探索我國(guó)大中型企業(yè)合同系統(tǒng)全流程管理

張婧

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，為了將企業(yè)降本增效落到實(shí)處，現(xiàn)代企業(yè)紛紛探索企業(yè)精細(xì)化管理之道。文章結(jié)合東方航空股份有限公司在合同系統(tǒng)全流程管理的實(shí)踐，探索我國(guó)大中型企業(yè)合同系統(tǒng)全流程管理的可行性。

關(guān)鍵詞：合同系統(tǒng)；精細(xì)化；全流程 管控

一、企業(yè)合同系統(tǒng)全流程管理概述

合同系統(tǒng)全流程管理指合同業(yè)務(wù)所涉及的全部?jī)?nèi)容，從合同的采購(gòu)申請(qǐng)、招標(biāo)、合同錄入、審批、會(huì)簽、合同履約以及合同的終結(jié)全面覆蓋管理。合同簽署前涉及資信審查、立項(xiàng)、談判，合同簽署中涉及合同的審核、信息反饋，合同的審批和用印；合同簽署后涉及履約的跟進(jìn)，合同文本的存檔，以及合同的關(guān)閉，所有上述環(huán)節(jié)構(gòu)成合同系統(tǒng)全流程管理。

合同系統(tǒng)全流程管理改變了過(guò)去合同管理只能針對(duì)合同文本（非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）；建立了合同系統(tǒng)全生命周期的管理；另外在全流程管理中嵌入了法律審核監(jiān)控的體系。

合同系統(tǒng)全流程管理建立了合同監(jiān)控的數(shù)據(jù)分析 ，加強(qiáng)了公司政策的遵從性，也提高了合同的預(yù)警能力 ，降低了合同的法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、大中型企業(yè)實(shí)施合同系統(tǒng)全流程管理的必要性

1. 企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管控，規(guī)范流程的需求

現(xiàn)代企業(yè)為了最大限度的增強(qiáng)內(nèi)部管控，規(guī)范流程，要求所有的采購(gòu)環(huán)節(jié)都走線上流程，每個(gè)環(huán)節(jié)都留有痕跡?？梢宰畲笙薅鹊谋苊馕璞住＜訌?qiáng)內(nèi)部管控必然要求減少人為干預(yù)，系統(tǒng)說(shuō)了算，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。合同系統(tǒng)全流程的重點(diǎn)是財(cái)務(wù)法務(wù)雙線全生命周期監(jiān)管，合同制定采用制式合同，運(yùn)用企業(yè)文本或行業(yè)文本，規(guī)范合同制定前的條款及法務(wù)財(cái)務(wù)的審批，從預(yù)算的前置到合同交付及合同開(kāi)票，以及合同執(zhí)行后的財(cái)務(wù)分析，都是企業(yè)增強(qiáng)內(nèi)部管控、規(guī)范流程的必然要求。

2. 現(xiàn)代大中型企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的必要手段

企業(yè)完善合同系統(tǒng)，規(guī)范合同執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單位、財(cái)務(wù)、法務(wù)聯(lián)合管控，實(shí)時(shí)監(jiān)控，是最大限度規(guī)避違約風(fēng)險(xiǎn)的必要手段。流程規(guī)范完整，責(zé)任清晰明確，也促使風(fēng)險(xiǎn)降低。公司結(jié)合自身實(shí)際情況開(kāi)發(fā)專門(mén)的合同管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同的全生命周期管理。該系統(tǒng)綜合運(yùn)用信息化手段，建立完善的歷史數(shù)據(jù)庫(kù)，為進(jìn)一步提升公司財(cái)務(wù)管理水平打下扎實(shí)基礎(chǔ)。在系統(tǒng)中嵌入項(xiàng)目談判及啟用日志管理功能，合同物資交付、發(fā)票的全流程跟蹤功能，并能夠規(guī)范合同執(zhí)行、進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。提升合同管理的自動(dòng)化，同時(shí)提升與合同相關(guān)的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理，減少手工操作。這些合同管理流程，都是規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)的必要手段。

