借助信息技術(shù)提升企業(yè)應(yīng)付賬款管理水平

李智慧

摘要：隨著鋼鐵行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)只有不斷提升企業(yè)管理水平才能不斷發(fā)展壯大，尤其是在資金短缺的大環(huán)境下，企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)付賬款的管理水平高低對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理影響重大。邯鋼公司借助信息化升級(jí)改造的契機(jī)，通過(guò)對(duì)應(yīng)付賬款管理流程和模式的改善，提升應(yīng)付賬款管理水平，為企業(yè)健康快速長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展壯大而助力。

關(guān)鍵詞：信息化改造;應(yīng)付賬款管理;報(bào)支模式

一、企業(yè)實(shí)施信息化升級(jí)改造項(xiàng)目的背景

河鋼集團(tuán)邯鋼公司有著60年的悠久歷史，在漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程中，經(jīng)歷了多次改擴(kuò)建、產(chǎn)業(yè)升級(jí)、結(jié)構(gòu)調(diào)整。伴隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)也在不斷推進(jìn)，從最初的財(cái)務(wù)軟件到2005年年底在邯鋼集團(tuán)公司和邯鋼股份公司實(shí)施ERP系統(tǒng)再到 2008年邯寶公司采用寶信制造執(zhí)行系統(tǒng)，邯鋼公司的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)隨著企業(yè)需求的變化而改進(jìn)。

企業(yè)不斷發(fā)展壯大，對(duì)于公司財(cái)務(wù)管理方面的要求也越來(lái)越高，應(yīng)付賬款的管理在鋼鐵企業(yè)資金短缺的市場(chǎng)環(huán)境下顯得尤為重要。企業(yè)對(duì)于提升財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款管理的需求越來(lái)越迫切。同時(shí)，公司間信息系統(tǒng)的不一致產(chǎn)生了一系列財(cái)務(wù)核算方面的差異，比如：財(cái)務(wù)核算模式不同，固定資產(chǎn)核算細(xì)化程度不同，供應(yīng)商代碼不同，在建工程項(xiàng)目核算標(biāo)準(zhǔn)不一致以及票據(jù)管理方式差異等等，這些差異必然引起財(cái)務(wù)核算差異，這也是公司財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化亟待解決的問(wèn)題。

因此，邯鋼公司2018年在三個(gè)公司以及下屬子分公司進(jìn)行信息化升級(jí)改造項(xiàng)目，并于2019年1月首先在邯寶公司實(shí)施，意在提升邯鋼信息化管理水平，提高企業(yè)管理能力。信息化升級(jí)改造項(xiàng)目是邯鋼公司進(jìn)行數(shù)字化工廠(chǎng)建設(shè)過(guò)程中邁出的第一步，通過(guò)整合解決基礎(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一優(yōu)化的問(wèn)題，也是公司實(shí)現(xiàn)智能制造的基礎(chǔ)。

本文重點(diǎn)介紹邯鋼信息化升級(jí)改造項(xiàng)目中應(yīng)付模塊的流程設(shè)計(jì)與功能改善對(duì)企業(yè)應(yīng)付賬款管理水平上的提升。

二、目前公司應(yīng)付賬款管理中存在的問(wèn)題

（一）付款業(yè)務(wù)賬務(wù)處理不一致

ERP系統(tǒng)中，賬務(wù)處理中一大部分還是需要手工錄入憑證，賬務(wù)處理的方式選擇與財(cái)務(wù)人員的習(xí)慣有著較大的關(guān)聯(lián)，很可能產(chǎn)生同樣的支付業(yè)務(wù)，不同的財(cái)務(wù)結(jié)算人員會(huì)進(jìn)行不同的賬務(wù)處理，導(dǎo)致同樣的支付業(yè)務(wù)前后期處理方式不一致，或者賬務(wù)處理信息遺漏的現(xiàn)象產(chǎn)生。

（二）在建工程項(xiàng)目管理不完善

原有系統(tǒng)不管是ERP還是寶信制造執(zhí)行系統(tǒng)，都無(wú)法完全滿(mǎn)足在建工程項(xiàng)目核算管理的需求。一方面，原有的系統(tǒng)不能根據(jù)應(yīng)付賬款賬務(wù)情況自動(dòng)生成在建工程項(xiàng)目臺(tái)賬，ERP系統(tǒng)是手工登記臺(tái)賬，這樣的模式很可能產(chǎn)生遺漏和錯(cuò)誤，導(dǎo)致工程臺(tái)賬與在建工程項(xiàng)目真實(shí)情況的差異，在需要獲取工程建設(shè)信息時(shí)，必須先進(jìn)行財(cái)務(wù)賬和臺(tái)賬核對(duì)，給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)巨大工作量;而產(chǎn)銷(xiāo)管理系統(tǒng)雖然可以生成臺(tái)賬卻比較粗獷，不能詳細(xì)具體的反映細(xì)節(jié)，只是總體的概況。另一方面，這兩個(gè)系統(tǒng)反映的是財(cái)務(wù)賬上已經(jīng)發(fā)生的工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容，對(duì)于項(xiàng)目中已經(jīng)簽訂但是未入財(cái)務(wù)賬的合同并不能反映出來(lái)，因此對(duì)于項(xiàng)目真實(shí)應(yīng)付賬款情況的反映財(cái)務(wù)人員不能完全了解，導(dǎo)致對(duì)工程項(xiàng)目缺乏整體認(rèn)識(shí)。

