國(guó)企人事檔案信息化管理初探

邸玉英

摘 要：隨著國(guó)企不斷發(fā)展，檔案管理受到的重視程度也越來越高，人事檔案管理是國(guó)企管理工作的重要內(nèi)容之一，在信息化時(shí)代背景下，國(guó)企人事檔案管理也要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，對(duì)人事檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行解決。本文對(duì)國(guó)企人事檔案管理存在的問題以及信息化管理措施進(jìn)行分析與探討，旨在提高國(guó)企人事檔案管理水平，對(duì)國(guó)企人力資源進(jìn)行有效配置。

關(guān)鍵詞：國(guó)企發(fā)展 檔案管理 人事檔案 信息化管理

中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）05-00-02

引言

人事檔案屬于國(guó)企檔案體系中的重要組成部分，當(dāng)前國(guó)企的人事檔案管理也在朝著更加科學(xué)以及合理的方向發(fā)展。在國(guó)企人事檔案管理過程中，管理制度是否健全、人事檔案管理方法是否先進(jìn)，都會(huì)對(duì)人事檔案管理水平造成極大影響。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案管理模式也不斷創(chuàng)新，信息化管理成為人事檔案管理的發(fā)展方向，而且信息化技術(shù)也為人事檔案信息化管理提供了必要的條件。

一、國(guó)企人事檔案管理面臨的問題

1.人事檔案管理理念比較陳舊

人事檔案管理工作在國(guó)企發(fā)展過程中具有十分重要的地位，任何一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中都會(huì)出現(xiàn)各種各樣的檔案資源，比如人事檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)檔案，人事檔案是與人力資源管理有關(guān)的檔案信息，新時(shí)期企業(yè)必須要重視人事檔案管理工作，對(duì)人事檔案資源進(jìn)行充分利用，促進(jìn)本單位發(fā)展。由于國(guó)企受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響較大，在企業(yè)發(fā)展過程中領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)人事檔案管理的重視程度不高，極大地影響了人事檔案管理水平。比如國(guó)企在開展人事檔案管理的時(shí)候，依舊習(xí)慣采用人工管理方式，各種人事檔案資源還主要以紙質(zhì)化形式出現(xiàn)，而且沒有及時(shí)對(duì)各種人事檔案資源進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致人事檔案信息雜亂。

2.人事檔案管理制度不健全

目前國(guó)企對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)還不夠充分，即使開始信息化建設(shè)，也還處于起步階段，對(duì)人事檔案管理創(chuàng)新造成了極大影響，例如人事檔案的收集、整理工作缺乏系統(tǒng)性的規(guī)范制度，導(dǎo)致各種人事檔案信息資源的整理不全面，有遺失，而且人事檔案資源混亂，不利于人事檔案信息資源的利用。

3.信息化管理問題

信息化管理是未來人事檔案管理的發(fā)展方向，目前也有很多企業(yè)開始應(yīng)用信息化技術(shù)，對(duì)人事檔案資源進(jìn)行整理、歸納，為企業(yè)服務(wù)。但信息化管理過程中依舊存在一些問題。比如人事檔案信息的安全性受到影響，在人事檔案的信息化管理中，確保檔案資源安全性是最基本的前提，但就當(dāng)前現(xiàn)狀來看，人事檔案的安全性問題還一直存在，這為人事檔案信息化發(fā)展帶來了一定的阻礙。造成這一問題的原因主要是由于檔案管理人員自身素質(zhì)不高，不具備安全管理意識(shí)，同時(shí)還存在客觀性因素，比如電腦系統(tǒng)病毒、木馬、黑客等，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成大規(guī)模破壞，導(dǎo)致人事檔案信息沒有得到及時(shí)備份，造成無法挽回的損失。另外，在人事檔案信息化管理過程中，不能有效保障人事檔案信息的真實(shí)性。雖然信息化技術(shù)給人事檔案管理帶來了很多便捷，但同時(shí)也對(duì)人事檔案的真實(shí)性造成影響，因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用，在對(duì)人事檔案資源進(jìn)行修改、編輯、復(fù)制的時(shí)候都利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，不容易留下痕跡，作假也不容易被發(fā)現(xiàn)，所以導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案信息的真實(shí)性難以保證。