3. 現(xiàn)代企業(yè)治理的要求

隨著現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)化、國(guó)際化、互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展，分子公司、駐外機(jī)構(gòu)眾多，所要管理的合同紛繁雜亂，手工管理信息很難集中，時(shí)效性差，各個(gè)部門(mén)的相互協(xié)作和任務(wù)執(zhí)行效率都會(huì)大打折扣。合同管理上的滯后、不完善會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的后果。于是，能夠提高企業(yè)自身的合同管理水平，借助 IT 手段，輔助企業(yè)規(guī)范流程、防控風(fēng)險(xiǎn)、落實(shí)制度要求、提高效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期管理的合同管理系統(tǒng)的建設(shè)越來(lái)受到了大中型企業(yè)的重視，合同全流程系統(tǒng)順應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)治理的迫切要求。

三、合同系統(tǒng)全流程管理在東航的實(shí)踐

在現(xiàn)代企業(yè)規(guī)范治理，提升內(nèi)控管理的要求下，所有的業(yè)務(wù)都應(yīng)該訂立合同，合同的重要性勿容置疑。東航2012年6月份就編寫(xiě)了合同管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)，2014年1月實(shí)現(xiàn)合同的審批流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)在OA上流轉(zhuǎn)，2017年9月1日，借助東航財(cái)務(wù)共享，合同系統(tǒng)三期上線，和財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)完美結(jié)合。2018年1月1日又對(duì)合同系統(tǒng)全流程管理進(jìn)行了優(yōu)化。

合同系統(tǒng)在東航實(shí)現(xiàn)了全流程、全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)了掌上東航和OA辦公系統(tǒng)的集成。

如圖1所示。

對(duì)于合同的規(guī)范，在合同生效前，在簽約前預(yù)設(shè)管理規(guī)范，規(guī)范審批流程、規(guī)范授權(quán)、規(guī)范合同模板；簽約中規(guī)范簽署，對(duì)合同的審批、授權(quán)及蓋章都做了規(guī)范；簽約后執(zhí)行監(jiān)控，條款執(zhí)行監(jiān)管、異常情況的預(yù)警以及后評(píng)估。公司規(guī)定，金額在3萬(wàn)元以上的采購(gòu)，必須簽訂合同，走合同全流程系統(tǒng)。

分子公司超過(guò)一定金額的采購(gòu)，必須經(jīng)過(guò)股份公司的財(cái)務(wù)及法務(wù)審批。審批流程如圖2所示。

1. 合同簽訂流程

合同錄入中包括供應(yīng)商信息、決策性文件、合同正文及其他附件。

供應(yīng)商信息在合同提交審核前，可以修改供應(yīng)商的任何信息，一旦合同提交財(cái)務(wù)審批，供應(yīng)商信息則無(wú)法修改，如果需要修改，必須將合同退回后才能修改：如果合同處于財(cái)務(wù)審批中，當(dāng)前審批人將合同退回，進(jìn)行供應(yīng)商信息修改，然后重新提交對(duì)應(yīng)合同。

合同簽訂涉及五種合同類型，合同類型如下：

（1）固定總價(jià)合同。當(dāng)與供應(yīng)商簽訂的合同明細(xì)中包括具體的物資、物資數(shù)量、單價(jià)及明確的金額時(shí)，使用該合同類型。

（2）單價(jià)合同。當(dāng)與供應(yīng)商簽訂的合同明細(xì)中包括具體的物資、物資單價(jià)，但實(shí)際采購(gòu)物資數(shù)量不確定時(shí)（其中每種物資對(duì)應(yīng)的金額需要根據(jù)各需求部門(mén)進(jìn)行預(yù)估），使用該合同類型。

（3）變動(dòng)單價(jià)合同。當(dāng)與供應(yīng)商簽訂的合同明細(xì)中包括具體物資，但物資數(shù)量、物資單價(jià)不確定時(shí)（例如：航油合同），使用該合同類型。

（4）框架協(xié)議。涉及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，但不用付款的合同，對(duì)應(yīng)的物資及價(jià)格可能不明確（如雙方合作的合同）。

合同簽訂過(guò)程中涉及經(jīng)辦部門(mén)審批退回、財(cái)務(wù)退回及法務(wù)退回，層層把關(guān)，各司其職。

預(yù)算采用事項(xiàng)預(yù)算，事項(xiàng)之間不能混用。項(xiàng)目預(yù)算金額在合同簽訂時(shí)就按照此合同的生命周期預(yù)先置入合同系統(tǒng)中。

