企業(yè)財務會計外包風險控制研究

范燕

（普華永道商務服務（成都) 有限公司，四川 成都 610041）

前言

企業(yè)財務外包手段，可以幫助企業(yè)降低成本，提高效益，是先進的企業(yè)業(yè)務流程管理模式之一。從九十年代后期在歐美已悄然興起，并經(jīng)過近二十年的發(fā)展已日趨成熟。在我國，目前外包還處于比較新的行業(yè)，尚未出臺有關財務外包的政策法規(guī)，所以在實際工作中關于財務外包的流程，報價，出現(xiàn)的風險問題都無法可依，本文打算從企業(yè)財務外包的風險原因進行探討，并針對產(chǎn)生的信息風險、溝通風險、合規(guī)風險，流程標準化等方面進行分析，為企業(yè)在財務外包的選擇上提供決策依據(jù)。

一、企業(yè)財務外包的現(xiàn)狀

在經(jīng)濟全球化發(fā)展的今天，近年來，不少大型跨國大型企業(yè)利用不同國家和地域成本差異，通過將國外高成本運作的財務管理模式外包給專業(yè)外包公司，利用其在國內(nèi)的成本優(yōu)勢，尤其是西部地區(qū)相對較低的人工成本及房租等，為跨國企業(yè)節(jié)約了大量常規(guī)財務業(yè)務處理的成本。比如，某跨國集團總部將其在香港的財務處理中心業(yè)務外包給某國際著名外包公司，外包后該集團總部財務處理中心業(yè)務在外包公司國內(nèi)辦公室進行處理，跨國集團總部香港的財務處理中心在外包公司業(yè)務運行正常后撤銷。我們看到，這種大型財務外包的決策工具為跨國企業(yè)成本降低帶來明顯的效果。

另一方面，對于中小型企業(yè)而言，如何提升核心競爭力，把有限的資源運用到企業(yè)核心的業(yè)務，提高效率并降低成本也顯得尤為重要。中小型企業(yè)在發(fā)展壯大過程中，因為預算控制造成人手不夠，往往一個人身兼數(shù)職，比如行政/人事兼財務是非常普遍的現(xiàn)象，員工疲于應付各種日常事務，根本無力對瞬息萬變的市場做出快速反應，更別說對市場提前做出預測。這種情況下，把財務外包給專業(yè)的外包公司，把企業(yè)員工從日常事務中解脫出來就顯得非常迫切。總的來說，財務外包的意義在于實現(xiàn)了專業(yè)的人做專業(yè)的事，降低成本的同時也提升了效率，促進了企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造了更多的效益。

二、企業(yè)財務外包風險及原因分析

企業(yè)通過財務外包，提升管理水平，為企業(yè)降低成本提高市場競爭力。同時，我們也要看到在財務外包存在兩面性，即風險與機遇并存。本文認為，外包公司違反了資料的保密性原則，未做到及時有效的溝通和外包公司人員專業(yè)能力參差不齊并且流動性過大是企業(yè)財務外包風險最常見的問題，這些問題直接導致企業(yè)產(chǎn)生如下財務風險：信息風險、溝通風險、合規(guī)風險。

（一）企業(yè)資料的保密性問題導致信息風險

賬務處理需要的資料包括：從日常業(yè)務交易信息、企業(yè)客戶資料、企業(yè)員工信息等包括核心業(yè)務信息都需要提供給外包公司，企業(yè)需要評估如果信息泄露會引起的后果，尤其是企業(yè)客戶資料泄露帶來的嚴重后果。在互聯(lián)網(wǎng)時代，在信息傳遞過程中，如果有人將企業(yè)客戶資料比如涉及客戶名稱，交易價格或金額等拍照發(fā)到社交網(wǎng)絡上，就可能被競爭對手竊取并以更優(yōu)惠的價格搶走客戶，給企業(yè)帶來不可估量的嚴重后果。即使只是企業(yè)內(nèi)部員工的薪資信息，如果不小心被泄露，競爭對手也可能以更高的價格挖掉企業(yè)的人才，給企業(yè)的發(fā)展帶來非常不利的后果?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，ERP工具、會計信息平臺及人工智能發(fā)展日新月異，這些先進工具的使用為財務人員減少了工作量，將財務人員從繁重的日常賬務處理業(yè)務工作中解脫出來，同時也帶來信息安全的隱患。

