街道辦事處檔案管理信息化建設工作思考

李葛 徐長安

摘要：在新形勢的發(fā)展要求下，對于街道辦事處檔案管理工作也提出了更高的要求，要利用信息化手段切實提升街道辦事處檔案管理水平，優(yōu)化目前街道辦事處的服務能力；而街道辦事處檔案管理進行信息化建設也是便利為民、建設和諧街道文化、加強基層建設的重要體現(xiàn)。本文將對街道辦事處檔案管理工作現(xiàn)狀進行探究，從而提出加強相關建議。

關鍵詞：街道辦事處；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）10-0279-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

Reflections on the Informatization Construction of Archives Management in Subdistrict Offices

LI Ge1， XU Chang-an2

（1.Wulanhaote Xing'an Street Office， Ulanhot 137400， China；2.Party School of Xing'an League Committee， Ulanhot 137400， China）

Abstract： Under the development of the new situation， higher requirements have been put forward for the archives management of subdistrict offices. We should improve the level of archives management of subdistrict offices and optimize the service capacity of current subdistrict offices by means of informationization， while the informationization construction of subdistrict office archives management is also convenient for the people， building a harmonious subdistrict culture and strengthening the grass-roots construction. Important manifestation. This paper will explore the current situation of archives management in subdistrict offices， and put forward relevant suggestions to strengthen.

Key words： information construction；archives management；subdistrict offices

街道辦事處在社區(qū)服務中起著重要的作用，承擔著為居民服務的重要職責。隨著城市化進程的加快，社區(qū)規(guī)模也在不斷增加，對街道辦事處檔案管理工作也越來越看重。隨著數(shù)字化社會的不斷發(fā)展，街道辦事處的檔案管理工作也面臨著手段更新的發(fā)展要求，為了推動街道辦事處檔案管理工作信息化進程的加快，要加強街道范圍內(nèi)對于檔案信息化建設的有效宣傳，做好對于基礎檔案信息的數(shù)字化加工，并且結合目前的管理狀況，加強對于信息化檔案安全保障體系的有效建設。下文將針對街道辦事處檔案管理信息化建設工作提出一些思考，希望能夠推動街道辦事處檔案的管理工作進入信息數(shù)字化的軌道。

1 街道辦事處檔案管理信息化建設的重要意義

街道辦事處的檔案管理工作涉及街道居民生活的方方面面，無論是醫(yī)療保險檔案信息、殘疾人檔案信息以及居民最低生活保障等，都與檔案管理息息相關，所以做好街道辦事處檔案管理工作，才能夠提升街道居民生活的幸福指數(shù)，促進街道區(qū)域的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

但是目前的街道辦事處檔案管理工作還存在著不足，比如紙質(zhì)檔案在收集與保存的過程之中，會存在破損以及字跡模糊等現(xiàn)象，加之很多檔案都沒有備份，一旦檔案損壞就會對于當?shù)鼐用癞a(chǎn)生很大的影響，檔案管理質(zhì)量也達不到相應的要求。所以街道辦事處檔案管理信息化建設能夠極大地解決這一問題，提升檔案管理的效率與治理，從檔案管理員的角度上來看，大大提高了工作效率，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案保存不當?shù)膯栴}[1]，在日后的管理過程之中可以更加容易地錄入與瀏覽。

從街道居民的角度上來看，街道辦事處檔案管理信息化建設也極大便利了當?shù)鼐用竦纳?，能夠讓目前的街道辦事處檔案管理工作向公眾化、服務化、規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變，給予街道辦事處更多的空間來發(fā)揮街道檔案的作用，讓目前的檔案管理工作能夠貼近居民的生活實際，并且在街道辦事處檔案管理連入網(wǎng)絡時，居民也可以在網(wǎng)上平臺中搜索自身所需要的信息。而且居民在平時辦手續(xù)時，經(jīng)常會存在手續(xù)煩瑣等現(xiàn)象，而街道辦事處檔案管理工作在實現(xiàn)信息化建設之后，可以依托電子化注冊平臺，提升了居民材料準備的效率，創(chuàng)新多種辦理方式，從而推動目前街道辦事處的工作向便民利民方向進行轉(zhuǎn)變，壓縮了目前的審批時限，進一步提升檔案管理工作的透明度。