簽訂好的合同生成帶防偽標(biāo)志的PDF文件，不再支持任何變更。

2. 合同執(zhí)行

合同在公司的執(zhí)行本著預(yù)算先行的原則。

合同執(zhí)行中最重要一環(huán)是預(yù)算控制，目前公司采用事項(xiàng)預(yù)算，對(duì)于新簽訂的合同，將合同有效期的預(yù)算總額一次性推送至合同系統(tǒng)作為各年的預(yù)算額度；每月的滾動(dòng)預(yù)測(cè)金額將分月推送至合同系統(tǒng)作為各月的提單額度。

合同系統(tǒng)全流程管理對(duì)接財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，所有單據(jù)以電子影像的形式進(jìn)入審批流，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。

在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)人員依據(jù)采購(gòu)訂單，根據(jù)事項(xiàng)預(yù)算的當(dāng)月滾動(dòng)預(yù)測(cè)金額，完成合同交付和開(kāi)票任務(wù)。

業(yè)務(wù)人員持增值稅專票及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等附件，在掃描點(diǎn)掃描及完成增值稅專票的關(guān)聯(lián)后，該合同付款就進(jìn)入到財(cái)務(wù)共享環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動(dòng)派單，審核人完成初審及復(fù)審后，該合同會(huì)推向ORALE系統(tǒng)形成AP發(fā)票，同時(shí)會(huì)推向資金管理系統(tǒng)完成資金付款，付款后會(huì)回寫(xiě)至ORALE系統(tǒng)完成付款賬務(wù)。

3. 合同監(jiān)控

設(shè)置監(jiān)控項(xiàng)項(xiàng)，達(dá)到合同系統(tǒng)全流程管理的監(jiān)控升級(jí)。

（1）自動(dòng)順延管理。設(shè)置順延，順延提醒，順延審批及順延調(diào)整功能。對(duì)于順延提醒服務(wù)，第一次（即提前60天）提醒通知的對(duì)象為合同的送審人和所在部門(mén)的合同管理員；第二次（即提前30天）提醒通知的對(duì)象為合同的送審人、所在部門(mén)的合同管理員、以及部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)

（2）預(yù)置及補(bǔ)充設(shè)置“監(jiān)控事項(xiàng)”。按計(jì)劃時(shí)間提醒經(jīng)辦人，經(jīng)辦人反饋監(jiān)控人，回復(fù)意見(jiàn)和要求。

（3）設(shè)置合同代辦提醒服務(wù)以及供應(yīng)商合同重疊預(yù)警功能等。

四、完善大中型企業(yè)合同系統(tǒng)全流程管理的建議

1. 固化招標(biāo)文件及合同文本，促進(jìn)合同系統(tǒng)智能化審核

目前在合同系統(tǒng)全流程審批中，各個(gè)業(yè)務(wù)單位使用招標(biāo)文件及合同的文本多樣化，經(jīng)常出現(xiàn)同樣的文本缺陷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)效率低下。建議合同送審環(huán)節(jié)，送審人明確使用的招標(biāo)文件或合同文本是企業(yè)文本還是行業(yè)文本，還是客戶或供應(yīng)商企業(yè)的文本。最好能將文本固化，形成制式文本，固化合同結(jié)構(gòu)化信息。提高合同審核的效率和準(zhǔn)確性，促進(jìn)合同智能化審核的進(jìn)程。

2. 加強(qiáng)宣貫、改變觀念，強(qiáng)化合同系統(tǒng)的內(nèi)部控制作用

公司員工目前主觀上把合同全流程管理系統(tǒng)運(yùn)作成財(cái)務(wù)系統(tǒng)。合同系統(tǒng)運(yùn)行中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就找財(cái)務(wù)解決。沒(méi)有樹(shù)立公司全員參與意識(shí)，缺乏公司大格局觀。優(yōu)化流程，將企業(yè)管理融入到合同系統(tǒng)中，將預(yù)算嵌入合同系統(tǒng)前端，避免先執(zhí)行合同，后補(bǔ)預(yù)算的被動(dòng)局面。根據(jù)合同預(yù)算預(yù)提成本費(fèi)用，嚴(yán)防費(fèi)用跨期，提升管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同系統(tǒng)管理全覆蓋。合同系統(tǒng)全流程管理雖然起到了一定的內(nèi)部控制的作用，仍然有進(jìn)一步優(yōu)化改進(jìn)的空間。建議在項(xiàng)目招標(biāo)過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商深入了解；增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的話語(yǔ)權(quán)；在合同初始錄入時(shí)置入項(xiàng)目預(yù)算，并強(qiáng)化項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確性；按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則對(duì)成本費(fèi)用的預(yù)列能在合同系統(tǒng)中完成，分期付款的提示，質(zhì)保金到期的職能化提醒，合同開(kāi)發(fā)和運(yùn)行符合企業(yè)的需求，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期的管理，配合穿行測(cè)試等措施，強(qiáng)化合同系統(tǒng)全流程管理的內(nèi)控功能。

