基于大數(shù)據(jù)背景的改善高校財(cái)務(wù)管理工作探討

吳瓊

[摘要]隨著信息化程度的不斷提高，大數(shù)據(jù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。這也為高校的財(cái)務(wù)管理工作從傳統(tǒng)模式到信息化模式的轉(zhuǎn)型帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。目前，由于高校財(cái)務(wù)信息化程度不夠高，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從采集、傳輸、處理到輸出流程的效率低下，產(chǎn)生了眾多財(cái)務(wù)管理問題。文章通過分析高校財(cái)務(wù)信息化管理中與報(bào)表編制、系統(tǒng)整合、報(bào)銷與核算以及人才培養(yǎng)相關(guān)的問題，提出建議，以推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；財(cái)務(wù)管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201911195

1引言

在當(dāng)今社會(huì)，大數(shù)據(jù)作為國(guó)家的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略，已被運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)提高社會(huì)的信息化水平有重大的影響。然而，對(duì)于高校的財(cái)務(wù)管理來說，大數(shù)據(jù)應(yīng)用起步較晚。從報(bào)銷預(yù)約到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集，從會(huì)計(jì)核算到預(yù)決算報(bào)表的編制，從財(cái)務(wù)信息在各學(xué)院與部門間的流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)決策的制定，各個(gè)財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)的信息化程度都不高。數(shù)據(jù)分散性強(qiáng)，信息共享性弱，使會(huì)計(jì)信息無(wú)法充分發(fā)揮其管理職能。因此，研究大數(shù)據(jù)在高校財(cái)務(wù)管理工作中的應(yīng)用，對(duì)改善高校財(cái)務(wù)管理工作有著積極的意義。

2高校財(cái)務(wù)管理工作中的信息化問題分析

21財(cái)務(wù)報(bào)表編制標(biāo)準(zhǔn)化欠缺

在高校財(cái)務(wù)報(bào)表中，除了少數(shù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定的報(bào)表具有統(tǒng)一的要求與格式外，不少為滿足管理需要的報(bào)表沒有統(tǒng)一的格式與標(biāo)準(zhǔn)。因此，形式多樣且非標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理，難以用系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，大部分工作需要通過人工來完成。從預(yù)算、核算到?jīng)Q算，每一個(gè)環(huán)節(jié)都少不了大量的人工干預(yù)。報(bào)表的內(nèi)容和格式還會(huì)隨著管理者要求的變化而不斷調(diào)整，大大降低了年度間財(cái)務(wù)信息的可比性以及預(yù)決算工作的銜接性。

22系統(tǒng)整合程度不高

為保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)往往獨(dú)立于其他系統(tǒng)。這種獨(dú)立性所產(chǎn)生最大的弊端，就是數(shù)據(jù)分散。系統(tǒng)間的整合程度不高，易造成數(shù)據(jù)冗余。例如，光是資產(chǎn)管理，就有多種系統(tǒng)支持，如家具系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)、化學(xué)品管理系統(tǒng)等，它們與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行粗略的關(guān)聯(lián)。此外，財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法直接對(duì)接人事、教務(wù)、后勤、學(xué)生事務(wù)等部門的管理與服務(wù)工作，無(wú)法充分發(fā)揮管理會(huì)計(jì)的職能。數(shù)據(jù)的使用者需要登入不同的系統(tǒng)，才可獲取需要的信息，無(wú)法快速高效地利用財(cái)務(wù)信息作出有價(jià)值的決策。

23報(bào)銷手續(xù)繁瑣、核算工作量大

在高校財(cái)務(wù)中，抱怨得最多的，就是報(bào)銷手續(xù)繁瑣的問題。對(duì)于經(jīng)辦人來說，從整理收集材料，到網(wǎng)上報(bào)銷預(yù)約，到各類表格的簽字蓋章，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要花費(fèi)不少精力與時(shí)間。盡管預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)可幫助財(cái)務(wù)人員減輕核算壓力，但是財(cái)務(wù)人員的工作量依然較大，一是由于報(bào)銷業(yè)務(wù)本身的繁多；二是由于財(cái)務(wù)人員需要在報(bào)銷材料審核、憑證數(shù)據(jù)導(dǎo)入以及科目錄入和修改等方面花費(fèi)較多的時(shí)間，這會(huì)延長(zhǎng)經(jīng)辦人的報(bào)銷等待時(shí)間。

24復(fù)合型人才欠缺

在高校信息化程度日益提高的背景下，財(cái)務(wù)人員的能力與素質(zhì)變得日益重要。但是多數(shù)財(cái)務(wù)人員在遇到信息系統(tǒng)問題時(shí)束手無(wú)策，需要請(qǐng)求IT部門的幫助。然而，IT部門的工作人員由于缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)，也很難及時(shí)解決問題，因此問題可能耽擱很久還未解決。由于缺乏全面的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)培訓(xùn)，財(cái)務(wù)人員只會(huì)操作系統(tǒng)，卻不知如何解決問題。

