黃曉林 王 輝 夏艷紅 黃 卉
(湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所 湖南 長(zhǎng)沙 410001)
科技報(bào)告是科研人員為了描述其從事的科研、設(shè)計(jì)、工程、試驗(yàn)和鑒定等活動(dòng)的過(guò)程、進(jìn)展和結(jié)果,按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式編寫(xiě)而成的特種文獻(xiàn)[1]。在我國(guó),科技報(bào)告作為政府科技管理部門(mén)要求科技項(xiàng)目承擔(dān)者強(qiáng)制提交的技術(shù)性文件之一,與科技項(xiàng)目關(guān)系密切,是對(duì)科技項(xiàng)目科學(xué)技術(shù)內(nèi)容的完整闡述,對(duì)科研項(xiàng)目的監(jiān)督管理和科研成果的繼承創(chuàng)新有重要價(jià)值,是重要的國(guó)家戰(zhàn)略資源。
我國(guó)自2012年啟動(dòng)國(guó)家科技報(bào)告制度建設(shè)以來(lái),覆蓋全國(guó)的科技報(bào)告工作體系已基本建立,科技報(bào)告收藏量增長(zhǎng)迅速。截止到2018年12月,國(guó)家科技報(bào)告服務(wù)系統(tǒng)已收藏各類科技項(xiàng)目產(chǎn)生的科技報(bào)告16萬(wàn)余份,各省科技報(bào)告系統(tǒng)也已收藏科技報(bào)告數(shù)百至萬(wàn)余份。但是由于我國(guó)民口的科技報(bào)告工作開(kāi)展時(shí)間不長(zhǎng),許多問(wèn)題尚在探索階段,導(dǎo)致在科技報(bào)告數(shù)量激增的背景下,收藏的科技報(bào)告質(zhì)量參差不齊、監(jiān)督管理功能未完全發(fā)揮和利用率較低等問(wèn)題顯得尤為突出。文獻(xiàn)質(zhì)量是科技報(bào)告質(zhì)量的重要方面,它是指科技報(bào)告的表述、語(yǔ)言格式以及內(nèi)容陳述等層面的基礎(chǔ)質(zhì)量[2],一般包括元數(shù)據(jù)規(guī)范、語(yǔ)言語(yǔ)法、篇章結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范等。作為科技報(bào)告質(zhì)量的基礎(chǔ),文獻(xiàn)質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響科技報(bào)告的可讀性、內(nèi)容的完整度,影響后續(xù)的科技報(bào)告資源挖掘和利用。
科技報(bào)告制度起源于美國(guó),科技報(bào)告質(zhì)量控制研究最早也開(kāi)始于美國(guó)。1996年,美國(guó)學(xué)者Wang即提出了信息質(zhì)量IQ四維評(píng)價(jià)體系[3],隨后美國(guó)政府對(duì)其加以利用頒布了《信息質(zhì)量法案》,提出了包括客觀性、實(shí)用性和完整性的三級(jí)信息質(zhì)量控制體系,對(duì)包括科技報(bào)告在內(nèi)的政府信息質(zhì)量作出了原則性的要求[4]。朱麗波、裴雷等在我國(guó)最早開(kāi)始研究科技報(bào)告質(zhì)量控制與評(píng)價(jià),提出了科技報(bào)告質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)計(jì)的原則、方法、描述框架和參考體系,并將科技報(bào)告質(zhì)量分為文獻(xiàn)質(zhì)量、專業(yè)質(zhì)量和效益質(zhì)量3個(gè)層次(如表1所示)[2,5]。任惠超等參考借鑒國(guó)防科技報(bào)告評(píng)價(jià)經(jīng)驗(yàn),將科技報(bào)告質(zhì)量分為科學(xué)價(jià)值、編制質(zhì)量和使用價(jià)值3個(gè)方面,將科技報(bào)告質(zhì)量評(píng)價(jià)分為驗(yàn)收階段和收錄1~2年后兩個(gè)階段,并分別賦予不同的評(píng)價(jià)指標(biāo)及其權(quán)重[6]。宋立榮等就科技報(bào)告資源建設(shè)中存在的類型眾多、管理環(huán)節(jié)繁雜、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問(wèn)題,提出了提高科技報(bào)告資源質(zhì)量的對(duì)策建議[7]。喬振、高巍等提出了基于PDCA循環(huán)的科技報(bào)告全面質(zhì)量管理流程,探討包含質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理主體、質(zhì)量管理方法和質(zhì)量管理流程的科技報(bào)告全面質(zhì)量管理內(nèi)容;并從科技報(bào)告質(zhì)量控制與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、控制與評(píng)價(jià)方法對(duì)山東省的科技報(bào)告工作現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析梳理[8-9]。陸海燕等則分析了影響農(nóng)業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)研究所科技報(bào)告質(zhì)量的具體因素,并提出了加強(qiáng)宣傳指導(dǎo)和進(jìn)行指標(biāo)評(píng)價(jià)的質(zhì)量控制工作思路[10]。