3. 優(yōu)化合同系統(tǒng)，提升合同管理效率

目前企業(yè)管理層還不能在手機(jī)APP上最終審核合同，建議搭建合同系統(tǒng)手機(jī)APP平臺(tái)，生成具有防偽標(biāo)識(shí)的PDF文件，未來(lái)應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理辦公無(wú)死角。提升工作效率?？s短合同審批時(shí)間，真正為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

合同系統(tǒng)的退單必須到財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)掃描后才能退單。建議優(yōu)化合同全流程系統(tǒng)的前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能迅速返回上一環(huán)節(jié)，提高系統(tǒng)的服務(wù)效率。

建議在合同系統(tǒng)中置入稅金提取功能，比如，印花稅的提取。

4. 建立合同系統(tǒng)專業(yè)人員的常態(tài)化培訓(xùn)

合同系統(tǒng)運(yùn)行中常常出現(xiàn)上一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)人員在操作時(shí)，未考慮下一環(huán)節(jié)的需求，往往導(dǎo)致流程停滯不前，退單率比較高，效率低下。

建議建立合同系統(tǒng)專業(yè)人員的常態(tài)化培訓(xùn)，幫助業(yè)務(wù)人員不僅熟悉自己操作的環(huán)節(jié)，還應(yīng)該熟悉前端和后續(xù)運(yùn)行的環(huán)節(jié)，提高業(yè)務(wù)技能，更應(yīng)該有一個(gè)全局化的視角審視每一個(gè)合同的運(yùn)行流程，提高效率和服務(wù)質(zhì)量。

在現(xiàn)代企業(yè)業(yè)財(cái)融合過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員不僅是財(cái)務(wù)專才，更是通才。應(yīng)該強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員在合同系統(tǒng)全流程管理的培訓(xùn)，培養(yǎng)戰(zhàn)略性人才，促使他們帶著財(cái)務(wù)管控、預(yù)算先行的理念，提升服務(wù)，創(chuàng)造價(jià)值，用足合同系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)有效控制和資源共享。充分利用合同管理信息化及合同的預(yù)警機(jī)制。

建議成立專門(mén)的采購(gòu)談判小組，由計(jì)劃、財(cái)務(wù)、內(nèi)控、法務(wù)和技術(shù)人員組成的談判小組，在談判中充分發(fā)揮業(yè)務(wù)技能，改變目前的形式上健全，實(shí)質(zhì)上薄弱的談判局面，減少企業(yè)在采購(gòu)談判中的無(wú)形損失。

5. 加強(qiáng)履約監(jiān)控，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)提取有效的糾紛合同

目前合同的履約監(jiān)控功能比較弱，諸多的履約事項(xiàng)靠人工監(jiān)控。糾紛合同分析功能尚未開(kāi)發(fā)完善。

建議在合同創(chuàng)建和簽約之間，預(yù)置及補(bǔ)充設(shè)置“監(jiān)控事項(xiàng)”，按計(jì)劃時(shí)間提醒經(jīng)辦人，經(jīng)辦人反饋，監(jiān)控人回復(fù)信息及需求，大大提高在合同中及履約管理中監(jiān)控的范圍及深度；同時(shí)也大大提高了保障整個(gè)合同的權(quán)利。隨著互動(dòng)式監(jiān)控功能的啟用，將會(huì)進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)分析的能力和應(yīng)用范圍。建議開(kāi)發(fā)糾紛合同的提取分析功能，提升企業(yè)管理。

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（作者單位：中國(guó)東方航空股份有限公司西北分公司）