現(xiàn)代化視野下技工院校學(xué)生檔案管理的理性思考

高靜

摘 要：學(xué)生檔案的管理是技工院校檔案管理的關(guān)鍵。在現(xiàn)代教育環(huán)境下，如何做好技工院校檔案的管理工作，關(guān)系到學(xué)院的發(fā)展，同時對于加強(qiáng)技工院校的檔案管理水平，有著積極的促進(jìn)作用。本文將結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，對技工院校檔案的管理方法進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化 技工院校 學(xué)生檔案管理

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-01

引言

進(jìn)入新世紀(jì)，我國對技工院校教育越來越重視。學(xué)生檔案管理工作，受到了來自多方面的壓力。例如，學(xué)生數(shù)量增多，導(dǎo)致的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)量加大;學(xué)生就業(yè)前景多樣化，導(dǎo)致的學(xué)生的檔案情況復(fù)雜化等。這些問題，已經(jīng)引起了技工院校領(lǐng)導(dǎo)層的重視，也成為了檔案管理工作者，必須要認(rèn)真面對的一大難題。學(xué)生檔案體現(xiàn)了學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，同時也會對技工院校學(xué)生未來的職業(yè)選擇和人生發(fā)展方向，產(chǎn)生重大影響。因此，規(guī)范化管理技工院校學(xué)生檔案，有利于促進(jìn)技工院校學(xué)生檔案管理工作的各方面建設(shè)，有利于技工院校檔案管理部門向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，同時對于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有著極為重要的作用。

一、技工院校學(xué)生檔案管理的意義

1.能夠直觀體現(xiàn)學(xué)生的綜合素養(yǎng)

學(xué)生檔案的管理工作，是技工院校教育管理工作中的一項必不可少的環(huán)節(jié)。它記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的一系列重要數(shù)據(jù)。其中包括學(xué)生在校各種比賽、評比得獎、老師對學(xué)生的評語，參加各種社團(tuán)活動的記錄。記錄學(xué)生在學(xué)校的成長軌跡，有較高的真實性，對學(xué)生的應(yīng)聘單位有極高的參考價值。學(xué)生應(yīng)聘的單位可以通過學(xué)生檔案，先了解學(xué)生在校的各種信息包括：專業(yè)知識掌握情況、擅長的工作方向、與人溝通的能力，以及思想品德方面的修養(yǎng)，對招聘單位為學(xué)生制定適合他們的職業(yè)計劃，有非常大的幫助。

2.能夠影響學(xué)生的行為習(xí)慣

技工院校的學(xué)生，已經(jīng)具備足夠的認(rèn)知能力，能夠充分重視檔案對個人未來發(fā)展的影響。因為在學(xué)生檔案里記錄的內(nèi)容，只能通過他們的實際表現(xiàn)來呈現(xiàn)，所以學(xué)生會格外注重自己在校期間的表現(xiàn)，這在很大程度上，對學(xué)生形成了積極地引導(dǎo)作用。沒有一個學(xué)生會希望自己的檔案里有污點。所以他們會盡可能的將自己最擅長的一面展現(xiàn)出來。同時他們會學(xué)會約束自己的行為，漸漸形成良好的行為習(xí)慣。

二、技工院校學(xué)生檔案中的問題

1.材料內(nèi)容單一

由于我國技工院校檔案管理制度的不完善，對于歸檔內(nèi)容的范圍沒有具體的規(guī)定，管理人員對于材料的收集，有很高的主觀性和隨機(jī)性，這就導(dǎo)致了檔案材料內(nèi)容存在過于單一的問題。主要表現(xiàn)為，對學(xué)生檔案的收集只是死板的針對學(xué)生的中考成績單、錄取通知書、學(xué)籍、報名表、社團(tuán)資料、體檢報告以及畢業(yè)鑒定表等這些方面，不能體現(xiàn)出學(xué)生的個性。這使得用人單位在查看學(xué)生檔案時，可能會對學(xué)生做出不夠全面的認(rèn)識，從而影響到學(xué)生的職業(yè)發(fā)展。而恰恰是那些能夠反映學(xué)生真實素質(zhì)的材料，卻沒有能夠被收集，進(jìn)入檔案。比如，學(xué)生參加實踐活動獲得的證書，磨練技能獲得的證書等。

2.檔案管理方式不科學(xué)

