新形勢(shì)下提高基層單位檔案管理工作成效的措施

李恒英

摘 要 基層單位檔案管理工作是一項(xiàng)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，檔案作為有關(guān)單位開展各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，反映了單位建立以來的發(fā)展歷程，具有重要的真實(shí)性、歷史性、價(jià)值性等特點(diǎn)。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息時(shí)代、大數(shù)據(jù)模式的社會(huì)新形勢(shì)，基層檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方，文章嘗試分析基層單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足之處，并針對(duì)性地提出提高基層單位檔案管理工作成效的措施。

關(guān)鍵詞 檔案管理；信息時(shí)代；互聯(lián)網(wǎng)；數(shù)字化

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2019）234-0180-02

1987年9月5日公布、1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案的定義為：“是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄?！庇纱丝芍?，在社會(huì)各基層單位中，檔案是單位自建立以來從事各種建設(shè)、發(fā)展、服務(wù)工作時(shí)形成的有價(jià)值的文字、圖表、聲像等歷史紀(jì)錄資料，如實(shí)反映了基層單位開展各項(xiàng)工作的實(shí)際歷程。做好檔案管理工作對(duì)基層單位的發(fā)展具有重要意義，因?yàn)闄n案資料總結(jié)了基層單位開展各項(xiàng)工作的指導(dǎo)思想、工作成績(jī)和重要經(jīng)驗(yàn)，對(duì)單位統(tǒng)籌規(guī)劃未來的建設(shè)和發(fā)展工作具有重要的借鑒作用，有利于基層單位進(jìn)一步地改進(jìn)和完善單位的自身建設(shè)。在新形勢(shì)下，檔案管理工作也在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下發(fā)生著變化，逐步從傳統(tǒng)的手工處理各種文字檔案工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)操作管理數(shù)字化信息檔案模式，并實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)共享。目前，在社會(huì)生活快速發(fā)展的過程中，基層單位的檔案管理工作中還存在一些不足，為社會(huì)、為單位還沒有發(fā)揮充分的作用。為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)基層單位的改革和發(fā)展，本文對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足之處進(jìn)行分析，提出一些改進(jìn)基層單位檔案管理工作成效的方法和措施。

1 目前基層單位檔案管理工作存在的不足之處

1.1 工作方式和手段陳舊落后

目前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)層次，促進(jìn)了社會(huì)生活的飛躍發(fā)展。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的背景下，檔案管理的內(nèi)容、方法、形式也在發(fā)展和變化。但是，目前仍有部分基層單位沒有跟上時(shí)代發(fā)展，其檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理設(shè)施和管理方法，部分檔案管理工作人員沒有實(shí)時(shí)提高自己的知識(shí)水平和技術(shù)能力，工作能力不能滿足新形勢(shì)下的檔案管理工作要求，在檔案管理工作中仍然采用手工處理紙質(zhì)媒介的方式來進(jìn)行檔案的收集、分類、歸檔、檢索，不能運(yùn)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，不能掌握先進(jìn)的管理檔案方法和技術(shù)，工作方式和手段陳舊落后。這些不足之處，不利于檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，影響工作效率和質(zhì)量。

1.2 工作人員思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)落后

目前，部分基層單位，領(lǐng)導(dǎo)和單位員工在思想上對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)。認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行整理、保存、查詢等業(yè)務(wù)，認(rèn)為檔案對(duì)于單位的主要業(yè)務(wù)工作幫助不大。由此，忽視了對(duì)檔案管理工作的關(guān)注和支持，忽視了檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)。部分檔案管理人員缺乏過硬的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和教育，因此，在檔案管理工作中，由于缺乏嚴(yán)格認(rèn)真的工作態(tài)度和良好的專業(yè)素質(zhì)，在對(duì)有關(guān)檔案資料進(jìn)行收集、分類、歸檔、檢索等過程中出現(xiàn)失誤。

1.3 檔案管理硬件設(shè)施落后

部分基層單位由于各種原因，如領(lǐng)導(dǎo)思想上不夠重視、單位經(jīng)費(fèi)緊張等，從而在檔案管理工作的硬件建設(shè)方面投入不夠，甚至在單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算里沒有列入檔案管理工作經(jīng)費(fèi)，造成檔案管理工作設(shè)備和場(chǎng)地陳舊落后，缺乏舒適的工作環(huán)境和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，缺乏符合檔案管理防火、防盜、防潮、防霉等標(biāo)準(zhǔn)要求的現(xiàn)代化庫房，影響了基層單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2 提高基層單位檔案管理工作成效的措施

