淺析科研院所外事管理工作存在的問題

郎凱

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）04-000-01

摘 要 科研院所外事工作因國際交流的頻繁而增多，但是科研所對(duì)此方面的管理存在很多問題。本研究在分析科研院所問題的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性的提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞 科研院所 外事工作 管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，與世界各地的交流越來越多，也預(yù)示著外事管理量和難度的增加，這給科研院所的外事管理工作帶來新挑戰(zhàn)。本研究筆者通過自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)科研院所外事管理工作進(jìn)行反思，總結(jié)外事管理工作中存在的問題，并提出改善建議。

一、科研院所外事管理工作簡介

（一）工作崗位設(shè)置

科研院所的外事管理工作一般無專門部門，只單獨(dú)設(shè)置辦公室，一般設(shè)置辦公室主任一名，辦事員以科研院所大小設(shè)置若干名。辦公室主任負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)親所有外事工作，辦事員專項(xiàng)負(fù)責(zé)某部分內(nèi)容。

（二）工作內(nèi)容

科研院所的外事管理工作主要是服務(wù)科研和生產(chǎn)工作，內(nèi)容分為“出”和“入”兩大類?！俺觥笔侵缚蒲性核墓ぷ魅藛T因公臨時(shí)出國或出鏡相關(guān)事宜。該項(xiàng)主要是指工作人員根據(jù)本單位的實(shí)際情況，選派一定資格及數(shù)量的管理或技術(shù)人員出國（境）執(zhí)行合同、洽談合作、技術(shù)交流、共同研究、工程承包、參觀學(xué)習(xí)等?！叭搿笔侵秆?qǐng)國外人員來我國科研院所的相關(guān)事宜，內(nèi)容是與我國“出”相類似的事情。這是科研院所外事管理工作的大概內(nèi)容。

二、科研院所外事管理工作存在的問題

（一）不夠規(guī)范化

科研院所外事管理工作管理不能夠規(guī)范主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是外事工作人員身兼多職，除了本職工作外還要兼任其他的職位或工作。這就導(dǎo)致其不能專心外事工作，易出漏洞。二是外事管理工作財(cái)政模糊?？蒲兴话阍谪?cái)政方面會(huì)得到國家較大支持，用于科研所硬件設(shè)備的建設(shè)，而對(duì)于外事管理工作的財(cái)政預(yù)算和規(guī)劃則不清楚。

（二）缺乏團(tuán)隊(duì)建設(shè)

身兼數(shù)職使得外事工作難形成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)建設(shè)則無從談起。若團(tuán)隊(duì)人員過少也易忽略團(tuán)隊(duì)建設(shè)，包括忽略應(yīng)用培訓(xùn)或培訓(xùn)不足等。這是科研所外事管理工作常有的問題之一。

（三）工作人員專業(yè)素質(zhì)亟待提高

部分外事管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠高，主要原因有三[4][5]。一是管理層及領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。管理層或者領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為外事工作只是為科研所國際交流或合作項(xiàng)目處理外出問題，將該工作看的太過簡單。二是招聘標(biāo)準(zhǔn)低且培訓(xùn)不足。很多科研所招聘的員工，只要求是名校畢業(yè)，對(duì)其他能力考察不夠。三是部分外事工作人員自身對(duì)工作的責(zé)任心不夠。很多應(yīng)聘者認(rèn)為工作比較穩(wěn)定不需要成績，因此在工作的過程中不負(fù)責(zé)任。

三、關(guān)于科研院所外事管理工作的建議

外事管理工作對(duì)科研所來說很重要，鑒于以上問題對(duì)科研所的工作會(huì)產(chǎn)生負(fù)面的影響，筆者提出以下建議。

（一）管理層及領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)要重視外事管理工作

要提高外事管理工作的成效，科研所的管理層及領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)要給予外事管理工作的足夠的重視，要充分了解外事管理工作給予其他工作的支持和輔助作用，給予適當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

其次，對(duì)于外事管理工作要有明確的財(cái)政預(yù)算，用于外事管理工作團(tuán)隊(duì)各方面建設(shè)，既包括外事管理辦公室設(shè)備等硬件設(shè)備，例如電腦及學(xué)習(xí)設(shè)備；亦包括軟件建設(shè)，例如培訓(xùn)及學(xué)習(xí)費(fèi)用。

再次，外事管理工作是不斷發(fā)展的，科研所要給予外事管理工作人員適當(dāng)?shù)膶?duì)外交流工作，以便其能夠?qū)W習(xí)到國際最先進(jìn)的外事工作管理理念，進(jìn)而更新本科研所的外事管理工作，提高的外事管理工作的水平。

（二）建立高素質(zhì)的外事管理工作團(tuán)隊(duì)

要建立高素質(zhì)外事管理工作團(tuán)隊(duì)，首先要提高招聘標(biāo)準(zhǔn)。高標(biāo)準(zhǔn)并不意味名校畢業(yè)，而是要看候選人員的綜合素質(zhì)，包括責(zé)任心、積極性以及解決問題等能力。招聘流程可采用全體面試及個(gè)體面試等流程，以確保招聘到優(yōu)秀人長。

此外，進(jìn)行入職培訓(xùn)。入職培訓(xùn)的內(nèi)容包括科研所的整體情況的介紹、外事管理工作的職責(zé)等內(nèi)容。還要采用適當(dāng)?shù)姆绞饺z驗(yàn)是否掌握基本內(nèi)容，確保每個(gè)人能了解這些內(nèi)容。

外事工作管理的理念、方法等是不斷發(fā)展的，外事管理工作的團(tuán)隊(duì)要持續(xù)進(jìn)行在職培訓(xùn)，更新工作理念，改善方法，提高外事管理工作成效。

（三）創(chuàng)新科研所的外事管理工作

外事管理工作要重視外事工作檔案的整理。外事工作的主要內(nèi)容主要包括“出”和“入”兩類，但每項(xiàng)具體工作都有差異。系統(tǒng)的檔案記錄有助于掌握某類外事工作的主要特點(diǎn)及注意事項(xiàng)，這樣就能為類似的工作內(nèi)容提供豐富的經(jīng)驗(yàn)。

外事工作工作人員要善于總結(jié)其工作的特點(diǎn)及經(jīng)驗(yàn)，并且要積極參到國際交流中，并且要有自學(xué)的能力及積極性，不斷更新自己的外事管理理念及知識(shí)。在此基礎(chǔ)上，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，善于思考，創(chuàng)新自己外事管理工作，不斷提高自己的工作能力和外事管理工作的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 狄瑜，徐奕，費(fèi)小軍.科研院所外事管理工作的可持續(xù)發(fā)展[J].農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟(jì)管理，2013（2）：10-12.

[2] 車艷春，陳詠.科研院所外事管理工作的思考[J].云南科技管理，2005（3）：66-67.

[3] 車艷春等.科研院所外事管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].醫(yī)學(xué)信息，2010（8）：2203-2204.

[4] 況伏珍.淺析國企外事管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（16）：1-1.

[5] 李百明.企業(yè)外事管理工作的新思考[J].東方企業(yè)文化，2014（1）：198-198，201.