信息系統(tǒng)流程限時管理的設(shè)計與實現(xiàn)研究

張國章

摘要：企業(yè)信息化程度發(fā)展到一定水平，建設(shè)上線了ERP、OA、PDM、CRM、HR等一批信息系統(tǒng)，主業(yè)務(wù)流程分散在各系統(tǒng)中，管理制度和系統(tǒng)設(shè)置都沒有對業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)進行限時，系統(tǒng)的提醒與催辦功能不統(tǒng)一，造成部分重要的流程未及時處理。如何將信息系統(tǒng)中的流程環(huán)節(jié)進行限時管理，通過統(tǒng)一平臺提前提醒/催辦交辦人，進而提高工作效率，已成為一個重要的課題。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)流程；限時；提醒；催辦

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）08-0196-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標識碼（OSID）：

在國家工業(yè)化與信息化深度融合背景下，隨著企業(yè)信息化應(yīng)用的不斷深入，信息系統(tǒng)覆蓋了研發(fā)設(shè)計、技術(shù)準備、物料準備、制造執(zhí)行、成本核算等企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面，企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部信息交互的需求日益強烈，急需對已有的信息進行整合，聯(lián)通“信息孤島”、共享信息，打通各系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)流程，并將信息及時、準確、有效的通過移動應(yīng)用（比如微信、RTX）推送給企業(yè)員工，實行 “限時工作制”，避免流程停滯，以提高流程效率。目前部分OA產(chǎn)品已實現(xiàn)審批環(huán)節(jié)的時效統(tǒng)計及提醒功能，但企業(yè)涉及多個系統(tǒng)，明顯無法滿足跨多個系統(tǒng)的主業(yè)務(wù)流程限時管理的要求。本文就如何策劃信息系統(tǒng)流程管理“限時工作制”，以及流程限時平臺功能的設(shè)計與實現(xiàn)進行探討。

1 信息系統(tǒng)流程限時制工作策劃

整理問卷，分析系統(tǒng)已有數(shù)據(jù)。本著“分步實施、全面推進”的工作思路，采用“調(diào)查問卷”的方式收集異常流程，篩選異常流程（即找出目前流程執(zhí)行和目標值的偏差的流程節(jié)點），重點查找與產(chǎn)品制造、重大經(jīng)營事項相關(guān)的異常流程，形成《異常流程清單》。信息管理部門對整理出來的異常流程，通過查詢各系統(tǒng)（如：ERP、OA等）的歷史審批數(shù)據(jù)，進行初步分析，形成報表。

建立信息系統(tǒng)流程的異常管理機制。設(shè)立異常流程領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組，建立流程異常管理的工作機制，出現(xiàn)異常時，組織相關(guān)部門討論，如需對時效性做出限定的，通過之前信息系統(tǒng)記錄的審批時長進行分析，科學(xué)判斷，最終討論通過后，落實在相關(guān)制度中。

建立流程環(huán)節(jié)的“管理標準”。企業(yè)時常開展業(yè)務(wù)流程梳理，但缺乏“管理標準”，就是每一個流程環(huán)節(jié)要達到什么標準。目前需要有標準，流程和標準加在一起，才是真正意義上的流程管理。管理標準是實施信息系統(tǒng)流程限時制的基礎(chǔ)。各業(yè)務(wù)歸口部門需圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標，結(jié)合系統(tǒng)運行實際，緊扣與產(chǎn)品制造、重大經(jīng)營事項的關(guān)鍵流程進行分析，重點針對節(jié)點冗長、流轉(zhuǎn)效率低的業(yè)務(wù)流程，為明確每一個流程環(huán)節(jié)要達到什么標準，明確哪些流程節(jié)點需對時效性做出限定（范圍、提示對象、提示頻率等），由流程歸口部門組織相關(guān)部門分析，提出限時方案。

建立催辦流程。通過在信息系統(tǒng)中對每一個流程環(huán)節(jié)設(shè)定了管制基準（即辦理時效），信息系統(tǒng)（ERP、OA等）按制度規(guī)定的條件自動搜索異常事件，將異常事件的資料通過即時通訊工具（微信、RTX等）方式通知公司各層級（如：目前處理者、科室主任、部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)等）。

建立對流程限時情況的監(jiān)督考核及問責(zé)機制。管理部門每月對各部門流程限時整體情況進行匯總和分析，每月在公司內(nèi)通報各部門流程準時率及排名，對于流程準時率排名連續(xù)排名末2位的部門，由責(zé)任部門開展專題整改。落實流程業(yè)務(wù)歸口部門的歸口管理責(zé)任，明確由流程業(yè)務(wù)歸口部門對流程數(shù)據(jù)進行分析，查找超時原因，并組織進行優(yōu)化改進。

制度建設(shè)及結(jié)果運用。編制《信息系統(tǒng)流程限時制管理辦法》，主要內(nèi)容包含異常流程的管理、異常流程的催辦、信息系統(tǒng)流程的稽核（系統(tǒng)自動、人工隨機查）等內(nèi)容。每月系統(tǒng)生成異常流程的報表報人力資源部，異常流程需要提出改善措施，同時對責(zé)任部門進行考核，同時考慮KPI考核前的申訴方式。

