新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)的思考研究

邊瑪拉姆

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展給檔案工作來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也暴露出傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，使得越來(lái)越多的部門開(kāi)始重視并推行信息化建設(shè)。本文從了解新形勢(shì)下開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的必要性入手，結(jié)合出現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)探討具體優(yōu)化對(duì)策，致力于更好地發(fā)揮信息技術(shù)作用來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 電子檔案

當(dāng)前在檔案信息化建設(shè)方面存在人員技術(shù)不佳、檔案載體不安全、配套制度不完善等問(wèn)題，這在一定程度上會(huì)影響到信息技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量。為了更好地開(kāi)展信息化建設(shè)，相關(guān)部門要準(zhǔn)確把握當(dāng)前存在的問(wèn)題并健全管理體制，同時(shí)要結(jié)合自身情況需要來(lái)構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系。

一、必要性及存在的問(wèn)題

（一）必要性

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得檔案數(shù)量不斷增加，同時(shí)也使檔案管理對(duì)象的形式逐漸豐富化，這在一定程度上增加了管理工作的困難程度。傳統(tǒng)的方法及理念已難以適應(yīng)數(shù)字化檔案的需求，而電子業(yè)務(wù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了新的技術(shù)支撐，這使得越來(lái)越多的單位開(kāi)始借助電子技術(shù)來(lái)開(kāi)展信息管理工作。除此之外，國(guó)家部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持也為其發(fā)展提供了動(dòng)力，國(guó)家檔案局于2002年就發(fā)布了相關(guān)建設(shè)綱要，其要求應(yīng)用電子模式來(lái)推進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（二）存在的問(wèn)題

當(dāng)前部分單位雖然開(kāi)展了信息化建設(shè)，但負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對(duì)電腦操作技術(shù)了解較少，這使得其無(wú)法應(yīng)用電腦信息系統(tǒng)來(lái)處理檔案問(wèn)題并解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。另一方面，信息化建設(shè)需要完善的配套管理制度，但當(dāng)前部分單位在檔案信息管理方面仍采用傳統(tǒng)的年終績(jī)效考核方法，這也會(huì)影響到管理人員對(duì)信息化建設(shè)的參與熱情。受上述兩個(gè)因素影響，部分單位在依靠電腦網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)缺乏可靠的管理制度和完備的風(fēng)險(xiǎn)防控技術(shù)，進(jìn)而增加了檔案載體的風(fēng)險(xiǎn)程度，例如常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)硬件故障而導(dǎo)致電子檔案信息丟失等，嚴(yán)重的可能會(huì)由于黑客入侵而導(dǎo)致檔案信息泄露，進(jìn)而影響到檔案管理工作的開(kāi)展效果。

二、檔案信息化建設(shè)策略

（一）加強(qiáng)人員技能培訓(xùn)

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)相關(guān)管理人員的參與，但部分管理人員由于技術(shù)能力受限而無(wú)法開(kāi)展信息化管理工作，因此需要定期為相關(guān)管理人員提供教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以此來(lái)提高其信息技術(shù)能力和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。在具體工作方面，相關(guān)單位可以組織管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，借此來(lái)提高其對(duì)信息化建設(shè)的重視程度和參與意識(shí)，同時(shí)要向其傳授電腦操作知識(shí)，以此來(lái)更好地開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作。除此之外，檔案管理人員要認(rèn)真研究相關(guān)政策法律，同時(shí)要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)加密功能來(lái)保障檔案資料安全性，其有助于樹(shù)立更為堅(jiān)定的工作信念和端正的職業(yè)道德。

（二）健全檔案管理機(jī)制

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，信息化管理模式存在更多的風(fēng)險(xiǎn)因素，這就要求相關(guān)單位提前制定責(zé)任管理制度來(lái)落實(shí)各項(xiàng)責(zé)任。在具體應(yīng)用方面，首先需要健全責(zé)任管理制度來(lái)提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)要對(duì)已發(fā)生的電子檔案管理問(wèn)題進(jìn)行處罰，以此來(lái)起到警示作用并提高相關(guān)人員的警惕意識(shí)。除此之外，各單位要健全雙重保存制度來(lái)做好檔案信息備份工作，其有助于避免出現(xiàn)受計(jì)算機(jī)硬件影響而導(dǎo)致檔案丟失的情況。電子檔案雖然具有便捷性優(yōu)勢(shì)，但其在穩(wěn)定性方面卻不如紙質(zhì)檔案，因此相關(guān)單位可以同時(shí)保留紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此來(lái)更好地保障檔案真實(shí)性并提高管理效率。

（三）強(qiáng)化安全技術(shù)保障

在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，各單位需要將檔案信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，這在一定程度上增加了檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)程度。

為了有效解決這一問(wèn)題，各單位要從安全層面和技術(shù)層面來(lái)綜合保障檔案信息安全。第一，各單位要在檔案系統(tǒng)中設(shè)置身份準(zhǔn)入制，這要求單位及時(shí)設(shè)置身份準(zhǔn)入權(quán)限來(lái)杜絕非工作人員進(jìn)行違規(guī)操作，其有助于降低外部入侵對(duì)單位檔案信息的威脅。第二，單位要對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，例如設(shè)置“只讀”模式，以此來(lái)避免非工作人員肆意修改檔案內(nèi)容，其有助于最大程度地保障單位檔案信息的原始性。第三，各單位要定期備份檔案資料，這就要求工作人員提前建立兩套或多套功能電子檔案?jìng)浞菸募?，?dāng)電子檔案出現(xiàn)丟失或被破壞問(wèn)題時(shí)，其可以借助備份文件來(lái)保存檔案信息。第四，單位要對(duì)檔案資料做到技術(shù)防范，這就要求工作人員定期檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)及軟硬件設(shè)備，其有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)安全漏洞，進(jìn)而有利于為單位檔案信息提供安全可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。強(qiáng)化安全技術(shù)保障有助于最大程度地降低網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)檔案信息的威脅，進(jìn)而有助于及時(shí)跟進(jìn)并完善檔案安全管理設(shè)備，這對(duì)于提高檔案工作的信息化程度和規(guī)范化程度而言具有重要意義。

三、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)當(dāng)前部分單位在將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中時(shí)出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，為了有效解決這些問(wèn)題，首先需要明確信息化建設(shè)的必要性，在此基礎(chǔ)上結(jié)合自身情況來(lái)構(gòu)建完善的檔案管理體制。除此之外，相關(guān)單位要為檔案管理人員提供教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，同時(shí)加強(qiáng)安全保障力度，這不僅有助于提高技術(shù)操作的規(guī)范性程度，而且有助于最大程度地保障檔案信息的安全性。

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