信息化技術對檔案管理水平的提高

張其嚴

摘 要：信息化技術在眾多領域得到了廣泛的應用，并取得了較為理想的應用效果。在檔案管理工作發(fā)展過程中，檔案管理與信息化技術的融合，能夠在推進信息化檔案管理模式的同時，促進檔案管理技術人員工作效率與質(zhì)量的提升幅度，大力推動了我國企業(yè)信息化檔案管理的創(chuàng)新技術發(fā)展水平。

關鍵詞：信息化 技術 檔案管理

中圖分類號：F272.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（a）-0-02

在我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展進程中，檔案管理信息化趨勢已得到了充分體現(xiàn)，對于企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了較大的正向作用。但由于檔案管理相關信息技術起步較晚，檔案管理信息化技術并沒有得到足夠的發(fā)展時間。所以在應用過程中產(chǎn)生了許多不足與缺陷，造成檔案管理工作出現(xiàn)許多問題的同時，也降低了工作效率與質(zhì)量。因此，合理改善檔案管理模式，令信息化技術與檔案管理更好地融合，并且建立檔案管理工作制度，對此進行改革與創(chuàng)新，對我國進一步加強檔案管理工作有著重大意義。

1 檔案信息化管理的意義

信息化技術是以電子計算機技術為主的先進信息技術。在管理檔案的過程中，信息化管理技術與先進計算機技術相互融合，令檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量得到極大的提升。對于當前信息化管理技術的發(fā)展與創(chuàng)新而言，我國一直在檔案信息化管理事業(yè)上不停地開展創(chuàng)新與鉆研，極力開發(fā)計算機應用，利用信息化管理技術，從而提高我國企業(yè)的檔案管理應用與技術發(fā)展。檔案管理工作在我國企業(yè)管理和科研管理中，都占據(jù)著極其重要的地位，檔案信息化管理技術是現(xiàn)代檔案管理中必不可少的一部分。以科學思想為本的先進信息管理技術對企業(yè)的檔案管理進行整合，使檔案信息更為網(wǎng)絡化、數(shù)字化，并提高企業(yè)檔案信息化管理水平的利用效率。我國社會發(fā)展離不開先進技術的推動，信息化檔案管理技術的開展不僅促進了社會信息科技發(fā)展，還能更好地服務社會，促使檔案管理工作更為便捷。

2 檔案信息化管理存在的問題

2.1 管理方式存在滯后性

從目前我國企業(yè)檔案管理水平來看，仍有許多問題與不足。多數(shù)企業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，缺少創(chuàng)新性管理意識，使得管理過程中有很多細節(jié)沒有得到有效的解決，從這一點來看，信息化管理技術水平的提高，并沒有在我國企業(yè)得到一定的重視，很難體現(xiàn)檔案信息化管理技術的發(fā)展優(yōu)勢。現(xiàn)代化信息管理技術高速發(fā)展的同時，檔案信息化管理在很多領域也得到了應用，但由于管理制度與信息化技術水平較為落后，缺乏完善的管理模式與制度，使其無法適應現(xiàn)代化企業(yè)管理對檔案管理技術水平的技術素質(zhì)要求，導致檔案管理模式仍然較為滯后。

2.2 專業(yè)人才儲備不足

檔案管理工作實踐中，檔案信息化管理方式較為落后，這與管理人員的職業(yè)素質(zhì)與技術水平有著直接關系。檔案管理工作人員不僅需要較高的計算機操作水平，還需要有對信息的敏銳嗅覺以及綜合性管理技術，才能夠符合信息化檔案管理的工作要求。開展信息化管理工作，需要管理流程與信息技術不斷優(yōu)化，管理人員的專業(yè)水平直接影響著信息結構的相關數(shù)據(jù)服務，很容易造成信息管理不當與失控等問題?，F(xiàn)如今我國檔案管理類型人才較為缺乏，檔案信息處理綜合性人才的缺少更為嚴重。多數(shù)公司即使引進了先進設備，由于管理人員的技術水平無法得到有效提高，檔案信息化管理的進步依舊難以提升。