2 信息系統(tǒng)流程限時管理的功能需求設(shè)計

為實現(xiàn)信息系統(tǒng)流程限時制管理，需借助第三方平臺（以下簡稱流程限時平臺）與企業(yè)的主業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)統(tǒng)一管理限時、提醒與催辦，通過即時通訊工具提醒，進而在推廣應(yīng)用方面，實現(xiàn)即時通訊工具提醒的詳情鏈接查詢功能。

需求分析時須以企業(yè)管理思想、理念作為指導(dǎo)思想，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、工作流程和管理構(gòu)架。企業(yè)流程限時平臺通用的需求功能如下：

（1）建立流程運行數(shù)據(jù)的監(jiān)控、分析、考核機制，倒逼流程的業(yè)務(wù)歸口部門主動分析數(shù)據(jù)，系統(tǒng)性組織改進。

（2）制定流程處理時效標準，催辦規(guī)則可結(jié)合實際應(yīng)用情況持續(xù)調(diào)整優(yōu)化，使限時提醒與催辦合理。

（3）終端用戶收到流程待辦提醒信息后，直接點擊進入相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行處理，比如從企業(yè)微信的待辦提醒中處理ERP的待辦事項。

（4）流程限時提醒功能擴展到其他業(yè)務(wù)（如費用限額控制提醒、重點任務(wù)督辦提醒等業(yè)務(wù)場景）。

（5）員工可自行配置單個流程是否需要收到提醒；可批量、按周期提醒（2小時或者4小時）提醒領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注團隊內(nèi)員工的催辦數(shù)量及超時率。

（6）可查詢統(tǒng)計即時通訊工具每個功能打開的日志，包含登錄人、時間、打開功能。

（7）報表功能，主要包含完整流程耗時分析報表、個人角色和部門角色查看分析的報表，報表能夠?qū)崟r更新并按需導(dǎo)出數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)包含我的待辦、我的催辦、我的異常流程、我的超時率，部門的待辦、部門的催辦、部門的異常流程、部門的超時率等內(nèi)容。

（8）可將人力資源部考核評分標準導(dǎo)入流程限時平臺，系統(tǒng)自動生成流程限時月度考核報表，同時提供流程績效報表（數(shù)據(jù)報表和圖形報表）供相關(guān)人員查詢或?qū)С觥?/p>

（9）形成標準數(shù)據(jù)庫集成方案，可為關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程配置審批實效。

3 流程限時平臺技術(shù)開發(fā)研究

企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)由于實施時間、開發(fā)技術(shù)的不同，屬于多個異構(gòu)的、運行在不同的軟硬件平臺上的信息系統(tǒng)。其次，企業(yè)主業(yè)務(wù)流程覆蓋了ERP、PDM、MES等骨干系統(tǒng)，主要數(shù)據(jù)分決策層、管理層、計劃層、執(zhí)行層、設(shè)備層五層分布，集成難度特別大。需通過流程限時平臺，集ERP、PDM、OA等主業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程和數(shù)據(jù)，同時可自主配置。功能開發(fā)本著以解決實際問題為出發(fā)點，以通用配置為開發(fā)原則，在滿足國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度的前提下，開發(fā)流程限時平臺功能，最終實現(xiàn)平臺使用便利性、易用性。

通過建立流程限時平臺，在平臺上建立統(tǒng)一的組織機構(gòu)與員工信息，實現(xiàn)流程限時制參數(shù)配置；利用接口調(diào)度器實現(xiàn)與ERP、PDM、OA等系統(tǒng)流程信息的讀取，通過集成調(diào)度器實現(xiàn)進行集中分析生成個人待辦、限時催辦、領(lǐng)導(dǎo)催辦信息，通過即時通訊工具發(fā)出信息提醒，同時系統(tǒng)自動生成流程限時月度考核報表。

流程接口處理過程方面，利用數(shù)據(jù)庫視圖技術(shù)將ERP、PDM、OA等系統(tǒng)的流程信息結(jié)構(gòu)化，供流程限時制管理平臺的接口調(diào)度器進行實時讀取。流程限時平臺支持多種數(shù)據(jù)庫的連接，通過接口調(diào)度器定時讀取各系統(tǒng)待辦流程信息，結(jié)合流程參數(shù)配置、集成參數(shù)配置、定時任務(wù)參數(shù)和企業(yè)工作日等基礎(chǔ)信息進行生成統(tǒng)一規(guī)范的個人待辦，通過催辦調(diào)度器生成限時催辦及領(lǐng)導(dǎo)催辦信息，通過即時通訊工具的調(diào)度器將信息發(fā)送給業(yè)務(wù)處理人員。

待辦界面展示方面，流程限時平臺通過提供一個HTML的待辦界面數(shù)據(jù)提供給OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)通過PORTAL方式將流程限時平臺的待辦信息展示出來。

4 系統(tǒng)運用效果

通過對流程限時平臺功能的開發(fā)和完善，實現(xiàn)主要業(yè)務(wù)流程審批過程的透明化，提高平臺使用便利性、易用性、審批時效數(shù)據(jù)的利用率，倒逼相關(guān)業(yè)務(wù)部門改進內(nèi)部管理，提高工作效率。通過對主要業(yè)務(wù)流程的處置效率進行統(tǒng)計，審批 效率至少提高20%以上，提高了流程處置效率，促進了管理提升，是效率變革的重要手段。信息系統(tǒng)流程限時管理的應(yīng)用降低了企業(yè)運營成本，是企業(yè)降本增效的重要抓手。

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【通聯(lián)編輯：朱寶貴】