高校資產(chǎn)管理內(nèi)控問題研究

熊慧珺

（武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430050）

一、前言

高校資產(chǎn)管理產(chǎn)作為高等學(xué)校的重要組成部分,體現(xiàn)著高校的綜合實(shí)力，是其組織教學(xué)、科研活動(dòng)的前提，鑒于高校特殊的辦學(xué)投入，高校資產(chǎn)管理的好壞會(huì)直接關(guān)乎高校的辦學(xué)水平,直接影響著高校的辦學(xué)規(guī)模、質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。目前很多高校在資產(chǎn)管理方面存在資產(chǎn)流失、資產(chǎn)不完整、采購流程及資產(chǎn)賬目不明晰登記、資產(chǎn)清查不合理等問題。有些高校的高層主管、財(cái)務(wù)人員利用高校內(nèi)部控制的漏洞進(jìn)行不合理的甚至非法活動(dòng)。因此，高校要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展就必須完善資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制管理，本研究將基于COSO理論體系，結(jié)合高校資產(chǎn)管理內(nèi)部管理方面，通過對高校的資產(chǎn)管理現(xiàn)狀深入分析，找到制約資產(chǎn)管理中的主要問題，進(jìn)一步完善資產(chǎn)的管理體系，提出高效并可以堵塞漏洞的具體措施。

二、高校資產(chǎn)管理內(nèi)部控制特征

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)制度設(shè)置的基本要求，可以預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、提高效益，合理的調(diào)配資源，提升管理的一種方法，保障了企業(yè)正常的發(fā)展、經(jīng)營狀況穩(wěn)定。內(nèi)部控制體包括內(nèi)部環(huán)境、控制活動(dòng)、信息與溝通、風(fēng)險(xiǎn)評估、內(nèi)部監(jiān)督五要素[1]，見圖1。

圖1 內(nèi)部控制五要素

（一）資產(chǎn)管理控制環(huán)境及控制活動(dòng)特征

高校資產(chǎn)管理的內(nèi)部環(huán)境一般有資產(chǎn)管理中內(nèi)部控制權(quán)責(zé)分配、資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)等，而控制活動(dòng)與控制環(huán)境緊密相關(guān)。控制活動(dòng)包括高層檢查、信息處理、指標(biāo)確定、職責(zé)分離等，管理層在正常決策的過程中，通過分析風(fēng)險(xiǎn)評估成果，采用相應(yīng)策略，降低資產(chǎn)耗損及流失。

武漢某高校的資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，該校以學(xué)校資產(chǎn)管理、物資采購、房產(chǎn)管理工作為主要內(nèi)容，為學(xué)校的教學(xué)工作提供服務(wù)與支撐，所有工作均圍繞教學(xué)展開，服務(wù)教學(xué)、保障教學(xué)。

目前已有采購招標(biāo)流程（如圖2所示），有相應(yīng)的管理制度，如《二級單位資產(chǎn)管理規(guī)定》《資產(chǎn)管理員考核辦法》《辦公用品分級管理實(shí)施細(xì)則》等。但伴隨學(xué)校發(fā)展，資產(chǎn)管理中也出現(xiàn)新問題，具體體現(xiàn)在以下方面：一是每年招收資產(chǎn)員工，由于新進(jìn)員工缺乏實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致資產(chǎn)管理疏漏；二是學(xué)校資產(chǎn)管理員工負(fù)責(zé)全校資產(chǎn)的核對職責(zé)，與學(xué)校二級資產(chǎn)管理員工作分工合作編制余額統(tǒng)計(jì)表時(shí)，沒有明確的責(zé)權(quán)劃分，導(dǎo)致資產(chǎn)盤點(diǎn)不清楚等漏洞出現(xiàn)。三是由于資產(chǎn)管理員非專業(yè)會(huì)計(jì)，記賬疏漏，直接所導(dǎo)致盤存資產(chǎn)與登記資產(chǎn)匹配出現(xiàn)漏洞。四是資產(chǎn)管理部門對于投資過程的各級聯(lián)系相對薄弱，對于學(xué)?？傮w建設(shè)投資可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)話語權(quán)不強(qiáng)。

