淺談檔案保密工作的保障措施

檔案是直接形成歷史的記錄，是國家資源不可或缺的一部分，恰當?shù)乩脵n案并保護好檔案可以給整個社會造福，而在管理中出現(xiàn)意外，講會給某個行業(yè)甚至是國家的發(fā)展帶來災難性危害。我們應該提高對檔案管理認知程度，加大對檔案管理工作的規(guī)范力度，讓檔案處于更加安全、更加便于利用的位置。檔案管理是一項比較繁瑣的工作，需要管理人員真心投入，并在我國的法律法規(guī)允許的范圍內開展工作，對違背法律法規(guī)的行為有權制止，已達到保護檔案信息的目的。因此，深入研究檔案管理工作的保密性和利用效率變得十分必要。僅就如何做好檔案保密工作，確保檔案安全闡述幾點粗淺的認識。

一、強化檔案保密意識

檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感，切實重視和不斷強化檔案保密工作。一是思想觀念上的加強，二是管理上的加強，三是保密工作方式方法上的加強;嚴峻的形式告訴我們，新形勢下保密環(huán)境比過去更加復雜，保密防范的難度進一步加大，保護國家秘密安全的要求更高，責任更重。強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。同時，要認真貫徹“預防為主”的方針政策，堅決阻止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

二、加強檔案庫房安全建設

檔案庫房的管理員要做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，無關人員一律禁止入內。其三，應減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。另外，要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

三、完善保密檔案借閱管理

加強保密檔案借閱制度建設至關重要。應制度細致完善的檔案借閱制度、外借制度、復印制度等。各項檔案借閱規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須按要求填寫借單，由直接領導、項目負責人簽字，認真履行登記、簽字手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓檔案技術成果。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，及時向檔案部門報告，進行補救。

四、加強電子檔案管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網絡數(shù)據庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復制副本或異地保存。在借閱方面主要應做到以下幾點：一是所借的電子檔案項目要與正在設計的工程項目內容相同，且要經主管領導及項目負責人批準，方可借閱;二是要根據使用者的情況，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式;三是應根據電子檔案內容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用;四是要對重要電子檔案的信息內容進行加密處理。而存儲在網絡數(shù)據庫中的電子檔案，則應重點做好數(shù)據庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，做好內外網分離工作，并對內外網服務器部署好防火墻;涉密計算機不得與國際互聯(lián)網相連。其次，為了防止內部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權限控制，確保保密數(shù)據只能被有權限的人使用，且整個使用過程應被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據權限查閱，在權限范圍內更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內容下載到終端用戶及任何設備上。這樣，所有的保密數(shù)據統(tǒng)一集中地保存在服務器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄露。

五、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限，而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密期限在一年及意見以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央，國家機關可以規(guī)定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

新時期對檔案信息的保密工作要求更高，要嚴格恪守自己的職業(yè)道德，遵守各項規(guī)章制度，增強檔案保密工作的使命感和責任感，做好檔案保密管理工作。要不斷加強學習，努力提高自身綜合能力，緊跟時代的要求，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，增強安全保密意識，不斷提高檔案保密工作管理水平。

作者簡介

趙彥濤（1981.10—），女，漢族，籍貫：石家莊市藁城區(qū)，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。