做好檔案管理工作的建議

孟慶玲

摘要：正是因?yàn)闄n案管理工作是一個(gè)單位最為重要的管理工作內(nèi)容。所以本文筆者從收集、管理、應(yīng)用等幾個(gè)方面，對(duì)如何做好檔案管理工作提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，以期為不斷提高檔案管理工作水平奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案資料;收集;管理;現(xiàn)代化

前言：

檔案管理工作不僅是一個(gè)單位管理工作的重要組成部分，還為單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展發(fā)揮著重要的紐帶作用，充分的體現(xiàn)出了一個(gè)單位的服務(wù)能力與管理水平。尤其是近些年來(lái)隨著人們對(duì)檔案重視程度的不斷增加，對(duì)檔案管理工作更是提出了更高的要求。因此本文筆者在認(rèn)真總結(jié)了個(gè)人從事檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，以供參考。

1.做好檔案資料的收集

只有做好檔案資料的收集工作，才能夠使檔案資料的收集范圍得到有效的拓展，為進(jìn)一步提高檔案案卷的質(zhì)量奠定下良好的基礎(chǔ)。所以要想做好單位的檔案管理工作，首先就必須要做好檔案資料的實(shí)際收集工作。特別是檔案管理工作和單位的其他管理體系之間，既是相互獨(dú)立的，又是藕斷絲連的。所以，檔案管理部門(mén)要想做好檔案資料的收集工作，就必須要將檔案資料收集機(jī)制與監(jiān)管機(jī)制一起融入到單位本身的管理體制之中，構(gòu)建出一個(gè)更加符合本單位管理制度需求的檔案資料收集機(jī)制。并以此為基礎(chǔ)對(duì)單位內(nèi)部的各部門(mén)加以協(xié)調(diào)，使檔案資料的收集工作，能夠更加的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，這也是夯實(shí)檔案管理工作的第一步。如，收集人事檔案資料過(guò)程中，檔案管理部門(mén)必須要始終堅(jiān)持全面、準(zhǔn)確、保密、及時(shí)的基本工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集制度加以完善，明確職責(zé)。并且要做好與相關(guān)部門(mén)的溝通與聯(lián)系，及時(shí)解決檔案資料在收集過(guò)程中可能出現(xiàn)的一些問(wèn)題，不斷的加大對(duì)資料收集工作的技術(shù)支持力度，嚴(yán)格督促資料收集工作進(jìn)度和工作質(zhì)量，進(jìn)而做到應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存的目的，避免檔案材料發(fā)生丟失問(wèn)題。

2.推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展

現(xiàn)如今的檔案資料，無(wú)論是在數(shù)量方面，還是在種類(lèi)方面都是越來(lái)越多，因此依靠傳統(tǒng)的單一化檔案管理手段與管理方法勢(shì)必?zé)o法滿(mǎn)足檔案資料管理的多樣化需求，無(wú)法有效的適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步對(duì)檔案管理工作提出的需求。也正因如此，積極的引入現(xiàn)代化信息手段在檔案管理工作之中就顯得尤為重要。

為此各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與檔案管理工作人員就必須要提高管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理的重要性，從而給予足夠的重視。要努力提高檔案管理工作人員的工作責(zé)任感，職業(yè)素養(yǎng)，端正工作態(tài)度。檔案管理工作人員要不斷的加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，繼續(xù)教育，掌握更多的檔案管理知識(shí)與檔案管理技能。

尤其是在檔案管理數(shù)字化、信息化方面，要結(jié)合崗位工作，注重對(duì)計(jì)算機(jī)及程序、信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)戎R(shí)的學(xué)習(xí)和掌握，使檔案管理工作人員能夠善于利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，使現(xiàn)代科技手段更好地服務(wù)于檔案管理工作。如，在檔案整理工作中，利用計(jì)算機(jī)和管理程序等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將以前主要依靠手動(dòng)檢索、查閱檔案名錄的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽坑?jì)算機(jī)管理程序檢索、查閱，大大減少了查找時(shí)間，提高了查找效率，并且大幅降低了文件歸檔工作中的人為影響因素，減少了手工操作，在時(shí)間效率、資料準(zhǔn)確度等方面可以收到事半功倍的效果，使自己成為熟練掌握當(dāng)代檔案信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技術(shù)型檔案管理人才。

而要想達(dá)到這一目的，各個(gè)單位就必須要做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員能夠掌握更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，積累更多的管理經(jīng)驗(yàn)，從而有效提升自身的管理能力，逐漸成長(zhǎng)為即具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又善于掌握信息技術(shù)的檔案管理行業(yè)專(zhuān)家。還可以采取對(duì)外招聘的方法，為單位引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性檔案管理人員，為本單位的檔案管理工作注入新鮮的血液，有助于高素質(zhì)、高技能檔案管理隊(duì)伍的打造。并且還要幫助檔案管理工作人員樹(shù)立理論結(jié)合實(shí)際的實(shí)踐意識(shí)，從而順利的將他們?cè)谂嘤?xùn)中所學(xué)到的先進(jìn)技術(shù)手段、管理方法能夠應(yīng)用到實(shí)際檔案管理工作之中，切實(shí)提高檔案管理工作水平。

3.完善日常檔案管理工作

一切先進(jìn)理念的應(yīng)用，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的使用，其根本目的都是為了更好的輔助檔案管理工作的開(kāi)展。而在檔案管理的日常工作過(guò)程中，依靠的還是檔案管理工作人員本身扎實(shí)的基本功。所以，扎實(shí)工作，不斷的提高檔案管理工作的日常工作水平尤為重要。為此各個(gè)單位就必須要構(gòu)建健全的檔案管理制度，為檔案管理部門(mén)配置完好管理設(shè)備，督促檔案管理工作人員熟悉本單位檔案家底，成為檔案管理工作的活字典。

此外進(jìn)一步提高檔案管理資料本身的利用率，也是檔案管理工作人員最為重要的日常活動(dòng)之一。這是因?yàn)闄n案管理工作的開(kāi)展本身就是為了服務(wù)于大家，服務(wù)于企業(yè)，而資料查找與利用恰恰是檔案管理工作的重要內(nèi)容。所以，在日常檔案管理工作中就必須要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，不斷的提高檔案資料本身的利用率。為此，檔案資料利用要在便捷化、數(shù)字化等方面不斷取得新突破，進(jìn)一步方便利用、快捷利用、有效利用，主要的方向就是進(jìn)一步加大投入，不斷更新檔案資料利用的硬件和軟件，將各類(lèi)紙質(zhì)的檔案資料，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，通過(guò)相應(yīng)的檔案管理程序，轉(zhuǎn)換為可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別并方便通過(guò)計(jì)算機(jī)瀏覽的數(shù)字化信息。組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫(kù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，然后通過(guò)信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案資料的信息化服務(wù)，提高檔案資料的利用效率。

結(jié)束語(yǔ)：

現(xiàn)如今檔案管理工作的重要性早已是不言而喻，因此各個(gè)單位要想做好檔案管理工作，就必須要投入足夠的精力到檔案管理工作之中，對(duì)檔案管理制度加以完善，認(rèn)真總結(jié)檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，掌握檔案管理工作的規(guī)律與特點(diǎn)。也只有如此才能夠?yàn)闄n案管理工作的開(kāi)展奠定好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理工作人員還必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，接受新事物、新技術(shù)，開(kāi)拓自己的觀念，從而有效的推動(dòng)檔案管理工作向著信息化發(fā)展需求而不斷的前進(jìn)。

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