（三）支付令與付款憑證的聯(lián)系不緊密

河鋼集團(tuán)對(duì)下屬分公司采取嚴(yán)格的資金管控措施，支付令是資金支付的唯一指令。目前支付令的生成和審核過(guò)程都在河鋼集團(tuán)內(nèi)行系統(tǒng)，而付款憑證的生成在財(cái)務(wù)系統(tǒng)，二者依靠財(cái)務(wù)人員聯(lián)系在一起，這就有可能產(chǎn)生支付令與付款憑證對(duì)應(yīng)錯(cuò)誤，要嚴(yán)格按照支付令中所載的供應(yīng)商信息進(jìn)行支付，就有可能會(huì)產(chǎn)生支付風(fēng)險(xiǎn)。

（四）付款后銀行和票據(jù)管理程度有待提高

ERP系統(tǒng)付款流程中，首先產(chǎn)生付款憑證，出納人員根據(jù)付款憑證進(jìn)行銀行支付或開(kāi)具票據(jù)，但在系統(tǒng)上并未把銀行信息或票據(jù)信息與付款憑證關(guān)聯(lián)在一起，想要知道一筆支付的銀行或票據(jù)情況，只能是翻閱紙質(zhì)憑證，這樣的工作效率顯然與現(xiàn)代化高效的企業(yè)財(cái)務(wù)管理不適應(yīng)。

三、借助邯鋼信息化升級(jí)改造項(xiàng)目提升財(cái)務(wù)支付管理水平

邯鋼信息化改造項(xiàng)目中應(yīng)付模塊的功能是完成公司支付業(yè)務(wù)，其獨(dú)特的業(yè)務(wù)流程模式是報(bào)支系統(tǒng)模式，報(bào)支流程可以簡(jiǎn)單描述為：1）在公司發(fā)生需要支付業(yè)務(wù)時(shí)，由各業(yè)務(wù)部門(mén)錄入報(bào)支單，報(bào)支單中詳細(xì)記錄業(yè)務(wù)類(lèi)型、發(fā)票信息、業(yè)務(wù)金額、部門(mén)代碼等具體信息;2）財(cái)務(wù)對(duì)報(bào)支單進(jìn)行發(fā)票復(fù)核生成掛賬憑證;3）資金計(jì)劃下達(dá)產(chǎn)生支付令匹配報(bào)支單;4）已匹配的報(bào)支單關(guān)聯(lián)銀行或票據(jù)信息進(jìn)而產(chǎn)生付款憑證，付款業(yè)務(wù)流程結(jié)束，完成付款。簡(jiǎn)單說(shuō)就是通過(guò)對(duì)報(bào)支單的步驟處理產(chǎn)生不同狀態(tài)完成支付。

通過(guò)邯鋼信息化改造項(xiàng)目前期調(diào)研對(duì)目前付款業(yè)務(wù)流程中亟待解決的問(wèn)題提出需求，并配合開(kāi)發(fā)人員完成開(kāi)發(fā)，對(duì)系統(tǒng)應(yīng)付模塊增加相應(yīng)的功能來(lái)解決應(yīng)付賬款管理中存在的問(wèn)題。

（一）制定詳細(xì)報(bào)支拋賬規(guī)則提高賬務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化程度

報(bào)支拋賬規(guī)則是產(chǎn)生會(huì)計(jì)付款憑證的依據(jù)，規(guī)則中設(shè)定好報(bào)支大類(lèi)和報(bào)支細(xì)類(lèi)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證的借貸方會(huì)計(jì)科目，報(bào)支單錄入信息中對(duì)報(bào)支大類(lèi)細(xì)類(lèi)的選擇一旦既定，產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證的借貸方會(huì)計(jì)科目就是一定的，就會(huì)產(chǎn)生規(guī)則所制定好的會(huì)計(jì)憑證。通過(guò)對(duì)公司付款業(yè)務(wù)的詳細(xì)梳理和整理，初步制定了37個(gè)大類(lèi)445個(gè)細(xì)類(lèi)的報(bào)支拋賬規(guī)則，基本涵蓋了公司全部支付業(yè)務(wù)，包括費(fèi)用報(bào)支、采購(gòu)付款、在建工程及固定資產(chǎn)支付業(yè)務(wù)。

