大數(shù)據(jù)時代對檔案管理發(fā)展的思考

劉玥 吳園園

摘 要：隨著我國高校教育改革進(jìn)程的不斷深入，各類檔案數(shù)量逐漸增多，為檔案管理工作人員帶來一定的工作壓力。在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展背景下，對高校檔案管理工作帶來一定的積極影響。同時，也帶來一定的負(fù)面影響。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升高校檔案管理工作水平，為高校未來發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。該文基于大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理工作面臨的機遇和挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，提出高校檔案管理改革策略。運用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，改進(jìn)高校檔案管理方法，全面提升高校檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（a）-0-02

大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，對人們的生產(chǎn)、生活、工作、學(xué)習(xí)方式產(chǎn)生較大的影響。大數(shù)據(jù)主要是云計算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)、移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)結(jié)合發(fā)展的全新產(chǎn)物。在實際發(fā)展過程中，能應(yīng)用于各種工作領(lǐng)域中。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于我國高校檔案管理工作中，能有效創(chuàng)新檔案管理工作方法，利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，提升高校檔案管理工作效率。并且，有效減輕高校檔案管理人員的工作壓力。但在實際應(yīng)用過程中，大數(shù)據(jù)具有開放性的特點，安全風(fēng)險較小。因此，應(yīng)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立安全管理策略，避免泄露重要的教育資源檔案而對高校發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

1 大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理工作面臨的機遇

1.1 形成社會檔案觀念

高校實際發(fā)展過程中，忽視檔案管理，對高校未來發(fā)展產(chǎn)生不良影響。隨著大數(shù)據(jù)時代的快速發(fā)展，使高校管理人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而在高校檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動高校檔案管理工作快速發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校在發(fā)展過程中，對檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行合理的整理、分析、保存，有效推動高校教育事業(yè)的發(fā)展。隨著高校教育事業(yè)的改革，檔案數(shù)據(jù)資源不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式難以滿足高校發(fā)展需求。因此，高校檔案管理工作人員應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，在管理過程中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新管理模式，在大量的檔案數(shù)據(jù)信息中，提取有效的檔案數(shù)據(jù)信息，為高校教育事業(yè)的未來發(fā)展指明方向。

1.2 提升檔案管理效率

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作人員合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對原本難以處理的檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行有效的管理。通過此種檔案管理工作方式，有效提升檔案管理效率。并且，由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性，高校檔案管理工作人員，能在網(wǎng)絡(luò)中選擇合適的檔案數(shù)據(jù)信息，豐富檔案管理內(nèi)容。同時，通過制定特殊的系統(tǒng)，能使高校檔案管理工作人員直接對檔案資料進(jìn)行分析，并進(jìn)行保存、管理。不僅有利于促進(jìn)高校檔案管理部門快速發(fā)展，還能避免出現(xiàn)檔案丟失的問題。因此，在高校發(fā)展過程中，應(yīng)大力推廣大數(shù)據(jù)技術(shù)，全面提升高校檔案管理工作水平。

2 大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理人員觀念落后

現(xiàn)階段，我國大部分高校檔案管理工作中，存在較多問題。大部分檔案管理功能工作人員，缺乏對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理特征的正確認(rèn)識。高校領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員忽略順應(yīng)時代的發(fā)展，改革檔案管理工作模式，導(dǎo)致目前我國大部分高校檔案管理工作中，工作模式不夠規(guī)范，并且依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，降低檔案管理工作水平。在實際管理過程中，檔案管理工作人員觀念較為落后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及數(shù)字技術(shù)應(yīng)用不到位，未曾建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致高校檔案管理工作效率較低。

2.2 先進(jìn)的設(shè)備應(yīng)用不充分

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校要有效提升檔案管理成效，應(yīng)在管理過程中，應(yīng)用電子管理系統(tǒng)。這樣既能提升數(shù)據(jù)信息化管理水平，又能改革檔案管理模式，滿足時代發(fā)展要求。但現(xiàn)階段，我國大部分高校檔案管理過程中，將大量資金投入到教學(xué)科研中，忽略引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，難以實現(xiàn)現(xiàn)代化信息檔案管理。并且，高校未曾基于計算機的電子系統(tǒng)平臺，完善電子檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致電子檔案管理過程中安全風(fēng)險較大，容易出現(xiàn)檔案破壞、丟失等問題，對高校未來發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作改革策略

