基于完全學(xué)分制下的畢業(yè)審核系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

□張小鳳 蘇秉華 李 盾 陳淑芬

完全學(xué)分之下的本科畢業(yè)資格審核(下文簡稱畢業(yè)審核)是教務(wù)管理流程的最后一環(huán)，也是對畢業(yè)生畢業(yè)資格的全面審查。畢業(yè)審核工作任務(wù)繁重，數(shù)據(jù)量龐大，而且審核結(jié)果關(guān)乎學(xué)生命運(yùn)，要求核對精準(zhǔn)，結(jié)果不容許任何差錯，因此會消耗大量的精力時間，單靠人力難以完成。傳統(tǒng)的畢業(yè)審核工作幾乎全部依靠人工審核，對成績、畢業(yè)論文(設(shè)計)、德育情況進(jìn)行全面審核。隨著高校管理業(yè)務(wù)流程的先進(jìn)化，教務(wù)系統(tǒng)逐漸對成績審核可以實現(xiàn)一定程度的系統(tǒng)審核，但是由于系統(tǒng)開發(fā)的不成熟以及流程設(shè)置的不完善，導(dǎo)致功能尚不完善，無法實現(xiàn)完全由系統(tǒng)完成全部審核工作，必須結(jié)合人工審核，因此在充分研究完全學(xué)分制的畢業(yè)條件和系統(tǒng)要求的前提下，如何設(shè)置系統(tǒng)功能、流程是本文探討的主要問題。

一、系統(tǒng)功能概述

系統(tǒng)功能的設(shè)置需依照審核流程進(jìn)行設(shè)置。由于現(xiàn)階段各高校已經(jīng)大范圍普及完全學(xué)分制的管理制度，因此畢業(yè)審核要實時、高效。完全學(xué)分制的最大特點就是每個學(xué)生的課程修習(xí)都不相同，但是無論修習(xí)的過程如何變動，同一專業(yè)的畢業(yè)要求都是相同的，因此，畢業(yè)審核的最大功能就是對學(xué)生在校期間的課程學(xué)分進(jìn)行分類統(tǒng)計，與學(xué)生所在專業(yè)的畢業(yè)要求相匹配，審核學(xué)生是否具備畢業(yè)資格，通過系統(tǒng)輸出審核結(jié)果。畢業(yè)審核的功能結(jié)構(gòu)設(shè)置主要包括學(xué)籍信息審核、成績信息審核及畢業(yè)論文審核，由學(xué)籍信息入手，以學(xué)號作為匹配項，通過學(xué)號找到學(xué)籍信息后則對成績進(jìn)行審核，經(jīng)過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理，作出詳細(xì)的系統(tǒng)查詢及報表輸出。

二、畢業(yè)審核的系統(tǒng)流程

高校的畢業(yè)審核通常分為3個主要模塊及個人畢業(yè)審核、學(xué)院(專業(yè))畢業(yè)審核以及學(xué)校教務(wù)處總的畢業(yè)審核復(fù)核，分別對應(yīng)系統(tǒng)的三大用戶：學(xué)生、學(xué)院教務(wù)管理人員以及教務(wù)處干事。

(一)個人畢業(yè)審核。個人畢業(yè)審核主要針對學(xué)生用戶，允許學(xué)生自行對于所修學(xué)分進(jìn)行分類查看和統(tǒng)計，同時與畢業(yè)要求進(jìn)行對照審核，判定學(xué)生是否符合畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如果尚未達(dá)到所需標(biāo)準(zhǔn)，可以輸出尚缺條件。

(二)學(xué)院畢業(yè)審核。系統(tǒng)的第二大用戶為學(xué)院教務(wù)管理人員。每逢畢業(yè)季，學(xué)院就會有大量待畢業(yè)學(xué)生需要進(jìn)行畢業(yè)審核，學(xué)院用戶需要確定審核范圍，對于單一教學(xué)計劃(通常是一專業(yè)對應(yīng)一個教學(xué)計劃)學(xué)生進(jìn)行批量審核，由系統(tǒng)自動匹配識別，并可輸出審核結(jié)果。同樣，對于未達(dá)到畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生可以輸出尚缺條件。

(三)畢業(yè)審核復(fù)核。當(dāng)學(xué)院教務(wù)管理人員將初審結(jié)果提交給教務(wù)處時，教務(wù)處要對結(jié)果進(jìn)行復(fù)審，因此，主要的系統(tǒng)功能是對初審結(jié)果進(jìn)行多條件查詢，并能進(jìn)行自動化復(fù)審。

三、畢業(yè)審核的系統(tǒng)實現(xiàn)

(一)系統(tǒng)流程設(shè)置。根據(jù)畢業(yè)審核系統(tǒng)流程中的分析，結(jié)合系統(tǒng)特征，將畢業(yè)審核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流圖設(shè)計如圖1所示。