表1 科技報(bào)告質(zhì)量評(píng)價(jià)體系層次構(gòu)成[2]
綜上所述,科技報(bào)告質(zhì)量由多方面構(gòu)成,文獻(xiàn)質(zhì)量是其中的基礎(chǔ)性質(zhì)量。但是已有的研究中,只有少數(shù)研究將文獻(xiàn)質(zhì)量單獨(dú)列出來(lái)研究,有些研究?jī)H提及某些指標(biāo),尚未見(jiàn)有專門(mén)針對(duì)科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量控制的相關(guān)研究。本文從科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量影響因素、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建和質(zhì)量提升策略3個(gè)方面對(duì)科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量控制問(wèn)題進(jìn)行了研究。
關(guān)于科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的影響因素,部分學(xué)者的研究已有提及,但尚未見(jiàn)完整的闡述。本文認(rèn)為,影響科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的因素主要包括:科技報(bào)告政策規(guī)范的制定及宣傳、撰寫(xiě)者的認(rèn)識(shí)和寫(xiě)作水平、項(xiàng)目的屬性及實(shí)施情況和科技報(bào)告審核的控制。
科技政策和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是科技報(bào)告質(zhì)量控制的原則依據(jù)。在政策制定方面,國(guó)家已經(jīng)發(fā)布《關(guān)于加快建立國(guó)家科技報(bào)告制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》和《國(guó)家科技計(jì)劃科技報(bào)告管理辦法》,各省也陸續(xù)發(fā)布了科技報(bào)告相關(guān)指導(dǎo)意見(jiàn)和管理辦法,為科技報(bào)告工作的開(kāi)展提供了政策依據(jù)。在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)上,國(guó)家已發(fā)布了《科技報(bào)告編寫(xiě)規(guī)則》(GBIT 7713.3—2014)、《科技報(bào)告編號(hào)規(guī)則》(GBIT 15416—2014)、《科技報(bào)告元數(shù)據(jù)規(guī)范》(GBIT 30535—2014)和《科技報(bào)告保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)》(GBIT 30534—2014)4個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),這4個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為科技報(bào)告的撰寫(xiě)提供了通用性的規(guī)則??萍紙?bào)告工作體系雖然已基本實(shí)現(xiàn)了全國(guó)覆蓋,但各地方出臺(tái)對(duì)應(yīng)的配套政策情況不一,對(duì)科技報(bào)告政策和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的宣傳力度也不一。這些都會(huì)影響科技報(bào)告工作的落實(shí)情況,進(jìn)而影響科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量。
研究人員作為科技報(bào)告工作的主體之一,是科技報(bào)告初稿撰寫(xiě)的直接責(zé)任人。研究者對(duì)科技報(bào)告的了解程度和態(tài)度將直接影響其撰寫(xiě)出的科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量。對(duì)科技報(bào)告政策背景、工作流程和撰寫(xiě)要求有較多了解的研究者,如已經(jīng)參加過(guò)相關(guān)學(xué)習(xí)培訓(xùn)的,或者以往提交過(guò)科技報(bào)告再次提交報(bào)告的,往往也能撰寫(xiě)出文獻(xiàn)質(zhì)量較好的科技報(bào)告。而對(duì)科技報(bào)告了解甚少,或存在應(yīng)付監(jiān)管等被動(dòng)情緒的研究者,往往對(duì)科技報(bào)告工作不夠重視,撰寫(xiě)的科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量也較低。另外,研究者的撰寫(xiě)水平也體現(xiàn)在文段結(jié)構(gòu)的布局、語(yǔ)言的表達(dá)、用詞的把握上。撰寫(xiě)水平的高低影響研究?jī)?nèi)容的表達(dá)是否準(zhǔn)確到位,以及報(bào)告的可讀性,從而影響科技報(bào)告的文獻(xiàn)質(zhì)量。撰寫(xiě)水平影響科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量這一情況在中小企業(yè)承擔(dān)研發(fā)項(xiàng)目產(chǎn)出的科技報(bào)告中較為突出。