3.1 轉(zhuǎn)變思維方式

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作中相關(guān)人員應(yīng)解放思想，將傳統(tǒng)的被動服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)模式。在實際管理過程中，工作人員應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作方法。但應(yīng)注意發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，形成大數(shù)據(jù)檔案管理思想。通過此種方式，充分挖掘高校檔案數(shù)據(jù)資源的價值，提升檔案信息資源收集、分析、整理能力。另外，高校檔案管理工作人員應(yīng)打破傳統(tǒng)管理模式帶來的弊端，樹立檔案管理新思維工作模式。以收集數(shù)據(jù)、分析量化、解析關(guān)系、提出方案、優(yōu)化方案為基礎(chǔ)，不斷完善現(xiàn)代化檔案管理工作模式。

3.2 創(chuàng)新管理方法

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案數(shù)據(jù)資源不斷增加，種類較為豐富。在檔案管理中，不再是簡單的文檔和圖片資源。因此，高校在收集檔案信息時，應(yīng)利用云平臺，自動收集相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，有效提升數(shù)據(jù)收集效率。并且，高校檔案管理工作中，應(yīng)發(fā)揮云平臺的信息處理和計算功能，對檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行科學(xué)分析、計算及儲存。通過此種方式，有效減輕檔案管理工作壓力，提升工作效率，對高校教育事業(yè)的發(fā)展具有積極影響。同時，高校檔案管理工作人員應(yīng)利用云平臺，加大對檔案數(shù)據(jù)資源的分析力度，根據(jù)分析結(jié)果，科學(xué)地預(yù)估高校教育事業(yè)的發(fā)展方向，充分利用檔案數(shù)據(jù)資源信息。

3.3 增強服務(wù)意識

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)對檔案資源的分析，以高校教育事業(yè)未來發(fā)展方向為主，制定合理的發(fā)展計劃。同時，應(yīng)擴展檔案資源工作定位，改變傳統(tǒng)的管理理念，提升檔案資源服務(wù)意識。首先，在檔案管理工作中，工作人員應(yīng)不斷提升歸檔意識。由于檔案資源中的信息對高校未來發(fā)展具有重要意義。因此，檔案管理工作人員應(yīng)每天將檔案資源進(jìn)行歸檔，避免對高校未來發(fā)展產(chǎn)生不良影響。其次，檔案管理工作人員應(yīng)解放思想，與高校各部門之間展開合作，實現(xiàn)檔案資源共享，促進(jìn)高校教育事業(yè)快速發(fā)展。最后，高校檔案管理工作中，應(yīng)開展服務(wù)工作，對高校師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源，滿足高校師生對檔案資源的心理需求。

3.4 加強安全管理

高校檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性，容易出現(xiàn)檔案安全風(fēng)險，加大高校檔案管理難度。因此，高校檔案管理工作人員應(yīng)提升安全防范意識，根據(jù)檔案管理實際情況，科學(xué)制定安全管理措施。在檔案管理過程中，應(yīng)加強身份認(rèn)證，有效保護(hù)檔案數(shù)據(jù)資源。并且，應(yīng)實行單點登錄，避免異地登錄而泄漏檔案資源。同時，檔案管理工作人員應(yīng)做好數(shù)據(jù)加密工作，合理設(shè)置訪問權(quán)限。另外，在實際管理過程中，應(yīng)對全新的檔案資源應(yīng)及時備份，對檔案資源進(jìn)行分類處理。在處理過后，應(yīng)將操作日志進(jìn)行保存，不斷提升高校檔案資源利用率。通過以上方式，有效提升檔案安全管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提升，我國全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，對我國人們生活生產(chǎn)方式產(chǎn)生一定影響。高校檔案管理工作中應(yīng)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，抓住大數(shù)據(jù)時代發(fā)展機遇，從而使高校檔案管理工作人形成社會檔案觀念，有效提升檔案管理工作效率。高校檔案管庫工作實際應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)過程中，應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，創(chuàng)新檔案管理工作方法。同時，應(yīng)增強服務(wù)意識，加強檔案安全管理。通過以上方式全面提升高校檔案管理工作水平，對高校未來發(fā)展起到助推作用。

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