、數(shù)碼擴印等技術，在充分實現(xiàn)照片檔案價值的基礎上，避免照片檔案在使用過程中產(chǎn)生損壞。

四、結語

照片是各企事業(yè)單位發(fā)展的見證，具有極高的價值。但照片檔案在管理過程中受多種因素的影響，常出現(xiàn)褪色、損失、丟失等現(xiàn)象，大大降低了照片檔案的價值。因此，在信息化時代必須要針對目前照片檔案管理中存在的問題，以數(shù)字化管理為基礎，采取有針對性的措施，以促進照片檔案管理工作的進一步發(fā)展。

參考文獻：

[1]吳虹，吳映萱.數(shù)字化背景下聲像檔案管理探究[J].蘭臺內(nèi)外， 2017（6）：25.

[2]周成龍.數(shù)字化背景下聲像檔案管理的難點及對策[J].蘭臺世界，2017（8）：57- 60.

[3]王可.基于數(shù)字化的聲像檔案管理研究[J].科技展望， 2016，26（18）：254.