企業(yè)合同管理及其法律風(fēng)險(xiǎn)防范

王琳

[摘 要]法律風(fēng)險(xiǎn)不僅關(guān)系到企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)，更關(guān)系到企業(yè)轉(zhuǎn)型改革。企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管理具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，需要企業(yè)從多角度、多層次出發(fā)，不斷對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，有效規(guī)避合同管理中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)防范，確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的安全，促使企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 合同管理 風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類號(hào)：D923.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)

（一）企業(yè)合同管理

企業(yè)合同管理是企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)利用規(guī)范來(lái)約束合同中所涉及的各項(xiàng)事務(wù)，在合同管理過(guò)程中還應(yīng)發(fā)揮法律的作用，從法律的角度對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行管理，起到領(lǐng)導(dǎo)與組織企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的作用。企業(yè)的合同管理主要包括合同準(zhǔn)備、合同擬定、合同簽署、合同生效、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同撤銷，并解決合同中所產(chǎn)生的爭(zhēng)議等。

（二）合同的法律風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，從風(fēng)險(xiǎn)類型來(lái)看，分為交易風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)；合同的法律風(fēng)險(xiǎn)指的是企業(yè)在合同管理過(guò)程中，合同當(dāng)事方中的一方或是雙方利益可能存在的潛在損失等。同時(shí)，在企業(yè)的合同管理中會(huì)涉及不同的范圍與領(lǐng)域，且管理的過(guò)程也比較繁雜，在對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避過(guò)程中也離不開合同管理，這些風(fēng)險(xiǎn)的合法性、有效性與及時(shí)性都應(yīng)通過(guò)合同法律效力進(jìn)行判斷，并在此基礎(chǔ)上分析是否存在，通過(guò)管理中的漏洞與表象來(lái)采取一定的防范措施與控制。法律風(fēng)險(xiǎn)則是合同管理部門的重點(diǎn)管控內(nèi)容，尤其是對(duì)交易事項(xiàng)中約定的內(nèi)容是否觸犯國(guó)家強(qiáng)制性法律而產(chǎn)生的合同無(wú)效結(jié)果，以及將會(huì)面臨的行政、刑事處罰結(jié)果等，這需要合同管理者提高管控警惕。

（三）企業(yè)合同管理及法律風(fēng)險(xiǎn)防范的重要性

合同管理是對(duì)交易的法律、業(yè)務(wù)等風(fēng)險(xiǎn)的一種集中管控，有利于保證企業(yè)資金、運(yùn)行管理的安全。通過(guò)對(duì)合同進(jìn)行有效管理和控制，督促處在相對(duì)位置上的合同當(dāng)事人從企業(yè)經(jīng)營(yíng)、交易安全和法律風(fēng)險(xiǎn)等多個(gè)方面對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估與管控，有利于交易的平穩(wěn)進(jìn)行和企業(yè)安全經(jīng)營(yíng)。

二、當(dāng)前我國(guó)企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題

對(duì)一般人來(lái)說(shuō)，財(cái)富的創(chuàng)造一般都以合同為載體，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的全部財(cái)富創(chuàng)造幾乎都來(lái)自合同，所以企業(yè)如果忽視合同的重要性則會(huì)為企業(yè)的財(cái)富創(chuàng)造帶來(lái)麻煩。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)在合同管理上存在較多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）法律觀念淡薄

第一，當(dāng)前我國(guó)律師費(fèi)用并不低廉，企業(yè)如果聘用法律顧問(wèn)則需要一部分支出。一些企業(yè)只看眼前利益，并不長(zhǎng)久打算，所以為求節(jié)省企業(yè)開支，既不聘請(qǐng)專業(yè)法律人員，也不愿在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置法務(wù)崗位，所以往往在陷入法律糾紛之后才重視企業(yè)合同管理。部分企業(yè)雖說(shuō)意識(shí)上已經(jīng)有了法律意識(shí)，但在業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中輕信他人，在尋求法律援助上貪圖小便宜，所簽訂的合同條款法理不明，語(yǔ)句不通順，這樣一來(lái)在陷入法律糾紛時(shí)必定難以全身而退。