圖1 畢業(yè)審核的系統(tǒng)流程

(二)功能描述。

1.設(shè)置流程開始時間。該功能主要由教務(wù)處賬號進(jìn)行管理，設(shè)置流程的開始時間，相當(dāng)于流程總開關(guān)。

2.生成畢業(yè)生名單。該功能主要由學(xué)院管理員進(jìn)行操作，將學(xué)籍系統(tǒng)中的學(xué)生信息導(dǎo)入畢業(yè)審核系統(tǒng)中，生成原始的待處理畢業(yè)生名單，由教務(wù)處進(jìn)行審核。

3.錄入——審核教學(xué)計劃。該功能由學(xué)院管理員先將自己學(xué)院(專業(yè))的教學(xué)計劃錄入系統(tǒng)，再由教務(wù)處進(jìn)行審核，對應(yīng)專業(yè)學(xué)生，作為畢業(yè)審核的依據(jù)。

4.分類統(tǒng)計畢業(yè)生成績。在此功能模塊下，系統(tǒng)需要對畢業(yè)生的成績進(jìn)行分類統(tǒng)計，對于必修類課程，學(xué)生必須具備所有教學(xué)計劃上面有的課程的及格成績，如果滿足條件，則輸出為“是”，否則輸出為“否”；對于選修類課程，則審核是否具備每一項要求的總學(xué)分?jǐn)?shù)，如果都達(dá)到總學(xué)分?jǐn)?shù)的要求，則輸出為“是”，否則輸出為“否”。

5.輸出審核結(jié)果。該模塊能夠在分類統(tǒng)計畢業(yè)生成績的基礎(chǔ)上，輸出總的審核結(jié)果，對于兩項都輸出為“是”的學(xué)生給予通過畢業(yè)審核的結(jié)論，對于任何輸出為“否”的審核項，都最終輸出為不予畢業(yè)的結(jié)論。并聯(lián)結(jié)上面審核中所排查出的問題，輸出不滿足的具體畢業(yè)條件。

(三)其他輔助功能。在實現(xiàn)畢業(yè)審核的主要功能之后，系統(tǒng)還需要很多其他的輔助功能，這其中主要包括成績替代、學(xué)位審核和結(jié)業(yè)轉(zhuǎn)畢業(yè)審核。

1.成績替代。在完成成績審核之后，對于沒有通過成績審核的學(xué)生，系統(tǒng)會輸出一份詳細(xì)的不畢業(yè)條件。通常在做畢業(yè)審核工作的時候不會對所有輸出不畢業(yè)的學(xué)生全都進(jìn)行不畢業(yè)處理，而是會根據(jù)系統(tǒng)結(jié)果，找學(xué)院進(jìn)行新一輪的核對。學(xué)校的制度上會規(guī)定某些課程存在轉(zhuǎn)換規(guī)則，在這種條件下就可以進(jìn)行成績的替代工作，用舊專業(yè)的課程替換成新課程計劃里面的課程，并保證成績一致。類似的情況還有很多，全部通過人工審核、甄別和錄入的手段是非常繁瑣的，因此這個模塊雖小，卻不可或缺。

圖2 成績替代過程

2.學(xué)位審核。畢業(yè)審核的工作流程還包括后面的一項，就是學(xué)位審核。不同學(xué)校的學(xué)位審核制度往往有所不同，因此需要根據(jù)學(xué)校的具體規(guī)定設(shè)置相應(yīng)的規(guī)則，在通過畢業(yè)審核的基礎(chǔ)之上進(jìn)行學(xué)位審核，并且同樣可以輸出審核結(jié)論和不符合的具體條件。

3.結(jié)業(yè)轉(zhuǎn)畢業(yè)審核。對于畢業(yè)條件輸出為“否”的學(xué)生，現(xiàn)階段畢業(yè)審核的流程已經(jīng)修完，但是對于學(xué)生本身來說，學(xué)校會留給學(xué)生后續(xù)申請畢業(yè)的機(jī)會。對于此類學(xué)生，需要建立專門的名單庫，存好審核結(jié)論和不畢業(yè)條件。當(dāng)每年申請結(jié)業(yè)換畢業(yè)的時候，由學(xué)生提出申請，通過同樣的分類統(tǒng)計和課程審核過程，如果達(dá)到畢業(yè)條件就在結(jié)業(yè)換畢業(yè)流程中給予準(zhǔn)予畢業(yè)的結(jié)論；如果未達(dá)到畢業(yè)條件則同樣輸出為“否”；對于超過最長修讀期限的學(xué)生則要單獨進(jìn)行處理，給予“肄業(yè)”結(jié)論，清理出結(jié)業(yè)名單庫，轉(zhuǎn)到肄業(yè)名單庫中。

四、結(jié)語

教務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計，最重要的就是契合度，是否在滿足各項制度的相關(guān)規(guī)定和管理需要的同時，還能兼顧使用效率，在保證數(shù)據(jù)和審核結(jié)果準(zhǔn)確無誤的前提之下盡量減少人工審核的工作環(huán)節(jié)。本文研究和討論畢業(yè)審核工作，旨在完善整體系統(tǒng)流程，提高審核工作效率，因此具備一定的研究意義和實踐價值。