國(guó)家雖然已經(jīng)出臺(tái)了4個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)控制科技報(bào)告的文獻(xiàn)質(zhì)量,但是不同科技項(xiàng)目類型千差萬(wàn)別,其形成科技報(bào)告的難易度也不盡相同。科技項(xiàng)目根據(jù)其科技活動(dòng)性質(zhì)可以分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗(yàn)發(fā)展、研究與發(fā)展成果應(yīng)用、推廣示范與科技服務(wù)、生產(chǎn)性活動(dòng)6個(gè)大類。前3類屬于研發(fā)(R&D)科技項(xiàng)目,有大量的理論和數(shù)據(jù)支持,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也多為大學(xué)或科研機(jī)構(gòu),撰寫(xiě)科技報(bào)告較容易,科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量也較高;而后3類屬于非研發(fā)(非R&D)科技項(xiàng)目,常見(jiàn)的創(chuàng)新成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化、新技術(shù)推廣示范、科技平臺(tái)建設(shè)、科技扶貧等類型的活動(dòng)均屬于非研發(fā)類科技項(xiàng)目。這一類項(xiàng)目往往更注重經(jīng)濟(jì)或社會(huì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),而研究性活動(dòng)和直接產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)往往較少,且項(xiàng)目的實(shí)施團(tuán)隊(duì)層次不一,部分團(tuán)隊(duì)研發(fā)能力較弱,有的項(xiàng)目承擔(dān)單位甚至是農(nóng)民專業(yè)合作社。因此,這部分科技項(xiàng)目產(chǎn)出的科技報(bào)告內(nèi)容質(zhì)量和文獻(xiàn)質(zhì)量也往往參差不齊。
項(xiàng)目的實(shí)施情況直接關(guān)系到研究?jī)?nèi)容是否得到充分研究,有沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的研究目標(biāo)。由科技報(bào)告的定義可知,項(xiàng)目研究的過(guò)程和結(jié)果數(shù)據(jù)是科技報(bào)告的重要內(nèi)容。沒(méi)有較好地實(shí)施執(zhí)行的科技項(xiàng)目,其科技報(bào)告內(nèi)容完整性欠缺,文獻(xiàn)質(zhì)量也必然受到影響。
科技報(bào)告形成初稿提交后,必須經(jīng)過(guò)科技管理人員的加工審核,存在問(wèn)題的還需要退回給作者修改,直至合格,才能審核通過(guò)成為終稿,并根據(jù)報(bào)告密級(jí),面向公眾提供報(bào)告摘要或全文。因此科技管理人員對(duì)科技報(bào)告加工和審核標(biāo)準(zhǔn)的把控,將直接影響科技報(bào)告終稿文獻(xiàn)質(zhì)量。目前的科技報(bào)告加工審核工作均是由人工完成,部分科技管理部門(mén)實(shí)行二級(jí)審核(初審和復(fù)審)制度,而有的科技管理部門(mén)則實(shí)行一級(jí)審核(一審終審)制度。各科技報(bào)告管理機(jī)構(gòu)之間在審核時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格的統(tǒng)一規(guī)范,因而在文獻(xiàn)層面的審核控制難免出現(xiàn)疏漏和嚴(yán)格程度不一的問(wèn)題,導(dǎo)致科技報(bào)告終稿的文獻(xiàn)質(zhì)量不一。
科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的影響因素作用于科技報(bào)告形成的全過(guò)程,影響著科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的所有構(gòu)成要素。對(duì)科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的構(gòu)成要素進(jìn)行整理并建立評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,可以有效地對(duì)科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量進(jìn)行定量評(píng)判。合理的科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系也是科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量控制的重要工具。
已有的研究中,裴雷[2]、朱麗波[5]和任惠超[6]等均提出了科技報(bào)告質(zhì)量評(píng)價(jià)體系,但這些科技報(bào)告評(píng)價(jià)體系比較宏觀,關(guān)于文獻(xiàn)質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)較少也較抽象,不夠具體,或者在實(shí)際評(píng)價(jià)中應(yīng)用較困難,尚需進(jìn)一步細(xì)化。
