大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

夏建軍

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使得人們的工作、生活較以往發(fā)生了巨大的變革，為各行各業(yè)發(fā)展帶來了新的契機(jī)。對于檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)環(huán)境為其深入發(fā)展提供了巨大的支持，同時(shí)也對其提出了新的要求?；诖?，本文對大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)環(huán)境概述

大數(shù)據(jù)主要是指在一定時(shí)間內(nèi)無法通過常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理處理的數(shù)據(jù)集合，需要采取新型處理模式才能有效應(yīng)對的海量的、多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來具有其必然性，它是高度發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及信息化技術(shù)共同作用的結(jié)果[1]。如今大數(shù)據(jù)已經(jīng)融入到了各行各業(yè)以及人們的工作、生活當(dāng)中，成為了社會運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的一部分?？傊诖髷?shù)據(jù)環(huán)境下，很多事物較以往已經(jīng)發(fā)生了變革，要適應(yīng)這種變革，必然要轉(zhuǎn)變思維理念，從新的視角來審度這種變化。

2.大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的機(jī)遇

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、通信技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等愈來愈發(fā)達(dá)，這為檔案管理工作提供了巨大支持，檔案管理也迎來了新的機(jī)遇。首先，大數(shù)據(jù)環(huán)境能夠?qū)n案文件當(dāng)中所蘊(yùn)藏的價(jià)值充分挖掘出來。近年來，檔案機(jī)構(gòu)都加快了庫藏檔案數(shù)字化步伐，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?。這些電子檔案文件逐漸累積、匯聚，形成了重要的信息源，其中蘊(yùn)藏了海量信息。在大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的支持下對這些信息進(jìn)行深度加工，能將其價(jià)值充分發(fā)掘出來。其次，大數(shù)據(jù)環(huán)境能夠促進(jìn)檔案信息資源共享。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)之間的信息交流，能夠在區(qū)域范圍內(nèi)形成一個(gè)檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺，進(jìn)一步提升檔案信息資源共享效率，為檔案使用者提供更為便捷的服務(wù)[2]。另外，大數(shù)據(jù)環(huán)境能夠促進(jìn)檔案服務(wù)方式革新。由于互聯(lián)網(wǎng)以及移動互聯(lián)網(wǎng)的高度發(fā)達(dá)，檔案機(jī)構(gòu)完全可以為用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)，不再局限于傳統(tǒng)窗口式服務(wù)。同時(shí)檔案機(jī)構(gòu)可結(jié)合用戶實(shí)際需求，在充分了解客戶需求趨勢及偏好的情況下，主動為其推送檔案信息，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。

3.大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)環(huán)境給檔案管理工作創(chuàng)造機(jī)遇的同時(shí)，也給其帶來了新的挑戰(zhàn)。首先，大數(shù)據(jù)環(huán)境促進(jìn)了檔案管理過程重構(gòu)。通常情況下，檔案管理主要涉及三個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案信息收集、檔案資料整理以及檔案文件利用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中，檔案信息由各個(gè)部門移交，主要通過手工整理，檔案文件利用則采用被動服務(wù)方式。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式顯然是行不通的。檔案相關(guān)信息除了部門移交外，還需要做好電子文檔歸檔，檔案資料整理則通過計(jì)算機(jī)輔助實(shí)施，然后再通過專業(yè)軟件進(jìn)行編研、加工、整合，將其價(jià)值充分發(fā)揮出來[3]。檔案管理過程的重構(gòu)對相關(guān)工作人員提出了新的要求，需要其具備一定的信息化技術(shù)操作能力才能完成各項(xiàng)工作。與此同時(shí)，檔案信息量呈現(xiàn)了與日俱增的態(tài)勢，如何處理海量信息已經(jīng)成為了擺在檔案工作者面前的重要難題之一。其次，檔案數(shù)據(jù)安全問題愈加凸出。雖然將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n能夠大幅度提升檔案管理效率，但電子文檔需要依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境才能發(fā)揮其作用與價(jià)值，檔案信息平臺不可避免地會遇到來源于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的病毒入侵、黑客攻擊等，這對檔案數(shù)據(jù)安全管理提出了較高的要求。如果安全防范措施不到位，可能會造成檔案信息泄密、篡改、丟失等，所造成的損失不容忽視。另外，檔案數(shù)據(jù)存儲壓力將變得愈來愈大。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案機(jī)構(gòu)所面對的數(shù)據(jù)集將是TB級別的，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫部署顯然無法有效處理TB級別的數(shù)據(jù)，需要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善、更新、優(yōu)化，才能將這些數(shù)據(jù)有效存儲起來。