4.人事檔案管理人員水平不高

人事檔案信息化管理與發(fā)展，需要一支高素質(zhì)隊(duì)伍，對(duì)人事檔案管理人員的技術(shù)水平以及職業(yè)道德素養(yǎng)要求較高，檔案管理人員一方面要具備檔案管理知識(shí)，另一方面要具備計(jì)算機(jī)技能水平，同時(shí)還應(yīng)該要具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，在檔案管理過程中能夠保持足夠的耐心、細(xì)心，盡量減少檔案管理錯(cuò)誤。從當(dāng)前實(shí)際情況來看，國(guó)企的人事檔案管理隊(duì)伍整體水平不高，有的檔案管理人員思想陳舊，專業(yè)素質(zhì)水平較低，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不夠，操作水平參差不齊，整體上缺乏專業(yè)、復(fù)合型檔案管理人才。

二、國(guó)企人事檔案信息化管理的作用

國(guó)企人事檔案信息化管理指的是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化向電子化和信息化方向轉(zhuǎn)變，同時(shí)還要注意在轉(zhuǎn)變過程中對(duì)人事檔案進(jìn)行重新整理、歸類、保存。加強(qiáng)國(guó)企人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義，而且信息化管理的優(yōu)勢(shì)也比較突出，與傳統(tǒng)的人事檔案管理方法和模式相比起來，信息化管理的作用有以下幾點(diǎn)：

1.人事檔案管理更靈活

信息化時(shí)代的發(fā)展，使人們的生活與工作發(fā)生了天翻地覆的變化，信息化技術(shù)讓人們的工作變得越來越便捷，人們的溝通與交流也是不受時(shí)間和空間限制的。由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案內(nèi)容逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，管理方式也實(shí)現(xiàn)信息化，所以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，都能夠快速查閱到所需的內(nèi)容。

2.提高人事檔案利用率

人事檔案管理信息化建設(shè)是未來人事檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，人事檔案管理模式發(fā)生了改變，不再是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)化檔案信息，可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的收集、整理，而且還能利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)人事檔案管理資源進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的全過程管理，簡(jiǎn)單方便，易于操作，可以有效提高人事檔案管理工作效率。

3.有助于人事檔案資源的保護(hù)

紙質(zhì)化資源的保存難度較大，尤其是隨著時(shí)間推移，一些紙質(zhì)化主要被腐蝕，如果對(duì)檔案資源進(jìn)行更替，難度也很大，所以開展人事檔案資源信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資源的保護(hù)。通過計(jì)算機(jī)終端直接完成人事檔案信息的收集、整理、瀏覽、查找、下載等操作，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案被翻閱和復(fù)印的次數(shù)降低，并且還能存儲(chǔ)大量的人事檔案信息，從而對(duì)人事檔案資源進(jìn)行了有效保護(hù)。

三、國(guó)企人事檔案信息化管理的基本原則

為了提高國(guó)企人事檔案信息化管理水平，必須要為信息化管理工作制定基本原則：

1.規(guī)范性原則

規(guī)范性指的是人事檔案管理工作必須要滿足一定的規(guī)范和要求，檔案管理部門可以根據(jù)企業(yè)的發(fā)展制定人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。尤其是信息化時(shí)代，人事檔案也以信息化和數(shù)字化形式呈現(xiàn)出來，在檔案的收集、整理、保存等過程中，都必須要制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，使電子文件的歸檔，促進(jìn)人事檔案管理更標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、有序。

2.安全性原則

隨著數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全問題也越來越突出，在人事檔案信息化管理過程中，必須要以安全為基本原則，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的潛在威脅進(jìn)行有效控制，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，并且采取有效的安全管理措施，充分保障人事檔案管理的安全性與穩(wěn)定性。

3.效益性原則

人事檔案管理是國(guó)企檔案管理中的重要內(nèi)容，而且檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)而且復(fù)雜的工程，需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力，而且需要遵守效益原則，不斷提高國(guó)企人事檔案信息化工作效益。

