淺析高職院校圖書(shū)檔案的一體化管理

王紅艷

摘 ? 要：新時(shí)代，不斷建設(shè)和完善的高職院校圖書(shū)館已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展階段，各項(xiàng)技術(shù)也更加先進(jìn)，大大便利了傳統(tǒng)的高職圖書(shū)館管理工作。所以在管理方式上，高職院?？山柚鷪D書(shū)、檔案的一體化管理方式對(duì)這部分資源進(jìn)行管理，通過(guò)統(tǒng)一的管理方式促進(jìn)管理效率的提升，讓高職學(xué)生能夠更快查詢信息，將高效率的服務(wù)提供給學(xué)生。

關(guān)鍵詞：高職院校 ? 圖書(shū) ?檔案 ?一體化管理

中圖分類號(hào)：G250 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）02（a）-0204-02

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展速度越來(lái)越快，促使了廣大師生對(duì)信息資源的內(nèi)容和需求方式發(fā)生了變化，面對(duì)日益增長(zhǎng)的信息需求，不僅需要多種多樣的個(gè)性信息服務(wù)，更需要從各個(gè)方面而來(lái)的多層次、多角度、全方位的信息內(nèi)容。因此，為了使廣大教師和學(xué)生的需求得到滿足，必須要順利突破圖書(shū)和檔案部門(mén)互不干涉的現(xiàn)狀，對(duì)圖書(shū)、檔案進(jìn)行有效整合，實(shí)施一體化管理，確保信息部門(mén)始終和高職院校教育改革保持同步。

1 ?高職院校圖書(shū)、檔案的一體化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 為師生帶來(lái)更周全的信息服務(wù)

信息技術(shù)的運(yùn)用為高職院校的圖書(shū)和檔案管理提供了方便。以往教師和學(xué)生如果要對(duì)檔案信息或圖書(shū)信息進(jìn)行查詢，既要跑圖書(shū)館，又要去檔案館，且查詢時(shí)間較長(zhǎng)，需在大量的圖書(shū)信息中將自己所需的內(nèi)容找到，既耗時(shí)又費(fèi)力，進(jìn)而使得諸多學(xué)生望而卻步，不能滿足教師和學(xué)生快快捷獲得信息的需求。立足于整體性來(lái)說(shuō)，院校教師與學(xué)生為圖書(shū)、檔案的主要信息服務(wù)對(duì)象，同時(shí)服務(wù)方式也存在一定的區(qū)別，是提供給高職院校師生信息資源的有效途徑，因此在管理方式方面，圖書(shū)和檔案的一體化管理方式可以使傳統(tǒng)管理方式中的諸多問(wèn)題得到解決，不斷革新管理方式和信息查詢方式，進(jìn)而把更便捷的服務(wù)提供給高職院校師生。

1.2 能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享，有效節(jié)約成本

建立數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，所需人力、物力、財(cái)力巨大，為將高校圖書(shū)、檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，在高校的數(shù)據(jù)庫(kù)中納入圖書(shū)、檔案就是一項(xiàng)重要舉措[1]。第一，將兩者密切聯(lián)系在一起，將數(shù)據(jù)庫(kù)可共享信息資源和文獻(xiàn)資料構(gòu)建起來(lái)，讓管理更加方便，為高?？蒲泄ぷ魈峁﹥?yōu)質(zhì)服務(wù);第二，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息資源展開(kāi)整合，可以建立健全檢索體系和檢索平臺(tái)，電子化圖書(shū)信息和檔案信息，用戶無(wú)需再受限于時(shí)間和地點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)鏈接所需的信息資源隨時(shí)可用，除此之外，建立數(shù)據(jù)庫(kù)也能夠?qū)崟r(shí)更新信息資源，助力圖書(shū)檔案一體化的盡早實(shí)現(xiàn);第三，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、信息處理技術(shù)等各項(xiàng)技術(shù)，和圖書(shū)、檔案緊密結(jié)合，推動(dòng)圖書(shū)信息和檔案信息專題化、電子化建設(shè)的良好開(kāi)展，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，盡量讓學(xué)生、學(xué)校以及社會(huì)的發(fā)展和科研需要得到滿足。

1.3 能夠進(jìn)一步加強(qiáng)校園文化建設(shè)

校園文化建設(shè)中，圖書(shū)與檔案均至關(guān)重要，都在其中發(fā)揮著重要作用。豐富的圖書(shū)館館藏能夠把一個(gè)良好的學(xué)術(shù)氛圍提供給廣大師生，結(jié)合檔案，通過(guò)科研等檔案資料開(kāi)展各種科技知識(shí)講座，評(píng)選師生優(yōu)秀論文等，讓廣大師生從被動(dòng)接受知識(shí)的狀態(tài)向主動(dòng)運(yùn)用知識(shí)轉(zhuǎn)化，從圖書(shū)、檔案中將新知識(shí)、新思路找到，并創(chuàng)造新才能，汲取新知識(shí)，將師生創(chuàng)新熱情激發(fā)出來(lái)。而積累與傳播校園文化的重要途徑就是檔案的編研和圖書(shū)館建設(shè)的一體化，校史檔案的人文建設(shè)，可對(duì)學(xué)校的人文精華予以挖掘，使之文化特色增加，將圖書(shū)館和檔案館打造成為校園文化建設(shè)的基地，通過(guò)二者很好的保存和傳承高校校園文化，幫助高校從中對(duì)辦學(xué)規(guī)律、辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，推動(dòng)校園文化建設(shè)。