（二）企業(yè)與外包服務人員溝通的有效性問題導致溝通風險

企業(yè)與外包服務人員溝通賬務信息的準確性和有效性決定了賬務及報表處理的質(zhì)量，尤其是企業(yè)無專職財務人員的情況下，溝通的有效性會大打折扣。

舉例：一家美國公司B在Shanghai和Shengzhen代表處2014-2016年會計外包給外包公司進行賬務處理，因公司戰(zhàn)略需要該代表處從2016年已無實質(zhì)交易發(fā)生，只有日常運營費用如人員工資/辦公費/辦公室房租等費用類支出，后續(xù)可能會關閉。

2016年末BSH和BSZ代表處分別與關聯(lián)公司BHongkong及母公司AShanghai下屬子公司AD166和AInc等應收賬款和應付賬款余額如下：

因16年末BSH和BSZ代表處已無專職財務人員，對于往來賬的余額沒有特別關注和確認，而財務外包公司人員因為沒有收到入賬和調(diào)賬的依據(jù)，由于溝通疏漏的原因?qū)ν鶃碣~未做任何賬務處理，造成年末財務報表錯誤。

根據(jù)實質(zhì)重于形式的原則,《關于做好執(zhí)行會計準則企業(yè)2008年年報工作的通知》(財會函[2008]60號)明確，企業(yè)接受的捐贈和債務豁免，按照會計準則規(guī)定符合確認條件的，通常應當確認為當期收益。如果接受控股股東或控股股東的子公司直接或間接的捐贈，從經(jīng)濟實質(zhì)上判斷屬于控股股東對企業(yè)的資本性投入，應作為權(quán)益性交易，相關利得計入所有者權(quán)益(資本公積)。在17年三月BSH和BSZ代表處審計時被審計提出，以上黃色部分的16年年末往來賬都應該做沖銷。

（三）外包公司財務人員問題導致合規(guī)風險

外包公司由于成本考慮普遍對人員專業(yè)性要求偏低，而在實際工作中財務外包會計專業(yè)性要求較高，需要對不同行業(yè)不同公司的經(jīng)濟業(yè)務進行專業(yè)判斷并處理；另一方面，相比公司內(nèi)部財務，外包公司的財務需要同時集中處理多家客戶的業(yè)務，工作量非常大，以上兩種原因會造成外包公司人員流動性大的問題，流動性大必然導致企業(yè)工作交接和溝通成本提高，賬務處理質(zhì)量受影響等問題。我們注意到，外包公司目前的發(fā)展參差不齊，尤其是一些小的財務外包公司人員少，流動性大，造成會計資料記錄不全，賬務和報表處理錯誤，未按最新的財稅法規(guī)計算和納稅申報等問題，財務外包質(zhì)量很難得到保證，嚴重影響企業(yè)稅務評級甚至造成行政處罰，企業(yè)財稅合規(guī)性水平非常低。自去年以來，國家關于會計政策的最新規(guī)定和增值稅及個稅改革，對財務人員的專業(yè)性要求越來越高，所以企業(yè)在選擇外包公司時一定要關注外包公司人員流動性。

三、財務外包應對策略

在考慮財務外包時，企業(yè)應該首先對財務外包進行目標設定，確定企業(yè)財務外包風險容量和容限，在風險識別的基礎上進行風險評估，確定重要性水平并采取相應的風險應對策略。本問假設已經(jīng)對風險進行了評估，重點考慮財務外包風險的應對策略。