四、國(guó)企人事檔案管理規(guī)范化對(duì)策分析

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

在國(guó)企人事檔案管理過程中，應(yīng)該要不斷樹立新意識(shí)、新理念，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作加以重視，提高信息服務(wù)理念。國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)人員必須要樹立信息化管理意識(shí)，對(duì)人事檔案信息化管理加以重視，引導(dǎo)國(guó)企的所有工作人員都形成信息化意識(shí)，為人事檔案信息化管理提供良好的認(rèn)知基礎(chǔ)?？梢栽谄髽I(yè)內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的宣傳，利用微信、微博、企業(yè)網(wǎng)站等媒介平臺(tái)，對(duì)檔案管理的重要性以及檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行宣傳，讓企業(yè)檔案管理人員可以逐漸轉(zhuǎn)變思想觀念，努力學(xué)習(xí)更多新技術(shù)、新方法，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。

2.加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化管理提供支持

人事檔案信息化建設(shè)需要依賴于各種信息化設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是就當(dāng)前國(guó)企的硬件設(shè)施條件來看，國(guó)企的硬件條件還不夠好，缺乏計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備等，所以不利于人事檔案信息化建設(shè)工作。所以，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化發(fā)展的支持，例如要撥出更多資金用于人事檔案管理信息化建設(shè)，采購(gòu)計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備，為人事檔案管理提供良好的硬件條件。另一方面，要加強(qiáng)國(guó)企檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案信息共享水平。信息化技術(shù)時(shí)代，數(shù)據(jù)庫(kù)可以存儲(chǔ)大量信息資源，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，也是構(gòu)建人事檔案管理信息平臺(tái)的過程，可以構(gòu)建技術(shù)先進(jìn)、功能全面、高效快捷的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)人事檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)利用，并且將這些信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，給予不同部門的人員不同的權(quán)限，讓不同部門的人可以根據(jù)自己的需要查詢企業(yè)的人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的良性循環(huán)與共享，讓人事資源檔案的價(jià)值達(dá)到最大化。

3.建立規(guī)范化人事檔案管理制度

對(duì)國(guó)企人事檔案管理工作而言，必須要建立規(guī)范化管理制度，確保人事檔案管理工作順利推進(jìn)。具體來講，可以從以下幾個(gè)方面著手：

第一，完善人事檔案工作中的各項(xiàng)制度。根據(jù)上級(jí)下發(fā)的人事檔案管理目標(biāo)，結(jié)合國(guó)企的實(shí)際發(fā)展情況，完善人事檔案管理制度、人事檔案保密制度、人事檔案整理制度、人事檔案崗位職責(zé)等一系列掛歷制度，并且建立人事檔案的歸檔和不歸檔范圍，辦理人事檔案移交手續(xù)，逐一進(jìn)行檢查，做到人事檔案及時(shí)歸檔，人事檔案內(nèi)容齊全、完整、規(guī)范，提高人事檔案利用率。

第二，要建立人事檔案開發(fā)利用管理制度，人事檔案的收集、整理，就是為了利用，以前的很多人事檔案的利用率都不高，甚至有的人事檔案被保存之后就封存起來，沒有得到真正的利用，浪費(fèi)嚴(yán)重。企業(yè)的人力資源部門是最需要應(yīng)用人事檔案資源的部門，檔案管理部門要加強(qiáng)和其他部門之間的溝通交流，尤其是人力資源部門，可以從檔案部門調(diào)用企業(yè)的人事檔案，對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行合理配置，讓企業(yè)員工發(fā)揮出更大的價(jià)值和作用。