2 街道辦事處檔案管理信息化建設的具體措施

2.1 加大對于街道辦事處檔案管理信息化建設的宣傳

宣傳的力量是很重要的，如果仔細觀察可以發(fā)現(xiàn)，街道部門經(jīng)常會宣傳一下額檔案管理等方面的內(nèi)容，這種宣傳會產(chǎn)生很多積極的影響。往往街道居民在需要辦理手續(xù)的時候，才會考慮到去街道辦事處獲取檔案資料，反反復復跑手續(xù)，煩瑣的流程給居民帶來了很多不便，所以為了提升街道辦事處檔案管理工作的有效性，在實現(xiàn)街道辦事處檔案管理信息化建設的過程之中，也需要加強對于信息化使用方式的宣傳。因為這些基礎的檔案信息資源如何管理、利用才是關鍵，所以在宣傳的過程之中，也能夠讓街道居民們了解檔案的使用方式以及可以提供的服務范圍等，從而讓居民可以實現(xiàn)自助服務，大大提升了居民辦事的效率，節(jié)約了居民“跑腿”的時間。

宣傳方式相對多樣，對于年輕人而言，在辦理事情之前會通常先上網(wǎng)搜索相關信息，所以可以利用設置街道辦事處公眾服務主頁的方式，讓居民進行自助查詢。而一些年級較大的人就可以通過傳統(tǒng)的渠道進行宣傳，比如報紙媒體，當?shù)匦侣勲娨暸_媒體宣傳等，在社區(qū)部分也可以張貼一些信息化的標語，讓居民能夠初步產(chǎn)生印象，為后期檔案管理工作的廣泛推廣奠定基礎，更好地服務于當?shù)鼐用馵2]。

2.2 提升街道辦事處檔案的數(shù)字化率

街道辦事處檔案管理工作不是脫離于社會檔案體系而存在的，恰恰相反，街道辦事處檔案管理工作是整個社會中最為基礎重要的一環(huán)，所以在推進街道辦事處檔案管理信息化進程的過程之中，要與社會整體的檔案信息發(fā)展腳步相一致，將街道辦事處的檔案管理網(wǎng)絡信息化建設納入政府政務信息管理之中，使得目前的檔案管理工作真正成為政府服務體系中的基礎性一環(huán)，這也是我國在實現(xiàn)政府政務資源共享開發(fā)中的重要一環(huán)。檔案管理人員需要學習檔案信息技術，與當?shù)氐臋n案館建設與管理做好聯(lián)動工作，街道辦事處檔案管理在信息化建設的推動下，不再是分割開的個體，而是具有聯(lián)動作用的整體，在融入檔案信息管理王若的過程之中發(fā)揮檔案管理便民的作用。

2.3 提升街道辦事處檔案管理服務能力

在街道辦事處檔案管理服務方面，也應該以信息化建設為載體，來提升自身的服務質(zhì)量，擴大服務范圍的同時，適應目前居民的使用要求以及社會的發(fā)展要求，對于目前的檔案信息管理發(fā)展方向，要進行良好的組織協(xié)調(diào)工作，并且對于街道區(qū)域內(nèi)的一些檔案情況要做好方案制定以及情況跟蹤恢復。

優(yōu)化街道辦事檔案管理服務工作的過程之中對于一些重要的檔案資料，在這一過程之中可以通過建設安全防護系統(tǒng)，來提升檔案數(shù)據(jù)的安全性，實現(xiàn)對于街道辦事處檔案信息的安全與防護?？梢越Y合街道檔案管理的實際需要，建立萬韓的檔案信息數(shù)據(jù)備份體系，并且模擬可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息問題，建立災難恢復機制，去確保信息的安全程度。