圖2 資產(chǎn)采購流程

（二）信息溝通層面特征

信息的有效傳遞和管理對企業(yè)的高效運(yùn)作起著重要作用。信息溝通是學(xué)校各級部門對所需信息的實(shí)時(shí)準(zhǔn)確獲取和實(shí)時(shí)通報(bào)，確保校內(nèi)外信息溝通暢通，便于員工履行職責(zé)，促進(jìn)學(xué)校管理層與各級部門建立有效的溝通渠道，其中包括信息搜集及信息傳遞。部分高校的管理部門、項(xiàng)目部門、財(cái)務(wù)部門間的信息交流仍存在著一定的問題：內(nèi)部控制系統(tǒng)缺乏有效的信息系統(tǒng)、信息處理技術(shù)落后、信息傳遞不暢通。資產(chǎn)管理部需要各單位配合協(xié)同開展固定資產(chǎn)管理工作, 由于溝通不暢，沒有按照時(shí)間規(guī)定及業(yè)務(wù)要求上報(bào)資產(chǎn)信息，導(dǎo)致各項(xiàng)業(yè)務(wù)延遲時(shí)有發(fā)生。目前，很多高校并沒有建立完整的資產(chǎn)管理系統(tǒng)及平臺，圍繞固定資產(chǎn)的購置、使用、折舊再到報(bào)廢, 沒有形成一套完整的管理流程來對其進(jìn)行控制。很多高校存在大量未損壞但無處存放的閑置資產(chǎn)，如果在管理中提高資產(chǎn)管理信息的準(zhǔn)確性，促進(jìn)閑置資產(chǎn)的使用率對節(jié)約高校成本有重要意義。

（三）資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)評估特征

風(fēng)險(xiǎn)評估是任何企業(yè)制定防范措施的前提，因此，學(xué)校資產(chǎn)管理在實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展的過程中，對出現(xiàn)的各類不穩(wěn)定元素進(jìn)行實(shí)時(shí)發(fā)掘和分析，對目標(biāo)有影響的各類政策做出調(diào)整[2]。伴隨經(jīng)濟(jì)發(fā)展，很多高校的固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制尚不健全，事前并沒有建立風(fēng)險(xiǎn)防范以及必要的預(yù)警機(jī)制,在事前控制方面處于幾乎空白，在日常業(yè)務(wù)的經(jīng)營過程中，由于沒有經(jīng)過專業(yè)人員對風(fēng)險(xiǎn)來源、形成進(jìn)行識別與分析，導(dǎo)致資產(chǎn)管理方面的漏洞時(shí)有發(fā)生。

（四）固定資產(chǎn)內(nèi)部監(jiān)督情況特征

內(nèi)部監(jiān)督是以檢測內(nèi)部控制管理力度為目的，對相關(guān)監(jiān)管制度進(jìn)行完善，了解執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行修改而采取的行為。一般分為日常監(jiān)督和特殊監(jiān)督。高校應(yīng)根據(jù)自身的內(nèi)部環(huán)境對內(nèi)部控制行為進(jìn)行自我評估并出評估報(bào)告。很多高校每年進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作，但事實(shí)上實(shí)際盤點(diǎn)工作執(zhí)行不到位，資產(chǎn)實(shí)際盤點(diǎn)率不足100%，閑置資產(chǎn)未完全在《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告》中顯示。內(nèi)部審計(jì)基于合規(guī)性和事后檢查，抽查年度報(bào)，但很多高校內(nèi)部控制體系缺乏有效的評價(jià)手段，再加上審計(jì)部工作人員偏少，年末學(xué)校涉及審計(jì)工作量大，無法充分發(fā)揮其在資產(chǎn)管理中審計(jì)階段的主體作用，從而導(dǎo)致了內(nèi)部監(jiān)控力度削弱。

三、完善內(nèi)部控制體系方案

（一）強(qiáng)化資產(chǎn)管理文化建設(shè)