此外，高校財(cái)務(wù)人員往往習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方式，不善于思考如何把繁瑣的工作進(jìn)行流程改造與標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，如何用先進(jìn)的信息技術(shù)來簡(jiǎn)化與優(yōu)化財(cái)務(wù)工作。這導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)處理工作中花費(fèi)過多的時(shí)間，無(wú)法把更多的精力花在更有價(jià)值的財(cái)務(wù)工作中去，如財(cái)務(wù)分析及為領(lǐng)導(dǎo)提供管理性建議等。

3大數(shù)據(jù)的特征及其在高校財(cái)務(wù)管理工作中的應(yīng)用

31大數(shù)據(jù)的特征

大數(shù)據(jù)是一種海量的數(shù)據(jù)集合，通過利用信息技術(shù)進(jìn)行處理與分析，可以挖掘出有價(jià)值的信息，供人們進(jìn)行有效決策，具有海量性、多樣性、高速性、易變性的特征。大數(shù)據(jù)之所以可以應(yīng)用于高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，是因?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)量和種類繁多，需要通過先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理與分析手段，才可以為管理者提供有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息。

32大數(shù)據(jù)在高校財(cái)務(wù)管理工作中的應(yīng)用

321提高財(cái)務(wù)報(bào)表編制的標(biāo)準(zhǔn)化

高校的財(cái)務(wù)報(bào)表是各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過處理、加工與分析后形成的輸出形式，也是與大數(shù)據(jù)應(yīng)用聯(lián)系最緊密的方面。由于高校財(cái)務(wù)活動(dòng)種類繁多，需要統(tǒng)計(jì)與分析的財(cái)務(wù)信息紛繁復(fù)雜，因此，報(bào)表的種類也形式多樣。如何讓財(cái)務(wù)人員從繁重的數(shù)據(jù)處理與報(bào)表編制工作中解放出來，投入到更有價(jià)值的財(cái)務(wù)分析與管理工作中去，是一個(gè)值得研究的問題。解決這一問題的關(guān)鍵就是制定標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)報(bào)表編制流程，優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)，提高工作效率。

值得注意的是，對(duì)報(bào)表編制流程進(jìn)行周密與高效的設(shè)計(jì)，是提高財(cái)務(wù)報(bào)表編制標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵。一些關(guān)于質(zhì)量與流程管理的先進(jìn)理論與經(jīng)驗(yàn)表明，提高質(zhì)量與效率的關(guān)鍵，就是在于做事之前，對(duì)流程進(jìn)行巧妙的設(shè)計(jì)。如果財(cái)務(wù)人員在編制報(bào)表時(shí)，缺乏明確的目標(biāo)與清晰的計(jì)劃，就可能在不斷的數(shù)據(jù)加工、修改與調(diào)整中花費(fèi)過多的精力與成本，降低了財(cái)務(wù)報(bào)表編制的效率與質(zhì)量。在大型企業(yè)或跨國(guó)公司，也有形式多樣的管理性報(bào)表，但是幾乎所有的報(bào)表都有標(biāo)準(zhǔn)化的格式，大部分報(bào)表可以通過系統(tǒng)一鍵生成；對(duì)于少部分報(bào)表，財(cái)務(wù)人員只需通過對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行少量的修改與調(diào)整，就能完成報(bào)表的編制工作。因此，高校的管理者需要厘清思路，明確需要獲取哪些財(cái)務(wù)信息，規(guī)范管理性報(bào)表的格式與內(nèi)容，優(yōu)化報(bào)表系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)信息生成的質(zhì)量與效率。例如，通過統(tǒng)一預(yù)決算報(bào)表科目與模板，并設(shè)置預(yù)算執(zhí)行率公式，能使各經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的預(yù)算執(zhí)行情況得到實(shí)時(shí)的反映，便于預(yù)算控制與資金使用管理。

322加強(qiáng)系統(tǒng)整合，提高工作效率

高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的獨(dú)立性，對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全來說至關(guān)重要，但是對(duì)于管理來說卻是一種劣勢(shì)，使各部門的管理人員無(wú)法直接獲取財(cái)務(wù)信息。因此，如何在確保財(cái)務(wù)安全的前提下，建立財(cái)務(wù)與管理一體化的綜合信息平臺(tái)，是一項(xiàng)重要的工作。