在硬件設施上也要加強街道服務點的建設，做好服務功能的全覆蓋工作，讓居民可以通過移動終端，或者是城市中所設有的自主查詢終端進行查詢，讓居民們可以享受到優(yōu)先、快捷的服務內(nèi)容，甚至居民可以足不出戶就查詢到信息，辦理到相關的業(yè)務，加強對于相關檔案的應用，提升目前街道辦事處對于檔案管理以及檔案預約查詢的處理能力，根據(jù)我國一些省市街道辦事處信息化建設實施經(jīng)驗來看，基層信息化應用水平得到了大大提升，操作平臺也在不斷改進與改善的過程之中為基層居民以及街道區(qū)域內(nèi)所涉及的對象，都提供了十分準確、充實的數(shù)據(jù)基礎功能以及應用。

所以綜合來看，街道辦事處檔案管理信息化建設工作也需要從硬件建設與軟件建設兩個方面進行著手，擴大目前街道辦事處檔案管理的服務面積，優(yōu)化街道辦事處檔案管理目前的服務質(zhì)量，為居民們提供更加快捷的檔案利用服務。

2.4 推動街道辦事處檔案管理信息化制度建設

高科技產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，帶動了信息化建設的快速發(fā)展，對信息采集、保管和利用的方式也有相應的促進和改變。進行檔案信息化建設的必要條件就是檔案建設必須要有統(tǒng)一的標準和規(guī)范。在街道辦事處檔案管理信息化建設方面，也要有針對性提出相應的管理制度，確保街道辦事處檔案管理工作以信息化的方式呈現(xiàn)出來之后，依然能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化，優(yōu)化目前的管理流程過程，根據(jù)信息化建設的相關原則，來加強檔案資料的規(guī)范化管理。在明確行政許可事項后，規(guī)范網(wǎng)絡辦理事項的要求以及流程，在有關部門的審批信息共享機制的推動下，街道辦事處也要向無紙化辦公方向進行轉(zhuǎn)變，以制度為保障，來推動街道辦事處檔案管理工作向高效便民的工作模式進行轉(zhuǎn)變。

2.5 積極培訓和引進相關專業(yè)人才

人才永遠是最重要的資源。沒有專業(yè)的人才，任何事業(yè)都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。隨著信息化時代的到來和國民素質(zhì)的提高，實現(xiàn)街道辦事處管理信息化是必須的必要的，然而人才是實現(xiàn)信息化的第一個攔路石，街道辦事處檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，必將離不開專業(yè)性的人才，在進行人才的選擇必須滿足三個要求：一是專業(yè)水平高；二是文化功底深；三是具有一定的潛力。街道辦事處可以采用多種途徑進行人才的發(fā)掘、培訓和儲備。街道辦事處要依據(jù)檔案信息化建設的需要，走出去尋找人才，果斷引進具有信息技術特長，熟悉檔案管理的人才。

3 結語

目前的街道辦事處檔案管理在信息化建設方面上還有很大的發(fā)展與改進空間，街道辦事處檔案管理人員要在正確認識街道辦事處檔案管理實現(xiàn)信息化建設重要意義的基礎之上，利用加大對于街道辦事處檔案管理信息化建設的宣傳、提升街道辦事處檔案的數(shù)字化率、提升街道辦事處檔案管理服務能力、推動街道辦事處檔案管理信息化制度建設等多種方式，來優(yōu)化街道辦事處檔案管理的效率與質(zhì)量，給予當?shù)鼗鶎泳用窀嗟谋憷c體驗，促進整個基層信息化應用的發(fā)展，街道辦事處的檔案管理人員也要不斷提升自身的管理水平，加強信息化技術培訓，適應目前街道辦事處檔案管理信息化建設發(fā)展的實際要求。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】