關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)辦公室管理工作的思考

一、企業(yè)辦公室在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用

企業(yè)辦公室是企業(yè)的綜合管理服務(wù)部門，在企業(yè)管理運(yùn)營體系中居于樞紐地位，承擔(dān)著綜合、協(xié)調(diào)、參謀、服務(wù)、督辦、公關(guān)、安全等多項職能。在企業(yè)的運(yùn)營系統(tǒng)中，辦公室起著承上啟下、連接左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方的作用,是信息匯集和反饋的紐帶，擔(dān)負(fù)著為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策和督查落實決策的職責(zé)，對企業(yè)的正常運(yùn)營發(fā)展起著非常關(guān)鍵的作用。企業(yè)辦公室的工作能力、工作水平和工作效率，對企業(yè)的經(jīng)營管理產(chǎn)生著重要影響。當(dāng)前，企業(yè)辦公室管理工作中還存在著一些嚴(yán)重阻礙辦公室作用發(fā)揮的問題，同企業(yè)發(fā)展上臺階的目標(biāo)要求還不能完全適應(yīng)，主要表現(xiàn)為：制度建設(shè)存在不足，工作流程需要優(yōu)化；現(xiàn)代企業(yè)管理理念薄弱，工作方法陳舊；隊伍素質(zhì)參差不齊，亟需培訓(xùn)提高；對辦公室工作重視不夠，聽之任之，等等。這些問題不同程度地存在，影響著企業(yè)辦公室作為樞紐的工作質(zhì)量和效能發(fā)揮。

伴隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求以及新型管理制度的創(chuàng)新,企業(yè)辦公室管理工作,面臨著巨大的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競爭力,實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展目標(biāo),需要進(jìn)一步開拓思路,更新觀念,開拓創(chuàng)新,推動企業(yè)辦公室管理工作的快速發(fā)展,開創(chuàng)企業(yè)與時俱進(jìn)的新局面。企業(yè)辦公室必須研究新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢和要求，盡快查找不足，分析原因，按照經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新要求，圍繞企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營和改革發(fā)展目標(biāo)，探索辦公室工作規(guī)律，著力創(chuàng)建與形勢發(fā)展相適應(yīng)的辦公室管理工作機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，樹立良好的品牌和形象。

二、企業(yè)辦公室的工作特性

1.綜合性

辦公室是企業(yè)經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐機(jī)構(gòu),管理工作涵蓋企業(yè)的各個層面，擔(dān)負(fù)著為企業(yè)發(fā)展決策提供參謀和保證監(jiān)督?jīng)Q策落實的重要職責(zé)。同時企業(yè)辦公室還具有信息收集、溝通、協(xié)調(diào)的管理職能，是聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部的信息交流平臺，是調(diào)整和緩和各種矛盾關(guān)系、營造和諧企業(yè)環(huán)境、培養(yǎng)協(xié)作精神的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。辦公室日常工作任務(wù)復(fù)雜繁重，內(nèi)容具體瑣碎。按照職能要求，可以把工作內(nèi)容歸納為“三辦”，即辦文、辦會、辦事。辦文是指企業(yè)的公文審核及公文的收發(fā)流轉(zhuǎn)，起草企業(yè)的工作計劃和工作總結(jié)，起草、修改企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話，開展政策研究和信息調(diào)研，文書檔案整理和各種匯報材料的撰寫等；辦會是指組織和籌備各類重要會議，會議材料的印刷、會議通知的發(fā)送、會場的布置，會務(wù)接待，會議過程的把控，會場服務(wù)，會議紀(jì)要的整理傳達(dá)等；辦事是指協(xié)助企業(yè)負(fù)責(zé)人辦理企業(yè)的日常工作，做好綜合協(xié)調(diào)，抓好企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)，做好督查督辦、機(jī)要保密、車輛管理、印章服務(wù)、來訪接待、值班安排以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2.服務(wù)性