我國技工院校的學(xué)生檔案管理工作，大多沒有設(shè)立專職部門。這樣的管理模式，對于學(xué)生檔案的流通，以及系統(tǒng)化的檔案管理工作，造成了阻礙，同時也不利于檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。還有一個問題便是，缺少足夠的檔案管理人員，很多技工院校采取聘用學(xué)生參與檔案管理的方法，來減輕人員缺少帶來的壓力，但是與此同時，也再次給檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展造成了負(fù)面影響。

3.信息化水平有待提高

就技工院?，F(xiàn)在的情況而言，檔案管理工作還比較傳統(tǒng)，依舊在很大程度上通過手動操作管理檔案。隨著技工教育越來越普及，學(xué)生的數(shù)量不斷增加，檔案的內(nèi)容涉及面較廣，檔案管理工作的壓力會越來越大，傳統(tǒng)手動操作的方式，已經(jīng)越來越難以滿足檔案管理工作的需求。所以，引進(jìn)現(xiàn)代化信息設(shè)備，已經(jīng)成為大趨勢。這也對檔案管理工作者的信息化水平提出了要求。

三、技工院校學(xué)生檔案的對策

1.豐富材料內(nèi)容

首先要明確收集資料的范圍，其次要有針對性的收集能夠反映學(xué)生真實情況的資料，可用電子檔信息數(shù)據(jù)庫的形勢與紙質(zhì)材料相配套，不斷豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。

2.加強(qiáng)檔案管理隊伍素質(zhì)建設(shè)

科學(xué)化管理就是要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，同時要加大對管理人員的培訓(xùn)力度，完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制。促進(jìn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展。想要做好學(xué)生檔案管理工作，必須建立起強(qiáng)大的管理團(tuán)隊，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要。

首先，學(xué)生處負(fù)責(zé)推薦責(zé)任心強(qiáng)有管理技能出眾的學(xué)生兼職學(xué)生檔案管理人員。專業(yè)檔案人員對學(xué)生檔案兼職人員進(jìn)行初步檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓這些學(xué)生對檔案的收集進(jìn)一步的了解。在工作中隨時解答學(xué)生檔案員提出的各種問題，并給予指導(dǎo)幫助。

3.提高檔案信息化水平

投資構(gòu)建技工院校學(xué)生檔案信息化管理平臺;加強(qiáng)與學(xué)院各部門之間的信息化聯(lián)系;這兩點在一定程度上能夠解決信息化水平低下的問題。隨著各院校擴(kuò)大招生規(guī)模，學(xué)生檔案內(nèi)容的也隨之增加。在當(dāng)前的學(xué)生檔案管理工作中，學(xué)生檔案管理者必須大膽探索和改革，遵循檔案科學(xué)管理、規(guī)范管理的客觀規(guī)律。充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，盡量采用以電子計算機(jī)為中心的信息化技術(shù)建立專門的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，有計劃有步驟的存檔學(xué)生文件，使文檔管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

4.制定健全的檔案管理制度

建立學(xué)生檔案工作制度，完善管理體系，是學(xué)生檔案管理工作的重要保障。

4.1建立嚴(yán)格的檔案登記制度

對于新生，管理員必須注冊、組織和驗證。查看信息是否完整，發(fā)現(xiàn)問題后要及時聯(lián)系相關(guān)部門，確保文件的完整性。

4.2組織補(bǔ)充檔案，定期移交檔案系統(tǒng)

明確材料的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時間，保證學(xué)生檔案系統(tǒng)的真實性和準(zhǔn)確性，規(guī)范學(xué)生檔案管理工作。

4.3建立學(xué)生檔案管理制度和借閱制度

學(xué)生檔案的管理必須由專人管理。根據(jù)專業(yè)、年級、班級的特點進(jìn)行排列，并以標(biāo)準(zhǔn)化的方式存儲，便于查找。嚴(yán)格借閱程序，防止學(xué)生檔案損壞或遺失。

總結(jié)

做好技工學(xué)院檔案管理工作，有利于科學(xué)化管理學(xué)生檔案，能夠促進(jìn)檔案資源的開發(fā)，提高學(xué)生檔案的利用率。這樣才能充分發(fā)揮技工院校學(xué)生檔案管理工作的職能，最大限度為學(xué)生提供幫助，對擴(kuò)大學(xué)校的社會影響也起到了一定的促進(jìn)作用。具有重要的現(xiàn)實意義。

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