第二，管理意識(shí)淡薄。合同管理部門人員配備不足，導(dǎo)致合同管理部門形同虛設(shè)，工作人員只重視合同的簽訂，管理工作到此便結(jié)束，忽視了對(duì)供應(yīng)商執(zhí)行合同能力的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成嚴(yán)重影響。

（二）合同內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)

在當(dāng)前依法治國(guó)的形勢(shì)下，企業(yè)在合同簽訂的過(guò)程中為了提高工作效率，按照法律規(guī)定進(jìn)行主要業(yè)務(wù)合同的標(biāo)準(zhǔn)文本編制，將同類型合同主要條款進(jìn)行統(tǒng)一，這一情況一定程度上能促進(jìn)企業(yè)合同管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展，但使合同工作存在局限性，并暗藏風(fēng)險(xiǎn)。一般來(lái)講，合同的主要條款有名稱、數(shù)量、違約責(zé)任劃定等，其中絕大多數(shù)內(nèi)容可在國(guó)家法律規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行洽談，如果沒(méi)有作明確規(guī)定，可按照相關(guān)法律規(guī)定或交易習(xí)慣執(zhí)行。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中所簽的合同通常金額巨大，且有時(shí)未對(duì)具體責(zé)任及權(quán)利進(jìn)行明確劃分，造成爭(zhēng)議性條款的存在，而這些內(nèi)容則是糾紛產(chǎn)生的根源。

（三）合同履行管理不到位

合同生命周期中最重要的環(huán)節(jié)就是履行，它是合同目的實(shí)現(xiàn)的最根本因素，更應(yīng)該引起合同管理人員的高度重視。但在企業(yè)管理過(guò)程中，常常存在的情況是合同管理人員將大量的經(jīng)歷放在前期的合同磋商、簽訂過(guò)程中，而對(duì)于合同的履行管理采取放任態(tài)度，僅僅由合同的具體執(zhí)行部門負(fù)責(zé)。其實(shí)合同的后續(xù)履行和維護(hù)與合同的擬定、簽署同樣重要，甚至要更重要，這是由于在合同生效期間，有需要變更的條款要及時(shí)變更，需要解除的關(guān)系要及時(shí)解除，但企業(yè)往往認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，致使在身陷糾紛時(shí)喪失了維護(hù)自己權(quán)利的時(shí)機(jī)，最后得不償失[1]。

很多企業(yè)認(rèn)為合同簽訂完成即代表著合同管理工作完成，忽視了對(duì)合同履行的監(jiān)控。一方面，受信息溝通不暢的影響，保證金退還延誤會(huì)給企業(yè)帶來(lái)違約責(zé)任；另一方面，缺乏對(duì)供應(yīng)商履約能力的動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制，供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)不利的風(fēng)險(xiǎn)將轉(zhuǎn)嫁到企業(yè)方面。此外，一旦出現(xiàn)合同糾紛，不能通過(guò)有效的渠道維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

三、企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范措施

（一）建立健全合同管理制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定合同管理相關(guān)制度或辦法，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，而控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)的方法就是建立健全合同管理制度，規(guī)范合同條款。企業(yè)在有條件的情況下應(yīng)當(dāng)成立法務(wù)部門，從專業(yè)的角度重點(diǎn)檢查合同條款中是否存在違反相關(guān)法律法規(guī)的現(xiàn)象；對(duì)于合同條款中存在的漏洞和歧義需進(jìn)行必要的修改，確保合同條款內(nèi)容準(zhǔn)確、明晰、合法及合規(guī)。

（二）建立健全合同流程管理體系

加強(qiáng)合同管理，明確合同擬定、審批、執(zhí)行及歸檔等環(huán)節(jié)的程序和要求。建立健全流程管理體系：主要有前期的市場(chǎng)調(diào)研、合同策劃、合同條款的談判、合同文本擬定、合同內(nèi)容的審核、合同的簽訂、合同義務(wù)的履行、合同內(nèi)容的變更、合同的解除及合同文本的存檔等環(huán)節(jié)。將合同管理各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)中的責(zé)任人、管理目標(biāo)及具體措施落實(shí)到位；建立專門的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)或部門，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，使合同管理流程規(guī)范化、完整化，使合同管理事前、事中、事后都處在可控狀態(tài)。