第三，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任監(jiān)督管理機(jī)制。責(zé)任監(jiān)督管理機(jī)制是確保國(guó)企人事檔案信息化管理工作持續(xù)發(fā)展的重要保障，隨著國(guó)企不斷發(fā)展，人事檔案資源也越來越多，為了避免人事檔案資源丟失、被篡改等，必須要建立人事檔案工作責(zé)任機(jī)制，對(duì)人事檔案管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，比如人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收、登記、查閱等，都應(yīng)該要落實(shí)責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，落實(shí)到具體的責(zé)任人身上，有效地防止人事檔案泄密和涂改。對(duì)于人事檔案中出現(xiàn)的各種問題，要及時(shí)追究責(zé)任，比如人事檔案資源被人為損壞，要及時(shí)追責(zé)，找到責(zé)任人，按照相應(yīng)的處理機(jī)制對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理，通過嚴(yán)格的責(zé)任機(jī)制，對(duì)人事檔案管理和使用人員的行為進(jìn)行約束、規(guī)范，防止人事檔案受損。

4.加強(qiáng)國(guó)企檔案管理人員的培訓(xùn)教育

4.1提高人事檔案服務(wù)意識(shí)

國(guó)企人事檔案記錄了國(guó)企發(fā)展過程中的各種人力資源信息，新時(shí)期，企業(yè)應(yīng)該要重視人事檔案管理的重要性，可以不斷提高人事檔案服務(wù)意識(shí)，讓檔案管理人員可以認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并且在日常管理過程中變得更加主動(dòng)、積極，對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行準(zhǔn)確地收集、整理和充分利用，提高人事檔案資源服務(wù)效率。

4.2加強(qiáng)檔案工作人員素質(zhì)及工作技能的培訓(xùn)

人事檔案管理人員的信息化水平不高，是影響人事檔案管理信息化發(fā)展的重要因素。在信息化技術(shù)不斷應(yīng)用的背景下，必須要積極加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育，一方面，從技能上著手加強(qiáng)教育，開展計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)、人事檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展人事檔案管理。尤其是在信息化時(shí)代，人事檔案信息化管理技術(shù)必須要應(yīng)用到實(shí)踐過程中，確保檔案管理人員可以科學(xué)管理好、維護(hù)好本部門的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件系統(tǒng)，提高人事檔案管理效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。另一方面，要從職業(yè)道德素養(yǎng)方面著手開展培訓(xùn)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人從事人事檔案管理工作，并且要增強(qiáng)其責(zé)任心，使其了解人事檔案管理的重要性，知道要如何收集人事檔案、整理人事檔案、管理人事檔案，確保人事檔案資源的安全、完整。

5.加強(qiáng)人事檔案安全管理

信息化時(shí)代背景下，人事檔案安全管理至關(guān)重要，信息化技術(shù)是一把雙刃劍，為了減少信息安全問題，國(guó)企人事檔案管理必須要注意以下幾個(gè)方面：

第一，積極加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，加強(qiáng)防病毒軟件、防黑客攻擊技術(shù)的應(yīng)用，選擇規(guī)范、科學(xué)、安全的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，購(gòu)買正版可靠的殺毒軟件，并且定期對(duì)人事檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，確保系統(tǒng)安全。

第二，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行教育，提高他們對(duì)人事檔案管理工作的重視，減少不規(guī)范的操作以及上網(wǎng)行為，減少人事檔案資源安全問題。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)應(yīng)該要具備一定的保密意識(shí)。

第三，制定人事檔案管理安全規(guī)則。在國(guó)企人事檔案管理過程中，應(yīng)該要制定規(guī)范、合理的安全規(guī)則，比如在收集人事檔案信息時(shí)要收集哪些信息，設(shè)置管理權(quán)限，防止人員隨意進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案資源進(jìn)行調(diào)用，確保人事檔案管理工作可以持續(xù)推進(jìn)，為人事檔案管理的信息化建設(shè)提供一定的標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)語

綜上所述，隨著國(guó)企經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，國(guó)企的檔案管理工作越來越受重視，人事檔案是國(guó)企檔案管理中的重要內(nèi)容之一，在信息化時(shí)代背景下，應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化發(fā)展的重視，同時(shí)要積極探索信息化管理的路徑，從人事檔案管理技術(shù)創(chuàng)新、方法創(chuàng)新等方面著手，不斷規(guī)范人事檔案管理工作，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高人事檔案資源管理水平，促進(jìn)國(guó)企實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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