ERP在企業(yè)采購(gòu)與庫(kù)存管理中的運(yùn)用

楊麗敏

[摘要]文章先對(duì)ERP在企業(yè)采購(gòu)與庫(kù)存管理中的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，在建設(shè)供應(yīng)鏈、選用供應(yīng)商等相關(guān)方面，對(duì)ERP在企業(yè)采購(gòu)中的運(yùn)用進(jìn)行闡述，進(jìn)而在發(fā)現(xiàn)呆滯物品、做好需求分析相關(guān)基礎(chǔ)上，對(duì)ERP在企業(yè)庫(kù)存管理中的運(yùn)用進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]ERP；企業(yè)采購(gòu)；庫(kù)存管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201912183

采購(gòu)與庫(kù)存管理是企業(yè)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于一些大中型企業(yè)而言，不管是對(duì)原料的采購(gòu)或者是對(duì)物資的管理，在以前傳統(tǒng)工作中都是使用手工記賬的方式。但是在社會(huì)發(fā)展之下，這種手工記賬方式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展需求。在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展之下，將ERP使用在企業(yè)的采購(gòu)與庫(kù)存管理中，可以提升管理工作效率，保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1ERP在企業(yè)采購(gòu)與庫(kù)存管理中的優(yōu)勢(shì)

11管理精細(xì)化

經(jīng)過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠?qū)Σ少?gòu)物資計(jì)劃進(jìn)行申報(bào)，對(duì)申報(bào)內(nèi)容、采購(gòu)供應(yīng)商、金額以及庫(kù)存管理等細(xì)節(jié)都進(jìn)行精細(xì)化管理，管理人員在系統(tǒng)中對(duì)賬務(wù)進(jìn)行清楚的了解，同時(shí)也為財(cái)務(wù)工作提供了便利。ERP系統(tǒng)能夠進(jìn)行日、月以及年的賬務(wù)結(jié)算，確保了賬務(wù)和實(shí)際物品的統(tǒng)一。

12降低人力成本，提升工作效率

在傳統(tǒng)手工模式下，采購(gòu)與庫(kù)存管理要有很多管理人員，每天都需要對(duì)庫(kù)房的物資進(jìn)行管理，對(duì)其進(jìn)行盤點(diǎn)與出庫(kù)等相關(guān)的操作。若是倉(cāng)庫(kù)物資的堆放比較亂，在管理時(shí)難度就比較大。而通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，可以很快地定位到貨物具體位置，對(duì)物資進(jìn)行精準(zhǔn)管理。這樣不僅降低了管理工作強(qiáng)度，同時(shí)也降低了人力管理成本。除此之外，經(jīng)過(guò)對(duì)ERP的運(yùn)用還能夠進(jìn)行庫(kù)存預(yù)警，對(duì)庫(kù)存較為緊張的物資進(jìn)行補(bǔ)貨，保障生產(chǎn)系統(tǒng)供求物資的穩(wěn)定性。而對(duì)于一些緊急物資的需求，也可以從其他已經(jīng)有物資的庫(kù)房中調(diào)出來(lái)，保障物資的充足性，進(jìn)而提升企業(yè)的生產(chǎn)工作效率。

2ERP在企業(yè)采購(gòu)管理中的運(yùn)用

21建設(shè)供應(yīng)鏈

把ERP使用在企業(yè)的采購(gòu)管理工作中，企業(yè)能夠依據(jù)實(shí)際情況建設(shè)供應(yīng)商的信息檔案。并且還可以依據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)的資源進(jìn)行分類。企業(yè)還能夠依據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品構(gòu)建產(chǎn)品目錄，以此對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格的管理，進(jìn)而對(duì)產(chǎn)品的合格與否進(jìn)行記錄。ERP系統(tǒng)的運(yùn)用能夠?qū)⑵髽I(yè)對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)進(jìn)行完整的保存，因此在做采購(gòu)計(jì)劃之前，企業(yè)可以先查看供應(yīng)商的歷史記錄，對(duì)基本資料進(jìn)行分析，對(duì)所需采購(gòu)產(chǎn)品信息加以分析，將采購(gòu)商品范圍制定在合格商品中，這樣才能夠策劃出合格科學(xué)的采購(gòu)方案。