2.3 管理體系存在不安全因素

檔案在信息化管理模式中存在了一定的不安全因素。而檔案信息管理中的主要不安全因素是在進行網(wǎng)絡化信息管理的同時所產(chǎn)生的，信息化檔案管理中的風險因素屬于階段性問題。伴隨著網(wǎng)絡時代科技信息水平的高速發(fā)展，計算機的普及應用更加快了社會科技水平。但同時也存在著一些非法人員，以盜取企業(yè)單位的重要機密文件從而達到自己的目的，這不僅對企業(yè)造成了嚴重的經(jīng)濟損失，也對信息化檔案管理技術的長遠發(fā)展造成了不利影響。眾所周知，網(wǎng)絡的傳輸是經(jīng)過許多網(wǎng)站分段，最終達到指定地點。這種傳輸過程中，每一分段站點都具有一定的危險性，不法分子可以對信息造成攔截與盜取，極大地影響企業(yè)檔案信息的安全性。由于網(wǎng)絡技術發(fā)展較為迅速，許多新型漏洞與技術不斷涌現(xiàn)。而我國網(wǎng)絡安全技術并未完善，整體防御能力較弱，面對系統(tǒng)入侵或遭到病毒攻擊并不具備多少抵抗能力，使整個防御系統(tǒng)造成癱瘓，也令檔案信息管理的安全性受到了極大的威脅。

3 借助信息化技術加強檔案管理水平的積極策略

3.1 完善檔案管理信息化制度

檔案信息化的管理工作中，歸檔管控項目還需不斷完善與升級。積極建立全面管理制度，針對檔案的差異性進行數(shù)字化處理，提升檔案信息化管理工作質(zhì)量。還需對檔案文件進行著錄以及歸檔等工作給予重視，從根本上落實文件的完整性。在檔案管理工作進行中，制定充分的檔案管理流程，從文件資料信息的入手，合理運用信息技術進行文件收錄工作，并對工作運行機制進行監(jiān)督，進而逐步培養(yǎng)工作人員思想認知，以及對信息化工作的重視態(tài)度，從而使檔案管理工作人員對檔案管理工作更為重視。在管理檔案數(shù)據(jù)的同時，還需提高信息數(shù)據(jù)處理的安全性，有利于加快檔案工作管理的效率與質(zhì)量。檔案工作人員在提高工作水平的同時，計算機信息化水平也需要同時提高。選用適當?shù)男畔⒐芾碥浖贫n案信息技術化管理規(guī)章制度。可以盡量改善信息化模式的傳遞方式，充分參與到信息化檔案管理開發(fā)工作中。選擇更為適合檔案管理的軟件，更為科學的管理檔案文件。經(jīng)過軟件開發(fā)與整合的信息資源，提高檔案信息的準確性以及完整性。創(chuàng)造應用更多檔案管理的先進工作制度，有利于管理工作的落實，也是未來企業(yè)檔案管理工作的必經(jīng)之路，更推進了社會信息化技術發(fā)展。

3.2 維護檔案信息化安全體系

從安全角度來看，加強檔案管理中內(nèi)容的安全性成為了當下管理人員的難題。檔案文件的泄露與丟失很容易給企業(yè)單位造成極大的經(jīng)濟損失。應貫徹落實網(wǎng)絡安全防范技術，與多種先進計算機技術相結合，建立可控的網(wǎng)絡鏈接區(qū)域。確保在文件的傳輸與歸檔過程中不會被泄露與攔截，杜絕員工使用其他不可控網(wǎng)絡鏈接方式，使用合理檔案管理軟件，加強網(wǎng)絡安全環(huán)境保證?？梢云刚埦W(wǎng)絡安全工程師進行建造專業(yè)的網(wǎng)絡安全防御系統(tǒng)，使用先進計算機系統(tǒng)對檔案管理文件進行加密處理，維護檔案文件安全體系。另外，還可以接入照片文件修復等功能，使檔案信息管理技術設施更為完善。

3.3 提高檔案管理人員水平

檔案管理工作人員素質(zhì)需要不斷提高。打破傳統(tǒng)檔案管理模式，才能更符合現(xiàn)代社會所需的人才。由于信息化技術近年來發(fā)展較為迅速，導致工作人員在檔案管理工作時難度加深。因此，為了更好地加強管理檔案技術，相關工作人員需展開專業(yè)性技能崗前培訓。深入吸收信息化技術知識，并定期對檔案管理相關工作人員進行考核，建立相關檔案管理制度，以確保提升檔案管理工作效率的同時，加強管理工作人員檔案管理安全防范意識。保護企業(yè)檔案內(nèi)容安全并合理規(guī)劃，加大培養(yǎng)專業(yè)性高素質(zhì)人才，樹立正直思想道德品質(zhì)，對信息化檔案管理事業(yè)未來發(fā)展有著重要作用。

4 結語

綜上所述，充分利用信息化技術，全面提升檔案管理效率，是增強檔案管理信息化手段的最佳發(fā)展路徑。網(wǎng)絡技術在擴大普及范圍之后，應用檔案管理技術的方法逐步擴展，檔案管理效率的提升，可以更加依賴于信息技術。在實踐操作中，可以引用先進計算機技術與網(wǎng)絡軟件，節(jié)約大量人力物力資源。信息化技術與檔案管理水平的融合與提高，保證了社會信息技術與檔案管理建設共同發(fā)展。

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