利用Excel內(nèi)置函數(shù)提高民航電信人員執(zhí)照數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率

陳慕一

摘要：本文從民航電信人員執(zhí)照管理工作的實際出發(fā)，采取先區(qū)分、再關(guān)聯(lián)的方法，通過使用Excel表格內(nèi)置的IF函數(shù)和INDIRECT函數(shù)，對民航電信人員執(zhí)照中的相關(guān)數(shù)據(jù)進行了選擇性的關(guān)聯(lián)處理，有效提高了上報數(shù)據(jù)的準確性和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的工作效率。

關(guān)鍵詞：民航電信人員執(zhí)照；IF函數(shù)；INDIRECT函數(shù)；數(shù)據(jù)統(tǒng)計

中圖分類號：TP391.13 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）01-0230-02

0 引言

近些年來，為順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，民航系統(tǒng)相繼印發(fā)了多項涉及航空電信執(zhí)照管理的規(guī)章制度，并逐步推進電子化數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。但在實際工作中，基層員工在填寫電子表格時容易出現(xiàn)執(zhí)照數(shù)據(jù)信息混淆的現(xiàn)象，影響了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性，也增加了機關(guān)人員校對工作的難度。為了有效提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性和工作效率，可以利用Excel表格內(nèi)置函數(shù)進行前期數(shù)據(jù)處理，把上級部門下方的“填空題”改造為“選擇題”，這樣不僅便于基層員工的日常操作，而且能減少機關(guān)人員的檢查核對環(huán)節(jié)。

1 民航電信人員執(zhí)照簡介

民航電信人員執(zhí)照的全稱為“中國民用航空電信人員執(zhí)照”，它是執(zhí)照持有人具有符合要求的知識、技能和經(jīng)歷，有資格從事民航電信保障工作的證明文件。國家民航局于2010年8月公布的《民用航空電信人員執(zhí)照管理規(guī)則》（民航局令第200號）規(guī)定，持有有效民航電信執(zhí)照的工作人員，方可獨立從事其執(zhí)照載明的通信、導(dǎo)航、監(jiān)視共三個專業(yè)的服務(wù)保障工作。

該《規(guī)則》同時對執(zhí)照頒發(fā)負責(zé)機構(gòu)和執(zhí)照注冊負責(zé)機構(gòu)進行了區(qū)分：國家民航局負責(zé)頒發(fā)執(zhí)照，民航各地區(qū)管理局負責(zé)注冊執(zhí)照。因此，對于基層員工而言，其“取得執(zhí)照證明文件號”和“注冊證明文件號”，以及“取得執(zhí)照時間”和“注冊時間”需要依據(jù)兩個不同的上級文件。

2 電子化統(tǒng)計表格簡介

通常情況下，民航上級部門下發(fā)的是一張只有列表名目的模板表格（圖1），要求基層分局填寫上報，這就好比做“填空題”。

如上文中第一部分所述，在這份《航空電信人員執(zhí)照注冊匯總表》中，“取得執(zhí)照證明文件號”和“注冊證明文件號”，以及“取得執(zhí)照時間”和“注冊時間”容易混淆。以民航福建空管分局參加2012年航空電信執(zhí)照考試的員工為例，具體信息如表1。

如果把這樣的模板直接轉(zhuǎn)發(fā)給基層部門，當(dāng)Excel表中存在容易混淆的列項時，基層員工就容易出現(xiàn)填寫錯誤的現(xiàn)象，這樣統(tǒng)計出來的結(jié)果很難保證數(shù)據(jù)的準確性。如果以這樣的數(shù)據(jù)進行分析、提煉，得出的結(jié)論則偏離實際情況。

3 “填空題”改造為“選擇題”

3.1 改造的作用

為了不出現(xiàn)填亂或填錯數(shù)據(jù)，需要把“填空題”改造成“選擇題”。改造的作用有以下三點：

（1）基層填表人員不會把注冊證明文件號和取得執(zhí)照證明文件號弄亂；（2）由于已經(jīng)提供選項，所以基層人員只要大致上記得年份，就不會選錯；（3）由于注冊時間、取得執(zhí)照時間數(shù)據(jù)都是自動生成或者有且只有一個關(guān)聯(lián)答案，所以機關(guān)校對人員只要檢查文件號是否有錯，不需要再檢查兩個時間的數(shù)據(jù)，減少了2個工作環(huán)節(jié)，可節(jié)省不少的時間和精力。