22生成采購(gòu)計(jì)劃，合理選用供應(yīng)商

對(duì)ERP物料的實(shí)際需求進(jìn)行考慮，可以為企業(yè)制訂有效的采購(gòu)計(jì)劃。尤其是在采購(gòu)工作開展之前，企業(yè)要對(duì)采購(gòu)商品量、存儲(chǔ)方式以及運(yùn)輸方式等問(wèn)題進(jìn)行考慮，并且使用ERP對(duì)物料進(jìn)行科學(xué)的分類與合并。若是企業(yè)購(gòu)買的物料實(shí)際購(gòu)買時(shí)間較長(zhǎng)，則其中的牛鞭效應(yīng)就會(huì)加強(qiáng)，進(jìn)而導(dǎo)致供應(yīng)商在生產(chǎn)、供應(yīng)以及庫(kù)存管理方面的穩(wěn)定性下降。而經(jīng)過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)的使用，可以對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)物量變化進(jìn)行及時(shí)的反饋，幫助企業(yè)制訂出合理的采購(gòu)計(jì)劃。在選擇供應(yīng)商時(shí)經(jīng)過(guò)對(duì)ERP的運(yùn)用，能夠?qū)?yīng)商的基本信息進(jìn)行分類與比較，直接對(duì)供應(yīng)商的不良率、價(jià)格以及納期等指標(biāo)進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)上選出合適的供應(yīng)商。

23制定采購(gòu)用款，生成采購(gòu)訂單

在企業(yè)制訂合理的采購(gòu)計(jì)劃之后，可以使用ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)需要的所有費(fèi)用自動(dòng)生成，并且制定有效的用款計(jì)劃。在這其中，企業(yè)采購(gòu)部門可以經(jīng)過(guò)ERP把采購(gòu)用款直接上報(bào)財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門在確定之后直接反饋想的信息，在經(jīng)過(guò)兩個(gè)部門的確定之后就可以進(jìn)行采購(gòu)付款。ERP可以自動(dòng)生成采購(gòu)訂單，在這其中會(huì)依據(jù)采購(gòu)產(chǎn)品存量、時(shí)間、運(yùn)輸方式、用款等相關(guān)的信息，每一天訂單的發(fā)送也能夠依據(jù)ERP系統(tǒng)中最新物量功能進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，可以對(duì)長(zhǎng)期庫(kù)存產(chǎn)能不足情況提前管理。

24采購(gòu)定金跟催，驗(yàn)收商品與結(jié)算

將ERP使用在企業(yè)的采購(gòu)管理中，還可以設(shè)置訂單跟蹤周期和時(shí)間，以此構(gòu)成跟隨計(jì)劃。采購(gòu)部門在工作中可以根據(jù)ERP系統(tǒng)生成的計(jì)劃進(jìn)行供應(yīng)商的跟催工作，在對(duì)訂單進(jìn)行跟催時(shí)，ERP還可以給予采購(gòu)部門供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、生成以及運(yùn)輸進(jìn)度等相關(guān)的信息。在對(duì)商品進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，采購(gòu)部門可對(duì)供應(yīng)商提供發(fā)票與訂單進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，并且把發(fā)票和收貨單信息輸入ERP系統(tǒng)中。ERP還可以依據(jù)企業(yè)實(shí)際流程與特點(diǎn)，在資材管理員手中把貨物依據(jù)訂單進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收工作結(jié)束之后，采購(gòu)部門要和財(cái)務(wù)部門配合，對(duì)整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中支出的費(fèi)用進(jìn)行整體結(jié)算，并且根據(jù)采購(gòu)計(jì)算單和計(jì)劃之外的費(fèi)用情況，對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的投入成本進(jìn)行計(jì)算。ERP系統(tǒng)可以自動(dòng)結(jié)算采購(gòu)訂單，對(duì)采購(gòu)清單加以分析，根據(jù)訂單對(duì)采購(gòu)全部費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，最后由ERP系統(tǒng)依據(jù)付款結(jié)算方式進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算工作。