（三）強(qiáng)化合同主管部門的監(jiān)管職能

合同主管部門是具體承辦合同的業(yè)務(wù)部門，主要負(fù)責(zé)牽頭組織部門合同資信調(diào)查等事務(wù)，合同審核會(huì)簽部門是企業(yè)的相關(guān)職能部門，其職能為審核會(huì)簽訂立合同。合同歸口管理主要負(fù)責(zé)起草修訂公司合同管理制度，宣傳貫徹國(guó)家頒布的合同法律規(guī)章等工作。合同主管部門應(yīng)界定管理人員的崗位，合同管理參與人根據(jù)具體工作分工，履行合同管理職能。

（四）加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)

在當(dāng)前依法治國(guó)形勢(shì)背景下，大眾的法律意識(shí)得到進(jìn)一步強(qiáng)化，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中要想有效規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，則需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。因此，企業(yè)在面對(duì)當(dāng)前合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)《合同法》《公司法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)及貫徹落實(shí)，唯有全面掌握《合同法》中的形式、效力，以及合同法定要求等重要內(nèi)容，才能在合同簽約中有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，降低損失。同時(shí)，企業(yè)還需加強(qiáng)對(duì)國(guó)家其他專項(xiàng)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，其中包含政府部門新頒布的行業(yè)相關(guān)規(guī)定文件，唯有全面掌握國(guó)家乃至國(guó)際法律環(huán)境變化，才能在合作簽訂中保持清醒頭腦，避免對(duì)方鉆法律“漏洞”而導(dǎo)致自身利益受損的情況。因此，合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制工作，需要企業(yè)基于管理的角度提高對(duì)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別率，這是維持企業(yè)長(zhǎng)效管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊隨當(dāng)前法律大環(huán)境的變化潮流，調(diào)整自身在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中的地位，提升法律法規(guī)運(yùn)用能力，做好對(duì)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的控制[2]。

（五）設(shè)立總法律顧問(wèn)制度

除構(gòu)建適合本企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系外，另一個(gè)重要的風(fēng)險(xiǎn)防控措施就是設(shè)立企業(yè)總法律顧問(wèn)制度，聘請(qǐng)資深律師主管負(fù)責(zé)，從宏觀上協(xié)調(diào)、管理企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)。在我國(guó)，設(shè)立總法律顧問(wèn)制度的企業(yè)相對(duì)較少，法律顧問(wèn)的作用容易被低估，實(shí)際上，企業(yè)設(shè)置法律風(fēng)險(xiǎn)防范總法律顧問(wèn)很有必要。首先，總法律顧問(wèn)在風(fēng)險(xiǎn)真正發(fā)生之前有話語(yǔ)權(quán)，不至于出現(xiàn)企業(yè)決策中話語(yǔ)權(quán)的缺失而導(dǎo)致企業(yè)面臨法律風(fēng)險(xiǎn)的情況。其次，總法律顧問(wèn)能兼顧與協(xié)調(diào)公司各個(gè)部門之間的利益，會(huì)對(duì)企業(yè)整體利益進(jìn)行宏觀考慮，不會(huì)只考慮某單一部門的利益謀求，且總法律顧問(wèn)能在全局觀念下統(tǒng)籌企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，是風(fēng)險(xiǎn)防范的較優(yōu)選擇。最后，相對(duì)于企業(yè)內(nèi)部員工，總法律顧問(wèn)具有不可比擬的專業(yè)性優(yōu)勢(shì)，其能通過(guò)研究與企業(yè)相關(guān)的法律的變動(dòng)情況，在企業(yè)整體法律風(fēng)險(xiǎn)體系創(chuàng)建過(guò)程中給出專業(yè)意見(jiàn)[3]。

據(jù)世界大企業(yè)聯(lián)合會(huì)的調(diào)查，48%的美國(guó)企業(yè)、29%的英國(guó)企業(yè)、21%以上的其他發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)特別是大企業(yè)都設(shè)立了企業(yè)總法律顧問(wèn)。總法律顧問(wèn)的設(shè)立對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期、健康、穩(wěn)定發(fā)展有重要意義，其對(duì)企業(yè)的社會(huì)責(zé)任履行、企業(yè)信用保障、企業(yè)良性發(fā)展都有著不可替代的作用。

