淺談電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

李靜

[摘 要]現(xiàn)階段，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)有了明顯的改進和創(chuàng)新，再加上其具有其他技術(shù)不能比及的優(yōu)勢，已廣泛應(yīng)用很多領(lǐng)域。電子信息化管理模式，是指在檔案管理中使用計算機磁盤等化學(xué)磁性材料來記載、存儲文字材料的方法，其管理的具體內(nèi)容包括電子圖紙、文書、信件、報表等?；诖?，本文主要從電子信息化管理模式的特征入手，論述在檔案管理期間運用電子信息化管理模式的優(yōu)勢及要點。

[關(guān)鍵詞]電子信息化管理模式；檔案管理；信息技術(shù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.10.089

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）10-0-02

0 引 言

與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子信息化管理方式具有很多優(yōu)勢，其主要是對信息化電子文件進行有效管理，但是，此種類型的電子文件并不具備紙質(zhì)文件的直接閱讀性，從而需要應(yīng)用新型計算機技術(shù)讀取文件內(nèi)容，從而能有效提升傳遞以及處理的進程，同時，還不會受其他因素干擾，為人員儲存、處理以及使用信息提供很大的方便。

1 電子信息化管理概述

1.1 含義

電子信息化管理工作，主要指在社會經(jīng)濟的發(fā)展背景下，借助計算機技術(shù)來管理和儲存信息，屬于一種媒介管理方式。一般情況下，電子信息化管理通常將信息保存在硬盤或者U盤內(nèi)，使用計算機技術(shù)劃分、傳遞儲存的信息數(shù)據(jù)。對于這種類型的管理模式而言，具備非常明顯的優(yōu)勢，不僅能儲存文字信息，還可以從圖片以及視頻信息等方面入手，對其展開詳細劃分和處理。從中可以看出，學(xué)校有必要將電子信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，可以為工作人員提供一定的便利，還能降低成本，促進檔案管理工作順利開展。

1.2 特征

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷改進和創(chuàng)新，一些軟件也得廣泛應(yīng)用，如Microsoft office軟件等，逐漸應(yīng)用在學(xué)校檔案管理中，提高了檔案管理效率。在此背景下，學(xué)校開始優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，電子信息管理模式成為學(xué)校檔案管理期間不可缺少的一種手段。目前，對于檔案形成、管理、劃分、儲存以及查詢等環(huán)節(jié)而言，均離不開信息化技術(shù)。在檔案管理期間，工作人員必須保證有關(guān)數(shù)據(jù)的準確性和真實性，并利用檔案信息管理系統(tǒng)尋找價值高的信息數(shù)據(jù)，加強規(guī)范性。傳統(tǒng)檔案管理包含的內(nèi)容較多，管理起來比較復(fù)雜，通常是由各個部門獨自管理直屬部門的檔案，管理模式較為單一，已經(jīng)無法滿足基本需求。因此，相關(guān)人員需要在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新和改進，創(chuàng)新檔案管理方式，根據(jù)實際情況構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，不斷完善檔案管理內(nèi)容，以此實現(xiàn)檔案管理的目標。

2 電子信息化管理模式在檔案管理過程中的作用

在電子信息化快速發(fā)展的背景下，與檔案相關(guān)的文字、聲像等資料逐漸發(fā)生了變化，變?yōu)槟軌蚬蚕?、儲存和更改的電子化?shù)據(jù)，以往簡單記錄為主的傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。電子信息化管理模式在檔案管理過程中的作用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 有利于構(gòu)建規(guī)范化的流程體系

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問題，在實現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上構(gòu)建規(guī)范化的流程體系。目前，使用電子信息技術(shù)有利于使檔案管理轉(zhuǎn)換成自動化管理方式，并不受人為因素干預(yù)，只需要在前期階段提前設(shè)置相關(guān)程序，計算機技術(shù)便可以根據(jù)實際運行情況儲存和管理信息，確保信息的完整性。

2.2 提升檔案管理工作的即時性

基于傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，檔案管理人員需要花費較多時間和精力分析檔案數(shù)據(jù)，并將其整合在一起，加以整理和儲存。該環(huán)節(jié)的工作量大，再加上檔案管理工作對于人員有極強的依賴性，人為因素經(jīng)常對檔案管理工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生不良的影響。但是，應(yīng)用電子信息化檔案管理模式，則能有效提升檔案管理的即時性，使相關(guān)數(shù)據(jù)資料具備價值性。

2.3 提升檔案管理工作的準確性

無論是在企業(yè)還是事業(yè)單位的運行期間，檔案管理工作都是不可缺少的一個環(huán)節(jié)，做好該項工作是很有必要的。在現(xiàn)有的學(xué)校檔案中，包含了諸多內(nèi)容，比如學(xué)校員工的信息檔案、學(xué)校后期的發(fā)展信息等，對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，因此，學(xué)校必須確保檔案管理工作的完善性和安全性。電子信息技術(shù)主要以計算機網(wǎng)絡(luò)、電腦為信息管理載體，應(yīng)用電子機械化的方式，無論是準確性還是保密性，均比人工操作方式要安全，可以為人員查找和儲存信息提供很大的方便，從而在能一定程度上提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.4 提升檔案管理工作的運行效率

