建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制研究

韓慶麗

摘要：建筑施工企業(yè)在施工的過程中，若想順利的推進施工進度，就必須確保前期性物資材料采購的充足。從現(xiàn)階段建筑施工企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展來看，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)認識到材料采購內(nèi)部控制的重要性，并積極的探索符合企業(yè)自身實際發(fā)展的材料采購內(nèi)部控制模式，不斷加大對材料采購的內(nèi)部控制，以此促進企業(yè)更加健康、穩(wěn)定的發(fā)展。筆者針對建筑施工企業(yè)材料采購的特點以及重要性等進行了探究與分析，并提出了企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的有效策略，希望有助于企業(yè)的長遠發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè);材料采購;內(nèi)部控制;有效策略

對于建筑施工企業(yè)來說，工程項目的整體成本費用可大致分為材料費用、人工費用、運輸費用等。其中建筑材料費用一般占整體成本費用總額的60%左右。正因為建筑材料費用占總成本費用的比重相對較大，其對企業(yè)的影響一般直接體現(xiàn)在工程項目的成本和質(zhì)量方面。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)該加強材料采購的內(nèi)部控制，以增強企業(yè)的競爭力，并在一定程度上提高企業(yè)的經(jīng)營效率，從而確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、構(gòu)成內(nèi)部控制的基本要素

在日益激烈的市場競爭下，企業(yè)內(nèi)部控制的重要性越來越明顯。構(gòu)成內(nèi)部控制的基本要素主要包括：第一，內(nèi)部環(huán)境。企業(yè)在實施內(nèi)部控制的過程中應(yīng)該以內(nèi)部環(huán)境為重要基礎(chǔ)，內(nèi)部環(huán)境主要包括：組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、各部門職責(zé)、管理機制等。內(nèi)部環(huán)境的好壞直接影響著企業(yè)內(nèi)部控制實施的效果。第二，風(fēng)險評估。企業(yè)內(nèi)部控制實施的重要依據(jù)為風(fēng)險評估，若想有效的控制和管理風(fēng)險，就需要通過風(fēng)險評估對相關(guān)風(fēng)險進行識別與分析，以此在一定程度上規(guī)避風(fēng)險。風(fēng)險評估主要包括：設(shè)定目標(biāo)、識別風(fēng)險、分析風(fēng)險以及應(yīng)對風(fēng)險。第三，控制活動。企業(yè)管理層通過各項規(guī)定的制定來規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，在確保內(nèi)部控制工作順利開展的同時，降低企業(yè)的損失。企業(yè)通常為了有效的控制內(nèi)部經(jīng)營與管理，而通過控制活動來實施內(nèi)部控制。第四，信息與溝通。信息的順暢傳遞可以為企業(yè)內(nèi)部控制工作的順利開展提供重要的保障。第五，內(nèi)部監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督工作的實施，有利于提高內(nèi)部控制的效率，并有利于規(guī)范內(nèi)部控制工作。

二、建筑施工企業(yè)材料采購特點

（一）建筑施工企業(yè)材料采購的多樣性特點

建筑工程企業(yè)的工程項目具有著單體定制的特點，各個項目之間具有著較大的差異性。因此，企業(yè)所需要采購的材料涉及的方面較為廣泛，品種規(guī)格較為繁多、數(shù)量通常較大。對于一個建筑工程項目來說，可能需要上百種，甚至上千種建筑材料。并且各種建筑材料的重要程度、消耗、價值等均有所不同，既包括大型的建筑材料，同時還包括一些零星的小材料。由此可見，建筑施工企業(yè)材料采購具有著多樣性的特點。

（二）建筑施工企業(yè)材料采購價格波動變化較快的特點

建筑施工企業(yè)所購買的材料，特別是鋼材和水泥等主要建筑材料，其價格與國家宏觀調(diào)控有著密切的關(guān)系，因此價格波動變化較快。對于鋼材來說，其價格每周甚至每日均會出現(xiàn)浮動。而建筑施工企業(yè)在與開發(fā)商簽訂合同時，材料的價格通常以當(dāng)季的價格作為基準(zhǔn)，企業(yè)需要承擔(dān)小幅度價格上下浮動，這將給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險。

三、建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的重要性

（一）有效的控制采購風(fēng)險

如果建筑施工企業(yè)缺乏材料采購內(nèi)部控制機制，將極有可能引發(fā)采購風(fēng)險，甚至引發(fā)財務(wù)風(fēng)險[1]。因此企業(yè)應(yīng)該提高對材料采購內(nèi)部控制工作的重視。一般情況下，企業(yè)在進行材料采購業(yè)務(wù)前，應(yīng)該對材料采購業(yè)務(wù)進行深入的了解，以明確企業(yè)需要采購材料的種類以及數(shù)量，并根據(jù)材料市場的變化規(guī)律以及企業(yè)施工的實際需求合理的制定材料采購計劃，以此有效的控制采購風(fēng)險的發(fā)生。建筑施工企業(yè)內(nèi)部工作人員應(yīng)具備一定的經(jīng)濟思維，對材料市場的實際情況較為了解，只有這樣才能夠更好的防范采購風(fēng)險，并降低企業(yè)在材料采購時因為成本費用過高而對企業(yè)經(jīng)濟運行情況造成的影響，以此促使材料采購內(nèi)部控制工作更加順利的進行。