（一）簽署嚴格的保密性協(xié)議

為應對信息風險，為保證企業(yè)資料的保密性，除財務會計外包合同外，還應單獨與財務外包公司簽署保密性協(xié)議。該協(xié)議要求外包公司員工對企業(yè)所有信息保密，同時列舉明細的違約處罰條款，如罰款、解除合同并追究法律責任等；要求外包公司擁有使用賬務系統(tǒng)服務器的所有權(quán)，不能使用外部服務器的系統(tǒng)處理賬務；要求外包公司員工使用公司郵箱發(fā)送資料，不能用私人郵箱傳遞并對敏感信息文件加密；外包公司用戶權(quán)限管理制度等內(nèi)部業(yè)務規(guī)范。該保密性協(xié)議簽署后，需要企業(yè)與外包公司定期對執(zhí)行情況進行復核，如果外包公司有任何違反協(xié)議的情況出現(xiàn)，即使沒有造成嚴重的后果，也需要分析具體原因并提出相應的改進方案，有利用第一時間解決問題。

目前國際著名外包公司對信息安全登陸方面的處理辦法，一般采用遠程登錄軟件連接到企業(yè)的財務系統(tǒng)，外包公司財務人員通過遠程登錄軟件在虛擬機上進行操作，企業(yè)可以在財務系統(tǒng)中隨時查看財務外包公司人員處理的財務信息，達到及時性和保密性的目的。

（二）提高與財務外包公司溝通的有效性

為了應對溝通風險，在外包合同中要求明確：會計資料傳遞程序和簽收手續(xù)，溝通形式以書面溝通形式為主，口頭確認后再發(fā)郵件。外包公司應主動溝通賬務處理過程中潛在的問題，如對同行業(yè)客戶報表數(shù)據(jù)作對比分析，發(fā)現(xiàn)明顯不合理的業(yè)務處理及報表數(shù)據(jù)；要求外包公司嚴格按會計準則處理賬務的原則，如對賬務處理有不同意見可以和企業(yè)總部財務及審計一起討論解決；嚴格要求外包公司賬務及報表處理的準確性和完成時間等。

（三）盡量做到業(yè)務處理的流程標準化

流程標準化是為了應對合規(guī)風險，是指將大量重復性高的業(yè)務，如應收賬款和應付賬款模塊業(yè)務處理流程標準化，并把標準化的具體操作步驟記錄下來，形成標準業(yè)務流程圖并在財務外包合同中明確，外包公司財務人員應根據(jù)標準業(yè)務流程來處理大量簡單不需要判斷的日常業(yè)務，如應收賬款，收入，員工報銷，應付賬款等業(yè)務處理。對于會計總賬、財務分析等需要會計專業(yè)水平要求較高的崗位，對外包公司人員專業(yè)性及流動性要求在財務外包合同中確定下來，如人員流動率一年不得超過20%；對于企業(yè)賬務處理中每月特殊情況按固定格式進行總結(jié)和記錄，最大限度地防止因外包公司人員交接對業(yè)務處理質(zhì)量的影響。

在實際工作中，員工報銷是財務外包中最常見的業(yè)務，特點是工作量大重復性高，涉及部門多，工作內(nèi)容瑣碎比較容易出錯。在具體實施時，首先需要企業(yè)梳理員工報銷外包后的流程，并清晰地畫出流程圖，經(jīng)相關部門批準后，交給外包公司按這個流程來處理日常業(yè)務，達到業(yè)務處理的合規(guī)性。以下以某大型企業(yè)集團報銷業(yè)務流程圖為例。

四、結(jié)論

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟發(fā)展正處在中美貿(mào)易戰(zhàn)的影響下，如何自力更生，更快更好地發(fā)展經(jīng)濟是目前最重要的課題。對每個企業(yè)來講，提高效率，提高自身競爭優(yōu)勢顯得尤為緊迫。同時，企業(yè)考慮采取財務外包降低成本提高效益時一定要注意，財務外包是把雙刃劍，如果使用不當帶來的風險不容小視；當然，作為流程管理的產(chǎn)物，財務外包有其科學性，使用得當則節(jié)約人力物力，讓企業(yè)從繁雜的日常事務中脫離出來，推動企業(yè)積極發(fā)展，使企業(yè)整體效率得到提升。