4.大數(shù)據(jù)環(huán)境下做好檔案管理工作的相關(guān)策略

4.1加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息的有效存儲離不開數(shù)據(jù)庫的支持，所以檔案機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)。大數(shù)據(jù)技術(shù)內(nèi)容相對復(fù)雜，傳統(tǒng)行業(yè)要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，需要突破諸多限制，難度較大。因此，檔案機(jī)構(gòu)可與專門的數(shù)據(jù)開發(fā)公司進(jìn)行合作，在其支持下完成構(gòu)建專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫。檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部要先對庫藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行分類，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樵紮n案信息數(shù)據(jù)，再由數(shù)據(jù)開發(fā)公司進(jìn)行二次加工，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，形成數(shù)據(jù)庫[4]。在檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)過程中，檔案機(jī)構(gòu)要與數(shù)據(jù)開發(fā)公司保持密切溝通，明確檔案管理、應(yīng)用范圍，讓數(shù)據(jù)庫開發(fā)“有的放矢”，避免不必要的工作量。當(dāng)數(shù)據(jù)庫建成后，要及時(shí)公開成果，以便檔案資源共享，進(jìn)一步提升檔案資源利用率。另外，檔案機(jī)構(gòu)要加大數(shù)據(jù)庫后續(xù)維護(hù)投入，確保數(shù)據(jù)庫保持穩(wěn)定運(yùn)行狀態(tài)。

4.2加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對檔案信息資料進(jìn)行開發(fā)的過程中，必須建立有效的數(shù)據(jù)規(guī)范，保證數(shù)字資源格式統(tǒng)一，才能確保檔案信息資料開發(fā)利用秩序。在相關(guān)工作開展過程中，需要充分借鑒國際標(biāo)準(zhǔn)以及國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，制定并修訂出適合檔案機(jī)構(gòu)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件，統(tǒng)一數(shù)據(jù)保存格式以及數(shù)據(jù)傳輸端口，防止出現(xiàn)信息孤島。

4.3加強(qiáng)檔案資源安全保護(hù)

檔案機(jī)構(gòu)需要高度重視電子檔案信息保密工作，對于一些涉密檔案文件，嚴(yán)格控制其上傳，并采取物理隔離措施按照涉密程序進(jìn)行分級保護(hù)，并按照相關(guān)規(guī)定配置相應(yīng)的保密設(shè)備。與此同時(shí)，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)密碼、口令授權(quán)管理，針對不同類型用戶設(shè)置對應(yīng)權(quán)限，讓用戶在權(quán)限范圍內(nèi)使用檔案資料；還可借助數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字證書技術(shù)對電子檔案進(jìn)行保護(hù)，保證電子檔案文件信息不被隨意修改、竊取、刪除。檔案機(jī)構(gòu)還要加強(qiáng)應(yīng)急制度建設(shè)，一旦出現(xiàn)突發(fā)安全問題，能夠按照事先設(shè)置的應(yīng)急制度進(jìn)行快速處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。除此之外，檔案機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲備份中心建設(shè)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效備份；還可通過云技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)備份在云端，實(shí)現(xiàn)異地儲存，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。

4.4加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案機(jī)構(gòu)要重視內(nèi)部人才培養(yǎng)，通過開展定期培訓(xùn)活動，不斷強(qiáng)化相關(guān)人員信息化技術(shù)操作能力，并使其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，提升崗位勝任力。同時(shí)檔案機(jī)構(gòu)還可適當(dāng)應(yīng)聘數(shù)據(jù)開發(fā)專業(yè)性人才，對人才隊(duì)伍進(jìn)行有效補(bǔ)充。在此基礎(chǔ)上，還要培養(yǎng)檔案管理人員服務(wù)意識，從而為廣大用戶群體提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

5.結(jié)語

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。為適應(yīng)新環(huán)境，檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源安全保護(hù)，并加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升檔案管理質(zhì)量及效率，將檔案文件的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

[參考文獻(xiàn)][1]吳毓玲.論大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的模式變化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（21）：67.

[2]朱艷麗.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].勞動保障世界，2018（30）：57.

[3]徐曉文.大數(shù)據(jù)時(shí)代知識管理對檔案管理的啟示[J].智庫時(shí)代，2018（41）：287，290.

[4]李慧芬.試論大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].低碳世界，2018（09）：318-319.

（作者單位：山東省菏澤市單縣衛(wèi)生健康局，山東 菏澤 274300）