（二）有效的控制合同風(fēng)險

建筑施工企業(yè)在與材料供應(yīng)商確定合作關(guān)系后，應(yīng)該加強監(jiān)督與管理，增強材料采購的透明度，以此有效的防止企業(yè)采購工作人員與材料供應(yīng)商之間相互串通，出現(xiàn)虛報材料采購價格的情況。建筑施工企業(yè)不單單需要監(jiān)督與管理內(nèi)部工作人員的材料采購過程，同時還需要加強對材料質(zhì)量的監(jiān)督與管理，一旦出現(xiàn)質(zhì)量不達標(biāo)的材料，將會嚴(yán)重增加企業(yè)的施工難度并造成資源的浪費。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)該加強對簽訂合同內(nèi)容的分析，以此防止合同中的內(nèi)容不詳細，缺乏具體性，而給企業(yè)帶來一定的影響[2]。另外，建筑施工企業(yè)在進行材料采購前，應(yīng)該全面的掌握所需要采購材料的基本信息，主要包括材料的重要性能以及種類等信息，以此有效的提高材料采購內(nèi)部控制的效率，并有效的控制合同風(fēng)險。

四、建筑施工企業(yè)材料采購存在的風(fēng)險

（一）采購合同風(fēng)險

建筑施工企業(yè)在進行材料采購的過程中，選擇好材料供應(yīng)商和選購對象后，應(yīng)該與供應(yīng)商之間簽訂具體的書面合同，以此為雙方權(quán)利和義務(wù)的履行提供重要的憑證和依據(jù)，從而確保交易的順利進行。在合同中，應(yīng)該明確企業(yè)的采購需求、采購模式以及采購價格等信息，并明確雙方合作期間各自享有的權(quán)利及義務(wù)。引發(fā)采購合同風(fēng)險的主要因素在于未經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)審批便簽署材料購買協(xié)議、供應(yīng)商自身資質(zhì)不符合企業(yè)要求的標(biāo)準(zhǔn)、合同執(zhí)行缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)以及合同中的內(nèi)容存在漏洞等，這些因素均有可能給企業(yè)的利益帶來一定的損害。

（二）采購成本風(fēng)險

建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的有效實施，能夠有效的降低企業(yè)建筑成本，從而擴大企業(yè)的經(jīng)濟利益。然而，在實施材料采購內(nèi)部控制的過程中需要面對由于不確定性因素的影響而引發(fā)的采購成本風(fēng)險。例如：某建筑施工企業(yè)，在進行材料采購的過程中，并未構(gòu)建完善的材料采購價格體制，材料采購價格確定的方法缺乏合理性，并且缺乏對建筑材料市場的全面了解和分析，缺乏對材料價格波動的正確認識，未能夠在正式采購前對材料市場進行深入的調(diào)查，從而引發(fā)采購成本風(fēng)險。

（三）采購驗收風(fēng)險

材料的驗收是建筑施工企業(yè)進行材料采購內(nèi)部控制中不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)。材料驗收就是根據(jù)采購合同對采購的建筑材料進行嚴(yán)格的檢驗，通過檢驗后簽字接收。其中檢驗的內(nèi)容主要包括：建筑材料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該拒絕接收[3]。在這一環(huán)節(jié)中，企業(yè)面臨著一定的采購驗收風(fēng)險，引發(fā)風(fēng)險的主要因素在于：缺乏明確的材料驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求、缺乏規(guī)范的材料驗收程序、缺乏對材料驗收的高度重視，從而致使出現(xiàn)賬實不符或者采購材料缺失的問題，進而引發(fā)采購驗收風(fēng)險。