3.2 前期準備工作

第一步，建立一個歷年來正確的“取得執(zhí)照、注冊證明文件號”數(shù)據(jù)列表。

第二步，使用Excel表格的“數(shù)據(jù)—>有效性—>序列”功能，改造為N個答案的單選題：左鍵選中“注冊證明文件號”列中需要填寫的空白單元格，依次點擊Excel功能欄的“數(shù)據(jù)—>有效性—>設(shè)置”，在“允許”項選擇“序列”，并把備選的序列拉進選擇區(qū)，點擊“確定”后，空白單元格就變成了下拉列表，可以選擇某個答案。

3.3 使用IF函數(shù)

把IF函數(shù)進行多層嵌套使用，該函數(shù)就能實現(xiàn)“注冊證明文件號”與“注冊時間”之間的自動關(guān)聯(lián)。

具體的函數(shù)邏輯是：第一次判斷注冊證明文件號是不是文件號1？如果是，就自動生成對應(yīng)的時間1；如果不是，開始第二次判斷注冊證明文件號是不是文件號2？如果是，就自動生成對應(yīng)的時間2……以此類推，進行多層套用。

Excel表中的函數(shù)寫法是：=IF（R13=AB3，AC3，IF（R13=AB4，AC4，IF（R13=AB5，AC5，IF（R13=AB6，AC6，IF（R13=AB7，AC7，IF（R13=AB8，AC8，IF（R13=AB9，AC9，IF（R13=AB10，AC10））））））））

函數(shù)的結(jié)果是：例如“注冊證明文件號”選擇“民航華東局發(fā)[2012]57號”，“注冊時間”就會自動生成“2012.05.25”。

3.4 使用INDIRECT函數(shù)

使用INDIRECT函數(shù)，把“取得執(zhí)照文件號”與“取得執(zhí)照時間”進行唯一性關(guān)聯(lián)。

首先，把圖1中的“取得執(zhí)照時間”列里面每一個數(shù)據(jù)格的“名稱框”內(nèi)容改為對應(yīng)的“取得執(zhí)照證明文件號”，這個名稱框位于左上角，如圖2所示。

其次，選中圖1中的Excel表中“取得執(zhí)照時間”列的空白單元格，依次點擊Excel功能欄的“數(shù)據(jù)—>有效性—>設(shè)置”，在“允許”項選擇“序列”，在“來源”項使用INDIRECT函數(shù)，函數(shù)寫法為=INDIRECT（$取得執(zhí)照證明文件號的單元格位置），如圖3所示。

在圖2的實例中，使用INDIRECT函數(shù)設(shè)置N3單元格，這時“取得執(zhí)照證明文件號”的單元格位置就是O3（大寫英文字母O，而不是數(shù)字0）。

Excel表中的函數(shù)寫法是：=INDIRECT（$O3）。

函數(shù)的結(jié)果是：例如取得執(zhí)照證明文件號選擇“民航空函【1996】1044號”， 取得執(zhí)照時間列的空白單元格就有且只有一個選項“1996.12.02”，如圖4所示。

4 結(jié)語

為了有效提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性和工作效率，本文提出使用Excel表格內(nèi)置的IF函數(shù)和INDIRECT函數(shù)，對民航電信人員執(zhí)照中的相關(guān)數(shù)據(jù)進行前期處理的方法，把審核、糾錯工作做在前面，并通過實例說明了該方法合理可行。

參考文獻

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[2] 《民用航空電信人員執(zhí)照管理辦法》（AP-65I-TM-2010-01）[Z].

[3] 張發(fā)凌，郭本兵，吳祖珍.活學(xué)巧用excel2003實例入門[M].人民郵電出版社，2005.

Abstract：Based on distinguish and connect method， this paper uses the IF function and INDIRECT function built into the Microsoft Excel. The relevant data in CAAC telecom personnel license are processed， and the accuracy and working efficiency of data statistics are effectively improved.

Key words：CAAC telecom personnel license；IF function；INDIRECT function；data statistic