圖書情報(bào)檔案信息一體化管理探究

孫東淵

摘 要：信息時(shí)代的大趨勢使得信息技術(shù)滲透到社會(huì)生活的方方面面，同時(shí)也引起了各行各業(yè)的重大變革。從圖書情報(bào)檔案信息管理工作的實(shí)踐來看，信息時(shí)代的新變革對傳統(tǒng)的管理模式提出了新挑戰(zhàn)，也為創(chuàng)新管理途徑、提升管理實(shí)效創(chuàng)造了廣闊的發(fā)展空間?？梢哉f，圖書情報(bào)檔案信息一體化管理已經(jīng)成為行業(yè)參與者關(guān)注的重點(diǎn)問題。本文首先對于一體化管理在圖書情報(bào)檔案信息中的應(yīng)用進(jìn)行了必要性與價(jià)值分析，與傳統(tǒng)的管理模式存在的不足形成對比，力求為國企在信息時(shí)代的圖書情報(bào)檔案信息一體化管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：圖書情報(bào)檔案信息；一體化；管理分析；路徑參考

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.11.187

一體化管理應(yīng)用于圖書情報(bào)檔案信息已經(jīng)是信息時(shí)代的必然趨勢，其利用了高精度、高效率的現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，打破了傳統(tǒng)管理模式下的時(shí)空壁壘，大大提升了圖書檔案信息資源的管理與利用效率。當(dāng)前國企中，由于一體化管理起步較晚，因此圖書情報(bào)檔案信息一體化管理仍然需要深入的研究與探索，以實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)模式的改進(jìn)，適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，更好地完成對圖書、檔案、信息三方資源的優(yōu)化利用。

1 一體化管理應(yīng)用于圖書情報(bào)檔案信息的必要性與價(jià)值

在當(dāng)前信息膨脹、更新速度極快的時(shí)代背景下，圖書情報(bào)檔案信息管理的難度更隨之提升，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的引入可以有效解決當(dāng)前信息冗雜、分類混亂、無用信息摻雜的現(xiàn)實(shí)情況，為圖書、情報(bào)、檔案三方面的多樣內(nèi)容融合成為新的大門類創(chuàng)造了條件。

從微觀層面的組織來看，圖書、情報(bào)、檔案在企業(yè)中處于輔助性的職能地位，尤其對于市場競爭激烈、業(yè)務(wù)更新速度快的企業(yè)來說，很難將圖書、情報(bào)、檔案管理作為企業(yè)的核心工作，這也就決定了配置給其的人力資源、物質(zhì)資源相對有限。因此，企業(yè)要想做好圖書、情報(bào)、檔案的管理工作，讓其成長為助推企業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大輔助力量，就必須堅(jiān)持高效率的基本原則，而三者的一體化管理正是契合了這一現(xiàn)實(shí)要求，可以為企業(yè)降低管理成本、增強(qiáng)管理失效提供動(dòng)力。除此之外，現(xiàn)代化的市場競爭要求企業(yè)能及時(shí)把握豐富的理論信息及動(dòng)態(tài)資源，這就要求企業(yè)要占領(lǐng)高效、充實(shí)的信息管理的高位，可以說，圖書情報(bào)檔案一體化管理已經(jīng)成為新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的重要命題。

2 傳統(tǒng)模式下圖書情報(bào)檔案信息管理的缺陷及不足

在傳統(tǒng)模式下，圖書情報(bào)檔案信息管理的主要問題為效率的低下，很難滿足信息資源豐富、更換速度日益提升的現(xiàn)實(shí)要求。這一問題根源于信息管理尤其是圖書情報(bào)檔案信息管理本身所面對的規(guī)模龐大、內(nèi)容復(fù)雜的資源，也源于傳統(tǒng)模式忽視了效率管理的高要求。在現(xiàn)代社會(huì)，一項(xiàng)信息資源是否能被有效利用，往往取決于在獲取及攝入這一資源時(shí)的難度與復(fù)雜程度，這一現(xiàn)實(shí)要求使得傳統(tǒng)模式下圖書情報(bào)檔案信息管理暴露出落后的一面。另一方面，傳統(tǒng)模式下圖書情報(bào)檔案信息管理過于強(qiáng)調(diào)方向的割裂，而事實(shí)上很多時(shí)候獲取及利用信息資源需要綜合調(diào)動(dòng)多方面信息的聯(lián)系效應(yīng)。以一項(xiàng)科研任務(wù)為例，豐富多樣、涉及廣泛的文獻(xiàn)資料均是其參考研究的一部分，要想完成一項(xiàng)滿足科研要求的項(xiàng)目就必然要盡可能調(diào)動(dòng)豐富的研究成果與學(xué)術(shù)信息資源、情報(bào)信息、檔案資料，但傳統(tǒng)模式下的圖書情報(bào)檔案信息管理忽略了這一具體問題，并沒有針對此作出有效性及提升利用程度的對策研究。也可以說，一體化管理正是對這些現(xiàn)實(shí)情況的有效呼應(yīng)。

