ERP環(huán)境下企業(yè)存貨內(nèi)部控制審計應(yīng)用研究

張俊娜

【摘 要】隨著信息科技的崛起起和對國外優(yōu)秀企業(yè)科學(xué)管理體系的引進(jìn)，中國企業(yè)紛紛應(yīng)用ERP系統(tǒng)，借助ERP信息系統(tǒng)將物流、資金流、信息流集成一體化進(jìn)行管理，從紙質(zhì)化辦公向信息系統(tǒng)辦公轉(zhuǎn)化，日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被記錄在ERP信息系統(tǒng)中，便于對企業(yè)日常經(jīng)營管理情況的掌握和控制。這同時給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了很多的變化，存貨的內(nèi)部控制也體現(xiàn)出新的特征，使得對企業(yè)存貨開展內(nèi)控審計的難度増加，在ERP環(huán)境下應(yīng)如何開展存貨內(nèi)部控制審計成為亟待解決的問題。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；存貨內(nèi)部控制審計；ERP系統(tǒng)

一、Z公司概況

Z公司是一個小批量生產(chǎn)的中小制造型企業(yè)，內(nèi)部的人員結(jié)構(gòu)呈金字塔型、崗位分工明晰、業(yè)務(wù)流程精簡，具有獨立完整的存貨業(yè)務(wù)。該公司的主營業(yè)務(wù)有：模具設(shè)計、生產(chǎn)、銷售，普通機械、機械零配件的加工、銷售。公司職員二百多名，隨著2003年其母公司G公司引進(jìn)ERP系統(tǒng)取得成效并逐漸擴大運行范圍，幾年前G公司的信息管理部口為Z公司量身設(shè)計了一款針對該公司的ERP系統(tǒng)并于2015年開始上線運行。Z公司沒有設(shè)內(nèi)部審計部口，平時由其母公司內(nèi)部審計部口對其進(jìn)行內(nèi)部審計，G公司還未開發(fā)使用ERP中的審計管理模塊，內(nèi)部審計人員僅通過查閱紙質(zhì)及被審單位從ERP系統(tǒng)導(dǎo)出的電子版資料進(jìn)行審計，最近對審計人員開通ERP中的查詢功能，但僅限于對采購訂單、庫存清單、財務(wù)帳、財務(wù)報表等數(shù)據(jù)的查詢。

二、Z公司ERP環(huán)境下存貨主要環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制概況

通過詢問、觀察、查閱Z公司有關(guān)存貨業(yè)務(wù)的管理制度及Z公司目前使用的ERP軟件設(shè)計使用說明書，經(jīng)過提煉歸納，Z公司存貨主要環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制如下：

（一）物資采購計劃，主要有兩部分：第一部分，有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的物資采購計劃，ERP系統(tǒng)根據(jù)物料需求計劃和庫存計算出采購計劃；第二部分，無產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的物資采購計劃，由各需求部口手工提報采購計劃。所有的采購計劃都必須通過審批之后才能作為正式采購計劃下達(dá)，ERP系統(tǒng)控制只有審批通過的采購計劃才能轉(zhuǎn)為采購訂單。項目或者設(shè)計變更，由項目計劃員、技術(shù)部口、生產(chǎn)計劃員確認(rèn)變更信息，由采購計劃員完成錄入采購計劃的變更信息，系統(tǒng)會出具報表提示采購計劃員是否對采購計劃進(jìn)行變更，采購計劃員需要根據(jù)實際的情況和系統(tǒng)的提示決定是否變更系統(tǒng)中的采購計劃。采購計劃變更之后需要重新進(jìn)行審批才能有效。

（二）采購申請及審批，采購時需在系統(tǒng)中提出采購申請，并經(jīng)過系統(tǒng)設(shè)置的一級審批。

（三）采購執(zhí)行，營銷組采購員根據(jù)項目組計劃員審批后的采胸申請，進(jìn)行采購商務(wù)及采購執(zhí)行，采購員首先篩選屬于自己的并且審批通過的采購計劃，然后將尚未轉(zhuǎn)成采購訂單的采購計劃進(jìn)行復(fù)制，輸入供應(yīng)商信息等相關(guān)信息，保存即可生成新的采購訂單。采購訂單保存之后需要進(jìn)行審批才能從ERP系統(tǒng)中打印采購巧單。

（四）物資到貨接收入庫后，庫管員在系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行入庫業(yè)務(wù)，然后判定物資是否需要專檢，不需要專檢的，直接打印入庫單；需要專檢的，庫管打印送檢單給質(zhì)控室人員，質(zhì)控室相關(guān)人員送檢專檢物資，在系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行檢查決策和狀態(tài)變更。質(zhì)控室人員反饋含格信息給庫管，庫管打印入庫單，將入庫單報送采購員。專檢物資由質(zhì)控室負(fù)責(zé)進(jìn)行質(zhì)檢，合格品由質(zhì)檢員在ERP系統(tǒng)中解除外購物資的質(zhì)檢狀態(tài)，不合格品交由采購員聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退換貨，系統(tǒng)內(nèi)不體現(xiàn)退換貨業(yè)務(wù)。

（五）庫管員采購入庫完成后，由營銷組合同員進(jìn)行三單匹配（入庫單，采購合同、發(fā)票），在系統(tǒng)中確認(rèn)三單匹配信息，并進(jìn)行預(yù)制發(fā)票，然后合同報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)接收紙質(zhì)發(fā)票后，需對系統(tǒng)中發(fā)票信息進(jìn)行審核確認(rèn)，并進(jìn)行發(fā)票過賬操作。