本文基于作者工作經(jīng)驗(yàn)和專家建議,運(yùn)用頭腦風(fēng)暴和專家調(diào)查問(wèn)卷的方法,首先列出了所有的科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo),然后在此基礎(chǔ)上對(duì)這些評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行歸類,形成了基本信息質(zhì)量、結(jié)構(gòu)布局質(zhì)量和正文格式質(zhì)量3個(gè)一級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)(如表2所示)。再以定義清晰具體、可操作性強(qiáng)為原則,對(duì)每個(gè)大類下的評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行篩選整理,最終確定了14個(gè)二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)。評(píng)價(jià)指標(biāo)層次結(jié)構(gòu)關(guān)系及其說(shuō)明如表3所示。該指標(biāo)體系中指標(biāo)具體、易于評(píng)分,可以為科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量評(píng)價(jià)提供參考。
表2 科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量一級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)
表3 科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)
科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量是科技報(bào)告質(zhì)量的基礎(chǔ),直接影響科技報(bào)告文獻(xiàn)的可讀性和知識(shí)傳播效果。本文根據(jù)科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的影響因素和評(píng)價(jià)指標(biāo)構(gòu)成,提出有針對(duì)性的科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量提升策略,改善科技報(bào)告質(zhì)量,提高科技報(bào)告的文獻(xiàn)價(jià)值。
國(guó)家和各省雖然已經(jīng)制定了科技報(bào)告相關(guān)的政策,但是這些多為規(guī)范性和原則性的指導(dǎo)文件,而各個(gè)科技項(xiàng)目屬性不一,都有具體的研究對(duì)象。有些項(xiàng)目,尤其是生產(chǎn)應(yīng)用類的項(xiàng)目,在撰寫(xiě)科技報(bào)告時(shí)找不到合適的參考范文,導(dǎo)致撰寫(xiě)時(shí)無(wú)法確定格式規(guī)范和內(nèi)容取舍等問(wèn)題。這一情況,不少基層科研人員和科技管理人員也有反映。因此,有必要依據(jù)這些已出臺(tái)的文件,結(jié)合實(shí)際情況制作更接近實(shí)操層面的指導(dǎo)手冊(cè),以指導(dǎo)包括提高報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量在內(nèi)的具體工作。針對(duì)不同科技活動(dòng)類型的科技項(xiàng)目,對(duì)其撰寫(xiě)的要點(diǎn)進(jìn)行區(qū)分和明確,并提供相應(yīng)的優(yōu)秀科技報(bào)告模板或范文,以供科研人員撰寫(xiě)科技報(bào)告時(shí)參考。
在科技報(bào)告工作中,科研人員是科技報(bào)告的撰寫(xiě)者,是科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量最重要的責(zé)任主體,同時(shí)科研人員也是被管理者,是科技管理活動(dòng)的被動(dòng)接受者,傾向于被動(dòng)接收科技管理人員發(fā)出的信息。因此要提升科研人員的撰寫(xiě)能力,提高科技報(bào)告的文獻(xiàn)質(zhì)量,需要科技管理人員加強(qiáng)宣傳培訓(xùn),積極主動(dòng)地把工作做到高校、科研機(jī)構(gòu)、醫(yī)院和科技企業(yè)等基層單位,并建立高效便捷的科技報(bào)告線上、線下指導(dǎo)咨詢服務(wù)途徑。為科研人員解讀科技報(bào)告政策,講解科技報(bào)告撰寫(xiě)、提交的規(guī)范和要求,對(duì)科技報(bào)告撰寫(xiě)、提交過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解惑,以培養(yǎng)科研人員的科技報(bào)告意識(shí),提升科研人員的科技報(bào)告撰寫(xiě)能力。
