檔案管理工作優(yōu)化途徑探析

于靜

【摘 要】檔案管理工作是宜賓市翠屏區(qū)工人文化宮工作中一項最為重要的工作，檔案管理就是要將本單位的活動進行詳細(xì)的記錄，并且要對這些記錄進行充分的整理，通過規(guī)范檔案管理工作，提升文化宮工作的效率。但是，目前文化宮工檔案管理的現(xiàn)狀來看，還有許多需要加強的管理工作。本文結(jié)合文化宮的管理現(xiàn)狀和檔案管理學(xué)相關(guān)理論知識，提出解決文化宮檔案管理不規(guī)范問題的對策，以期提升文化宮的管理效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理工作；優(yōu)化途徑

一、檔案的管理體系不夠完善

1.1隨著社會的不斷發(fā)展，人們對于工作機會的選擇也越來越多，一直在一個工作崗位一直不換的情況越來越少，那么即使有人一直堅持一個方位，那么也許存在著退休的問題，或者是其他的情況，那么這些情況勢必會對單位的檔案管理工作存在一定的影響，很多單位的檔案管理人員在離開工作崗位時，很多工作沒有做好交接，就造成了很多檔案最后變成了“死檔”、“棄檔”，這對單位很巨大的損失。

1.2在檔案的管理工作中，檔案的保管工作是一個非常重要的步驟，盡管現(xiàn)在越來越多的單位開始使用電子檔案，但是還有很多單位使用紙質(zhì)檔案管理的方式來管理檔案，但是，由于檔案其特殊的性質(zhì)與極容易被破壞，因此，這就需要我們不斷的加強檔案的管理工作。單位的檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，很多單位的檔案管理無章可循，沒有規(guī)律性，還有的很多單位檔案紙張散亂無章，因此，在需要檔案資料的時候，就需要花費大量的時間與精力去查詢資料，嚴(yán)重的影響了單位的工作效率。

二、單位檔案管理的對策分析

2.1提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)。為了提高單位的工作效率，就應(yīng)該定期的對其檔案管理的相關(guān)工作人員進行相關(guān)的工作培訓(xùn)，不斷的提高工作人員的專業(yè)性，樹立他們正確的工作態(tài)度，提高對檔案管理工作的認(rèn)識。隨著社會的發(fā)展，信息化也在不斷的普及，因此檔案管理人員一定要跟上時代的步伐，而不能由其他非專業(yè)人員來替代專業(yè)人員的位置。

2.2對單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應(yīng)規(guī)定。很多單位由于各種原因，導(dǎo)致檔案管理人員在工作交接的工程中出現(xiàn)了問題，因此，一定要在原檔案工作人員辭職之前，做好新舊工作人員的交接工作，從而避免造成檔案的損失與缺失。

2.3單位應(yīng)該加強對檔案的保護工作，提高工作人員的責(zé)任意識，定期檢查檔案的管理情況，在發(fā)現(xiàn)問題的時候能夠及時的進行補救，檔案管理工作看似簡單，但是其實是一項非常繁瑣的工作，因此，這就要求從事檔案管理的工作人員一定要細(xì)心、耐心以及具有較高的責(zé)任感。

三、完善檔案的管理體系

3.1合理有效的利用檔案為自己服務(wù)

在這個信息時代，單位應(yīng)該不斷地提高檔案的利用率，合理的利用檔案來為自己的發(fā)展服務(wù)，因此，單位要不斷的提高對檔案管理的重視程度，及時的檢查檔案，這樣才能掌握相關(guān)工作的最新動態(tài)，這樣對單位的工作會有更大的幫助。

3.2形成屬于自己的檔案管理規(guī)則

在檔案的管理過程中，單位需要逐漸的形成和完善自己獨特的管理規(guī)則，要采用科學(xué)合理的方式進行管理，節(jié)約人力和物力以及財力來進行案管理，這樣才能夠加強工作效率。

3.3及時更新檔案

在工作中，每天都會有新的資料變動，因此，檔案的管理人員一定要及時的跟上步伐，及時的收集新的材料來不斷的充實自己的檔案庫，逐漸的完善檔案的管理體系，那么這樣的管理體系勢必會給單位的發(fā)展帶來益處，并且也能夠體現(xiàn)出單位的工作效率。