五、建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的有效策略

（一）加強對內(nèi)部控制環(huán)境的完善

建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的成果難免會受到不同因素的影響，但是在諸多影響因素中，應(yīng)該將負責(zé)企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營的管理層作為重要研究對象。假如建筑施工企業(yè)缺少一個良好的管理層，對企業(yè)內(nèi)部工作人員道德修養(yǎng)的提升以及專業(yè)知識的培訓(xùn)等毫不重視，必定會使企業(yè)內(nèi)部審查失去良好的控制，從而引發(fā)各種風(fēng)險，尤其是在材料采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，很容易出現(xiàn)營私舞弊，以公謀私的有損于企業(yè)利益的行為，從而影響企業(yè)的發(fā)展。因此，建筑施工企業(yè)管理層應(yīng)該對內(nèi)部控制引起高度的重視，尤其是采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，加強對內(nèi)部控制環(huán)境的完善。建筑施工企業(yè)在引進管理層人才時，應(yīng)該嚴(yán)格進行篩選，并按照其職責(zé)的重要程度提出相應(yīng)的要求，以此確保引進人才的各個方面均符合該崗位的各項要求[4]。并且，建筑施工企業(yè)還應(yīng)該構(gòu)建完善的績效考核機制，將工作人員的績效考核結(jié)果與其薪酬相聯(lián)系，以此為材料采購內(nèi)部控制的實施創(chuàng)造完善的環(huán)境。例如：某建筑施工企業(yè)，在年終針對每一名工作人員采購內(nèi)部控制的實施情況以及職責(zé)范圍內(nèi)的工作進行了嚴(yán)格的績效考核，并針對績效考核成績較好的工作人員進行了一定的物質(zhì)獎勵和精神獎勵，極大的激發(fā)了該企業(yè)內(nèi)部工作人員的工作積極性和采購內(nèi)部控制積極性，工作效率得到了明顯的提高。在企業(yè)治理方面，建筑施工企業(yè)應(yīng)該設(shè)置規(guī)范的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，從材料采購內(nèi)部控制的角度來看，應(yīng)該設(shè)置一名總經(jīng)理，負責(zé)管理企業(yè)財務(wù)部門以及綜合部門。并在總經(jīng)理職位下設(shè)副總經(jīng)理崗位，負責(zé)管理除財務(wù)部門以及綜合部門以外的其他各個部門，同時每一個部門都應(yīng)該各自設(shè)置一名經(jīng)理，主要負責(zé)本部門的管理工作。在進行金額較大的材料采購時，至少應(yīng)該有兩個部門共同參與，以此形成各個部門相互監(jiān)督，相互制約的狀態(tài)。

（二）構(gòu)建材料采購風(fēng)險評估機制

建筑施工企業(yè)在實施材料采購內(nèi)部控制的過程中，應(yīng)該構(gòu)建完善的材料采購風(fēng)險評估機制。風(fēng)險評估是對風(fēng)險持續(xù)的、系統(tǒng)的、動態(tài)的預(yù)測機制。建筑施工企業(yè)應(yīng)該針對材料采購業(yè)務(wù)以及付款業(yè)務(wù)設(shè)置專門的風(fēng)險評估小組[5]。其風(fēng)險評估小組的成員構(gòu)成可以為企業(yè)內(nèi)部采購部門、審計部門以及財務(wù)部門中的工作人員和一名法律顧問。另外，建筑施工企業(yè)還可以根據(jù)自身的實際情況聘請具有較高資質(zhì)的專家協(xié)助企業(yè)進行風(fēng)險預(yù)測。針對企業(yè)實際運營與發(fā)展中存在的材料采購風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)該制定風(fēng)險預(yù)測等級指標(biāo)，一旦預(yù)測的采購風(fēng)險等級過高，就應(yīng)該在實施內(nèi)部控制的過程中，及時采取行之有效的方案進行補救與防范，以此避免風(fēng)險的擴大和蔓延，從而給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。建筑施工企業(yè)所面臨的采購風(fēng)險主要包括外部風(fēng)險和內(nèi)部風(fēng)險，其中外部風(fēng)險所牽涉的因素和種類較為繁多，很難從企業(yè)主觀的角度進行有效的改變，主要包括：價格風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同違約風(fēng)險以及不可抗力的風(fēng)險。內(nèi)部風(fēng)險主要包括：財務(wù)風(fēng)險、合同風(fēng)險、計劃風(fēng)險以及驗收風(fēng)險等。當(dāng)建筑施工企業(yè)識別出采購風(fēng)險時，企業(yè)內(nèi)部各個部門均應(yīng)該對引發(fā)采購風(fēng)險的主要因素進行全面的、深入的分析。對采購風(fēng)險的原因、可能性以及影響的程度進行剖析，并采取有效的措施將風(fēng)險對企業(yè)的損害程度降到最低。