首先，需要構(gòu)建一體化的綜合資產(chǎn)管理平臺(tái)，確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各個(gè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)共用數(shù)據(jù)庫(kù)。資產(chǎn)的采購(gòu)、報(bào)廢等信息在首次錄入系統(tǒng)后，經(jīng)相關(guān)部門審核，由系統(tǒng)自動(dòng)記賬并計(jì)算折舊。通過系統(tǒng)，可查詢資產(chǎn)的原值、折舊、現(xiàn)值、型號(hào)、編碼、存放地點(diǎn)等多種信息，便于資產(chǎn)清查工作的開展。財(cái)務(wù)人員還可以綜合分析系統(tǒng)信息，加強(qiáng)資產(chǎn)管理，通過協(xié)調(diào)相關(guān)部門，提高資源的合理配置。

其次，財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要與人事、教務(wù)、后勤、學(xué)生事務(wù)等部門的系統(tǒng)進(jìn)行整合，有助于預(yù)決算工作的開展以及為各個(gè)部門提供有價(jià)值的決策信息。例如，預(yù)算的錄入、更新、調(diào)整、審核、上報(bào)、下達(dá)等工作，都可以通過系統(tǒng)完成。各個(gè)部門可登入系統(tǒng)，在統(tǒng)一的預(yù)算模板上錄入預(yù)算信息，匯總生成預(yù)算報(bào)表，可避免大量的重復(fù)性工作及數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤。另外，系統(tǒng)可自動(dòng)匯總核算信息，并根據(jù)各個(gè)部門不同的業(yè)務(wù)類型，生成管理性報(bào)表，為管理者提供決策信息。

最后，還需要完善內(nèi)控制度，通過設(shè)置用戶權(quán)限、建立防火墻、定期數(shù)據(jù)備份、更新殺毒軟件、加強(qiáng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)等多種渠道，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。

323重視流程改造，簡(jiǎn)化報(bào)銷與核算流程

對(duì)于高校報(bào)銷手續(xù)煩瑣的問題，可通過簡(jiǎn)化流程及優(yōu)化報(bào)銷系統(tǒng)來解決。在歐美發(fā)達(dá)國(guó)家的高校，也有許多報(bào)銷工作，但是高度的電子化流程并沒有給經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)人員帶來太多的工作量，值得中國(guó)高校借鑒與學(xué)習(xí)。

例如，經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)與審批一般在網(wǎng)上進(jìn)行，經(jīng)費(fèi)的使用者與負(fù)責(zé)人可隨時(shí)隨地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流，省去了手工簽字蓋章的煩瑣流程。另外，預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)高度整合，可自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證及打卡信息，能省去會(huì)計(jì)核算人員的一些基礎(chǔ)且重復(fù)性的數(shù)據(jù)錄入工作。財(cái)務(wù)人員只需核對(duì)原始單據(jù)與打卡信息，選擇資金來源，即可自動(dòng)付款，大大減少了報(bào)銷等待時(shí)間以及核算工作量。此外，需推進(jìn)無(wú)紙化報(bào)銷與核算流程。在電子發(fā)票越來越普及的今天，經(jīng)辦人無(wú)須打印電子發(fā)票，只需在報(bào)銷系統(tǒng)中認(rèn)證發(fā)票，即可上傳發(fā)票信息并避免重復(fù)報(bào)銷。接著，通過掃描并上傳其他相關(guān)材料，即可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化報(bào)賬。財(cái)務(wù)人員只需對(duì)報(bào)銷系統(tǒng)中的材料進(jìn)行審核并與經(jīng)辦人進(jìn)行線上溝通，省去了傳統(tǒng)報(bào)銷工作中因缺少材料或材料不正確所產(chǎn)生的溝通與往來時(shí)間。此外，對(duì)報(bào)銷材料的電子化存檔，可以方便查閱，省去了傳統(tǒng)翻憑證查賬的大量時(shí)間。

324注重培養(yǎng)復(fù)合型人才

在高校財(cái)務(wù)工作中，推進(jìn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用最重要的因素，就是人的因素。管理者需具備先進(jìn)的信息化管理意識(shí)，在頂層設(shè)計(jì)中考慮大數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用。

同時(shí)，大數(shù)據(jù)應(yīng)用也為財(cái)務(wù)人員提出了越來越高的要求。首先，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該思考如何從傳統(tǒng)的工作模式中解放出來，學(xué)會(huì)利用信息化手段對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、處理、輸出與分析，減少基礎(chǔ)且重復(fù)性的勞動(dòng)，用更多的精力去發(fā)掘有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息，以支持學(xué)校的管理與服務(wù)工作。其次，財(cái)務(wù)人員不僅需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要不斷提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用及信息化操作方面的技能，做到可以獨(dú)立解決工作中大部分與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)相關(guān)的問題。最后，財(cái)務(wù)人員需要對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用進(jìn)行深入的研究，通過學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)在國(guó)內(nèi)外高校及企業(yè)財(cái)務(wù)中成功應(yīng)用的案例，提出在流程改造及系統(tǒng)升級(jí)中的設(shè)想，以最大限度地提高工作效率并挖掘有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息。

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