學(xué)校需要在各級管理層強(qiáng)化內(nèi)部控制的原則，加強(qiáng)文化建設(shè)，使員工充分認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要性，必須牢固樹立內(nèi)部控制意識，各基層員工更要把內(nèi)部控制制度落到實(shí)處。針對資產(chǎn)部門在單位中話語權(quán)較弱的情況，要積極發(fā)掘并向管理層和其他業(yè)務(wù)部門共享資產(chǎn)工作。每年的年中旬，對二級學(xué)院級職能部門的職業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，并建立固定資產(chǎn)管理培訓(xùn)機(jī)制，配合建立高校層面的固定資產(chǎn)考核機(jī)制，保證固定資產(chǎn)各項(xiàng)管理制度的貫徹實(shí)施，以提高其綜合素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

（二）健全資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評估體系

風(fēng)險(xiǎn)評估作為內(nèi)部控制的五要素之一，也是對資產(chǎn)管理最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，高校應(yīng)建立有效的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系，更好地應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的不確定，及時(shí)評估高校財(cái)務(wù)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)目標(biāo)設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)識別，風(fēng)險(xiǎn)評估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的要求管理整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程。對重大資產(chǎn)的購置和處置，應(yīng)強(qiáng)化預(yù)算和立項(xiàng)管理，增強(qiáng)資產(chǎn)管理的可操作性和適應(yīng)性，盡可能減少不合法或不合規(guī)、不合理業(yè)務(wù)的發(fā)生，尤其是預(yù)算調(diào)整不合理或越權(quán)審批，避免重大錯(cuò)誤或舞弊、欺詐行為。設(shè)置專門的請購部門，安排專業(yè)人員對需求部門提出的需求預(yù)算進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照學(xué)校預(yù)算執(zhí)行制度進(jìn)行請購手續(xù)，同時(shí)結(jié)合市場走勢來進(jìn)行分析，對采購需求進(jìn)行審核并且歸類匯總。

（三）建設(shè)資產(chǎn)管理平臺完善信息系統(tǒng)

學(xué)校資產(chǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)，使各二級學(xué)院、職能部門與集團(tuán)總部之間聯(lián)系緊密，做到及時(shí)的資源共享。為大幅提高資產(chǎn)管理的效率，引入資產(chǎn)管理系統(tǒng)提升固定資產(chǎn)信息采集的效率和準(zhǔn)確性，目前固定資產(chǎn)發(fā)展的新方向是與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，在資產(chǎn)管理中引入RFID 電子標(biāo)簽系統(tǒng)，通過電子標(biāo)簽感應(yīng)確認(rèn)資產(chǎn)信息，同時(shí)，開發(fā)信息系統(tǒng)和信息傳輸?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，也要加強(qiáng)信息安全的重要性。同時(shí)采取必要的技術(shù)手段，確保信息系統(tǒng)安全，穩(wěn)定及高效運(yùn)行。

（四）加大資產(chǎn)管理中過程監(jiān)督，定期完善內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告

監(jiān)督制度貫穿于資產(chǎn)管理全過程的始終，強(qiáng)化內(nèi)部控制勢必要加強(qiáng)日常監(jiān)督及專項(xiàng)監(jiān)督。日常監(jiān)督是指對高校資產(chǎn)管理的全過程分月、季度檢查及監(jiān)督；專項(xiàng)監(jiān)督是對資產(chǎn)管理的發(fā)展戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營活動(dòng)和業(yè)務(wù)流程等涉及內(nèi)部控制的單方面進(jìn)行針對性檢查監(jiān)督。要定期完善內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整管理方案。

四、結(jié)語

完善高校資產(chǎn)管理中的內(nèi)部控制策略，對提升學(xué)校的管理效率有著巨大幫助，基于內(nèi)部控制的高校資產(chǎn)管理模式完善的相關(guān)舉措，如建立健全完善的科學(xué)部門組織結(jié)構(gòu)、確立資產(chǎn)全面風(fēng)險(xiǎn)管理理念等更是高校短期和長期的發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要保證。