辦公室服務(wù)工作可以歸納為“三服務(wù)”，即服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)各職能部門和服務(wù)基層群眾。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)主要是圍繞企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo),為企業(yè)發(fā)展做好輔助參謀。在發(fā)揮參謀助手的過程中，從領(lǐng)導(dǎo)意圖出發(fā)，結(jié)合實際，為決策提供及時準(zhǔn)確的參考依據(jù)，并注重在執(zhí)行過程中及時反饋出現(xiàn)的新情況、新問題；服務(wù)職能部門是指要積極主動與各部門溝通協(xié)調(diào)，廣泛征求意見和建議，提高信息溝通和服務(wù)保障效能；服務(wù)基層群眾，主要是做好調(diào)研工作，多了解基層群眾呼聲，多辦實事，多為群眾解決難題。要努力實現(xiàn)從被動應(yīng)付到主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，在主動服務(wù)中體現(xiàn)價值，有所作為。要對照工作制度和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，無論對待領(lǐng)導(dǎo)或者普通群眾，上級部門或者基層單位，都應(yīng)該做到高質(zhì)量和高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。

3.規(guī)范性

辦公室重要的工作任務(wù)是組織制訂以企業(yè)發(fā)展為核心的各項規(guī)章制度。制度建設(shè)是企業(yè)建設(shè)中一項全局性、根本性和基礎(chǔ)性的重要工作，建立健全各類管理制度,嚴(yán)格按照制度和規(guī)范辦事是大型企業(yè)科學(xué)管理的必然要求,也是企業(yè)發(fā)展的重要保證。日常管理工作制度化、規(guī)范化、條理化是大型企業(yè)科學(xué)管理工作的重要前提。企業(yè)“三辦”等大量的日常事務(wù)都是辦公室負(fù)責(zé)管理的內(nèi)容，建立健全內(nèi)部制度和規(guī)范，對提高企業(yè)辦公室管理水平具有重要意義。制度和規(guī)范建設(shè)需要根據(jù)內(nèi)外部形勢變化和要求不斷更新完善，要定期審查和系統(tǒng)梳理辦公室各類工作制度，理清和設(shè)計好辦公室各類業(yè)務(wù)和各個流程的縱向、橫向關(guān)系，建立科學(xué)、統(tǒng)一、高效的辦公室制度規(guī)范體系。

三、企業(yè)辦公室的工作范疇

1.綜合協(xié)調(diào)

企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)效能和效率的提高離不開辦公室的綜合協(xié)調(diào)作用。企業(yè)辦公室的工作往往會涉及企業(yè)的各個部門，各種性質(zhì)的工作，綜合性較強(qiáng)。工作牽涉面多，范圍廣，業(yè)務(wù)具體瑣碎。辦公室作為企業(yè)管理層的參謀助手,最重要的是要及時收集國家政策及行業(yè)信息,深入實際，貼近基層、貼近問題，有效開展調(diào)查和研究工作，要重視調(diào)研成果的推廣應(yīng)用。要積極貫切落實上級機(jī)關(guān)的政策精神、重要部署，掌握企業(yè)的重要工作安排、工作計劃的貫徹實施情況。要做好文稿處理、督查督辦、會務(wù)接待、車輛服務(wù)等工作，對于沒有明確責(zé)任人的事務(wù)或其他職能部門職責(zé)之外的事務(wù)，辦公室需要發(fā)揮綜合性部門的作用，加以協(xié)調(diào)解決。辦公室需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)處理企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中遇到的各種問題和矛盾，處理好同新聞媒體、公司股東和社會大眾等各方面關(guān)系。辦公室是企業(yè)的信息匯聚和交流中心。要按照上級對信息管理工作的規(guī)定、要求，圍繞企業(yè)主要工作和發(fā)展中的重點、難點和突出問題，加強(qiáng)信息收集、整理報送的力度，做到全面、高效、準(zhǔn)確。要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)實情況，不斷探索完善信息編報和管理制度，提高信息調(diào)查研究的水平，不斷提升信息搜集質(zhì)量、信息編輯的科學(xué)化水平和相關(guān)人員的能力。始終與上級機(jī)關(guān)、企業(yè)內(nèi)外部的信息交流暢通，重要信息能夠及時準(zhǔn)確上報；要完善企業(yè)會議管理機(jī)制，提高會務(wù)管理服務(wù)水平，重要會議、重大活動要及時通報，上級部門的重要批示和會議精神要及時傳達(dá)。