這樣的方式下，只要在報(bào)支錄入時(shí)選定報(bào)支大類(lèi)細(xì)類(lèi)就會(huì)產(chǎn)生規(guī)則所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，使得財(cái)務(wù)掛賬數(shù)據(jù)在不同公司賬套、不同時(shí)期具有了可比性和連續(xù)性，減少賬務(wù)處理的隨意性，提高了財(cái)務(wù)核算的標(biāo)準(zhǔn)化程度和效率。

（二）增加工程項(xiàng)目管理子模塊提高工程項(xiàng)目應(yīng)付款管理水平

為促進(jìn)公司在建工程項(xiàng)目管理更加細(xì)化和全面，在邯鋼信息化改造項(xiàng)目中增加工程管理子模塊，將工程管理的維度擴(kuò)展到工程項(xiàng)目在財(cái)務(wù)賬上發(fā)生之前，也就是在費(fèi)用已發(fā)生或合同已經(jīng)簽訂但還未進(jìn)入財(cái)務(wù)核算時(shí)的工程項(xiàng)目的情況在模塊中反映出來(lái)，具體做法是：工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到簽訂合同再到制定付款計(jì)劃均由業(yè)務(wù)部門(mén)在此模塊中發(fā)起，因此，工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的所有費(fèi)用合同的發(fā)生都會(huì)記錄在系統(tǒng)中，系統(tǒng)使用者能夠全面了解工程項(xiàng)目情況;同時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已經(jīng)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的工程項(xiàng)目實(shí)時(shí)產(chǎn)生應(yīng)付工程項(xiàng)目臺(tái)賬，使財(cái)務(wù)人員快速清晰了解項(xiàng)目結(jié)算情況的同時(shí)也降低了工作強(qiáng)度。

（三）關(guān)聯(lián)支付令與報(bào)支單提升資金管控管理力度

為達(dá)到公司資金支付嚴(yán)格按照支付令控制支出的目的，當(dāng)支付令下達(dá)可以進(jìn)行支付時(shí)，財(cái)務(wù)付款人員將支付令與要進(jìn)行付款的報(bào)支單進(jìn)行關(guān)聯(lián)，一旦關(guān)聯(lián)完成就意味著，確定了這個(gè)支付令將要對(duì)哪個(gè)或哪些報(bào)支單進(jìn)行支付，同時(shí)也確定了支付報(bào)支單的支付令信息。二者綁定提升了財(cái)務(wù)應(yīng)付信息的有用性和高效性。

（四）增加票據(jù)模塊加強(qiáng)付款票據(jù)管理

在邯鋼信息化升級(jí)改造項(xiàng)目應(yīng)付模塊進(jìn)行付款時(shí)，將已經(jīng)匹配過(guò)報(bào)支單的支付令進(jìn)行票據(jù)匹配，出納人員選定金額合適、票據(jù)到期日范圍合適的票據(jù)對(duì)支付令進(jìn)行匹配，產(chǎn)生付款憑證。這樣，挑選出的票據(jù)就關(guān)聯(lián)到這張付款憑證上，同時(shí)，在票據(jù)模塊里，付款挑選的票據(jù)狀態(tài)更改為已背書(shū)狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了票據(jù)狀態(tài)的實(shí)時(shí)更新，也有助于減少票據(jù)核對(duì)工作量以及杜絕票據(jù)支付系統(tǒng)錯(cuò)誤，改善了資金支付票據(jù)管理混亂和容易錯(cuò)誤的現(xiàn)象。同時(shí)為了減低勞動(dòng)強(qiáng)度，還開(kāi)發(fā)出票據(jù)批量匹配功能，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)根據(jù)既定的條件自動(dòng)將可以付款的支付令與票據(jù)池的可用票據(jù)自動(dòng)選擇匹配功能，降低了付款過(guò)程中的人為因素同時(shí)提高了付款業(yè)務(wù)工作效率。

四、資金支付管理水平得到提升

通過(guò)公司信息化升級(jí)改造項(xiàng)目應(yīng)付模塊的開(kāi)發(fā)，對(duì)邯鋼公司應(yīng)付賬款支付的模式和流程進(jìn)行了較大的變革，更多的將業(yè)務(wù)部門(mén)納入到報(bào)支流程中，支付信息更加完善，支付效率和信息可查性和關(guān)聯(lián)性得到提升，改善公司資金支付環(huán)境，邯鋼公司和下屬公司采用同樣的系統(tǒng)，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)支付集中管理，提高支付效率，使應(yīng)付賬款的管理水平得到提升，使公司的標(biāo)準(zhǔn)化水平和工作效率均得到較大的提升。