四、完善檔案的信息化管理

4.1加快單位檔案管理逐漸實現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

單位能夠進行檔案信息化建設(shè)的一個重要的基礎(chǔ)前提，就是確保檔案信息資源的數(shù)字化，同時檔案信息資源的數(shù)字化也是對檔案資源原件得以保存的一個重要手段，目前，我國主要是通過先進的信息手段來對單位的檔案進行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息化的管理模式，成立一個比較完善的、全面、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫，為人們提供便捷的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前，我國館藏檔案的全文數(shù)字化，只是針對館藏的檔案資源數(shù)字化進行整體分析，不是針對所有館藏進行的全文數(shù)字化工作，主要是以館藏的檔案資源數(shù)字化為重點。對于建立數(shù)字化檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統(tǒng)檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應(yīng)時代的發(fā)展，形成一個現(xiàn)代化信息管理與傳統(tǒng)信息管理兩種模式相互共存相互發(fā)展的合作關(guān)系。

4.2加快單位檔案管理逐漸實現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

單位能夠進行檔案信息化建設(shè)的一個重要的基礎(chǔ)前提，就是確保檔案信息資源的數(shù)字化，同時檔案信息資源的數(shù)字化也是對檔案資源原件得以保存的一個重要手段，目前，我國主要是通過先進的信息手段來對單位的檔案進行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息化的管理模式，成立一個比較完善的、全面、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫，為人們提供便捷的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前，我國館藏檔案的全文數(shù)字化，只是針對館藏的檔案資源數(shù)字化進行整體分析，不是針對所有館藏進行的全文數(shù)字化工作，主要是以館藏的檔案資源數(shù)字化為重點。對于建立數(shù)字化檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統(tǒng)檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應(yīng)時代的發(fā)展，形成一個現(xiàn)代化信息管理與傳統(tǒng)信息管理兩種模式相互共存相互發(fā)展的合作關(guān)系。

4.3創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案利用價值

創(chuàng)新是時代發(fā)展的需要，也是宜賓市翠屏區(qū)工人文化宮檔案管理工作有效開展的需要，更為重要的是創(chuàng)新檔案管理的方式能夠真正提升檔案的利用價值，保證單位工作的有效開展。首先，要創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)手段。目前文化宮存在檔案管理難題，最為主要的表現(xiàn)就是在實際的工作中檔案的利用率非常低，其最重要的原因就是在管理中使用的管理手段太單一，這就對檔案的整體質(zhì)量造成了一定的影響。因此，必須要完善建立健全檔案管理的平臺，創(chuàng)新檔案管理的手段，進而能夠全面系統(tǒng)地進行檔案管理工作，從而能夠更加有效的發(fā)揮出檔案的價值；其次，需要創(chuàng)新檔案資源共享，檔案管理工作開展的目的就是要重視對檔案進行分類匯總，并能夠及時總結(jié)出相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，并通過這些資料的有效運用，提升單位的管理水平。但是目前很多單位的檔案管理技術(shù)較為落后，這嚴(yán)重阻礙了檔案價值的發(fā)揮，這就需要相關(guān)的單位不斷創(chuàng)新檔案管理的手段，實現(xiàn)資源共享，通過資源共享的方式提升管理的效率。如，在對檔案進行管理的時候，除了要有紙質(zhì)的檔案外，還需要存有電子檔案，如果有其他部門需要這些檔案資源就可以利用云服務(wù)在電腦上將這些資源實現(xiàn)共享，提升辦事效率。尤其是一些行政部門，在辦理相關(guān)事務(wù)的時候，單一的部門資源有限，往往需要多個部門的配合，這就需要運用檔案的方式，快速有效獲得所需要的信息，通過資源的共享，切實提升辦公的效率。

五、結(jié)語

總之，在實際的檔案管理工作中要建立科學(xué)有效的管理制度，規(guī)范檔案管理工作，確保檔案管理工作科學(xué)有效開展。要重視提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，通過提升檔案管理人員的素質(zhì)，切實提升檔案管理工作的效率。要結(jié)合時代發(fā)展的需要創(chuàng)新檔案管理的方式，提高檔案的利用價值，使得檔案管理工作不斷得到優(yōu)化，切實提升檔案管理工作的工作效率。

【參考文獻】

[1]江帆.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑解析[J].蘭臺世界，2017（S2）：202.