（六）領(lǐng)料發(fā)出。在生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)派工之后，就進(jìn)入了實際的領(lǐng)料流程。對于標(biāo)件的領(lǐng)料，由項目經(jīng)理憑借工票和零件明細(xì)表到標(biāo)件庫的庫管處領(lǐng)料。標(biāo)件庫的庫管直接在系統(tǒng)中發(fā)料到相應(yīng)的生產(chǎn)訂單，按照實際情況過賬，并將實物發(fā)給操作者。如果不是標(biāo)件領(lǐng)料，則生產(chǎn)部工段長將技術(shù)資料交到材料工段的工段長處，材料工段長在相應(yīng)的生產(chǎn)訂單上添加組件信息以及材料定額，建立組件之后，進(jìn)行下料操作。原材料庫的庫管根據(jù)系統(tǒng)中建立生產(chǎn)訂單的預(yù)留，對于領(lǐng)料的生產(chǎn)訂單發(fā)料。發(fā)料時，用現(xiàn)有的材料定額乘以固定的系數(shù)過賬。

（七）采購計劃員依據(jù)技術(shù)部下發(fā)的技術(shù)通知單或改版資料建立退料的預(yù)留并打印退料單，退料者憑退料單到庫房退料，庫管員接收退料后在SAP系統(tǒng)中過賬。

（八）每月月底進(jìn)行庫存盤點，并進(jìn)行差異處理。處理后，原材料庫的庫管根據(jù)系統(tǒng)中的發(fā)料情況，打印匯總的發(fā)料單。并將該發(fā)料單交給材料工段工段長簽字確認(rèn)。盤點前，需先列印系統(tǒng)存貨物料清單。由庫管人員根據(jù)清單來點算貨物并及時發(fā)現(xiàn)異常，在系統(tǒng)內(nèi)新建一份盤點報表記錄差異數(shù)量，并打印差異表，待審核這些差異數(shù)據(jù)后再進(jìn)行過帳處理，對于盤虧和盤盈進(jìn)行各自的、對應(yīng)移動類別做進(jìn)一步處置。

（九）庫房保管根據(jù)庫存物資實際狀態(tài)，提出庫存報廢申請，生產(chǎn)部和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批判定，財務(wù)進(jìn)行核算后，保管在系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行庫存報廢，營銷組人員對于實物進(jìn)行處理。

（十）賬務(wù)處理，財務(wù)部應(yīng)付賬款記賬人員確認(rèn)債務(wù)，支付價款。

三、Z公司在ERP環(huán)境下存貨內(nèi)部控制的存在問題分析及改善建議

通過對Z公司在ERP環(huán)境下的存貨內(nèi)部控制開展審計，針對發(fā)現(xiàn)的不足提出改進(jìn)建議，幫助Z公司完善存貨的內(nèi)部控制，提升管理水平，使ERP的優(yōu)點得以充分發(fā)揮。

（一）系統(tǒng)外審批上線

Z公司對存貨業(yè)務(wù)的部分內(nèi)部控制是在ERP系統(tǒng)外實現(xiàn)，并沒有體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中，對于這部分控制可W通過與信息技術(shù)部口溝通，實現(xiàn)在線上進(jìn)行控制的必要性和可行性，充分發(fā)揮ERP的作用，實現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行控制，從而提高工作效率。例如，采購招標(biāo)項目的申請、審批、招標(biāo)評標(biāo)可開發(fā)信息系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線操作；對采購計劃變更、采購執(zhí)行變更的審批，庫存報廢環(huán)節(jié)采購員的核實評估、技術(shù)開發(fā)部口判定、公司領(lǐng)導(dǎo)的審批，公司領(lǐng)導(dǎo)對盤點結(jié)果的審核、財務(wù)人員的結(jié)果校核等等，都可考慮在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行審批控制。

（二）關(guān)注與其他軟件對接的安全性

Z公司除了使用ERP系統(tǒng)，近期還應(yīng)用差旅報銷系統(tǒng)等其他信息系統(tǒng)，并與ERP系統(tǒng)的對接，對接風(fēng)險控制上還沒沒有明確規(guī)定，Z公司應(yīng)該對此項安全性風(fēng)險予以關(guān)注，采取適合的應(yīng)對措施進(jìn)行控制。

（三）財務(wù)部門應(yīng)定期分析存貨情況

Z公司財務(wù)部口應(yīng)定期分析存貨情況，對呆滯不良存貨進(jìn)行定期清理和關(guān)注，提請有關(guān)部口及時處理，減少成本損失。

四、總結(jié)

近年來隨著制造型企業(yè)去庫存、降本增效的迫切需要，建立健全的存貨內(nèi)部控制有著重要意義，內(nèi)部控制審計需要發(fā)揮更大的作用。良好的存貨控制不僅有助于防止存貨業(yè)務(wù)差錯和舞弊行為發(fā)生，還能使有效降低企業(yè)成本，提升經(jīng)濟(jì)效益。信息科技的掘起和中國企業(yè)對ERP系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使存貨內(nèi)部控制出現(xiàn)新的特征，在ERP環(huán)境下如何有效的對存貨內(nèi)部控制進(jìn)行審計成為急需解決的問題。

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