審核是從管理者的視角對(duì)科技報(bào)告質(zhì)量進(jìn)行查驗(yàn)和控制。產(chǎn)生科技報(bào)告的科技項(xiàng)目屬性多樣,且科技報(bào)告大部分篇幅較長(zhǎng),有的甚至多達(dá)上百頁(yè),另外不同審核人員對(duì)審核業(yè)務(wù)的熟悉程度不一,因此“一審終審”的模式往往不能較好地控制科技報(bào)告的文獻(xiàn)質(zhì)量,而多層次的審核則可以有效避免這一問(wèn)題。將科研人員撰寫(xiě)完成的科技報(bào)告,首先經(jīng)由項(xiàng)目承擔(dān)單位的科技管理部門(mén)進(jìn)行科技報(bào)告內(nèi)容的真實(shí)性和完整性的初審,通過(guò)的科技報(bào)告再提交到科技報(bào)告管理中心。科技報(bào)告管理中心實(shí)行二級(jí)審核制度,提交上來(lái)的科技報(bào)告首先經(jīng)過(guò)初級(jí)審核員的初審,初審?fù)ㄟ^(guò)的再進(jìn)行修改加工,使其形式上更為規(guī)范統(tǒng)一,然后由經(jīng)驗(yàn)豐富的高級(jí)審核員對(duì)初審加工后的科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量進(jìn)行復(fù)審確認(rèn),復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的,即可認(rèn)為審核通過(guò)。其中任意環(huán)節(jié)不通過(guò)的,科技報(bào)告都將退回到下一級(jí)審核者或者科技報(bào)告作者,進(jìn)行返工修改,直至合格。
關(guān)于科技報(bào)告評(píng)價(jià),已有一些學(xué)者做了研究,提出了不同的科技報(bào)告評(píng)價(jià)體系。但是目前尚未發(fā)現(xiàn)這些研究應(yīng)用于實(shí)際工作中的報(bào)道??萍紙?bào)告評(píng)價(jià)可以對(duì)科技報(bào)告的文獻(xiàn)質(zhì)量、專業(yè)質(zhì)量和效益質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定,分出高低優(yōu)劣。評(píng)價(jià)為優(yōu)秀的科技報(bào)告,不但表明被評(píng)報(bào)告形式規(guī)范、內(nèi)容專業(yè)、參考應(yīng)用價(jià)值大,更是對(duì)科研工作者所做工作的肯定,反之則表示不但科技項(xiàng)目產(chǎn)生的科技報(bào)告質(zhì)量存在問(wèn)題,科研工作者所做的工作可能也未被重視,甚至是不被認(rèn)可??萍紙?bào)告工作應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)科技報(bào)告評(píng)價(jià)機(jī)制,推動(dòng)以評(píng)促改,倒逼科研工作者重視科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的提升。
科技報(bào)告是科技項(xiàng)目的成果產(chǎn)出之一,應(yīng)將科技報(bào)告工作納入項(xiàng)目管理流程,嚴(yán)格執(zhí)行《關(guān)于加快建立國(guó)家科技報(bào)告制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》[11]和《國(guó)家科技計(jì)劃科技報(bào)告管理辦法》[12]的有關(guān)要求。將科技報(bào)告的提交,作為項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收的必備條件之一;將科技報(bào)告的提交情況和評(píng)價(jià)結(jié)果,作為對(duì)科研單位和科研工作者后續(xù)滾動(dòng)支持的重要依據(jù)。使撰寫(xiě)質(zhì)量合格的科技報(bào)告成為完成科研項(xiàng)目的基本要求。同時(shí)引入激勵(lì)機(jī)制,對(duì)科技報(bào)告工作完成較好的先進(jìn)單位和個(gè)人給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì),提高科研工作者重視科技報(bào)告工作、提升科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量的積極性和主動(dòng)性。
科技報(bào)告既是科技管理部門(mén)進(jìn)行科技項(xiàng)目監(jiān)督管理的重要工具,又是科研工作者開(kāi)展后續(xù)科研活動(dòng)的有益參考,還是公眾了解財(cái)政科研投入產(chǎn)出的有效途徑。作為科技報(bào)告的基礎(chǔ)性質(zhì)量,科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量將直接影響科技報(bào)告的可讀性和內(nèi)容的完整度??萍紙?bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量受科技報(bào)告政策制定及宣傳、研究者的認(rèn)識(shí)和撰寫(xiě)水平、項(xiàng)目屬性、項(xiàng)目實(shí)施情況及審核控制等因素的影響。建立科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系可以明確文獻(xiàn)質(zhì)量構(gòu)成要素。通過(guò)細(xì)化政策落實(shí),加強(qiáng)宣傳培訓(xùn),優(yōu)化審核流程,實(shí)施評(píng)價(jià)、考核和激勵(lì)機(jī)制,有助于提高科技報(bào)告文獻(xiàn)質(zhì)量。