（三）加強對材料采購合同的管理與控制

合同風(fēng)險是建筑施工企業(yè)材料采購過程中面臨的一種主要風(fēng)險。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)該加強對材料采購合同的管理與控制。針對采購金額較小的非必要物資的采購可以由企業(yè)采購部門負責(zé)人直接批準(zhǔn)，并根據(jù)采購訂單進行采購，而不需要簽訂詳細的采購合同[6]。而金額相對較大的材料采購業(yè)務(wù)則必須簽訂采購合同，在采購合同中需要明確的列出所需要采購材料的單價、數(shù)量、運輸方、具體的取貨時間、地點以及結(jié)算方式等，并明確約定采購合同雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。對于采購合同來說，其應(yīng)該由企業(yè)采購部門確立，再通過財務(wù)部門以及內(nèi)部審計部門的嚴(yán)格審核，企業(yè)總負責(zé)人批準(zhǔn)后，才可正式簽訂。采購合同通常應(yīng)一式三份，其中供應(yīng)商一份，建筑施工企業(yè)財務(wù)部門以及檔案管理部門各一份。另外，建筑施工企業(yè)在簽訂合同后，應(yīng)該對簽訂的合同進行進一步的管理與控制，定期或不定期的針對合同的具體執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，以此保證合同履行的效率和有序性。一旦從中發(fā)現(xiàn)問題，必須及時與供應(yīng)商進行溝通和探討，及時的解決問題，必要情況下可以解除采購合同，并根據(jù)合同要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。

（四）加強材料采購的信息與溝通

材料采購信息的順暢傳遞能夠促使建筑施工企業(yè)及時的掌握企業(yè)現(xiàn)階段的實際經(jīng)營情況以及經(jīng)營與發(fā)展過程中存在的各種各樣的問題，并及時的找到能夠解決問題的有效方案和途徑[7]。建筑施工企業(yè)應(yīng)該注重加強對材料采購信息的收集，其中主要包括：材料市場的實際供應(yīng)情況、材料價格的波動變化情況、供應(yīng)商經(jīng)營發(fā)展情況等，并根據(jù)這些信息及時做出相應(yīng)的反應(yīng)。隨著建筑施工企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，企業(yè)內(nèi)部各部門也隨之越來越多樣化，并且各部門的構(gòu)造更加的繁瑣。一旦材料采購信息傳遞的過程中出現(xiàn)問題，很容易使企業(yè)內(nèi)部各部門以及各崗位之間出現(xiàn)誤會，從而引發(fā)矛盾，這樣將會損害企業(yè)整體工作人員的凝聚力，進而影響建筑施工企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該定期的組織采購部門、財務(wù)部門、預(yù)算部門以及工程部門召開集體會議，在會議中針對材料采購問題展開探討，以此加強材料采購的信息與溝通，并強化材料采購的內(nèi)部控制。另外，建筑施工企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的制度體系來對材料采購的信息與溝通進行規(guī)范，確保信息傳遞的有效性和有序性。

（五）構(gòu)建健全的材料采購監(jiān)督機制

隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，建筑施工企業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭環(huán)境，其若想在激烈的市場競爭中得以長遠的發(fā)展，并保持高效運營的狀態(tài)，就需要構(gòu)建健全的監(jiān)督機制，在設(shè)置內(nèi)部審計部門時應(yīng)該確保其高度的獨立性，以此確保內(nèi)部審計部門能夠?qū)ζ髽I(yè)各方面的運營情況起到全方位監(jiān)督的作用[8]。尤其是對材料采購的監(jiān)督。首先，制定完善的、獨立的上報機制。一旦企業(yè)在經(jīng)營管理中出現(xiàn)問題，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時向企業(yè)管理層以及更高層領(lǐng)導(dǎo)進行匯報，企業(yè)應(yīng)該確保上報的渠道完全打開，以此確保企業(yè)的高層管理者能夠真實的了解基層的實際情況。其次，組建優(yōu)質(zhì)的檢查監(jiān)督專業(yè)人才隊伍，并加大培養(yǎng)力度，檢查監(jiān)督工作人員不僅需要具備一定的文字表達能力，同時還需要具備相關(guān)法律和財務(wù)方面的知識體系。最后，定期邀請相關(guān)專家走進企業(yè)進行專題講座，積極的鼓勵整體工作人員養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)、自我完善、自我提高的良好習(xí)慣，促使工作人員能夠全面了解企業(yè)內(nèi)部實際經(jīng)營和發(fā)展情況，從而提高企業(yè)材料采購內(nèi)部控制水平。

六、結(jié)束語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場競爭隨之愈加激烈。對于建筑施工企業(yè)來說，材料采購內(nèi)部控制的重要性越來越明顯。其不僅有利于降低企業(yè)施工成本，同時有助于提高企業(yè)施工效益。因此，企業(yè)應(yīng)該對其引起高度的重視，在進行各種各樣的建筑材料采購時，應(yīng)該因地制宜，靈活選擇，并加強對采購成本的監(jiān)督與控制。如果建筑施工企業(yè)缺乏對材料采購的內(nèi)部控制，那么極有可能引發(fā)各種采購風(fēng)險，從而給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)該通過各種行之有效的途徑加大對材料采購的內(nèi)部控制，促進企業(yè)健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

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