（六）加強(qiáng)建立企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系

在企業(yè)合同管理體系建設(shè)過(guò)程中，如何有效創(chuàng)建一套科學(xué)且完善的法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系成為企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)思考的問(wèn)題。風(fēng)險(xiǎn)的有效控制能夠幫助企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，是保證企業(yè)合同管理模式與體系建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一，控制風(fēng)險(xiǎn)的前提是認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)，包括如何識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、如何測(cè)評(píng)風(fēng)險(xiǎn)與如何分析風(fēng)險(xiǎn)。具體來(lái)說(shuō)，要對(duì)企業(yè)內(nèi)部工作風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行逐一排查，盡可能找出擬定合同中疏漏的問(wèn)題，并進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)救；依照不同類型對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，首先解決重大風(fēng)險(xiǎn)，分析其原因，并找出應(yīng)對(duì)措施。

就事后救濟(jì)而言，存在著效果差、成本高的問(wèn)題，且不確定性極高，所以企業(yè)需科學(xué)預(yù)判法律風(fēng)險(xiǎn)，以便于在事前進(jìn)行全面防范。其一，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)予以有效識(shí)別，并運(yùn)用與之相應(yīng)的解決方式。其二，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)予以定量分析，將識(shí)別出現(xiàn)的相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)予以量化測(cè)評(píng)，并結(jié)合不同部門、法律性質(zhì)，通過(guò)損失度、可能性及風(fēng)險(xiǎn)期望值來(lái)對(duì)其予以綜合衡量，識(shí)別出其中的重難點(diǎn)，明確事前與事后的著手點(diǎn)。其三，采取合理有效的控制對(duì)策，通過(guò)定量分析，科學(xué)評(píng)估企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)現(xiàn)狀，并考慮到企業(yè)內(nèi)外部各項(xiàng)因素，明確風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)象及防控對(duì)策，實(shí)施有效的風(fēng)險(xiǎn)控制。其四，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)實(shí)施情況及所達(dá)到的效果進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，保證風(fēng)險(xiǎn)信息防控真正做到層層閉環(huán)。

（七）提高合同管理信息化程度

企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步使合同類型出現(xiàn)了明顯變化，但合同管理的效率并沒(méi)有隨著社會(huì)的發(fā)展而提升，這是現(xiàn)代企業(yè)的一種“通病”，更多時(shí)候企業(yè)只會(huì)注重未來(lái)的發(fā)展方向和發(fā)展計(jì)劃，忽視了現(xiàn)階段合同管理的重要作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，未來(lái)信息化和智能化必將成為合同管理的主要特點(diǎn)。首先，可以通過(guò)信息數(shù)據(jù)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的所有內(nèi)容進(jìn)行管控，通過(guò)技術(shù)手段對(duì)內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同電子化，不僅能有效防止合同損壞，還能以流程化的模式解決合同管理的問(wèn)題。例如，企業(yè)若要通過(guò)數(shù)據(jù)信息分析市場(chǎng)走勢(shì)，只需調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)即可。其次，合同信息化管理可以減小管理人員的工作壓力，通過(guò)信息化管理，可以大幅提升工作質(zhì)量與工作效率，其是企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。最后，完善的合同管理系統(tǒng)能夠?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制的設(shè)立奠定基礎(chǔ)，基于合同管理系統(tǒng)對(duì)大數(shù)據(jù)展開分析與動(dòng)態(tài)化監(jiān)控，在到達(dá)預(yù)警值時(shí)發(fā)出提醒，企業(yè)便可基于線上和線下資料展開及時(shí)補(bǔ)救，確保合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)得到良好控制[4]。

綜上所述，全球化、信息化和現(xiàn)代化的進(jìn)程逐漸加快，中國(guó)企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體，自然會(huì)在這種大背景下首當(dāng)其沖，其所面臨的各種法律風(fēng)險(xiǎn)也與日俱增。企業(yè)要想在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，達(dá)到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)，必須高度重視企業(yè)合同管理，并嚴(yán)格程序、落實(shí)責(zé)任，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同運(yùn)行環(huán)節(jié)。

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