電子信息化管理模式的主要檔案管理工具是計算機設(shè)備，這也說明在管理檔案和儲存信息的過程中，只需應(yīng)用計算機或者硬盤等設(shè)備，便可以儲存相關(guān)信息并加以應(yīng)用。從實際運行情況來看，該種類型的儲存方式有重要的作用，不僅能減少紙質(zhì)儲存占據(jù)的空間，使信息儲存更加環(huán)保，還能簡化相關(guān)人員的操作手續(xù)，只需要簡單操作計算機，就可以查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，從而能最大限度地節(jié)省人力、物力，推動檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.5 實現(xiàn)資源共享

電子信息化管理模式可以實現(xiàn)檔案管理以及辦公自動化系統(tǒng)資源的共享目標。目前，通過將辦公自動化系統(tǒng)對接檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)資源共享，使檔案歸檔和使用同步落實。在社會信息化不斷發(fā)展的背景下，在檔案管理中應(yīng)用電子信息化管理模式是必然趨勢。但是，在我國檔案開發(fā)以及使用期間，還面臨著諸多問題，需要相關(guān)人員加強電子信息化管理力度，充分體現(xiàn)檔案信息資源，以此達到管理的目的。

3 電子信息化檔案管理的要點

電子信息化檔案管理工作包含的要點如下。

（1）收集。在收集階段，工作人員需要使用儲存載體收集單機電子檔案信息，而計算機網(wǎng)絡(luò)電子檔案則依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能來獲取，并搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。

（2）整理。在整理階段，工作人員要做好電子檔案載體的編號處理工作，使用計算機技術(shù)管理電子檔案信息，提升電子檔案排列的邏輯性，制作出目錄，為后期查看提供便利。

（3）鑒定。工作人員要使用計算機設(shè)備對電子檔案的實際管理和儲存情況進行鑒定，其中主要體現(xiàn)為周圍環(huán)境、病毒侵害以及介質(zhì)情況等。面對于鑒定難度較大的環(huán)節(jié)，相關(guān)人員必須加強重視力度，以免出現(xiàn)問題。

（4）儲存。工作人員要根據(jù)不相同的媒介選擇相應(yīng)的儲存位置，應(yīng)用合適的設(shè)備，提前做好灰塵、磁干擾等相關(guān)預(yù)防工作，合理控制濕度和溫度。

（5）統(tǒng)計。在統(tǒng)計環(huán)節(jié)中，工作人員要借助計算機本身的自動統(tǒng)計功能開展工作，從而既能減少工作人員的壓力，還能提升統(tǒng)計工作的效率，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性。

（6）運行。在運行環(huán)節(jié)中，工作人員需要根據(jù)實際情況搭建與之相符的網(wǎng)絡(luò)檔案庫，選擇多種類型的檢索或者閱讀方式，為檔案檢索和閱讀提供諸多便利。

（7）編排。在編排目錄時，工作人員可以在計算機設(shè)備或者有網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域中編目檔案，不斷提升編目的工作效率和質(zhì)量，并加強與各個行業(yè)間的交流與合作。

（8）保密。在保密階段中，電子檔案的信息泄露方式比較多，保密任務(wù)和傳統(tǒng)檔案相比，難度更高，從而需要加強檔案儲存和傳輸?shù)谋Ｃ苄?。針對儲存在計算機中的電子檔案而言，計算機一般是和開放的因特網(wǎng)相互連接的，為了避免出現(xiàn)黑客隨意盜取或者修改信息，應(yīng)對電子檔案進行分級保存，設(shè)置使用人員的服務(wù)權(quán)限。在傳輸電子檔案時，學(xué)校要制定完善的保護機制，采取硬件或者軟件加密的方式保護數(shù)據(jù)，確保檔案傳輸工作順利開展。

4 發(fā)揮檔案管理中電子信息化管理模式作用的措施

在新形勢下，學(xué)校要重視電子信息化檔案管理工作，并采取一定的措施提升電子信息化檔案管理的效率。首先，引進新型的信息化管理方式和經(jīng)驗，綜合考慮自身情況，推動檔案管理工作順利開展。其次，制定完善的管理體系，約束工作人員的行為，以降低電子信息化檔案管理工作中存在的問題。最后，有效提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造專業(yè)性的檔案管理團隊，以此為順利開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié) 語

社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進步，為開展檔案管理工作提供了良好的外部條件，而應(yīng)用電子信息化管理模式是發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)階段，檔案管理人員必須緊跟時代發(fā)展的步伐，提升自身工作能力，在健全電子信息化管理制度的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理信息化。

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