技工院校檔案管理如何提高實效性

高靜

摘 要：作為一項基礎(chǔ)管理工作，檔案管理對技工院校的管理有著非常重要的作用。教學(xué)檔案、教職工檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)置檔案等都屬于技工院校檔案管理工作的內(nèi)容。檔案管理工作有一定的復(fù)雜性，管理人員必須做好管理工作，才能滿足學(xué)院管理需求。筆者了解了本校的檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，根據(jù)實際情況提出提高檔案管理實效性的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 技工學(xué)院 實效性 提高措施

中圖分類號：G717文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-01

一、重視工作觀念的轉(zhuǎn)變

由于一些陳舊的檔案管理觀念的束縛，技工院校檔案室長期處于較為封閉或半封閉的狀態(tài)，技工院校檔案管理人員主要工作內(nèi)容是對于檔案的簡單收集、整理、利用、保管等。由于教研與職稱評審、院系申報的各種基地等對于檔案應(yīng)用的各種要求較多，利用程序比較復(fù)雜，檔案管理人員不能是單純的保管員，要根據(jù)需求發(fā)揮本職工作的全部效能，應(yīng)該及時準(zhǔn)確提供各種重要信息的資料。檔案室也因此變成了信息儲藏的中心。隨著信息化社會的逐步發(fā)展，技工院校檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變工作觀念，重視檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案信息資源的開發(fā)，積極完成檔案的宣傳工作，并于其他的學(xué)校展開交流，才能更好地提高技工學(xué)院檔案管理的實效性。

二、重視檔案管理基礎(chǔ)工作

1.完善建檔工作

技工院校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視建檔工作的完成，及時、完整、系統(tǒng)的完成檔案的收集、整理、利用、保管等工作。技工院校檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)重視學(xué)院已有檔案的形成與積累。根據(jù)不同的需求做好分類復(fù)制備份工作，這樣可以高效便捷的調(diào)閱到資料，更好的為借閱者服務(wù)，提高效率。

2.重視技工院校檔案標(biāo)準(zhǔn)庫房建設(shè)

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案極為重視，在2018年新建了一個標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，還配有一套檔案智能管理系統(tǒng)，完成了智能化檔案庫房的建設(shè)。檔案管理人員可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立本校的檔案信息數(shù)據(jù)庫，便于后期的檔案信息的分類、整理、利用以及保管。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，能夠使利用檔案的用戶可以跨越時間、空間的限制，有利于檔案利用率的提高。

3.重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著時代的進步與發(fā)展，人才的競爭逐漸成為社會的主要競爭。技工院校應(yīng)當(dāng)重視本院檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，定期參加培訓(xùn)課程，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員還需要有較熟練的電腦操作，才能更好地完成現(xiàn)代化的檔案管理工作，提高技工院校檔案管理的實效性。

三、重視檔案信息資源的開發(fā)

1.挖掘檔案價值，完成檔案信息服務(wù)

技工院校檔案管理工作需要尋找到更大的發(fā)展空間，以此來確立檔案管理工作的發(fā)展方向。檔案管理人員需要將本學(xué)院的檔案進行整合與篩選，將完全沒有存在意義的檔案另外存放，挖掘有價值的檔案制成專題目錄，或是匯編成為專題資料交給學(xué)院的信息辦利用，才能夠更好地提高檔案的價值，提高檔案管理的實效性。

2.積極完成檔案利用需求的探尋，完成檔案跟蹤服務(wù)

技工院校檔案管理工作必須秉持“同步介入”的原則，結(jié)合社會以經(jīng)濟發(fā)展的動向，拓寬檔案工作的空間，實現(xiàn)技工院校檔案價值的最大化，提高技工院校檔案管理的實效性。

3.建立并完善管理制度

建立完善學(xué)院的檔案管理制度，結(jié)合當(dāng)今時代與社會的相關(guān)管理理念，了解檔案管理的先進經(jīng)驗，利用先進的檔案管理技術(shù)，對歷年重要的檔案進行掃描備份，使用較為靈活的服務(wù)方式滿足利用檔案的用戶的需求。

四、重視檔案工作的宣傳與服務(wù)

檔案管理人員需要加強檔案管理工作的宣傳，讓教職員工、學(xué)生、社會各界人士更加了解本校檔案管理工作的內(nèi)容，是學(xué)生與教職員工更加深入的了解檔案管理的重要性，各科室人員對檔案材料的收集并及時歸檔，提高學(xué)院檔案的利用率。

1.完成檔案室內(nèi)容、分類以及價值的介紹

技工院校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)為教職員工、學(xué)生、社會各界人士介紹學(xué)院各個時期的檔案，以及形成檔案的原因。工作人員需要按照檔案的種類將檔案進行保存，以便于后期完成檔案的查閱與儲存。

2.介紹檢索使用檔案室的規(guī)章制度

檔案管理人員需要通過各種宣傳手段向教職員工、學(xué)生、社會各界人士介紹本校檔案利用的相關(guān)手續(xù)，還需要介紹利用檔案的要求、查閱范圍，對于內(nèi)部人員的檔案查閱范圍也應(yīng)當(dāng)設(shè)置一定的權(quán)限。檔案管理人員向教職員工、學(xué)生、社會各界人士介紹這些內(nèi)容，可以使其在查閱檔案的過程中遵守一定的規(guī)則，避免對檔案管理工作造成影響。

3.介紹技工院校的檔案利用方法

各界用戶對于檔案的利用較為多樣化，單一的服務(wù)形式已經(jīng)不能滿足用戶的需求。檔案管理人員必須選擇更多的更為先進的服務(wù)方式，如檔案證明、檔案復(fù)制、院史展覽館、檔案展覽等，才能更好地利用技工院校的檔案資源。

4介紹技工院校檔案的編研成果

為了能夠準(zhǔn)確地把握社會導(dǎo)向并加以利用，技工院校的檔案管理人員必須積極做好編寫院史、學(xué)院的榮譽室、各系的發(fā)展史等整理工作，重視形式與內(nèi)容的創(chuàng)新，才能有效的提高檔案信息資源的開發(fā)與利用，提高技工院校檔案管理的實效性。

五、重視與外界的學(xué)術(shù)交流、合作

技工院校在完成檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)積極開拓管理思路，創(chuàng)造良好的管理條件，利用多種渠道和多樣化的管理形式，重視與其他學(xué)校之間的交流與合作，從其他學(xué)校中學(xué)習(xí)相關(guān)的先進經(jīng)驗，并結(jié)合本校的實際情況積極改良，使本校的檔案管理工作質(zhì)量與水平不斷提高，有利于提高本校的檔案管理工作的實效性。

結(jié)語

根據(jù)文中內(nèi)容可知，技工院校的檔案管理工作是一項基礎(chǔ)工作，會對學(xué)院的教學(xué)管理與行政管理產(chǎn)生重要影響。因此，技工院校的檔案管理工作必須重視工作觀念的轉(zhuǎn)變、重視檔案管理基礎(chǔ)工作、重視檔案信息資源的開發(fā)、重視檔案信息資源的開發(fā)、重視與外界的學(xué)術(shù)交流與合作，才能保證技工院校的檔案管理工作取得實效性。技工院校需要重視本校的檔案管理工作，并結(jié)合本校的實際需求，多方面的提高檔案管理工作的效果與水平。

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