2.督查督辦

督查是辦公室管理工作的重要內(nèi)容,是保障企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和工作計劃落實的重要手段。辦公室應(yīng)該圍繞企業(yè)中心工作,建立高效權(quán)威、運(yùn)行良好的督查制度,推動企業(yè)發(fā)展。企業(yè)辦公室要樹立大局觀念、提高責(zé)任意識，緊緊圍繞核心業(yè)務(wù)及時做出主要工作部署；要提高督查督辦強(qiáng)度，保證管理層的決策和中心工作落到實處；要發(fā)揮辦公室工作的作用，提高決策的執(zhí)行力；要在督查督辦中深入調(diào)查研究，盡早發(fā)現(xiàn)工作中存在的潛在隱患和問題，為管理層的決策提供詳實準(zhǔn)確的第一手材料和客觀合理的意見建議。要完善督辦責(zé)任制，形成督辦立項、承辦、催辦、辦結(jié)以及通報制度，規(guī)范督辦工作體系和流程，制定切合實際的督辦工作機(jī)制。督查督辦的內(nèi)容主要包括：督辦上級各項方針、政策、重要會議和文件精神的落實情況；督辦本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要工作安排、各個時期重點工作及全年計劃目標(biāo)的落實情況；督辦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)辦公會議決議的重要工作部署、決定事項等的貫徹執(zhí)行情況。

3.公文管理

要按照上級對公文處理的相關(guān)要求和制度，結(jié)合工作實際，建立完善公文辦理制度，切實改進(jìn)文風(fēng)，提高公文寫作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，完善考核評估機(jī)制，創(chuàng)新公文運(yùn)行模式，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，持續(xù)提高公文寫作能力和公文管理水平。要按照檔案管理的相關(guān)指導(dǎo)和要求，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，理順文書檔案管理機(jī)制，建立健全檔案管理工作體系，做好檔案的歸檔、編輯、查詢、研究等業(yè)務(wù)，不斷提高檔案工作信息化水平，為企業(yè)中心目標(biāo)提供助力。

4.服務(wù)保障

辦公室的服務(wù)保障工作,主要體現(xiàn)在主觀能動性方面,要準(zhǔn)確理解領(lǐng)會管理層的思路和指示不走樣,要體現(xiàn)辦公室服務(wù)工作的積極性、超前性，高質(zhì)量地做好服務(wù)保障工作。辦公室服務(wù)保障作用發(fā)揮的成敗將直接決定辦公室工作的效能和權(quán)威。服務(wù)對象要從以往主要以領(lǐng)導(dǎo)為中心轉(zhuǎn)變?yōu)闉轭I(lǐng)導(dǎo)、為部門、為基層“三服務(wù)”的有機(jī)統(tǒng)一,既要為管理層服務(wù),又要協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系,同時要注重為基層職工排憂解難，確保企業(yè)經(jīng)營的有序高效,服務(wù)職能突出,工作質(zhì)量更高。

5.安全保密

企業(yè)辦公室要按照上級部門對保密工作的相關(guān)規(guī)定和要求，增強(qiáng)保密意識，健全保密制度，壓實保密責(zé)任，定期開展保密檢查，堅決杜絕重特大失泄密事件的發(fā)生。企業(yè)應(yīng)建立高效靈活、目標(biāo)清晰的保密組織機(jī)構(gòu)，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要抓好公司保密工作的具體落實、宣傳教育、監(jiān)督和檢查工作。要明確公司保密要害部門和部位、各分公司各部門的保密聯(lián)絡(luò)人，建立兼職保密管理隊伍。制訂目標(biāo)責(zé)任書，明確各部門、各保密相關(guān)崗位的工作職責(zé)。組織保密相關(guān)人員簽訂保密承諾書，明確細(xì)化保密責(zé)任和義務(wù)。企業(yè)辦公室要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密工作，切實把涉密網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離。保密工作堅持并遵循“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的基本原則，落實“誰制造問題、誰承擔(dān)責(zé)任、誰受到追究”的問責(zé)機(jī)制。確保保密工作規(guī)章制度、目標(biāo)任務(wù)、政策措施等高效落實。

四、加強(qiáng)和改進(jìn)辦公室工作的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)主要負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視辦公室工作，明確辦公室的主要職能和工作要求，注重辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，在工作中加強(qiáng)指導(dǎo)，幫助解決辦公室面臨的各種問題和困難，改善辦公條件和經(jīng)費(fèi)投入，為辦公室工作順利開展提供完善的軟硬件設(shè)施，保證辦公室工作組織健全、職責(zé)到位、人員充足、執(zhí)行有力。