3 一體化管理滿足圖書情報(bào)檔案信息管理要求的具體方式

3.1 實(shí)行“實(shí)體分別整理保管、信息統(tǒng)一開發(fā)利用”管理模式

圖書、情報(bào)、檔案三者是有機(jī)聯(lián)系的，但是從其本質(zhì)上來說，三者又存在著顯著的差別，因此，針對于圖書情報(bào)檔案信息一體化的管理必須充分結(jié)合三者的特點(diǎn)，采用針對性的方法進(jìn)行綜合管理，這也是管理過程中必須遵循的客觀規(guī)律。從宏觀上來看，圖書、檔案、情報(bào)資料可劃入同一的高位類，即其屬于信息資源的范疇，而從細(xì)分視野來看，其在低位類上有各具差異。這就要求管理者必須采取綜合的管理手段：從整體管理視角來看，需要以低位類的不同特點(diǎn)為重要參考，選取多樣化的整理與保管手段；從實(shí)際使用角度出發(fā)，又要尊重其在高位類上的共同點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到其信息資源的重要作用，從而進(jìn)行有效的一體化開發(fā)與利用。所謂“實(shí)體分別整理保管”模式，即要求在綜合性信息管理機(jī)構(gòu)中，要盡可能確保三種信息資源的獨(dú)立性，從而根據(jù)其不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分門別類?！靶畔⒔y(tǒng)一開發(fā)利用”則聚焦于整合效應(yīng)，在集成思想的引領(lǐng)下充分發(fā)揮好現(xiàn)代信息技術(shù)的整合作用，避免三者的相互割裂，為一體化管理信心系統(tǒng)的構(gòu)建注入活力，也向使用者展現(xiàn)一個(gè)綜合開發(fā)、高效利用的集成信息服務(wù)窗口。

3.2 集成圖情檔一體化系統(tǒng)和企業(yè)各信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理目標(biāo)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景下，企業(yè)要想提升管理水平與綜合實(shí)力，在激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須做好知識(shí)管理目標(biāo)的貫徹與落實(shí)。如何挖掘好圖書情報(bào)檔案資源的深刻價(jià)值、綜合已有的顯性認(rèn)知、從而形成企業(yè)深厚的知識(shí)力量已經(jīng)成為企業(yè)管理者必須關(guān)注的重要命題，把握好企業(yè)顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的有機(jī)聯(lián)系、促進(jìn)二者的靈活轉(zhuǎn)化也成為企業(yè)圖書情報(bào)檔案信息一體化管理水平的重要評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可以以一體化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，整合數(shù)字化的圖書、檔案及數(shù)據(jù)庫資源，利用好企業(yè)的各種現(xiàn)代業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)（如 PDM、ERP、OA、MES系統(tǒng)），以多樣化、高水平的現(xiàn)代信息技術(shù)為輔助動(dòng)力，利構(gòu)建以企業(yè)各 PC 端口為信息末端、以各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)為流通平臺(tái)與知識(shí)收集匯總平臺(tái)、以數(shù)字圖書館和數(shù)字檔案館各專業(yè)數(shù)據(jù)庫為知識(shí)倉庫，讓企業(yè)在走在知識(shí)水平、技術(shù)能力、理念創(chuàng)新的前列，從而為企業(yè)核心競爭力的提升打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

圖書情報(bào)檔案信息管理一體化已經(jīng)成為信息時(shí)代的大勢所趨，這也要求行業(yè)參與者不斷提升信息資源管理水平，不斷推動(dòng)信息資源的優(yōu)化利用，創(chuàng)造出更加先進(jìn)、更具有創(chuàng)新價(jià)值的管理路徑。

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