2 ?推進(jìn)高職院校檔案、圖書(shū)一體化管理的措施

2.1 提高對(duì)圖書(shū)、檔案一體化管理的重視程度

真正的高職院校圖書(shū)、檔案一體化管理并非知識(shí)單純的統(tǒng)一管理形式，而是對(duì)高職院校的信息資源、軟硬件基礎(chǔ)條件予以利用，再將一個(gè)具有組織、協(xié)調(diào)能力的機(jī)構(gòu)建立起來(lái)，對(duì)高職院校圖書(shū)、檔案管理之間的聯(lián)系予以加強(qiáng)，同時(shí)對(duì)同一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下統(tǒng)一的檢索和查詢體系進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。因此，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到高職院校圖書(shū)、檔案一體化管理的重要作用，對(duì)圖書(shū)檔案管理一體化建設(shè)引起高度重視，進(jìn)而促進(jìn)高職院校圖書(shū)、檔案一體化管理體系的良好建設(shè)。

2.2 構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范化的管理制度

要想保證一體化管理順利實(shí)現(xiàn)，必須構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，只要將兩個(gè)機(jī)構(gòu)游街結(jié)合，加大合作力度，并構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)就可以統(tǒng)一目標(biāo)[2]。但規(guī)范、完善的管理并不是單純地結(jié)合兩者，而是以兩者為基礎(chǔ)構(gòu)建全新的綜合管理方法。所以，應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，立足于高校的實(shí)際情況，將綜合性強(qiáng)的行之有效的管理細(xì)則制定出來(lái)。同時(shí)，還需要立足于圖書(shū)、檔案的不同特點(diǎn)，將相應(yīng)的管理方法制定出來(lái)，順利實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案管理的一體化。對(duì)兩者的宏觀管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織好部門(mén)與部門(mén)之間的手續(xù)傳遞和服務(wù)保障，促進(jìn)圖書(shū)、檔案一體化管理的良好發(fā)展。在圍觀管理中，需要做好本部門(mén)的信息管理，對(duì)自身應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任予以明確，相互之間第一時(shí)間展開(kāi)交流溝通，立足于自身的行為特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)管理，充分發(fā)揮出其水災(zāi)領(lǐng)域的效能。將系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性順利實(shí)現(xiàn)，使管理技術(shù)的差異性有效降低，借助統(tǒng)一的管理體系有效解決系統(tǒng)協(xié)調(diào)帶來(lái)的信息交流問(wèn)題，把兩者的特性找出來(lái)，構(gòu)建廣泛適應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保兩個(gè)系統(tǒng)相互兼容，相互作用，將更加便捷的信息服務(wù)提供給師生。

2.3 構(gòu)建現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

圖書(shū)、檔案系統(tǒng)十分繁雜，而一體化管理不是單純的整合，如果要實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一性和高效性，就必須要發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)圖書(shū)、檔案進(jìn)行檢索和宏觀調(diào)配。因此，高職院校應(yīng)著重把下述工作做好：第一，積極利用現(xiàn)代信息設(shè)備和技術(shù)，促進(jìn)圖書(shū)、檔案部門(mén)信息處理能力、信息集散能力、快速反映能力的提高，使之服務(wù)效率與質(zhì)量顯著提升;第二，立足于網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一管理與建設(shè)圖書(shū)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證信息數(shù)字化的順利實(shí)現(xiàn);再次是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將不同地點(diǎn)的檔案信息資源和數(shù)字化圖書(shū)相互鏈接起來(lái)，第一時(shí)間公布利用，對(duì)資源進(jìn)行共享;第三，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，使網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)順利實(shí)現(xiàn)，確保服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量的最佳化。

2.4 培養(yǎng)綜合型人才

實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案一體化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是培養(yǎng)綜合型人才[3]。由于圖書(shū)、檔案一體化管理具有更強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)踐性和較大的技術(shù)難度，且涉及的知識(shí)領(lǐng)域較多，包括信息、技術(shù)、語(yǔ)言等，所以就需培養(yǎng)一批高素質(zhì)人才，他們不僅十分熟悉圖書(shū)、檔案的業(yè)務(wù)工作，同時(shí)充分了解現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。對(duì)此，需要高中院校對(duì)現(xiàn)有的圖書(shū)、檔案管理人員加大培訓(xùn)力度，竭盡所能將其培養(yǎng)成現(xiàn)代化管理水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的高素質(zhì)人才。同時(shí)引入高層次的專業(yè)人才，逐漸將其數(shù)量增多，在高中院校的圖書(shū)、檔案一體化管理隊(duì)伍中注入源源不斷的活力，促進(jìn)圖書(shū)、檔案一體化的良好發(fā)展。

3 ?結(jié)語(yǔ)

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展下，對(duì)高職院校的體術(shù)、檔案一體化管理提出了更高的要求，其在管理過(guò)程必須對(duì)所有資源進(jìn)行整合，而隨著學(xué)生等用戶在高職院校信息資源獲取上的要求不斷增多，高職院校圖書(shū)、檔案一體化管理部門(mén)既要完善體系，還需同政府、社會(huì)、圖書(shū)館等建立密切合作關(guān)系，將信息資源的容量擴(kuò)大。利用全新的理念解決高職院校一體化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，提高圖書(shū)、檔案一體化管理工作的效率、質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1] 李云霞.新時(shí)期護(hù)理高職院校圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化構(gòu)建探析[J].西部素質(zhì)教育，2015，1（10）：61.

[2] 周秀梅.高職院校圖書(shū)館員近五年發(fā)表核心論文的文獻(xiàn)計(jì)量分析[J].大學(xué)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2015，33（2）：100-105.