3ERP在企業(yè)庫(kù)存管理中的運(yùn)用

31及時(shí)發(fā)現(xiàn)呆滯物品

將ERP使用在企業(yè)的庫(kù)存管理工作中，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)中存在的呆滯物品，進(jìn)而及時(shí)提醒管理人員處理這些物品。比如在系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)表中，可以根據(jù)用戶需求對(duì)一個(gè)季度、半年以及一年都未曾動(dòng)過(guò)的材料進(jìn)行查詢。若是在其中使用了批號(hào)管理方式，則還能夠查詢出超出一年或是半年都沒(méi)有使用的材料。因?yàn)榇魷返牟煌?，企業(yè)對(duì)其的定義也不一樣，在系統(tǒng)中能夠依據(jù)用戶需要查詢?nèi)魏螘r(shí)間段之內(nèi)的呆滯品信息。在這種情況下，用戶就不必每次都要使用庫(kù)存表查找資料。因?yàn)镋RP系統(tǒng)記錄信息和手工記錄的內(nèi)容要豐富很多，所以只需要管理人員的細(xì)心分析，就可以挖掘出自己所需要的信息。

32做物資需求分析

在ERP整個(gè)系統(tǒng)中，有著多種與物品存儲(chǔ)和使用相關(guān)的信息。依據(jù)這些信息可以對(duì)企業(yè)物資需要規(guī)律加以分析。ERP可以被當(dāng)作一個(gè)數(shù)據(jù)性平臺(tái)，為供應(yīng)庫(kù)存決策提供需要的數(shù)據(jù)，然后經(jīng)過(guò)系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)物資分類的需要做好分析計(jì)算工作，在此基礎(chǔ)上獲得較為合理與精準(zhǔn)的物資訂購(gòu)量。把這些數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)中，可以讓倉(cāng)儲(chǔ)管理工作更加高效，進(jìn)而解決企業(yè)物資供應(yīng)管理中存在的問(wèn)題，并且還能夠提升ERP系統(tǒng)的補(bǔ)充作用，提升ERP系統(tǒng)的利用率。

33提供快速精準(zhǔn)的查詢功能

經(jīng)過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)的使用，庫(kù)存管理人員可以進(jìn)行準(zhǔn)確快捷的庫(kù)存查詢，并且還可以進(jìn)行相關(guān)的分析工作。比如高儲(chǔ)與低儲(chǔ)分析、積壓與有效期、資金占用等相關(guān)方面的分析工作。將ERP使用在企業(yè)的庫(kù)存管理中，能夠讓企業(yè)庫(kù)存信息及時(shí)化、動(dòng)態(tài)化和透明化，并且將庫(kù)存的數(shù)據(jù)在整個(gè)企業(yè)中進(jìn)行共享。企業(yè)各個(gè)部門的管理人員若是在工作上有一定的需要，就可以隨時(shí)速遞查詢到自己想要知道的庫(kù)存動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。和手工管理方式相比，ERP系統(tǒng)的運(yùn)用能夠及時(shí)查詢倉(cāng)庫(kù)中是否有需要的物料，避免重復(fù)購(gòu)買的現(xiàn)象出現(xiàn)。經(jīng)過(guò)庫(kù)存分析功能的運(yùn)用，依據(jù)庫(kù)存變化狀況自動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督與報(bào)警。比如高低儲(chǔ)報(bào)警，倉(cāng)庫(kù)存量超出最高限制或是低于安全庫(kù)存水平時(shí)，都能夠發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提供管理人員及時(shí)處理，把庫(kù)存物資保持在一個(gè)相對(duì)合理的狀態(tài)中。

4結(jié)論

采購(gòu)與庫(kù)存是企業(yè)管理工作中的重點(diǎn)。將ERP系統(tǒng)使用在采購(gòu)與庫(kù)存管理中，能夠節(jié)省一定的成本，提升工作效率。在采購(gòu)中使用ERP系統(tǒng)，可以制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商。在庫(kù)存管理中使用ERP系統(tǒng)，可以對(duì)需求進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存中的物資短缺或是充足情況。

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