試論如何加強(qiáng)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理

摘 要：在如今社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，城建檔案管理模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足人們對(duì)于檔案管理的需求。所以，亟需對(duì)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案開展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性，并分析了城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的相關(guān)舉措，以供管理人員參考。

關(guān)鍵詞：城建紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理；必然性

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.13.214

電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在新形勢(shì)發(fā)展中取得了很好的成績(jī)，而城建管理檔案更是因?yàn)槠錈o與倫比的重要性得到了越來越多人的關(guān)注。在電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推動(dòng)下，怎么把電子和紙質(zhì)檔案開展合理的檔案并行管理舉措已經(jīng)變成了目前人們亟待處理的一個(gè)問題。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性

在二十一世紀(jì)中，電子檔案與紙質(zhì)檔案均有著自身的優(yōu)點(diǎn)，兩者都很重要。在造紙術(shù)發(fā)明以后，紙質(zhì)檔案始終是重要的信息載體，給人們廣泛運(yùn)用，和電子檔案比較，紙質(zhì)檔案具備了載體的依附性。檔案的出現(xiàn)屬于社會(huì)現(xiàn)象，其通過固定的物質(zhì)形式存在著，形成檔案信息和載體，變成了十分重要的信息資源。紙質(zhì)檔案客觀記錄了過去的歷史情況，有著讓人信服的憑證功能，這樣的憑證效用連電子檔案也比不上。長(zhǎng)時(shí)間以來，檔案界始終使用紙質(zhì)檔案，對(duì)于電子檔案運(yùn)用較少，原因是電子檔案雖然具備了信息量大與檢索快速等優(yōu)點(diǎn)，可是因?yàn)槠浔旧碛兄荒芄タ说娜毕?，?duì)檔案穩(wěn)定性與可靠性的影響較大，所以需要及時(shí)處理該問題。

紙質(zhì)檔案和電子檔案比較，雖承載信息處理優(yōu)勢(shì)不明顯，可是其原始特性比電子檔案更好。在未能全面掌控電子檔案證據(jù)性與持續(xù)性以前，還是需要使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理?；诩堎|(zhì)檔案和電子檔案各自的特征，根據(jù)現(xiàn)階段城建檔案管理實(shí)況看來，還需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案開展并行管理，此乃社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理舉措

（1）改善基礎(chǔ)檔案管理體制，創(chuàng)建紙質(zhì)檔案與電子檔案通道。目前，城建檔案管理機(jī)制使用頻率較高的是傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制，這種情況導(dǎo)致檔案管理工作無法順利進(jìn)行。為了有效改善該情況，應(yīng)當(dāng)從檔案管理體制上進(jìn)行合理的調(diào)節(jié)。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理機(jī)制內(nèi)容里面，需要健全的是：基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)與信息儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理等。由于在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過程中，電子檔案管理自身有著很多的不足，所以在現(xiàn)實(shí)使用的時(shí)候，電子檔案的明確性與真實(shí)性統(tǒng)統(tǒng)需要在對(duì)應(yīng)的體制中顯示出來。再者，應(yīng)當(dāng)建立電子與紙質(zhì)檔案通道，把電子與紙質(zhì)檔案通過文本的形式儲(chǔ)存于光盤上。接著借助軟件與數(shù)據(jù)庫索引把電子檔案和紙質(zhì)檔案相融合，達(dá)到檔案自動(dòng)管理與檢索的目的。對(duì)庫存紙質(zhì)檔案，需要把利用率較高的檔案變成電子檔案，有利于用戶使用。

（2）創(chuàng)建新的檔案管理模式，同步歸檔紙質(zhì)和電子檔案同一內(nèi)容。在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的時(shí)代背景下，城建檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的角度，對(duì)檔案管理進(jìn)行有效創(chuàng)新及吸收，主動(dòng)制定出全新的電子檔案管理體系，與此同時(shí)把紙張當(dāng)成基本載體，檔案管理模式可進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的累積持續(xù)拓展。相關(guān)工作人員在對(duì)管理方式進(jìn)行優(yōu)化的時(shí)候，大部分管理步驟均可以通過合理使用計(jì)算機(jī)來展開管理工作，打個(gè)比方，整理電子檔案，只需要采用計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行有效分檔了，這樣做無需轉(zhuǎn)移文件載體。在現(xiàn)實(shí)管理內(nèi)容方面，電子檔案同樣需要構(gòu)成較好的規(guī)律，同時(shí)開展各個(gè)方面的文件組合工作，從而健全電子檔案。其次，電子檔案因?yàn)槠浔旧淼牟蛔?，?duì)應(yīng)的法律效力也未能明確，雖一些地方制定了電子檔案制度，可是由于工作實(shí)況，對(duì)同一內(nèi)容的紙質(zhì)與電子檔案，都需要同步歸檔，如此做不但可以實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)性與完整性，還能夠解決用戶使用網(wǎng)絡(luò)資源共享的問題，使紙質(zhì)檔案與電子檔案互補(bǔ)。

（3）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，把紙質(zhì)檔案編制成電子檔案?，F(xiàn)下，城建檔案管理崗位所安排的工作人員仍然是過去的檔案管理工作者。這部分檔案管理工作者已經(jīng)完全適應(yīng)了紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)于剛剛發(fā)展起來的電子檔案管理知之甚少，對(duì)其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得檔案管理工作效率始終停滯不前。要想改變這種現(xiàn)象，城建檔案管理部門需要組織檔案管理工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，從而掌握新的檔案管理知識(shí)與技能，將檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)提高，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，從而樹立新的檔案管理意識(shí)，并且把現(xiàn)代電子檔案管理當(dāng)成是城建檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。再者，相關(guān)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)在空閑時(shí)間學(xué)習(xí)與電子設(shè)備有關(guān)的知識(shí)和技能，借此將自身的工作能力提高。除此以外，電子檔案涉及到了各個(gè)方面，所以需要檔案管理工作人員有著扎實(shí)的基礎(chǔ)，充分掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷開拓自身的綜合素養(yǎng)，從而快速適應(yīng)新時(shí)代檔案管理。再來，把已經(jīng)存在的紙質(zhì)檔案，依據(jù)儲(chǔ)存與使用等因素的需要構(gòu)成對(duì)應(yīng)的電子檔案，即紙質(zhì)檔案變成電子檔案的數(shù)字化過程。數(shù)字化過程一般有：1）單位接收外來檔案以后，對(duì)其開展數(shù)字化的管理。2）對(duì)已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行數(shù)字化管理，讓電子與紙質(zhì)檔案并行。

3 結(jié)束語

總體說來，進(jìn)行城建檔案管理的過程中，我們可以了解到，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理與現(xiàn)代化電子檔案管理均有著各自的作用和意義。因此，在城建檔案管理發(fā)展的階段，應(yīng)當(dāng)制定出科學(xué)且合理的方案，如此才可以促進(jìn)城建紙質(zhì)與電子檔案并行管理及發(fā)展，進(jìn)而將檔案管理效益大幅度提升。

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作者簡(jiǎn)介：雷雅娜（1984-），女，河北唐山人，工程碩士，館員，研究方向：檔案學(xué)。