針對(duì)以上基層單位在檔案管理工作中存在的問題，為了提高檔案管理的工作效率與成績(jī)，發(fā)揮好檔案管理的輔助和促進(jìn)作用，基層單位應(yīng)該采取有效措施來改進(jìn)和完善檔案管理工作。

2.1 制訂并完善檔案管理制度

基層單位在思想上要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，制訂并完善檔案管理制度。按照國(guó)家檔案法律法規(guī)的要求，制定檔案收集方案、文件存檔范圍和保管期限，建立健全檔案資料鑒定、收集、分類、檢索、保管、調(diào)閱、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀制度，建立檔案信息安全保密、檔案管理設(shè)備維護(hù)、突發(fā)事件應(yīng)急管理等工作制度，明確規(guī)定檔案管理的崗位職責(zé)、工作紀(jì)律、工作規(guī)范，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，確保工作人員能夠完整齊全地收集各類檔案，并對(duì)檔案科學(xué)分類、規(guī)范整理、合理組卷、有序存放、高效利用，圓滿完成檔案管理工作任務(wù)。

2.2 改進(jìn)和完善工作方式和手段

在當(dāng)前信息化和網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)形勢(shì)下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、鑒定、分類、保管、利用等檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作的數(shù)字化檔案信息管理模式，并實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享?；鶎訂挝坏臋n案管理工作應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，以發(fā)展和創(chuàng)新思維，采用新技術(shù)、新方法、新理念，開展檔案數(shù)字化工作，建立單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，讓檔案管理人員能夠利用檔案管理軟件和電子設(shè)備，把檔案材料數(shù)字化處理形成文字、圖片、錄像的電子格式，有序進(jìn)行檔案信息計(jì)算機(jī)錄入工作，建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過互聯(lián)網(wǎng)開展檔案的收集、傳遞、管理和利用工作。

2.3 加強(qiáng)單位檔案管理工作的硬件建設(shè)

在現(xiàn)代化條件下，為改進(jìn)和完善檔案管理工作方式，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，基層單位要根據(jù)需要，加快推進(jìn)檔案管理硬件建設(shè)。從人力、物力、財(cái)力上合理規(guī)劃，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資料存儲(chǔ)數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化。為此，基層單位要將檔案工作經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，并確保經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，根據(jù)需要，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件和軟件設(shè)施，建設(shè)合格標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案庫房，按照防火、防盜、防光、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防高溫、防污染的要求配備監(jiān)控、消防、防盜、溫度濕度控制等設(shè)備。建立并完善相適應(yīng)的數(shù)字檔案管理制度，建立檔案信息安全防護(hù)體系，嚴(yán)防信息丟失、外泄和秘密泄露，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存和利用。

2.4 提高檔案管理工作人員的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)

在新形勢(shì)下，為適應(yīng)數(shù)字化檔案管理工作要求，基層單位要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要通過多種方式和途徑，大力提高檔案管理工作人員的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍。

首先，基層單位要不斷開展檔案管理工作人員的思想政治教育和培訓(xùn)，定期組織員工參加社會(huì)主義思想專題培訓(xùn)班，用科學(xué)的世界觀和新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想武裝工作人員頭腦，激發(fā)他們工作的積極性和主動(dòng)性，樹立為國(guó)家、為人民服務(wù)的思想意識(shí)，培養(yǎng)樂于奉獻(xiàn)、銳意進(jìn)取、嚴(yán)以律己、高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，為做好檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

其次，基層單位要定期組織檔案管理工作人員參加科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)班，接受檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、法律知識(shí)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等課程培訓(xùn)，豐富工作人員的知識(shí)水平，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促使他們具備業(yè)務(wù)精湛、知識(shí)豐富、技術(shù)過硬的水平和能力，完全勝任新形勢(shì)下的數(shù)字檔案管理工作，為單位檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

最后，為優(yōu)化檔案管理工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，基層單位應(yīng)建立科學(xué)的引才機(jī)制，通過嚴(yán)格考核、競(jìng)爭(zhēng)上崗引進(jìn)優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。

3 結(jié)論

綜上而言，做好檔案管理工作對(duì)基層單位的發(fā)展和正常運(yùn)行具有不可替代的作用，為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，基層單位應(yīng)在思想上重視檔案管理工作，制訂并完善檔案管理制度，改進(jìn)和完善工作方式和手段，加強(qiáng)單位檔案管理工作的硬件建設(shè)，提高檔案管理工作人員的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)，改善和提高檔案管理工作成效，推動(dòng)基層檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

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