實施“四個結(jié)合”拓展企業(yè)檔案服務(wù)功能

王巍

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。隨著我國民主法制意識的不斷增強，社會主義法制社會的不斷推進，企業(yè)員工利用檔案越來越多，已經(jīng)成為檔案利用的主體。企業(yè)檔案部門應(yīng)突出服務(wù)這個主題，進一步強化服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，改進服務(wù)方式，增強檔案服務(wù)的及時性、針對性和實效性，以開拓進取的精神，努力實現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)機制的不斷創(chuàng)新，切實把企業(yè)檔案服務(wù)工作提高到一個新水平。

一、在內(nèi)延和外延的結(jié)合上拓展服務(wù)功能

企業(yè)檔案部門內(nèi)涵的擴充主要體現(xiàn)在不同載體和信息化建設(shè)上，對館庫檔案進行數(shù)字化管理，為窗口服務(wù)提供了有力的技術(shù)支撐和資源保障，從而擴充了企業(yè)檔案的服務(wù)功能。與此同時我們認(rèn)真改善檔案室環(huán)境，從館庫設(shè)施檔案裝具、辦公條件等方面全方位、多層次抓館庫環(huán)境建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)開辟檔案管理制度展覽欄；由于環(huán)境及空間的營造烘托出了檔案工作良好的文化環(huán)境和氛圍，這樣使檔案工作由過去單一的館藏載體變成了多元的宣傳載體、教育載體和文化載體。

檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要。1992年開始，公司就著手實施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合公司已經(jīng)實行的辦公自動化（OA）系統(tǒng)的單軌運行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫信息管理、全文級圖像管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實施。公司已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用了包括文書檔案、科技圖書、生產(chǎn)實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機管理體系，基本實現(xiàn)了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進微機網(wǎng)絡(luò)，自建廠以來的科技檔案也已著錄進計算機，檔案立卷、統(tǒng)計、檢索、打印均實行了微機管理，科技圖書資料實現(xiàn)了微機管理和目錄檢索?，F(xiàn)在，公司綜合檔案科每位檔案人員配備IBM液晶顯示屏幕微機一臺，激光打印機6臺，光盤存儲器1臺，文件掃描儀1臺。檔案微機管理已與公司MIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，廠領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)職能部室均可按照管理權(quán)限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

檔案信息管理自動化，是多媒體計算機、光電掃描儀、光盤機通訊網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)，將載體有紙張、膠片和磁性記錄介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子信息，建立起一個能對檔案文獻和檔案目錄中圖、文、聲各種形態(tài)的一、二次信息存貯、處理、檢輸出復(fù)制，融檔案保護與信息處理于一體并能實現(xiàn)信息近、遠程傳遞。在一定意義上講，檔案管理技術(shù)與設(shè)備自動化是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)標(biāo)志，計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案自動化管理的主要基礎(chǔ)。利用計算機及光盤技術(shù)對檔案進行存貯、處理、檢索、輸出，目前已由探索變成了現(xiàn)實。在江蘇省電力系統(tǒng)中已經(jīng)在連云港供電局、無錫供電局、揚州供電局、蘇州供電局等單位完成了工程圖檔系統(tǒng)的實施，并獲得了用戶的好評。并且，它與電力系統(tǒng)基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。

公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務(wù)器方式，實現(xiàn)計算機對信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接，避免了檔案人員對現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活地實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。徐州發(fā)電公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，圖形信息系統(tǒng)已在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上線運行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊、參數(shù)報表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機組檔案的電子文件。

特別是公司的展示本單位三個文明建設(shè)成果的榮譽陳列室已建成，2006年2月正式開放，恍然間，陳舊的歷史歷歷在目，重現(xiàn)昔日的輝煌風(fēng)采，記錄公司一路風(fēng)塵與榮耀，把歷史真切鮮明地展現(xiàn)在職工眼前。

二、在內(nèi)容和形式的結(jié)合上拓展服務(wù)功能

拓寬門類、豐富館藏。一方面不斷擴大門類，充實檔案內(nèi)存。另一方面借助多種多樣的形式，讓企業(yè)員工了解到檔案的歷史價值和作用。于是我們更加有意識地、有針對性地開展多種教育活動，從形式上拓展服務(wù)功能，更大范圍地滿足廣大員工的需求。

深入基層，接納地氣。一是加大檔案宣傳，發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，讓檔案服務(wù)于更多更廣泛的企業(yè)員工，讓企業(yè)員工了解檔案在推動企業(yè)發(fā)展、促進企業(yè)文明進步的獨特作用，提高整個企業(yè)對檔案工作的了解度和關(guān)注率。二是深入基層調(diào)研，做好基層檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對全公司各單位檔案工作進行調(diào)研，通過電話聯(lián)系、去工地現(xiàn)場等方法對急需解決的問題進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

打造“三抓”工作方針。實行“三抓”工作方針。一抓作風(fēng)紀(jì)律，實行嚴(yán)格的考勤制度，請銷假制度，保證工作時間；二抓業(yè)務(wù)細(xì)化，工作具體化，各項業(yè)務(wù)進行量化分工，責(zé)任到人；三抓精神文明，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍和務(wù)實的工作作風(fēng)。

三、在經(jīng)濟效益和社會效益的結(jié)合上拓展服務(wù)功能

社會效益主要是指通過利用檔案信息解決社會問題和促進社會進步等方面所起的作用。例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機組。2×1000MW機組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評價工作。為爭創(chuàng)國家級優(yōu)質(zhì)工程金獎，公司邀請中電建協(xié)專家組對百萬機組進行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機、綜合指標(biāo)、檔案六個專業(yè)組分別進行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎評選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)場實際和檔案資料進行抽查和現(xiàn)場檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協(xié)會專家組來公司進行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。國優(yōu)現(xiàn)場復(fù)查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了公司2×1000MW機組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認(rèn)為公司2×1000MW機組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場復(fù)查重點部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查中，公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設(shè)備檔案，檔案在為公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。

經(jīng)濟效益是指檔案館（室）。為物質(zhì)生產(chǎn)部門和科研（知識）生產(chǎn)部門提供的檔案資料，在這些部門得以廣泛應(yīng)用，從而節(jié)省投資，縮短科研、生產(chǎn)周期，增加利潤的作用。例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機組。目前，關(guān)停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發(fā)電設(shè)備出售同時移交，能為購買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出兩億元買下1—6號機組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。檔案價值的發(fā)揮，使機組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟效益。

（作者單位：國家能源集團國華徐州發(fā)電有限公司）