2.完善制度和規(guī)范

要及時修訂制度和規(guī)范，科學(xué)優(yōu)化工作流程。要建立和完善與上級機(jī)關(guān)職能相匹配的工作機(jī)制，還要根據(jù)辦公室其他的職能，建立和完善應(yīng)有的制度體系和規(guī)范，制訂工作流程，促進(jìn)辦公室工作目標(biāo)更加明晰、責(zé)任更加明確、運(yùn)行更加流暢。要充分發(fā)揮制度約束力，形成制度的制訂、落實、監(jiān)督、反饋及改善的閉環(huán)，使辦公室各項工作職責(zé)落實到位、工作程序健全、做事規(guī)范有序、檢查依據(jù)充分、考評規(guī)則完善。企業(yè)辦公室應(yīng)從自身職能和管理出發(fā)，著重從以下幾方面開展制度建設(shè)工作：第一，明確制度建設(shè)責(zé)任人，為健全制度體系做好組織保障。第二，對辦公室現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行整理修訂，定期進(jìn)行廢改立建設(shè)。第三，加強(qiáng)制度體系的學(xué)習(xí)和宣貫力度，在日常的工作中，嚴(yán)格遵照制度和規(guī)范辦事，保證每項工作和業(yè)務(wù)都有章可循，建立長效機(jī)制。第四，建立內(nèi)部制度體系評審和維護(hù)機(jī)制，保證制度體系與時俱進(jìn)、健全完善。

3.提高信息化水平

辦公室要運(yùn)用最新信息化科技化成果，實現(xiàn)工作規(guī)范、流程優(yōu)化、效率提高。要按照上級要求，扎實做好辦公自動化網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的建設(shè)和使用，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、無紙化辦公，加強(qiáng)與其他辦公系統(tǒng)的信息交流和數(shù)據(jù)共享，提高協(xié)同工作水平。要做好信息保密工作，建立健全安全管理制度，運(yùn)用現(xiàn)代科技技術(shù)，保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的信息安全。通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)化，努力推進(jìn)工作流程優(yōu)化改造，加強(qiáng)管理信息化建設(shè)，提高流程把控能力。要根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的新模式,擴(kuò)大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,創(chuàng)新工作方法,加強(qiáng)檔案開發(fā)，不斷提升辦公室高效快捷的管理水平。

4.提高人員素質(zhì)

辦公室工作要達(dá)到高水平高質(zhì)量，關(guān)鍵是建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊伍。辦公室工作工作人員要忠于企業(yè)、忠于領(lǐng)導(dǎo)、忠于職守。要根據(jù)辦公室工作的特點和規(guī)律，有針對性地學(xué)習(xí)掌握本崗位所需專業(yè)技能和知識，努力成長為成為綜合型、復(fù)合型人才。要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和服務(wù)意識、優(yōu)良的工作作風(fēng)和扎實的業(yè)務(wù)能力。企業(yè)辦公室要通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、行業(yè)交流、基層調(diào)研、掛職鍛煉等多種方式，持續(xù)提高工作人員的思想素質(zhì)、工作作風(fēng)和專業(yè)能力。要注重引進(jìn)專業(yè)人才，開展有針對性的培訓(xùn)，增強(qiáng)辦公室工作人員的服務(wù)意識和責(zé)任意識。

5.完善考核

企業(yè)辦公室要和人力資源部門協(xié)作，做好工作人員的招聘、考核、競爭上崗制度，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提升內(nèi)部活力。要根據(jù)辦公室工作的特點，制訂和完善符合企業(yè)實際的辦公室工作評價與考核標(biāo)準(zhǔn)。要營造公平公正公開的氛圍，建立績效優(yōu)先、綜合評價的考評長效機(jī)制。要合理利用績效考核的導(dǎo)向、鑒定和激勵功能，采用定性和定量相結(jié)合的方法，制訂科學(xué)有效的考核標(biāo)準(zhǔn)，提高考核的客觀性和公平性。通過建立績效考核激勵機(jī)制，構(gòu)建公正合理、獎懲分明、有序競爭的激勵體系，最大限度發(fā)揮辦公室人員的主動性和創(chuàng)造性。